Projektstyring. Dag 3

Transkript

1 Akademifaget Projektstyring Dag 3 m/u PRINCE2 Foundation certificering i samarbejde med PRINCE2 is a registered trade mark of the Cabinet Office 1

2 Analyse Projektmandat Mål delmål Produktbaseret planlægning Succeskriterier Kvalitet SWOT analyse Interessent analyse Kommunikations og involveringsstrategi Risiko analyse Sårbarheds analyse 2

3 Projektmandatet / Kommissorium Kommissorium / Mandat eksempel Projekt formål: Implementering af arbejdsmiljøledelse i forlængelse af mission og vision. At give ledelse og medarbejdere værktøjer til at fastholde, udbygge og dokumentere et godt arbejdsmiljø Nytteværdi: Arbejdsmiljøledelse skal bidrage til at skabe større arbejdsglæde for den enkelte medarbejder ved inddragelse og involvering samt nedsætte antallet af arbejdsulykker og arbejdsbetinget lidelser Tid: Der er afstat 10 mdr til certificering (24 mdr inkl. forankring) Projektstart xx / projektslut xx Økonomi / Ressourcer: foreløbig budgetramme Bindinger: De udenlandske ejere kræver IT systemet DOC4U til dokumenthåndtering 3

4 Mål og delmål Ide Succeskriterier Krav til mål: Klart og tydeligt formuleret Målbare Realistiske Tidsbestemte Kvalitetskrav Mål og delmål S - Specifikt M - Målbart A - Afgrænset R - Resultatorienteret T - Tidsorienteret S - Specifikt M - Målbart A - Accepteret R - Realistisk T - Tidsbestemt E - Engagerende 4

5 Produktbaseret planlægning Mål - delmål Slutprodukt Opdelt i delprodukter 5

6 Kvalitet Sikring af kvalitet i et projekt sker via mennesker og metoder Kvalitet via mennesker Viden og kunnen Personlige egenskaber Vilje til succes Åben for læring i projektperioden Kvalitet via metoder ISO 9000 serien Total Quality management Arbejdsmetodik situationsbestemt Aftaler for kvalitetssikring 6

7 Kvalitetsstyring De koordinerede aktiviteter, der har til formål at lede og styre en organisation med hensyn til kvalitet Kvalitetsansvaret Kvalitetsstyringsstandarder Styring af projekt og specialistarbejder Hvordan håndterer vi ændringer Hvordan dokumenterer vi Hvem kontrollerer?, hvornår? og hvordan? 7

8 Kvalitetsledelse Kvalitetsplanlægning Kvalitetssikring Kvalitetsstyring Klarlægge relevante kvalitetskrav og kvalitets standarder Hvordan opfyldes de Løbende vurdering af projektets udførelse for at skabe tillid til, at projektet lever op til de ønskede kvalitetskrav og standarder Kontrol af projektets resultater i forhold til specificerede kvalitetskrav og standarder Eventuelle korrigerende handlinger 8

9 Kvalitet Holdninger til kvalitet Kvalitetssikring(QA) Kvalitetsledelse (QM) Kvalitetskontrol (QC) Processens kvalitet Produktets kvalitet 9

10 Kvalitetskontrol Mange kvalitetskontrol teknikker Kvalitetsreview (formelt og uformelt) Fysisk inspektion Visuel inspektion Prøveudtagning Tests Hvad der er fornuftigt 10

11 Interessenter Interessenter er kendetegnet ved Interessenter der påvirkes af projektet Interessenter der kan påvirke projektet Beskrivelse af interessenter har 3 trin: Identificering af de enkelte interessenter Fastlæggelse af de enkelte interessenters ydelser, krav og forventninger Fastlæggelse af deres vigtighed i forhold til projektet 11

12 Interessenter Hvem er de? Kunder/ brugere Myndigheder Afdelinger Aktionærer Projekt Ekstern assistance Opdragsgivere Projektleder Finansieringskilder Projektmedarbejdere 12

13 Interessenter Nær- og fjernmiljø Fjernmiljø Konjukturer Nærmiljø Faglige organisationer Kunder Leverandører Kultur Folketing Kommunen Organisation Regering Konkurrenter Finansieringskilder Teknologi Uddannelsessystemer Global udvikling 13

14 Interessenter Høj påvirkning af projektet Roller Gidsler Informeres Ambassadører (ressourceperson) Involveres Ekstern interessent Orienteres Grå eminence Høres Høj påvirkning på projektet Høj påvirkning 14

15 Interessentanalyse 1/2 Kvalitiv del Emne Identifikation af interessent Ydelser krav og forventninger Vigtighed i forhold til projektet Interesse i projektet Mulig aktivitet Holdning/indstilling til projektet Magtposition i forhold til projektet Konflikt adfærd Koalitions muligheder Konflikt muligheder Involvering af interessenten Svar 15

16 Interessentanalyse 2/2 Kvantitativ del Overfladisk Kendskab til interessent Indgående Lav Vigtighed ift projektet Høj Overfladisk Interesse i projektet Indgående Lav grad Mulig aktivitet Høj grad Negativ Holdning/indstilling til projektet positiv Ingen indflydelse Magtposition ift projektet Stor indflydelse Undvigende Konfliktadfærd Dominerende Egen holdning Koalitionsmuligheder ift andre interessenter Fælles holdninger Få Konfliktmuligheder ift andre interessenter Mange Sporadisk Involvering af interessenten Tæt 16

17 Målbar interessent analyse 1/2 Vurdering af interessent Navn på interessent: Indgående Kendskab til interessenter Overfladisk Få Ydelser til projektet Mange Få Krav til projektet Mange Få Forventninger til projektet Mange Lav Interessentens vigtighed i forhold til projektet Høj Overfladisk Interessentens interesse i projektet Indgående 17

18 Målbar interessent analyse 2/2 Lav grad Mulig aktivitet Høj grad Negativ Holdning/indstilling til projektet Positiv Ingen indflydelse Magtposition i forhold til projektet Stor indflydelse Undvigende Konfliktadfærd Dominerende Egen holdning Koalitionsmuligheder i.f.t. andre interessenter Fælles holdninger Få Konfliktmuligheder i.f.t. andre interessenter Mange Sporadisk Involvering af interessenten Tæt Interessentens samlede score 18

19 Kommunikationsstrategi Kommunikationsbehov Frekvens, metode og form tid / rettidigt Effekt målbart og måles Koordineret med projektplanen Ændringer i holdning og adfærd til projektet Frank Madsen: Projektledelse, Børsens forlag 19

20 Kommunikationsstrategi Interessent modtager Frekvens Formål Type Medie Ansvar deadline Segmenter modtagere Daglig Ugentlig Månedlig Kvartal Årligt Forskelligt Info Mening Beslutning orientering Status Faseafslutning Beslutning Legitimering Nyhedsbrev Mobil Intra Hj. side Blog Brev Folder Person(er) Dato Podcast Artikel 20

21 Risiko styring 21

22 Risikostyring Definition: en risiko for et projekt er et potentielt problem eller mulighed for projektet 22

23 Risikostyring - 4 problemfelter Relevans Retning Ressourcer Relation 23

24 Faseopdelt risikostrategi Risiko identificering Risiko analyse Risiko planlægning Risiko overvågning Liste over potentielle risici Prioritering af risici Udformning af aktionsplan Overvågning af risici indikatorer 24

25 Risiko analyse Risiko Sandsynlighed x Konsekvens Prioritet 25

26 Risikoanalyse Risiko analyse Risiko S K S * K Priori tet Reaktion 26

27 Vurdering af sandsynlighed Point Sandsynlighed 0 Ignorerbar (0,5%) 1 Meget lille (0 20%) 2 Lille (20 40%) 3 Middel (40 60%) 4 Stor (60-80%) 5 Meget stor (80 100%) 27

28 Vurdering af konsekvens Point Konsekvens 0 Ignorerbar 1 Ubetydelig 2 Mindre alvorlig 3 Alvorlig 4 Voldsom 5 Katastrofal 28

29 Hvad kunne man risikovurdere på? Projektledelse Allokering, erfaring, kompetencer Team Allokering, erfaring, kompetencer, samarbejde, turnover Projektets natur Simpelt, komplekst, antallet af eksterne leverandører Organisations modenhed Beskrevne kvalitetsstandarder, klare kommunikationslinjer Kunder og kontrakter Kunden forstår projektet. Der forligger en kontrakt Leverandører Kendte og stabile leverandører, deres kvalitetssystem, kontrakter Og mange, mange flere 29

30 Sårbarhedsanalyse (SBA) Formål: Vurdere hvad der skal til for at projektet kan realiseres indenfor tidsplan har fået tildelt tilstrækkelige ressourcer Opnår den tilsigtede kvalitet etc. 30

31 Iterativ analyse Virkelighedsniveau Idé - behov - problem præcisering Analyse Modelniveau Udarbejdelse af forslag Konsekvens beregning Valg af forslag Gennemførelse Virkelighedsniveau Opfølgning 31