Velkommen til Dag 2 på Akademifaget Projektstyring m/u PRINCE2 Foundation certificering i samarbejde med PRINCE2 is a registered trade mark of the Cabinet Office 1
Projektfaser Ide / behov Analyse Planlægning Gennemførelse Implementering Evaluering 2
Ide / behov Ide / behov Problemformulering Projektgrundlag Frank Madsen: Projektledelse, Børsens forlag Problemsituation Udforskning af problemet Indkredsning af problemfeltet 1.Klar overensstemmelse med forretningsstrategi og strategiske mål 2.Klar formålsbeskrivelse (visionsbeskrivelse) 3.Klare resultatkrav og succeskriterier 4.Klar afgrænsning 5.Klar definerede benefits (kvalitative og kvantitative 6.Metodeafklaring og resourcekrav Ideudvikling 3
Idéudvikling 8 don ts når ideer skal slippes løs 1 Ikke bedømme 8 Ikke tappe energi 2 Ikke kommentere 7 Ikke miste fokus 3 Ikke redigere 6 Ikke se tilbage 4 Ikke udføre 5 Ikke bekymre 4
Idéudvikling Kap 4 Brainstorming Omvendt brainstorming Associationsteknik Cirkulationsteknik Rolleperspektivering Rating-metoden SWOT TOWS Udvikling af nye ideer Ingenting => Noget Udvikling af nye ideer fra gamle idéer Noget => Noget bedre Konsekvens Vurdering af noget bedre 5
Brainstorming 4 regler Ingen kritik Mange ideer Vilde ideer Ideforbedring 6
Omvendt brainstorming Omvendt brainstorming Positiv opgaveformulering Negative opgaveformuleringer Negative ideer Omsat til positiv beskrivelse 7
Associationsteknik Hvis man vil grave efter guld, må man prøve at stikke skovlen ned flere steder og være forberedt på at skulle flytte en del jord. 1.Dan en associationskæde af navneord 2.Fokusering 3.Ideskabelse 4.Konkretisering 8
Ratingmetoden En metode til vurdering af de fremkomne ideer og valg af den eller de ideer man vil gå videre med. 1.Valg af kriterier 2.Vægtning af kriterier ( f.eks. 1-10) 3.Vurdering 4.Samtælling og valg af idé 9
Ratingmetoden eksempel Kriterier Vægtning Implementering af eksisterende værdigrundlag Etablering af eget værdigrundlag Kriterium Res Kriterium Res Medarbejdere skal kunne tage ejerskab 8 1 8 2 16 Indgå i Kommunens strategiske værdipolitik 10 2 20 1 10 Ledelsen skal være motiveret 10 2 20 1 10 Skabe fællesskabsfølelse blandt medarbejdere 7 1 7 2 14 Processen skal være håndterbar i størrelse 5 2 10 1 5 Processen skal være håndterbar i tid 6 2 12 1 6 Bruge eksisterende ressourcer i kommunen 6 2 12 1 6 Skal spejle virksomhedens vision 10 2 20 2 20 Sammentælling 109 97 10
SWOT analysen SWOT ANALYSE STYRKER (Strength) SVAGHEDER (Weaknesses) EKSTERNE FORHOLD INTERNE FORHOLD Vurdering af tekniske, økonomiske og menneskelige ressourcer. Andre forhold som fx. produkt, koncept, distribution, beliggenhed mv kan også vurderes MULIGHEDER (Opportunities) Vurdering af kunder, konkurrenter, leverandører, finansielle forhold og samfundsmæssige forhold. TRUSLER (Threats) 11
TOWS MATRIX TOWS Matricen INTERNE FORHOLD SVAGE SIDER (Weaknesses) STÆRKE SIDER (Strength) EKSTERNE FORHOLD MULIGHEDER (Opportunities) TRUSLER (Threats) (WO) Strategiske tiltag (WT) Strategiske tiltag (SO) Strategiske tiltag (ST) Strategiske tiltag 12
Cirkulationsteknik 3 faser Grund ide / problemstilling Ide udvikling Sammenskrivning 13
Cirkulationsteknik Cirkulations teknik Navn på spørgsmålstiller Beskrivelse af konkret ide / problemstilling og spørgsmål: MAKS 3 LINIER PÅ IDE/PROBLEMSTILLING MAKS 1 LINIE PÅ problemformulering (spørgsmål) På baggrund af ovenstående ide / problemstilling tænker jeg... FØRSTE RESPONDENT SKRIVER SINE SVAR På baggrund af ovenstående ide / problemstilling kunne man også... ANDEN RESPONDENT AFGIVER SINE SVAR OG BYGGER EVENTUELT VIDERE PÅ FØRSTE RESPONDENTS SVAR På baggrund af ovenstående ide / problemstilling ville en anden vinkel være... TREDIE RESPONDENT AFGIVER SINE SVAR OG BYGGER EVENTUELT VIDERE PÅ RESPONDENT 1 OG 2 S SVAR Sammenfatning: 14
Rolleperspektivering FASE 1 FASE 4 FASE 2 FASE 3 15
Rolleperspektivering FASE 1 FOKUSERING Grundformulering E 4 FASE 2 Et eller flere HV spørgsmål FASE 3 16
Rolleperspektivering FASE 1 ROLLEVALG E 4 FASE 2 Hver deltager vælger en rolle der ikke har direkte relation til opgaven FASE 3 17
Rolleperspektivering FASE 1 SPONTANE IDEER E 4 FASE 2 Optræder som karikerede figurer af hver rolle Hvordan ville rollen som fagidiot løse opgaven FASE 3 18
Rolleperspektivering FASE 1 BRUGBARE IDEER FASE 4 FASE 2 Hver deltager vurderer ud fra egen overbevisning FASE 3 Transformerer ideer til: konkret konstruktiv brugbar ide 19
De seks tænkehatte Edward de bono Optimist og konstruktiv Positiv, ser fordele og muligheder Fokus og kontrol Organiserer, opstiller regler for forløbet Kreativ og nytænkende Kreativ og forandringspræget tænkning Pessimisme og kritisk Forsigtig, negativ, problemorienteret djævelens advokat Fakta og neutralitet Afdækker data og informationer i et objektivt og ufarvet syn Følelser og intuition Giver udtryk for umiddelbare reaktioner og fornemmelser 20
Blå hat Styrmand eller mødeleder Opgavedefinition hvad skal vi tale om? Sammenfatter, vurderer og drager konklusioner Træffer beslutninger Processtyring, herunder rækkefølgen på hattene Evaluering og kvalitetskontrol af proces og indhold Spørgsmål fra den blå hat Hvordan kan vi sammenfatte? Hvilke konklusioner kan vi drage? Hvad kan vi? Hvad vil vi? Hvad gør vi? Hvilke ideer skal vi gå videre med? Hvordan går det? Er vi på vej mod målet? Hvad nåede vi? Er det tilfredsstillende? Der startes og sluttes altid med den blå hat 21
Hvid hat Neutralitet Fakta, informationer og data lægges på bordet Alle informationer er vigtige store og små Sikre og afprøvede facts (bevist) Det vi ved! Antaget facts (endnu uafprøvet) Det vi tror! Der samles til huse: Alle bidrager med informationer Spørgsmål til hvid hat Hvad ved vi om vores fremtid? Hvilke kendsgerninger har vi? Hvad siger andre om vores fremtid? Hvad skal vi undersøge nærmere/ samle mere information om? Er der nogle informationer vi gerne vil afprøve om passer? 22
Rød hat Følelser i tænkningen Subjektive oplevelser og opfattelser i centrum Personlige værdier og holdninger Intuition og fornemmelser luftes her Spørgsmål til rød hat Hvad synes jeg om de ideer, der er kommet frem? Hvad kan jeg godt lide? Hvad bekymrer mig? Respekt for den enkeltes følelser og oplevelser 23
Sort hat Kritisk og pessimistisk Logik og analyse Gule hats modsætning (Gul: muligheder og fordele) Fokus på ulemper og risici Trække problemer og faldgruber frem Djævelens advokat Spørgsmål til sort hat Hvad kan gå galt? Hvilke faldgruber kan vi støde ind i? Hvis vi gør sådan, så bliver konsekvensen Hvad er det værste der kan ske? 24
Grøn hat Lateral tænkning Lade tankerne springe på tværs af kendte mønstre Spørgsmål til grøn hat Hvad er det skøreste man kan gøre? Skaber forandringer Nysgerrig og eksperimenterende Vende tingene på hovedet Brug humorens skæve logik 25
Gul hat Optimistisk og positivt Fokus på fordele og muligheder Udnytte de eksisterende muligheder bedst muligt Realistisk vurdering af muligheder og fordele Konstruktiv tænkning Spørgsmål til gul hat Hvordan kan vi udvikle..? Hvad kan lade sig gøre? Under hvilke omstændigheder vil det gå godt? Hvordan udnytter vi bedst de ressourcer vi har? Hvilke åbenbare muligheder/ fordele ser du ved. lige nu? Hvad er det bedste der kan ske? 26