Projektstyring. Dag 4

Transkript

1 Akademifaget Projektstyring Dag 4 m/u PRINCE2 Foundation certificering i samarbejde med PRINCE2 is a registered trade mark of the Cabinet Office 1

2 Planlægning Hvis du fejler i at planlægge? - planlægger du at fejle! 2

3 Projektlederens fokus Projektlederens mål - At sikre at projektet gennemføres Indenfor den afsatte tid Overholder budgettet Opnår den aftalte funktionalitet Opnår den aftalte kvalitet Projektleder-aktiviteter Forudsige budget, planlægge og organisere gennemførslen Kontrollere og tilpasse Sikre kvalitet og produktivitet i det arbejde, der udføres 3

4 Projektfaser Ide / behov Analyse Planlægning Gennemførelse Implementering Evaluering 4

5 Planlægning Produktbaseret planlægning Projektskema Faseopdeling Milepæsplanlægning Gantt-skema Ansvarskort Line of Balance Mål-delmålsstyring 5

6 Slutproduktbeskrivelse Titel hvad er navnet på slutproduktet Formål hvad er formålet med slutproduktet Sammensætning Hvad er de væsentlige produkter som udgør slutproduktet Oprindelse I hvilke andre produkter har slutproduktet sin oprindelse? F.eks. et eksisterende produkt som skal ændres Nødvendige kvalifikationer til udvikling de kvalifikationer der kræves for at udvikle produktet Kundens kvalitetsforventninger En beskrivelse af hvilken kvalitet kunden forventer Godkendelseskriterier en liste af de målbare kriterier som slutproduktet skal opfylde før kunden acceptere det. 6

7 Symboler til PND Produkt Nedbrydnings Diagram 7

8 Kritisk vej Skab et netværksdiagram baseret på de enkelte aktiviteters rangfølge B C A F D E 8

9 Beregning af den kritiske sti Find den sti, der tager længst tid 2 uger 3 uger 5 uger A B C 7 uger 2 uger 5 uger F D E 9

10 Beregning af kritik sti Find den sti, der tager længst tid Tst 0 Tsl 5 5 uger A Tst 5 Tsl 7 Tst 7 Tst 10 2 uger 3 uger B C Tst 5 Tsl 12 Tst 12 Tst 14 7 uger 2 uger D E Tst 14 Tsl 19 5 uger F 10

11 Beregning af slack Slack - er den tid aktiviteterne på den ikkekritiske sti kan tåle at blive rykket (forsinket) uden at det vil påvirke projektets totale varighed Tst 0 Tsl 5 5 uger A Sst 0 Ssl 5 Tst 5 Tsl 7 Tst 7 Tst 10 2 uger 3 uger B C Sst 9 Ssl 11 Sst 11 Ssl 14 Tst 5 Tsl 12 Tst 12 Tst 14 7 uger 2 uger D E Sst 5 Ssl 12 Sst 12 Ssl 14 Tst 14 Tsl 19 5 uger F Sst 14 Ssl 19 11

12 Produktbaseret planlægning Beskriv Slutprodukt PND Beskriv produkt PFD Aktiviteter WBS (MS Project) Formål Formål Formål Formål Formål Formål Identificer og beskriv projektets slutprodukt Eventuelle delprodukter kvalitet Udarbejde Produktnedbrydningsdi agram (PND). nedbryd slutprodukt i passende antal delprodukter (afhængig af fase og af aktuelt behov for detaljeringsgrad) Beskriv de enkelte delprodukter Kvalitet Udarbejde Produktflow-diagram (PFD) Identificer den logiske rækkefølge som delprodukter bør laves i At identificere nødvendige aktiviteter på baggrund af delprodukter og deres logiske rækkefølge At samle aktivitetsplan i projektværktøj, f.eks. MS Project Arbejdsform Arbejdsform Arbejdsform Arbejdsform Arbejdsform Arbejdsform Projektleder i samarbejde med kunde og/eller ledelsen. Kontrakten skal omformes til en produkt- Beskrivelse Workshop hvor projektleder og specialister er samlet. Det er vigtigt at sikre bred kompetence i nedbrydningen PL sikrer at Specialister udarbejder produktbeskrivelser af de respektive delprodukter Workshop med samme deltagere som i PND. Alle produkter lægges i logisk rækkefølge med en itterativ proces tilbage til PND PL samt Planner udarbejder i samråd med specialister aktivitetsliste PL / Planner udarbejder projektets aktivitetsplan 12

13 Produktbaseret planlægning Beskriv Slutprodukt PND Beskriv produkt PFD Aktiviteter WBS (MS Project) Identificer og beskriv projektets slutprodukt Eventuelle delprodukter Kvalitet 13

14 Produktbaseret planlægning Beskriv Slutprodukt PND Beskriv produkt PFD Aktiviteter WBS (MS Project) Slutprodukt Delprodukt A Delprodukt B Delprodukt C Delprodukt D Delprodukt E Delprodukt R 14

15 Produktbaseret planlægning Beskriv Slutprodukt PND Beskriv produkt PFD Aktiviteter WBS (MS Project) Slutprodukt Delprodukt A Delprodukt B Delprodukt C1 Delprodukt C Delprodukt C2 Delprodukt D Delprodukt C3 Delprodukt E Delprodukt R 15

16 Produktbaseret planlægning Beskriv Slutprodukt PND Beskriv produkt PFD Aktiviteter WBS (MS Project) For hvert delprodukt Hvad er det Hvad kan det Hvad skal det Hvilken kvalitet Afhængigheder 16

17 Produktbaseret planlægning Beskriv Slutprodukt PND Beskriv produkt PFD Aktiviteter WBS (MS Project) Slutprodukt Delprodukt A Delprodukt B Delprodukt C Delprodukt D Delprodukt E Delprodukt R 17

18 Produktbaseret planlægning Beskriv Slutprodukt PND Beskriv produkt PFD Aktiviteter WBS (MS Project) B 3 E H 1 2 F J G K 2 A 4 C D 2 4 I L 5 2 M O 2 7 N P 3 2 Q 5 R 4 18

19 Produktbaseret planlægning Beskriv Slutprodukt PND Beskriv produkt PFD Aktiviteter WBS (MS Project) E 1 F G 3 4 B 3 H 2 J 4 K 2 17 A 4 C 2 I R 4 D 4 L 2 M 2 N 3 Q 5 O P

20 Triangel metoden 20

21 Projektskema Opmærksomhedsområder Vigtighed Handling Ansvarlig Opgaven: Ide - behov Projekttype Omfang Indhold Mål - delmål Ansvar og kompetence Projektstyring Læring Ressourcer: Miljø 21

22 Faseopdeling Prejekt Projekt } } 1. Fase 2. Fase 3. Fase 4. Fase 5. Fase 6. Fase Ide/behov Analyse Planlægning Gennemførsel Implementering Evaluering 22

23 Milepælsplanlægning Milepæle Uge Beskrivelse Resultat Fase 1 Projektstart 2 Fredag Konsulent og ledelse mødes overordnet emne for projekt aftales Grovskitse med tidsplan Fase 2 Analyse Ledelses seminar 5 Fredag SWOT Omvendt brainstorm Interessent analyse Kommissorium Fase 3 Detailplan 8 Fredag Materiale udarbejdes Materialet er udarbejder og klar til tryk Medarbejdere er præsenteret Ledelsen fået detailplan Fase 4 Gennemførelse 9 Fredag Medarbejder seminar Alle medarbejdere er introduceret til værdibaseret personalepolitik og ny musmateriale Fase 5 Implementering 14 Fredag Alle medarbejdere været igennem ny musmateriale Handleplaner for alle ansatte på skolen ift værdibaseret personalepolitik Fase 6 Afslutning og evaluering 16 Fredag Alle medarbejdere besvarer digital evalueringsskema Der afleveres rapport med plan for opfølgning i det kommende år. 23

24 Milepælsplanlægning 24

25 Ansvarskort Personer / Afdelinger A k t i v i t e t e r A = Ansvar B = Beslutning L = Ledelse M = Medansvar R = Rådgiver O = Orientering U = Udførelse Styregruppe Projektgruppe Konsulent Afdeling Afdeling Aktivitet 1 B A + L R O U Aktivitet 2 O A + U M R O Aktivitet 3 A +B M + L U O R 25

26 Line of balance Status Sal / uge Sal 1. sal Stuen Maling lofter Eksempel fra Projektledelse - planlægning og styring af Flemming Ettrup 26

27 Line of balance Status Status Status Lev. / uge Planl. lev Akk Realis. lev Akk Eksempel fra Projektledelse - planlægning og styring af Flemming Ettrup 27

28 Den matematiske vej Min = tidsforbrug i bedste fald - optimist Max = tidsforbrug i værste fald - pessimist MS = mest sandsynlige tidsforbrug - realist Mid = beregnet tidsforbrug S = beregnet spredning Totalt skønnet tidsforbrug MIN MS MAX TID SPREDNING 28

29 Den matematiske vej Tre-punkts teknikken - Middelværdi beregnes: Mid = (Min + (3* MS) +Max)/5 Min = mest optimistiske skøn MS = mest sandsynlige skøn Max = mest pessimistiske skøn 29

30 Den matematiske vej Den forkromede matematiske vej Middelværdi, mid = (min + (3 * ms) + max)/5 Spredning, S = (Max-Min)/5 Total tidsforbrug, TT = Mid + S 30

31 Kotters forandringsmodel Kotters otte-trin forandringsmodel Hovedfaser Trin 1. Etablere en oplevelse af nødvendighed Fase 1: Optø status quo 2. Oprettelse af den styrende koalition 3. Udvikling af en vision og en strategi 4. Formidling af forandringsvisionen 5. Styrkelse af medarbejdernes kompetencer Fase 2: Ændringsmetoder Fase 3: Integrere ændringer i virksomhedskulturen 6. Generering af kortsigtede gevinster 7. konsolidering af resultater og produktion af mere forandring 8. Forankring af nye arbejdsmåder i kulturen 31

32 Gennemførelse Interne miljø og vilkår! Input (styreinformation) Bearbejdning (Afklaring) Output (handling) 32

33 Information Afsender Indhold Hensigt Anvendelse Formål Målgruppe(r) Indhold Omfang Tidspunkt Valg af kanal 33

34 Opfølgning Hvad opfølgning omfatter: Projektets besluttede omfang Projektets deltagere Interessenterne Leverandører Risici Kvalitet Projektets fremdrift 34

35 Opfølgning Omfang/ forudsætninger Opfølgning på projektets omfang og forudsætninger Ændrer målet sig? Ændrer forudsætningerne sig? Er det fortsat de samme risici? Ændrer behovet for projektet sig? Imødegås f.eks. ved: Tæt kontakt til ejer/sponsor Brug styregruppemøde(r) og vær ikke for fin til lobbyvirksomhed Gentag/revider risikoanalyse 35

36 Opfølgning - projektdeltagere Opfølgning på projektdeltagerne Er deltagerne motiverede? Kan deltagerne samarbejde? Arbejder de effektivt? Imødegås f.eks. ved: Tæt kontakt til projektdeltagerne - Mindst hver uge! Slå ørene ud i kantinen og ved uformelle sammenkomster Inddragelse (forpligtelse) af deltagerne i estimering, planlægning og risikoanalyse 36

37 Opfølgning - Interessenter Opfølgning på interessenterne Er der modstand mod forandring hos målgruppen? Bakker ejer/sponsor fortsat op? Er igangsætterne med? Imødegås f.eks. ved: At tage kontakt til målgruppen: Hvad bekymrer? Hvad motiverer? At gå forrest og selv være forandringsparat At få ejer til at fortælle om visionen offentligt At finde, inddrage og motivere igangsættere tidligt 37

38 Opfølgning - fremdrift Opfølgning på projektets fremdrift Holder estimaterne? Holder projektplanen? Imødegås f.eks. ved: At bede projektdeltagerne om restestimater for de aktiviteter, de er i gang med Tættere leverance af kontrol punkts rapporter 38

39 Værktøjer som også kan bruges i gennemførselsfasen 39

40 Projektjournalen/logbogen Projektlogbogen er et centralt element i projektet! Projektlogbogen skal anvendes som både et registrerings- og styringsværktøj. Udviklingen i projektet skal minutiøst beskrives, således at det på et hvilket som helst tidspunkt i projektet er muligt at se tilbage! Projektlogbogen er løbende information, der skrives jævnligt! Kan opdeles i: Aktivitetslogbog, Problemlogbog, Aftalelogbog, Forhandlingslogbog og Korrespondancelogbog Projektlogbogen kan indeholde: Dagsordener og mødereferater (Beslutning, forhandling, genfortælling) Registreringer af problemer, ændringer, justeringer Registrering af aftaler interne og eksterne Al korrespondance Samtlige bilag, rapporter og notater Alle indgående aftaler (konflikter og konflikthåndtering) 40

41 Logbøger / journalisering 41

42 Rapportering Rapporteringen ( fra hvem til hvem f.eks) Projektleder til styregruppe Projektmedlemmer til projektleder Projektleder/styregruppe til basisorganisation og andre interessenter Art og omfang kan være beskrevet i projektmandatet Minimum aftale om, hvornår, hvordan og til hvem! Det er vigtig del af planlægningen Ved projektstart udarbejdes en plan for rapportering, som er afstemt med projektets enkelte fase Nedenstående sammenfatter de områder og begivenheder, i projektforløbet, som skal rapporteres: Hvem, hvad, hvordan og hvornår! Ændringer/justeringer Interne rokeringer Problemfelter Særlige risici Kvalitetsvurderinger Budget/regnskab Fasebeslutninger 42

43 Implementering Implementering Aflevering / Fremlæggelse Forankring Præsentation af resultat afhængig af type 43

44 Implementering Implementering Aflevering / Fremlæggelse Forankring Præsentation af resultat afhængig af type 44

45 Evaluering/projektafslutning Tjekliste ved projektafslutning Er mål(ene) med projektet opfyldt? Er kvalitetskrav og succeskriterier indfriet og godkendt Er kunden / brugerne tilfredse med resultatet Hvordan skal afleveringsforretningen foregå? Hvilke opfølgningsaktiviteter skal iværksættes? Vil implementeringen af projektet kræve yderligere aktiviteter (udd) Hvilke konkrete tiltag skal der til nu Andet 45

46 Evaluering Evalueringsrapport kunne indeholde Kortfattet fremstilling af forløbet Anvendte ressourcer Tidsplanen (planlagt vs. faktisk) Afvigelser Budget/regnskab Særlige problemfelter Ændringer/justeringer Projektgruppens evaluering Andre vurderinger (f.eks. Eksterne interessenter) Anbefalinger Værdi Læring Nytteværdi måling Sammenfatning/konklusion 46

47 En organisation En organisation er i interaktion med omgivelserne og består af sociale enheder, styret af et formaliseret samarbejde med henblik på at nå et eller flere mål. En organisation udgøres af de mennesker som er den. En organisation har ikke kommunikation, den er kommunikation 47

48 Det organisatoriske system 48

49 Linieorganisationen 49

50 Funktionsprincippet 50

51 Linie/stabsprincippet 51

52 Selvstyrende grupper 52

53 Matrixorganisationen 53

54 Netværksorganisation For mere information omkring Oticon og netværksorganisationen, læs Lars Kolind s bog Kolindkuren 54