Træd i karakter VIA University College Notat Kvalitetsrapportering i VIA Kvalitetsrapportering i VIA Kvalitetsrapporten er et internt ledelses- og styringsinstrument med fokus på uddannelseskvalitet. Rapporten samler op på kvalitetsarbejde, kvalitetsstandarder og på implementering af processtandarder i VIA. Formål Formålet med kvalitetsrapporten er at dokumentere resultater og understøtte drøftelse af udvalgte aspekter af uddannelseskvaliteten på uddannelsesenheden, i hovedområderne og på Institutionsniveau. NOTAT Udarbejdet af: Rasmus Holleufer Specialkonsulent E: rarh@via.dk T: 87551741 Dato: 12. maj 2015 1/6 Kvalitetsrapporten understøtter viden om kvalitetsarbejde og informationsflow mellem de forskellige organisatoriske niveauer i VIA, så ledelsen på alle niveauer kan tage det nødvendige ansvar for kvalitetssikringen af institutionens uddannelser. Kvalitetsrapporter er tilrettelagt som en årlig opsamling på kvalitetsarbejdet og kvalitetsmål i VIA. Kvalitetsrapporten dokumenterer aktiviteter og resultater og understøtter derigennem drøftelser af uddannelseskvaliteten. Kvalitetsrapporten leverer sammen med VIAs kvartalsstatistik et faktagrundlag som udgangspunkt for dialog om kvalitetssikring og uddannelseskvalitet - både internt i VIA og med VIAs interessenter. Kvalitetsrapportens formål er at pege på områder, som skal undersøges nærmere. Det er vigtigt at pointere, at kvalitetsrapporten ikke er en konklusion om god eller dårlig kvalitet. Det er analysen og drøftelsen af rapporten, der leder til konklusion om, hvorvidt der er behov for at iværksætte nye initiativer til kvalitetssikring eller kvalitetsudvikling. Kvalitetsrapporten skal således: Fungere som ledelses- og styringsinstrument i forhold til uddannelseskvalitet.
Monitorere uddannelsernes kvalitet målt på indikatorer som beskæftigelse, frafald, gennemførelse på normeret tid, studieintensitet, karakterer, undervisningsevaluering og studieglæde og sikre opfølgning herpå, Understøtte implementering af processtandarder for aftagerinddragelse, dimittendinddragelse, undervisningsevaluering, opdateret videngrundlag og frafaldsanalyse, Skabe overblik over gennemført kvalitetsarbejde på uddannelserne - indsamlede data, konklusioner og besluttede handlinger, Skabe grundlag for feedback fra Kvalitetsafdelingen til uddannelserne vedrørende lokale kvalitetssikringssystemer. 2/6 Indhold Der er tre overordnede temaer i kvalitetsrapporten, som illustreret i figuren herunder Figur 1. Temaer i kvalitetsrapporten Temaerne videngrundlag, niveau og indhold og relevans er valgt med udgangspunkt i kravene til institutionsakkreditering. For hvert af de tre temaer omfatter kvalitetsrapporten spørgsmål til henholdsvis procedurer og procesmodenhed samt til kvalitetsstandarder og resultater. Der spørges til: procedurer på de områder, hvor VIA har udarbejdet processtandarder. Formålet er at sikre, at alle uddannelser har et lokalt kvalitetssystem, der omfatter helt obligatoriske elementer af kvalitetssikring,
resultater, konklusioner og iværksatte tiltag på baggrund af de informationer, der indsamles i kvalitetssystemet. Formålet er at sikre, at proceduren fungerer i praksis dvs. at informationer systematisk indsamles og bidrager til udvikling og forbedring af uddannelserne, refleksioner over resultater på udvalgte kvantitative indikatorer. Formålet er at sikre, at der arbejdes systematisk med forbedringer, hvis resultaterne ikke opfylder VIAs kvalitetsstandarder. 3/6 Processen for kvalitetsrapportering i uddannelser Processen for kvalitetsrapportering forgår i 4 faser som illustreret i nedenstående figur. Figur 2. Processen for kvalitetsrapportering 1. Besvarelse af rapporter - februar - marts 2. Vurdering af rapporter - april - maj 4. Vurdering af indsatser - august - september 3. Tilrettelæggelse af indsatser - maj - august 1. Besvarelse af rapporter I perioden fra 1. februar til medio marts foretager uddannelsesenhederne deres kvalitetsrapportering. VIA Kvalitet har som grundlag for refleksion om uddannelseskvalitet udarbejdet nøgletal på udvalgte kvantitative indikatorer. VIA kvalitet har endvidere vurderet nøgletallene i forhold til VIAs standarder. Alle VIAs uddannelsesenheder har herefter udarbejdet en redegørelse med udgangspunkt i en fastlagt, fælles spørgeramme fra Kvalitetsafdelingen. Spørgerammen er formuleret af VIA Kvalitet i samarbejde med kvalitetsudvalget. Større ændringer i spørgerammen, som fx tilføjelse af nye temaer, godkendes af direktionen. 2. Vurdering af rapporter I perioden fra medio marts til primo maj foretages vurderingen af uddannelsesenhedernes rapport. På baggrund af ud-
dannelsesenhedernes redegørelser vurderer nedsatte vurderingspaneler kvaliteten og kvalitetssikringen på de enkelte uddannelsesenheder. Vurderingspanelerne rekrutteres af VIA Kvalitet i hovedområder og fællesfunktioner. Panelerne rekrutteres og sammensættes ud fra faglige kompetencer inden for kvalitetsrapportens temaer. Panelernes vurdering foretages på hver enkelt af indikatorerne i spørgeramme og er synliggjort med en rød-gul-grøn markering, som illustreret i figuren nedenfor. Som udgangspunkt for vurderingspanelernes arbejde er der formuleret vurderingskriterier for hver indikator i kvalitetsrapporten. Vurderingskriterierne tilpasses årligt af vurderingspanelerne. 4/6 Figur 3. Vurderinger i kvalitetsrapporten 3. Tilrettelæggelse af indsatser I perioden fra primo maj til primo august, analyseres og behandles de samlede rapporter i uddannelsesenheder og hovedområder. Panelernes vurderinger samles og distribueres til uddannelsesenhederne i uge 20. VIA Kvalitet er ansvarlig for at udarbejde den samlede rapport på uddannelsesenhedsniveau. Herefter behandles rapportens konklusioner i samarbejde med medarbejdere og studerende i relevante fora. Der er i denne periode mulighed for, i dialog med VIA kvalitet, at rette faktuelle fejl i uddannelsesenhedens rapport. Uddannelsesenhedens analyse af rapportens vurderinger og anbefalinger, fungerer som oplæg til drøftelse mellem uddannelsesleder, uddannelseschef og direktør om prioritering af indsatsområder med henblik på udarbejdelse af eventuelle handleplaner. Uddannelsesenheden er ansvarlig for, at eventuelle handleplaner behandles i uddannelsesudvalg/evu-råd. 4. Vurdering af indsatser Medio august (uge 33) indsender hovedområder handleplaner til VIA Kvalitet. VIA Kvalitet er ansvarlig for, at videregive samlet vurdering og indstilling til direktionen (uge 35). Direktionen drøfter og kommenterer handleplaner og orienterer herefter bestyrelsen om resultatet af årets kvalitetsrapportering.
Opfølgning på manglende målopfyldelse Som beskrevet i processen for kvalitetsrapportering drøftes og kommenteres handleplaner og forbedringsprojekter af direktionen med henblik på at sikre at handles på de problemstillinger, kvalitetsrapporten har afdækket. 5/6 Direktionen følger op på, om problemstillingerne er afhjulpet i forbindelse med den efterfølgende kvalitetsrapport. I tilfælde af rød markering på en indikator to år i træk iværksættes en tæt opfølgning gennem den ansvarlige direktør. Den ansvarlige direktør iværksætter følgende proces: møde med den ansvarlige uddannelsesleder og uddannelseschef med henblik på at iværksætte konkrete handlinger kvartalsvis opfølgning på aftalte handlinger med efterfølgende status til direktionen. Kvalitetsrapporter i fællesfunktioner VIA har en række fællesfunktioner, som har betydning for, om de studerende når det samlede læringsudbytte og får en god læringsoplevelse. Disse fællesfunktioner udarbejder en kvalitetsrapport med fokus på kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af afdelingens ydelser. Følgende fællesfunktioner udarbejder en årlig kvalitetsrapport: VIA Bygning og Service VIA International VIA Central Studieadministrativ Enhed VIA IT VIA Bibliotekerne VIA CFU Enhed for administration i VIA efter- og videreuddannelse. Fællesfunktionernes kvalitetsrapporter inddrager resultater fra studentertilfredshedsundersøgelsen og lokale målinger foretaget af den pågældende enhed. Rapporten fokuserer på følgende områder: Beskrivelse af afdelingens ydelser Beskrivelse af afdelingens vigtigste mål Organisation og snitflader til øvrige fællesfunktioner Kvalitetssikring af afdelingens ydelser Resultater fra evaluering af afdelingens ydelser Opfølgning og handleplaner på udviklingsområder.. Processen for kvalitetsrapportering i fællesfunktioner Processen for kvalitetsrapportering forgår i 3 faser som illustreret i nedenstående figur.
Figur 4. Processen for kvalitetsrapportering fællesfunktioner 6/6 1.Besvarelse af rapporter - april & maj 2. VIA Kvalitets vurdering af rapporter - juni & juli 3. Feedback og opfølgning på rapporter - ultimo august 1. Besvarelse af rapporter I perioden fra primo april til primo juni foretager enhederne deres kvalitetsrapportering i en fastlagt, fælles spørgeramme fra Kvalitetsafdelingen. Spørgerammen er formuleret af VIA Kvalitet. Enhederne har mulighed for, at udpege en ekstern VIA-læser til at deltage i læsningen og vurderingen af enhedens rapport. Enheden er selv ansvarlig for, at udpege vedkommende. VIA Kvalitet er ansvarlig for den endelige rekruttering. 2. VIA Kvalitets vurdering af rapporter I perioden fra primo juni til primo august foretages vurderingen af enhedernes rapporter. På baggrund af enhedernes redegørelser vurderer VIA Kvalitet og eventuelt den eksterne læser kvalitetssikringen i de enkelte enheder. Primo august udsender VIA Kvalitet den samlede rapport til enheden. 3. Feedback og opfølgning på rapporter Ultimo august indkalder VIA Kvalitet enhederne til feedbackmøder. Mødet tager afsæt i VIA Kvalitets vurdering af rapporter og fokuserer på prioritering af eventuelle handleplaner og forbedringsprojekter. Den enkelte enhed er ansvarlig for, at designe eventuelle projekter. VIA Kvalitet inddrages efter behov.