Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 22. juni 2015 Side 1 Menighedsrådsmøde Mandag den 22. juni 2015 kl. 19.00 i konfirmandlokale 1, første sal Såfremt det bliver muligt inviteres kommende daglige leder til at deltage i dele af mødet. Dagsordenstekst: Protokollat: Tilstede Inge Kjær Andersen (IKA), Ulrik Vesterbæk (UV), Karin Knudsen (KK), Inger Lis Lind Krarup (ILK), Janni Lund Jensen (JLJ), Lars E. Thomsen (LET), Pia Fischer (PF), Søren Ulrik (SU), Lærke R. K. Eriksen (LRKE), Annette Kassow (AK), Søren Dalsgaard (SD), Allan Størner (AS) Martin Olaf Janik (MOJ) sekretær Fraværende Jens Ove Andersen (JOA) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt med tilføjelse af punkt 3b på den lukkede dagsorden. 2. Formandens status siden sidst Landsforening af menighedsråds årsmøde Kirketælling i Aalborg Stift Årshjulet (Bilag 1) Pia ønsker at indgå i frivillige udvalget Debatpunkter Formanden gav en kort status over de nævnte punkter, herunder postlisten. Benny Vindelev skal inviteres til MR-møde en gang i efteråret, hvor han kan informere om konfirmandprojektet. Formanden informerede om årsmødet. De første tal fra kirketælling er kommet i pressen og på stiftets hjemmeside. Søren Dalsgaard blev bedt om at holde et oplæg omkring tendenser i sognet i forhold til stiftet på et kommende MR-møde. Der blev givet forskellige tilføjelser til årshjulet. Formanden opfordrer til, at der principielt fastholdes i, at MR beslutter, hvem der sidder i de forskellige udvalg. Pia Fischer må gerne indgå i frivillige udvalg. MR opfordres til at melde debatpunkter ind, så der er god tid til forberedelse.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 22. juni 2015 Side 2 Punkter til beslutning 3. Lukket punkt Der henvises til den lukkede dagsorden. 3b. Lukket punkt Der henvises til den lukkede dagsorden. 4. Velkomst og introduktion til ny daglig leder ved Janni Lund Jensen Drøftelse af velkomstarrangement for ny daglig leder, hvornår og hvordan? Intro forløb til ny daglig leder. Det forventes at der til mødet foreligger en indstilling fra ansættelsesudvalget Det indstilles, at der træffes beslutning om velkomst og introduktion til ny daglig leder. 5. Evaluering af medarbejdernes sundhedsordning ved Janni Lund Jensen Medarbejder har frugtordning og mulighed for svømning. Janni Lund Jensen fremlægges på mødet en status på forbrug og ønsker til fremtiden MR beslutter, at der holdes velkomstarrangement for den nye daglige leder den 16. aug. efter gudstjenesten på første sal i kirkecentret. Forretningsudvalget står får et introforløb til den nye daglig leder i forhold til udvalgsmedlemmernes opgaver. Pia Fischer, Karin Knudsen og Annette Kassow medvirker i et introforløb for den nye daglige leder i forhold til sogn og kirkens liv. MR beslutter, at der fortsættes med frugtordningen og at der købes økologisk frugt fremover. Svømmeordningen udfases pga. begrænset forbrug. Det indstilles, at det besluttes hvorvidt begge tiltag skal fortsætte. 6. Dato for nytårskur og eventuelt udvalg ved Inge Kjær Andersen Det indstilles, at datoen for nytårskur 2016 fastlægges og at der nedsættes et udvalg til at stå for arrangementet. 7. Indkøb af ny telefoniløsning ved Søren Ulrik og Ulrik Vesterbæk Efter at have forhørt personalet i huset om deres ønsker og behov, er det løsningen TDC Scale, som bedst kan opfylde både nuværende og fremtidig behov. TDC Scale koster lidt under 30.000 kr. i etablering samt en årlig pris på 13.476 Det besluttes, at nytårskur holdes fredag den 15. jan 2016. Janni Lund Jensen og Karin Knudsen indgår i nytårskurudvalget, Allan Størner spørger medarbejdergruppen om, hvem der ville være repræsentant i udvalget. MR beslutter, at følge kirkeudvalgets indstilling. Der indkøbes en TDC Scale løsning med tilhørende fiberforbindelse til internettet (jf. priserne i SKIaftalen) (SKI = Statens og Kommunernes Indkøbsaftale).
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 22. juni 2015 Side 3 kr. jf. TDCs priser på SKI til Folkekirken. Da TDC Scale er en IT baseret omstillingsløsning der ligger på nogle servere hos TDC (en cloud-baseret løsning), kræver løsningen en stabil internetforbindelse. Det kan enten være en 5/2 Mbit ADSL forbindelse til 2.148 kr. årligt eller en 25/25 Mbit Fiber forbindelse til 17.940 kr. årligt. Ved at vælge den dyrere Fiber forbindelse vil alle brugerne i huset opleve en forøget hastighed ved brug af internettet, mens hvis den billige forbindelse vælges, som kun kan bruges til TDC Scale, så skal vores nuværende ADSL forbindelse til 4.700 kr. bibeholdes. Samlet årlig pris for de to ADSL forbindelser bliver da: 4.700 + 2.148 = 6.848 kr. årligt. Kirkeudvalget ønsker menighedsrådets stillingtagen til, hvilken af de to internetforbindelser, der skal etableres. Til sammenligning af ovenstående tal var kirkens udgifter til telefoni i 2014: Samlede telefonregning 10.914 kr. og ADSL-forbindelserne kostede i alt 4.700 kr., altså en samlet udgift på 15.614 kr. Kirkeudvalget indstiller, at der indkøbes en ny telefoniløsning til kirken inklusiv opgradering af internetforbindelsen til sognegården. 8. Kursus for læsere i gudstjenesten ved Annette Kassow Stiftskonsulent vedr. gudstjeneste, Jørgen Kjærgaard har midler til at afholde kursus for læsere i gudstjenesten (inkl. interesserede præster). Formålet er, at øve sig i at læse så budskabet når ud til tilhørerne. Undervisningen vil blive udført af en skuespiller. Kurset skal være åbent for interesserede kirker i provstiet og afholdes en lørdag. Annette Kassow tilbyder at stå for det praktiske så der ikke behøves kirketjener på dagen. Jf. vores eksisterende udlånsregler, kan MR beslutter, at følge indstillingen således, at Annette Kassow afholder kurset uden brug af medarbejderressourcer. Der opfordres samtidig til, at tidspunktet ændres til at ligge uden for alm. arbejdstid. MR afholder udgifterne til forplejning til alle deltager.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 22. juni 2015 Side 4 kirken og lokaler godt udlånes til dette kursus, såfremt der kan findes en ledig dag. Det indstilles, at menighedsrådet beslutter om forplejningen skal ske via deltager betaling eller betales af Hans Egedes Kirke. 9. Evaluering af digital kommunikationsplatform ved Søren Ulrik. Kommunikationsudvalget orienterer om dets evaluering af Kirkeweb (som nu hedder Churchdesk). Mødet holdes torsdag den 18/6. MR beslutter, at man indgår en toårig forlængelse af abonnementet med ChurchDesk og at der skal arbejdes med, at Menighedsrådet og alle ansætte har adgang til kalenderen. Udvalget vil på mødet fremlægge en indstilling vedr. kommunikationsplatform fremover. 10. Deltagelse i Folkekirkens familiestøtte ved Lars Thomsen Status siden seneste møde i menighedsrådet. Udvalget har planlagt et møde med Leif S. MR beslutter, at gå ind i projektet med forventning om, at økonomien falder på plads. Koordinatoren skal være en integreret del af en stilling i Hans Egedes Kirke. Det indstilles, at menighedsrådets konkrete deltagelse drøftes. 11. Vedtagelse af mødekalender for resten af 2015 ved Inge Kjær Andersen Der forslås følgende mødedatoer til menighedsrådsmøder i efteråret: Onsdag den 26/8 eller torsdag den 27/8 Tirsdag den 22/9 eller torsdag den 24/9 Onsdag den 21/10 eller torsdag den 22/10 Onsdag den 18/11 eller torsdag den 19/11 Det indstilles, at mødekalenderen vedtages. Der besluttes, at MR-møder i efteråret afholdes på følgende datoer: Onsdag den 26/8 Tirsdag den 22/9 Torsdag den 22/10 Mandag den 16/11 Deadlines for skriftlig anmodning om behandling af en sag til formanden er: Onsdag den 12. aug. Tirsdag den 8. sep. Torsdag den 8. okt. Mandag den 2. nov.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 22. juni 2015 Side 5 Punkter til orientering 12. Nyt fra kasserer, kirkeværge og kontaktperson/personaleleder Præstegårdsudvalg: Der er afholdt APV ved Søren Dalsgaard med følgende bemærkninger. Fysiske arbejdsmiljø: Der bør snarest anskaffes et hæve-sænke bord til kontoret endvidere skal der anskaffes en ergonomisk mus. Indkøb er iværksat. Byggeudvalg - Arbejdet omkring fugtsikring af facaden mod Lidl og torvet samt omlægning af gårdrummet bliver udført i perioden fra uge 25-29. - Arbejdet med at renovere kordegnekortoret bliver udført i perioden fra uge 25-29. - De resterende døre bliver malet hvide i perioden fra uge 25-29. Kirkeudvalg: På kirkeudvalgsmødet den 2. juni 2015 blev følgende besluttet: - Der indhentes tilbud på reparation af klokketårnets sokkel og fuger efter at Bo Wiener sammen med 2 murermestre har besigtiget tårnet fra en lift - Den grønne messehagel har været til reparation - Arbejdet med renovering af eltavle under kirken udføres i løbet af sommeren - Arbejdet med maling af loft i kirken efter hul i taget udføres i perioden i juni måned. - Arbejdet med oliering af kirkedøren samt døren ind til tårnet udføres i juli måned - Arbejdet med polering af gulv i store sal påbegyndes 1. juli 2015 - Arbejdet med at opsætte spejl ved begge garderober (ved toilettet opsættes spejl i fuld personstørrelse) udføres hen over sommeren. Der opsættes endvidere et spejl på indersiden i skabet i præsteværelset.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 22. juni 2015 Side 6 - Efter ophængning af postskabet kan det konstateres, at det ikke er placeret hensigtsmæssigt, skabet flyttes derfor til kopi-rummet. - Der indkøbes et Hjemmeberettelsessæt til Søren Dalsgaard - Der indkøbes en ny kobberpostkasse til sognegården - Der indkøbes en ekstra Hearit telemodtager til våbenhuset - Der indkøbes små borde til IT udstyr i undervisningslokalerne 13. Nyt fra præster Annette Elmbæk Kassow: Sommerudflugt Sommerudflugten for sognets beboere den 11. juni til Kirsten Kjærs museum forløb fint med 60 deltagere. Vi havde fint vejr og der var god stemning, bl.a. sang vi mange gode sommersange i bussen. Mange især ældre uden bil er glade for muligheden for at komme ud i landskabet på udflugt. Efteruddannelse. Jeg deltager i perioden januar 2015 januar 2016 i Retrætelederuddannelse med sognet som horisont, på Præstehøjskolen. Retræte betyder at trække sig tilbage en tid, f.eks. en eller flere dage for at give plads til stilhed, ro og fordybelse. Med inspiration fra Jesu ord til sine disciple Kom med ud til et øde sted, hvor I kan være alene og hvile jer lidt (Mark 6,31) - disciplene havde haft travlt, fortælles der, så de ikke engang havde haft tid til at spise! Ideen er at Folkekirken uddanner retræteledere, som kan skabe en god ramme for hvile og fordybelse, være til rådighed for samtaler om liv og tro, og vejlede i stilhed og bøn for mennesker der måtte ønske det. Søren Dalsgaard: City-sognene har en ungdomsarbejdsgruppe med præster fra de forskellige sogne. Der er blevet udformet et fælles projekt: Dine with a Dane. Her opfordres folk ude i sognene til at melde sig til at blive middagsvært for en aften, og byde en international studerende ind til aftensmad og en snak. Koordinering og tilmelding foregår hos studenterpræsterne. De forskellige medlemmer i menighedsrådene opfordres hermed også selv til at byde en studerende til en middag, hvis man har lyst.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 22. juni 2015 Side 7 14. Eventuelt 15. Næste møde: Hvem er vært? Næste møde er onsdag den 26/8. Pia Fischer og Karin Knudsen er kaffeværter. Efterretningssager jf. pkt. 1.: Postliste mail eller brev 1. Kirkens Korshær Tak for indsamlingen 2. Aalborg Budolfi Provsti Folder Konfirmandprojekt 3. Aalborg Stiftsavis Aalborg den 22. juni 2015 Inge Kjær Andersen Ulrik Vesterbæk Karin Knudsen Jens Ove Andersen Inger Lis Lind Krarup Janni Lund Jensen Lars E. Thomsen Pia Fischer Søren Ulrik Lærke Rose Kamp Eriksen Annette Kassow Søren Dalsgaard Allan Størner