WinPLC Lynmanual V1.1 december 2012
Indholdsfortegnelse 01. WinPLCs opbygning... 3 02. Patientsøgning... 4 03. Notater... 5 04. Diagnoser... 6 05. Medicinkort... 7 06. Paraklinisk... 11 07. Regninger... 12 08. Afregning til sygesikringen... 14 09. Formularer... 15 10. Kommunikationsstatus... 18 11. Fraser... 19 12. Diverse relevante funktioner i journalen... 20 13. Aftalekalender... 21 14. Genvejstaster... 23 2
01. WinPLCs opbygning Indledningsvis kigger vi på, hvordan WinPLCs brugerflade er opbygget. 1. Topmenu 2. Funktionsmenu 3. Pop ind-menu 4. Arbejdsflade 1. Topmenu Indeholder dels de gængse Windows-funktioner som Udskriv og Gem, og dels en række funktioner, som er specifikke for WinPLC f.eks. regnskabsfunktioner og kartoteker. 2. Funktionsmenu Her finder du alle de lægefaglige funktioner, som bruges ofte i dagligdagen. Når man klikker på en overskrift (f.eks. Notater, Paraklinisk, Regninger), vil der fremkomme punkter/ikoner, som er tilknyttet den pågældende overskrift. 3. Pop ind-menu Menuen til højre er speciel, fordi et vindue popper ind på skærmen, når musen holdes over en af fanebladene. Her finder du diverse oversigter, som f.eks. Kommunikationsstatus over EDIFact, oversigt over Fraser, Faglige skrivelser og andet. Pop ind-menuen adskiller sig fra Funktionsmenuen, ved ikke at være bundet til den aktive patient. Den vil altså altid være den samme, uanset aktiv patient. 4. Arbejdsflade Her kan den aktive patients journal ses, og det er her alle indskrevne informationer osv. registreres og vises. Den øverste del af arbejdsfladen vil altid vise patientens stamdata. 3
02. Patientsøgning En forudsætning for stort set alle handlinger i WinPLC, er at man har en patient åben. I de efterfølgende eksempler tages der udgangspunkt i, at dette er tilfældet. Man kan enten åbne en patient via Filer -> Åbn fra Topmenuen, eller trykke CTRL + O. Dette åbner patientsøgningsdialogen, hvorfra man kan søge i sine patienter, via CPR-nummer, navn, adresse, eller en kombination af de tre kriterier. Når man har åbnet en patient, vil programvinduet se ud som nedenfor. Åben ny patient (CTRL + O) Patientens stamkort kan åbnes og redigeres her. Patientens kommende aftaler (samt afbud og udeblivelser fra de sidste 12 måneder) kan ses i denne boks. Dobbeltklik med musen på en aftale, for at hoppe direkte til aftalen i kalenderen. 4
03. Notater Et notat skrives ved at klikke på knappen Opret notat, under punktet Notater i Funktionsmenuen. Herefter fremkommer følgende skærmbillede. Via disse knapper, kan der knyttes en diagnose til det aktuelle notat. Der kan indsættes en tidligere benyttet diagnose, eller vælges en ny, fra ICPC-2- kartoteket. Notatet/dagens tekst skrives i det store tekstfelt, som vist ovenfor. Bemærk at overskrift og konklusion ikke SKAL udfyldes. Disse er blot valgfri felter, som kan bruges til at uddybe/opsummere teksten. Der kan indsættes fraser (standardtekster) ved at trykke Shift + F2, og vælge den ønskede frase. Oprettelse af fraser gennemgås senere i denne manual. Endvidere er der mulighed for at knytte en diagnose (ICPC-2) til det pågældende notat. 5
04. Diagnoser For at registrere en ny diagnose på patienten, klikkes på knappen Ny, under punktet Diagnoser i det aktuelle notat, som beskrevet i forrige afsnit. Herefter vises følgende skærmbillede. Ord, der søges på. Resultat af søgningen. I feltet Søgetekst i øverste venstre hjørne, skriver man det ord (eller den tekststreng) man vil søge efter. I det store felt nedenunder, vil resultatet af søgningen fremkomme. Ved at dobbeltklikke på den ønskede diagnose i listen over resultater af søgningen, vælges denne. Ved at enkeltklikke på den ønskede diagnose i listen, kan man til højre læse eventuelle uddybende informationer om diagnosen, inden man foretager sit valg. Når den (eller de) ønskede diagnose(r) er valgt, afsluttes med F10, for at returnere til notatet, hvortil diagnosen nu er knyttet. 6
05. Medicinkort Bemærk! Dette er en beskrivelse af et lokalt, receptorienteret medicinkort i WinPLC. For en vejledning til FMK (Fælles MedicinKort) i WinPLC, henvises til A-Datas manual omkring dette. Medicinkortet giver et overblik over de recepter, der er udskrevet til patienten, fra klinikken. Det er muligt at filtrere visningen af medicinkortet, mellem Fast, Nyeste og Alt. Visnings-filter For at lave en ny ordination, klikker man på ikonet Ny ordination i Funktionsmenuen. 7
Dernæst bliver man præsenteret for følgende skærmbillede, hvorfra man søger efter det ønskede præparat: Tekst der søges på min. 3 karakterer Fundne præparater, der matcher søgningen Når man har valgt det ønskede præparat, bliver man ført igennem ordinationsprocessen trin for trin, med valg af form/styrke, pakning, indikation samt dosering. Efter disse valg er foretaget, bliver man præsenteret for et opsamlende skærmbillede: 8
Fra dette skærmbillede kan der angives om præparatet skal markeres som værende Fast medicin, om substitution skal slås fra, om der skal udleveres flere pakninger evt. af flere omgange, og om der skal gives særligt tilskud til præparatet. Når der er taget stilling til disse muligheder, afsluttes med F10, og den pågældende ordination vil være lagt på en recept. Gentag processen, for at ordinere yderligere præparater. Der kan også genordineres tidligere ordinerede præparater. Dette gøres ved at markere det ønskede præparat i patientens medicinkort, og klikke på ikonet Genordination i Funktionsmenuen. Alternativt kan man trykke på G på tastaturet. Når recepten er færdiggjort, og er klar til at blive ekspederet videre, kan der vælges imellem følgende muligheder i Funktionsmenuen: 9
Edifact for at sende recepten til et specifikt apotek. Vælges oftest ved behov for at angive udleveringsoplysninger. Receptserver for at sende recepten direkte til Receptserveren, uden der foretages yderligere valg. Udskriv for at udskrive recepten på en receptblanket. Fax for at udskrive recepten på en receptblanket, efter at have valgt et apotek. Apotekets navn og faxnummer vil blive udskrevet på recepten. Gem for at gemme ordinationerne i patientens medicinkort, uden at udskrive en recept. 10
06. Paraklinisk I Paraklinisk kan ses resultater af de forskellige parakliniske prøver patienten har fået taget igennem tiden. Der kan også rekvireres nye prøver via WebReq, samt indtastes resultater for prøver der er blevet taget direkte på klinikken. Kald af WebReq Resultat af tidligere prøver Indtastning af prøvesvar taget i klinikken, gøres via ikonet Opret analyse i Funktionsmenuen. Alternativt kan benyttes ikonet Opret tomme, for indtastning af flere svar på én gang. Endvidere henvises til A-Datas løbende opdateringsskrivelser, som går i dybden med mange af de muligheder man har i Paraklinisk. 11
07. Regninger I menupunktet Regning udføres alt, der har med oprettelse/tilretning/sletning af regninger. For at oprette en tom regning, vælges menupunktet Regning i Funktionsmenuen. Der kan også vælges ikonet Alm. kons, for at oprette en regning med en forudfyldt konsultationsydelse (0101), eller ikonet Tlf. kons., for at oprette en regning med en forudfyldt telefonkonsultationsydelse (0201). Selve regningsbilledet ser således ud: Her påføres de ønskede ydelser på regningen. For opslag i ydelseskartotek, klikkes på den grå knap med de 3 prikker. Alternativt kan der trykkes på F2. 12
Ny regning benyttes ved behov for at oprette flere regninger på samme dato. Benyttes når man har lavet en EAN-regning, som skal sendes elektronisk til tredjepart (kommuner osv.) Benyttes når man ønsker en udskrift af den aktuelle regning. Typisk ved regninger med patientandel. Benyttes når en regning skal bogføres, og lægges klar til afregning. Alle almindelige regninger, der udelukkende indeholder sygesikringsandele, er fuldt redigérbare, indtil de er afregnet med sygesikringen. 13
08. Afregning til sygesikringen Den ugentlige afregning til sygesikringen, startes ved at vælge punktet Regnskab i Topmenuen, og herfra klikke på Afregning til sygesikringen. Regnskabsmenu, hvorfra der afregnes til sygesikringen m.m. Herefter skal man bekræfte at den foreslåede skæringsdato er korrekt (lørdag i den uge der afregnes for). Til sidst præsenteres man for en opsummering af afregningen, med antallet af udførte ydelser. Denne opsummering kan udskrives. Ved et afsluttende klik på OK (F10) bliver afregningen lagt klar til transmission via EDIFact. Vil man se en tidligere afregning, kan den ses i Kommunikationsstatus i Pop ind-menuen, som bliver beskrevet på de følgende sider. Ønsker man at se sin omsætning for en given periode, skal man benytte funktionen Ydelserperiode, i punktet Regnskab i Topmenuen. 14
09. Formularer Fra menupunktet Formularer i Funktionsmenuen kan der udskrives papirformularer, samt laves elektroniske henvisninger. For at lave en papirformular, vælges ikonet Formular, og den ønskede formular vælges fra listen over tilgængelige formularer. Alle formularer i WinPLC er scannet ind i systemet, og man udfylder dem derfor direkte på skærmen. I de fleste tilfælde udskrives de derefter på hvidt papir, og WinPLC sørger selv for at printe formularmasken med ud. Et eksempel på en formular ses nedenfor (LÆ 255): Relevante felter udfyldes direkte i formularen, som udskrives på hvidt papir. 15
Elektroniske henvisninger laves ligeledes fra menuen Formularer. Ikonet Elektr. Henv. benyttes til henvisning til sygehuse og speciallæger. Ikonet Fys.Terapi-Henv. benyttes til henvisning til fysioterapeuter. Ikonet FodTerapi-Henv. benyttes til henvisning til fodterapeuter. Ved valg af elektronisk henvisning til sygehus eller speciallæge, får man mulighed for at vælge modtager fra WinPLC s adressekartotek. Kartoteket indeholder alle almenlæger, speciallæger, sygehusafdelinger, apoteker, og andre relevante parter. Herfra vælges ønsket modtager af den elektroniske henvisning. For alle specialer er der mulighed for at vælge RefHost som modtager, i stedet for at vælge en specifik behandler. 16
Når modtageren af henvisningen er valgt, udfyldes henvisningen med de relevante oplysninger. Det er muligt at vælge data fra andre steder i den aktuelle patients journal, ved at trykke på F2, når man f.eks. står i Anamnese-feltet på en henvisning. Dette kalder WinPLC s Datagrabber. Tilgængelige data i patientens journal. Herfra kan man vælge fra mange forskellige datakilder i den aktuelle patients journal. Journalnotater, medicin, laboratoriesvar, epikriser osv. Ved at enkeltklikke med musen på et emne i datalisten, får man vist indholdet af det valgte, i feltet Tekst. Herfra kan man markere den del af teksten, man ønsker at overføre til det dokument man arbejder i, og trykket CTRL + C for at kopiere det til feltet Klippebord. Indholdet af klippebordet, er det der vil blive overført til dokumentet. Ved at dobbeltklikke med musen på et emne i datalisten, kopieres hele indholdet af det valgte, til feltet Klippebord. Bemærk at denne datagrabber-funktion er tilgængelig fra stort set alle moduler i WinPLC, hvorfra det vil være relevant at benytte den. Det gælder f.eks. lægebreve, korrespondancemeddelelser, e-mails, udvalgte formularer, og mange andre steder. Datagrabberen kaldes altid med F2. 17
10. Kommunikationsstatus Kommunikationsstatus indeholder alt ind- og udgående EDIFact, som klinikken har sendt og modtaget. Herfra kan man håndtere bl.a. indkomne epikriser, laboratoriesvar, e-mailkonsultationer, samt udgående lægebreve, afregninger, og mange andre typer EDIFact. Det er herfra læger godkender udgående dokumenter, recepter osv., som er lavet af personale uden godkendelsesrettigheder. Kommunikationsstatus åbnes ved at holde musemarkøren over fanebladet Kommunikationsstatus i Pop ind-menuen. EDIfact-typer Ubehandlede emner i den pågældende gruppe Herfra kan man klikke på de forskellige EDIFact-grupper, for at håndtere ubehandlede emner i den pågældende gruppe. Står navnet på gruppen med fed skrift, efterfulgt af et tal i parentes, indikerer dette at der er ubehandlede emner i gruppen, samt antallet af disse. Dobbeltklik på et ubehandlet emne, for at læse det, og klik på knappen Godkend (F10) for at godkende, hvorefter det vil ryge på plads i patientens journal. 18
11. Fraser Som beskrevet tidligere i denne manual, er det muligt at oprette fraser (standardtekster), som kan benyttes i så godt som alle situationer, hvor man har brug for at skrive noget tekst i WinPLC notater, lægebreve, formularer osv. Oprettelse og vedligehold af fraser, åbnes ved at holde musemarkøren over fanebladet Fraser i Pop indmenuen. Opret ny frase Liste over eksisterende fraser Herfra kan man se en oversigt over de tidligere fraser man har oprettet, som kan redigeres/slettes herfra. Ved oprettelse af en ny frase, skal man give frasen et navn, som den vil blive gemt under, og derefter skrive selve indholdet af frasen, i tekstfeltet nedenunder. Klik på knappen Gem (F10) for at gemme frasen, som fremover vil kunne benyttes i WinPLC. Bemærk at fraser kan benyttes i stort set alle moduler i WinPLC, hvorfra det vil være relevant at benytte dem. Det gælder f.eks. lægebreve, korrespondancemeddelelser, e-mails, udvalgte formularer, og mange andre steder. Fraser kaldes altid med SHIFT + F2. 19
12. Diverse relevante funktioner i journalen WinPLC indeholder en lang række andre interessante funktioner. Herunder gennemgås nogle af dem. I Pop ind-menuen: Manglende regning herfra kan man se en oversigt over patienter, der ikke har haft en aftale i kalenderen den pågældende dag, men som man alligevel har arbejdet med. Dvs. har man enten skrevet et notat, ordineret medicin, eller kørt patientens sygesikringskort igennem kortlæseren, uden at lave en regning efterfølgende, vil patienten fremgå af listen. I Topmenuen: Filer herfra kan man bl.a. eksportere den aktuelle patients journal til en anden læge, f.eks. ved fraflytning. Endvidere har man her en oversigt over de seneste 16 patienter man har haft åbnet i WinPLC, på den pågældende arbejdsplads. Dette gør det hurtigt at finde en patient frem igen, som man tidligere har arbejdet med. Statistik -> Patient-udtræk herfra kan der laves diverse udtræk af patientkartoteket. Der kan filtreres på stamoplysninger, samt yderligere filtreres på diagnoser, vaccinationer og medicin. Resultatet af udtrækket kan efterfølgende eksporteres til f.eks. et Excel regneark, hvorfra der kan arbejdes videre med dataene. Kartoteker herfra kan man bl.a. oprette egne ydelser, indtaste egne priser på sygesikringsydelser, oprette kontakter i kollegakartoteket, og ændre sin personlige opsætning af WinPLC. Hjælp -> Fjernsupport skulle man rende ind i problemer, som påkræver hjælp fra A-Datas hotline, kan man via fjernsupport-funktionen give hotline-medarbejderen mulighed for at kigge med på ens skærm, og sågar lade medarbejderen overtage styringen af arbejdspladsen, imens man selv kan følge med på skærmen. 20
13. Aftalekalender Aftalekalenderen er den del af WinPLC, der håndterer patienternes aftaler i klinikken med mulighed for også at holde styr på afbud og udeblivelser. Navigation i kalenderen, kan enten foretages med tastaturet (se genvejsoversigt), eller ved hjælp af musen. En uge tilbage En dag tilbage Dags dato En dag frem En uge frem Månedskalender med frit datovalg For at oprette en aftale, skal man markere det tidspunkt, man vil oprette aftalen på, og så blot begynde at indtaste CPR-nummeret på den patient, som skal have tildelt den pågældende tid. Når der oprettes en tid, er der mulighed for at skrive en forklarende tekst altså mulighed for at skrive, hvad aftalen omhandler. Har man ikke CPR-nummeret på patienten, eller ønsker man at oprette en tid uden, kan man trykke på ENTER, for at få tidsbestillingsvinduet frem. Herfra kan man så søge patienten på navn eller adresse, eller undlade at skrive noget i CPR-nummer-feltet, og blot skrive den ønskede tekst i feltet Tekst. Se skærmbillede på næste side. 21
Aftaletekst Patient er ankommet Ved at højreklikke, enten på en eksisterende aftale, eller på en tom celle i kalenderen, vil man få en menu frem, med en række udvidede funktioner. Mødestatus for aftale Her kan der defineres, hvilke oplysninger man vil se ud for en aftale 22
14. Genvejstaster På de følgende sider er der en oversigt over de genvejstaster der kan benyttes i WinPLC, samt aftalekalenderen. Det er muligt at oprette sine egne genvejstaster i programmet, hvis man vil benytte andre end dem, der er defineret på forhånd. Kontakt A-Datas hotline på telefon 38 77 00 40 for hjælp til dette, eller hvis der er spørgsmål til andre dele af programmet. Hotlines åbningstider er følgende: Mandag 07.30 16.30 Tirsdag 07.30 16.30 Onsdag 07.30 16.30 Torsdag 07.30 16.30 Fredag 07.30 15.00 Endvidere henvises der til de særskilte vejledninger, der er udfærdiget, til specifikke moduler i WinPLC. 23
WinPLC Journal Generelt Søg ny patient CTRL + O Luk patient CTRL + W Kommunikationsstatus CTRL + Q Intern Post CTRL + SHIFT + I Stamkort Åbn stamkort F7 Aktiver AK-skema Klik på Kort Notater Aktiver faneblad CTRL + J Nyt notat CTRL + N Ret notat CTRL + ALT + N Søg i notater CTRL + F Medicinkort Aktiver faneblad F2 Ny ordination SHIFT + M Ny magistrel ordination CTRL + F2 Genordination G Edifact CTRL + SHIFT + E Receptserver CTRL + SHIFT + R Udskriv recept CTRL + U Opslag på medicin.dk L Paraklinisk Aktiver faneblad CTRL + B Opret tomme SHIFT + O WebReq Klinisk Kemi CTRL + SHIFT + K WebReq Patologi CTRL + SHIFT + P WebReq Mikrobiologi CTRL + SHIFT + M Diagnoser Aktiver faneblad CTRL + A Regninger Aktiver faneblad F3 Ny regning CTRL + R Alm. kons. CTRL + K Tlf. kons. CTRL + T Formularer Ny formular F4 Elektronisk henvisning CTRL + H Fysioterapihenvisning CTRL + SHIFT + Y Fodterapihenvisning CTRL + SHIFT + F Relationer Aktiver faneblad F8 Editér SHIFT + F8 Vaccinationer Aktiver faneblad F11 Ny vaccination SHIFT + F11 Børnekort Aktiver faneblad CTRL + SHIFT + B Diverse Aktiver faneblad CTRL + SHIFT + D Lægebreve Aktiver faneblad F12 Opret lægebrev SHIFT + F12 Opret korrespondance CTRL + F12 Webopslag Aktiver faneblad SHIFT + W Remindere Vis forfaldne remindere F9 Vis alle remindere CTRL + F9 Opret ny reminder SHIFT + F9
WinPLC Aftalekalender Fra aftale -> journal Markér pt. i kalender CTRL + J Fra journal -> aftale Indsætte aktive pt. i kalender I Aftaler Opret aftale Påbegynd indtastning af CPR-nr. Ret aftale ENTER Slet aftale DELETE Indsæt aftale uden CPR-nr. ENTER Flyt aftale Kopier aftale Indsæt flyttet/kopieret aftale CTRL + X CTRL + C CTRL + V Navigation i kalender 2 uger tilbage SHIFT + F7 1 uge tilbage CTRL + F7 1 dag tilbage F7 Dags dato F9 1 dag frem F8 1 uge frem CTRL + F8 2 uger frem SHIFT + F8 Månedskalender Åben månedskalender F6 Navigation Piletaster/PageUp-PageDown X måneder frem 1-9 X måneder tilbage SHIFT + 1-9 Dags dato HOME Vælg markeret dato ENTER/F10 Statusmarkering Indsæt markering S og derefter A-Z Fjern markering S og derefter MELLEMRUM Patientmarkering Markér pt. som ankommet F og derefter A Markér pt. som udeblevet F og derefter U Markér afbud på pt. F og derefter B/X Marker pt. som afsluttet F og derefter S Fjern markering F og derefter MELLEMRUM Generelle Windows-taster Skifte mellem vinduer/kørende programmer Klippe Kopiere Sætte ind Fortryd seneste handling Udskriv ALT + TAB CTRL + X CTRL + C CTRL + V CTRL + Z CTRL + P