Lundgaard Konsulenterne bistår ved rekruttering af Sekretariatschef i Job & Velfærd i Viborg Kommune Denne job- og personprofil indeholder følgende afsnit: Vilkårene... 2 1. Stillingen... 2 2. Ansættelsesvilkårene... 3 3. Viborg Kommune... 3 4. Direktørområdet Job & Velfærd... 5 5. Sekretariatet i Job & Velfærd... 6 Forventningerne... 9 6. Sekretariatschefens ansvar og opgaver... 9 7. Baggrund/ledererfaring... 10 Ansættelsen... 11 8. Ansøgernes vurdering af arbejdspladsen... 11 9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne... 11 10. Tidsplan for ansættelsen... 12 11. Efter ansættelsen... 14 www.lundgaard-konsulenterne.dk
Vilkårene Sekretariatschef, med øje for helheden 1. Stillingen Da Viborg Kommune kunne fortælle offentligheden om Apples 6,3 milliarder store investering i et nyt datacenter i Foulum var det på baggrund af et omfattende forarbejde og efter intense forhandlinger. Det var ikke bare et æble, der landede tilfældigt i turbanen, men belønningen for en dedikeret indsats fra mange dygtige interessenter og fra mange dele af Viborg Kommunes organisation. Alle nødvendige kompetencer kom i spil på tværs af organisationen. Som sekretariatschef skal du kunne se dig selv i spidsen for et projekt og en organisation som godt nok er knapt så stor som Apple, men dog af altafgørende betydning for et velfungerende og sammenhængende Job & Velfærd, hvor Sekretariatet er den olie, der får maskinen til at glide smidigt. Job og Velfærds samlede sekretariat har været i drift i et år og vi indrømmer, at noget er vi lykkedes med, og andet har vi haft sværere ved. Det er dog et år, der har gjort os klogere, og som har givet os nogle værdifulde erfaringer, som vores nye sekretariatschef kan bygge på i arbejdet med skabe en optimal udnyttelse af sekretariatets samlede ressourcer og kompetencer. For den rigtige ansøger bliver denne stilling en spændende mulighed for at sætte organisatoriske, ledelsesmæssige og faglige udviklinger i spil, tæt på den politiske og administrative topledelse i en af landets helt store kommuner. Du kommer til at sidde sammen med dine chefkollegaer, dine ledere og dine 66 medarbejdere på ikke blot landets flotteste rådhus, men også et af de bedst fungerende. Vi synes i al beskedenhed, at det er en fantastisk stilling, så vi tillader os at have høje forventninger til dig. Du skal have et stort ledelsesmæssigt talent. Du skal have en organisatorisk nysgerrighed, der giver dig evnen til at bygge det rigtige op, men også mod og dygtighed til at korrigere retning. Du skal arbejde naturligt i de gode relationer, der gør dig - og din organisation - til oplagte samarbejdspartnere ikke blot i forvaltningen men også på tværs af forvaltninger. Du er god til kommunal økonomi og så skal du have stærkt politisk flair. Ikke mindst kræver det at du insisterer på, at have øje for helheden. side 2
2. Ansættelsesvilkårene Stillingen besættes på overenskomstvilkår. Løn- og ansættelsesvilkår forhandles med den forhandlingsberettigede organisation. Årslønnen forventes at ligge på 680.000 kr. Hertil kommer pensionsordning på ca. 19%. 3. Viborg Kommune Viborg Kommune er Danmarks 9. største kommune med 96.000 indbyggere. Et indbyggertal der har været støt stigende i den seneste periode. Kommunen er arealmæssigt Danmarks næststørste med et areal på 1.421 kvadratkilometer. Der er knap 7.700 ansatte i kommunen. Kommunen blev i forbindelse med kommunalreformen hjemsted for Region Midts hovedsæde, og der er samlet set et rigtigt godt udbud af såvel uddannelsestilbud som private og offentlige stillinger, der gør det til et attraktivt sted for familien at få indfriet ambitionerne. Den overordnede vision for Viborg Kommune er: Vilje, vækst og velfærd. Visionen er, at Viborg Kommune er en foregangskommune. Gennem nytænkning, dialog og et levende demokrati går vi nye veje og skaber unikke resultater er et af Jyllands største vækstområder. Væksten bliver skabt af aktive borgere, erhvervslivet og foreningslivet har gode muligheder for bolig, uddannelse og beskæftigelse. Derfor er kommunen også attraktiv for nye borgere og virksomheder er en kommune, hvor borgerne trives, lever sundt og aktivt med adgang til en mangfoldighed af kultur-, fritids- og naturoplevelser. Den politiske organisation Den politiske organisation består af Byrådet (31 medlemmer), Økonomi- og Erhvervsudvalget, 7 Fagudvalg samt 2 17.4 udvalg (Tværgående udvalg for ledige Unge samt Invest in Viborg). De stående udvalg er Børne- og Ungdomsudvalget, Social- og Arbejdsmarkedsudvalget, Ældre- og Sundhedsudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget, Teknisk Udvalg, Klima- og Miljøudvalget samt Udvalget for Uddannelse, Handel og Innovation. Direktøren for Job & Velfærd er ansvarlig for betjeningen af Social- og Arbejdsmarkedsudvalget samt Ældre- og Sundhedsudvalget. Sekretariatschefen har en vigtig koordinerende rolle i dette arbejde og sidder med i udvalgsmøderne med ansvar for referatet. side 3
Den administrative organisation Viborg Kommunes administrative organisation består overordnet af 5 direktørområder. Det er Børn & Unge, Job & Velfærd, Teknik & Miljø, Kultur, Service og Events samt Økonomi & Personalestaben. Direktionen er sammensat af de 5 direktører under ledelse af kommunaldirektøren. Overordnede principper for den administrative organisation Viborg Kommunes overordnede administrative organisation er opbygget som en kombinationsmodel, hvor forvaltningsopbygningen er kombineret med koncerntankegang. I denne model er der lagt særlig vægt på: At den administrative organisation skal kunne levere varen i forhold til Viborg Kommunes vision om Vilje, Vækst og Velfærd. At direktionen skal fungere som et tværgående, strategisk og helhedsorienteret ledelsesteam. At direktionen skal sikre en koordineret ledelsesudøvelse med fokus på kommunens samlede opgavevaretagelse. Direktionens medlemmer skal sammenkoble helhedssyn og faglige hensyn. At der på alle ledelsesniveauer er fokus på det tværgående samarbejde mellem forvaltninger og afdelinger. At der er korte beslutningsveje med få ledelseslag mellem direktøren og de decentrale institutioner. At "rygraden" i organisationen, dvs. linjeorganisationen, understøttes af direktionens fælles tværgående stabe og suppleres med tværgående projektorganisering, når der arbejdes med planlægning samt større sammenhængende udviklingsprojekter og koordineringsopgaver. At linjeorganisationen er ansvarlig for alt (personale, opgaveløsninger, økonomi, udvikling, kvalitet etc.) Der er således et entydigt ledelsesansvar. Direktionens fælles tværgående stabe og udviklingsstaben sikrer særlig ekspertise på højt fagligt niveau, der kan understøtte dette ledelsesansvar. I fagforvaltningerne etableres kun i begrænset omfang stabsfunktioner dækkende faglige konsulenter og sekretariatsbistand til det daglige arbejde. At ledelsesudøvelsen i organisationen udøves i overensstemmelse med Viborg Kommunes ledelsesgrundlag. Der lægges endvidere vægt på, at organiseringen foretages ud fra en borgersynsvinkel således, at det er borgeren og ikke fagligheden, der er det organisatoriske omdrejningspunkt. Viborg Kommune er en værdibaseret organisation. Der er en grundlæggende tro på, at vi opnår de bedste resultater, når den enkelte kan træffe selvstændige beslutninger, som er styret af de politisk vedtagne mål og de grundlæggende værdier, så den ansatte kan benytte sin viden og sin sunde fornuft. Det betyder, at en leder i Viborg Kommune lever op til de personalepolitiske værdier: Mangfoldighed, Ordentlighed, Dygtighed - MOD. Er værdibærer og rollemodel for hele organisationen Fremmer en lederadfærd og en kultur, der afspejler ledelses- og værdigrundlaget side 4
Ser det som et mål, at skabe en attraktiv arbejdsplads med udgangspunkt i den værdibaserede personalepolitik og et godt samarbejde ud fra MED-aftalen. Fagchefer og direktion samlet set ca. 30 er en del af kommunens strategiske lederforum, der mødes ca. hver 6. uge. Det er i mange kommuner et svært forum at få til at fungere, men det er lykkedes i Viborg, hvor det opleves som vedkommende og aktivt. Jeg får skabt nogle personlige relationer, der gør det enkelt for mig at gå ind i samarbejder på tværs af direktørområder (citat fagchef). 4. Direktørområdet Job & Velfærd Job & Velfærd omfatter ca. 3.500 medarbejdere. Direktørområdet har opgaverne vedrørende; Omsorg (ældrecentre, forebyggelse, genoptræning, sundhedsaftaler mv.) Sundhed (kampagner, tværgående forebyggelses- og sundhedsprojekter mv.) Handicap, psykiatri og socialt udsatte Social indsats Myndighedsområdet for voksne, handicappede og ældre Beskæftigelsesområdet (jobcenter, ydelser, aktivering mv.) Ungdommens Uddannelsesvejledning Decentrale institutioner side 5
Direktørområdet er organiseret med 4 afdelinger, Socialområdet, Arbejdsmarkedsområdet, Sundhedsområdet, Omsorgsområdet samt et sekretariat. Chefgruppen består af fagcheferne, sekretariatschefen samt direktøren. Lederen af den centrale økonomistabs enhed for Job- & Velfærd deltager derudover i chefgruppemøderne (ugentligt) efter behov. Cheferne sidder sammen på 1. sal på rådhuset. Chefgruppen har udarbejdet en strategiplan for 2016-2017. Overliggeren er den fælles kerneopgave inden for de fire politikområder, der er omfattet af Job & Velfærd; Samarbejde med Borgeren om et selvstændigt, meningsfuldt og aktivt liv hele livet. Uddrag fra Strategiplanen Job og Velfærd skal understøtte helhed og sammenhæng i opgaveløsningen i og på tværs af organisationen. Vi skal have fokus på effektiv ressourceanvendelse og nytænkning af indsatserne. En stærk sammenhængskraft kræver fælles retning, som afspejles i og understøttes af den fælles definerede kerneopgave. Borgerens oplevelse er omdrejningspunktet, da det netop handler om at pejle efter det, som skaber værdi for borgeren. Sammenhængskraft handler ikke om, at alle skal kunne det samme, men om at bringe de mange forskellige fagligheder - og ressourcer - i spil på en måde, så summen af de enkelte dele samlet set giver værdi for borgeren. Sammen kan vi noget helt andet og meget mere! Strategiplanen ligger som bilag til denne jobprofil på hjemmesiden. 5. Sekretariatet i Job & Velfærd Det nye sekretariat med ca. 66 medarbejdere - blev etableret medio 2016 og afløste dels ledelsessekretariatet, dels en række sekretariats- og udviklingsenheder, der i udgangspunktet har været organiseret under de enkelte afdelinger. Opgaverne for Sekretariatet er overordnet: Sekretariatsbistand for hele forvaltningen Stabsfunktioner for direktør og chefgruppe og linjen på tværs af Job & Velfærd Sagsfremstillinger, sagsbehandling, dagsordener/referater i forhold til politiske udvalg, råd og MED-udvalg mv. side 6
Konsulent-, analyse- og udviklingsopgaver, herunder kvalitets- og effektiviseringsarbejde inden for det samlede forvaltningsområde Betjening af forvaltningen med administrative opgaver, herunder kommunikation hjemmeside/intranet Personaleadministration for afdelingerne Økonomi herunder blandt andet lønbudgetter og øvrig drift Sekretariatet består af dels Ledelsessekretariatet med p.t. 2 teams (ca. 41 medarbejdere i alt), dels Administrationen for Sundhed og Omsorg (ca. 25 medarbejdere i alt), der er ledet af en afdelingsleder. Alle ledere og medarbejdere sidder sammen på rådhuset i Viborg. Baggrunden for etableringen af Sekretariatet var en evalueringsproces iværksat af direktøren kort efter hendes tiltrædelse medio 2015. Baggrunden for at sætte evalueringen i værk var, at direktørområdet nok var veldrevet men også relativt fagopdelt. Der var også en oplevelse af, at udviklingsprocesser ikke bliver udnyttet nok på tværs. Når f.eks. Viborg Kommune særdeles dygtigt udvikler velværdsteknologier på Sundhed- og omsorgsområdet, mangler socialområdet, at høste de potentielle gevinster. Der er således behov for optimeret ressourceudnyttelse på tværs og dermed højere grad af synergi. Når man etablerer et centralt sekretariat på denne måde, bør der være naturlig stor fokus på, hvordan man sikrer sig, at sekretariatet løser de rigtige opgaver understøttelse af driften. Den nye organisatoriske ramme bør være så smidig, at den side 7
ikke opleves som bureaukratisk, men som en katalysator for tværgående samarbejde og udvikling i det samlede direktørområde. Sekretariatets ledergruppe består af dels afdelingslederen for Administrationen for Sundhed og Omsorg, dels de 2 teamledere fra Ledelsessekretariatet. Der er en forventning om at den nye Sekretariatschef vurderer på optimale mødestrukturer i ledergruppen men også i.f.t. medarbejderne. Ikke alt behøver at være fælles da der også er forskelle i opgaveporteføljerne. Det er unge i ledelsesmæssig sammenhæng teamledere og en rutineret afdelingsleder man får lov at arbejde med og således en differentieret ledelse af ledere opgave. I foråret 2017(april) er der foretaget en temperaturmåling af, hvor langt Sekretariatet er kommet med indfrielsen af de forventninger der har været. Målingen har sat spot på Sammenhængskraft og helhed Effektivitet Vidensdeling Opgaver og sagsgange Undersøgelsen er generelt i det lave mellemleje - der er masser af udviklingspotentiale - men der er en vilje til og en vurdering af at der er et godt samarbejde imellem stab og linje. Der skal tydeligvis bare mere linje og struktur på dette samarbejde. Der er i øjeblikket en analyse i gang i Viborg Kommune der vurderer på opgavesammenhænge imellem de centrale stabe og direktørområdernes stabs/supportfunktioner. Denne analyse kan potentielt få betydning for Sekretariatets opgaveportefølje. Administrationen for Sundhed og Omsorg blev en del af det nye Sekretariat vel vidende at der fra begyndelsen ikke ville blive sammenlagt administrative opgaver fra de andre områder- Arbejdsmarked og Social. Det vil dog være en løbende vurdering om der er mulige stordriftsfordele, der kan implementeres yderligere. Afdelingslederen for administrationen i Sundhed og Omsorg har i de senere måneder påtaget sig en opgave som koordinater af Sekretariatets økonomistyring. Den har undervejs været udfordret, men der er nu kommet styr på det, ligesom de nødvendige tilpasninger er foretaget. Det er dog en opgave sekretariatschefen er chefansvarlig for, og som man forventes at indtage en aktiv rolle i. side 8
Forventningerne 6. Sekretariatschefens ansvar og opgaver Sekretariatschefen refererer til direktøren for Job & Velfærd, og indgår i forvaltningens chefgruppe, som i øvrigt består af socialchefen, sundhed- og omsorgschefen samt arbejdsmarkedschefen. Herudover er sekretariatschefen medlem af kommunens tværgående strategiske lederforum, som består af direktionen og den samlede chefgruppe i Viborg Kommune. Endelig er sekretariatschefen en del af et tværgående sekretariatschefsforum med deltagelse af sekretariatscheferne fra de andre direktørområder. Sekretariatschefen: Varetager den overordnede ledelse af Sekretariatet i samspil med afdelingslederen og teamlederne. Du skal sikre, at der på alle områder arbejdes struktureret, effektivt og udviklingsorienteret, kompetent og efter synlige mål og strategier. Formår at give afdelingslederen og teamlederne passende ledelsesrum, uden at miste fornemmelsen for, hvad der er vigtigt i det enkelte team. Skal være rådgiver og sparringspartner for direktør og chefgruppe i Job & Velfærd. Er ansvarlig for tilrettelæggelsen af den politiske sagsbehandling i det samlede direktørområde. Som led i dette er sekretariatschefen referent i de to stående udvalg og har ansvaret for kvalitetssikring af udvalgsdagsordner Skal være garanten for det tværgående arbejde. Der er en klar forventning til, at du som chef har fokus på helhed og sammenhængskraft internt i Sekretariatet og på tværs af Job & Velfærd samt i den samlede organisation. Være den, er ansvarlig for sekretariatets budgetmæssige styring. Ser og bruger MED-organisationen som et centralt samarbejds- og dialogforum Sekretariatschefens opgaver på kortere sigt: Hovedopgaven det første år er at; Få sat retning og struktur på Sekretariatets opgaveportefølje Arbejde med udviklingen af lederne og ledergruppen Med afsæt i temperaturmålingen, at sikre effektive processer der inddrager den resterende organisation i udvikling af retning og struktur, så det bliver den rigtige efterspørgsel, der definerer opgavesammensætningen. opsøge de oplagte synergier og rationaler løbende vurdere på opgavesammensætningen i teamsene i Ledelsessekretariatet. side 9
sikre eksisterende og nye samarbejder på tværs af direktørområderne. fastholde og udvikle de eksterne samarbejdsrelationer på sekretariats opgavefelter. 7. Baggrund/ledererfaring Der forventes en relevant uddannelsesmæssig baggrund (typisk en akademisk uddannelse), gerne suppleret med ledelsesmæssig efteruddannelse. Du skal have vist, at du har talent for ledelse og ikke mindst potentialet til mere. Det at have udøvet ledelse igennem organisatoriske forandringer er en fordel i den sammenhæng, ligesom organisatorisk nysgerrighed og forståelse - i det hele taget er en forudsætning. Kandidaterne til denne stilling skal fremvise en evne til at forstå - og spille sammen med - det politiske niveau, bedst erhvervet gennem arbejdet i en politisk styret organisation og gerne kommunal. En spids pen og naturligt anlæg for at vurdere og udvikle på sagsbehandlingskvaliteten er en fordel i den sammenhæng. Det er en fordel, at kende til dele af det faglige felt, men ikke en forudsætning. Uanset om du kommer med faglige forudsætninger eller ej, skal du dog have den indstilling, at den faglige udvikling på dette område interesserer dig. Du er ikke kun generalisten, men også den der dykker ned i materien, når det befordrer udviklingen. Der er ideelt set en god portion naturlig udadvendthed hos dig. Der er brug for gode kommunikative redskaber såvel indadtil som udadtil, og samtidig er det en fordel, hvis du ejer evnen til at gå ind i folk med træsko på at du er et tilgængeligt menneske for mange forskellige typer medarbejdere og samarbejdspartnere. Du har god erfaring med økonomistyring og budgetlægning du er i sidste ende bagstopper for Sekretariatets økonomistyringsprocesser. Selvsagt med god støtte og opbakning. Ingen ansøgere kan det hele men ansættelsesudvalget vil derudover kigge efter: Evnen til at træffe beslutninger, og til at omsætte disse i handlinger. Forandringskapacitet. Der skal være en lyst og evne til, at udfordre business as usual. Evnen til at være visionær og ambitiøs på områdets vegne En holdspiller af hjertet. Ideelt set iscenesætter man andres succes mere end man iscenesætter sig selv. Analytisk kapacitet. side 10
Naturlig autoritet, der gør det let for andre, at tage én alvorligt, uden at man i øvrigt har brug for at være autoritær. Humor gerne koblet med en god portion selvironi. Åbenhed og evnen til at lytte og have respekt for andres synspunkter. Troværdighed sammenhæng mellem det man siger og det man gør. Ansættelsen 8. Ansøgernes vurdering af arbejdspladsen Alle interesserede er velkomne til at kontakte os med spørgsmål om stillingen og en eventuel drøftelse af personlige kvalifikationer i forhold til stillingen. Alle henvendelser behandles fortroligt. Henvendelse kan rettes til: Direktør Jakob Lundgaard, Lundgaard Konsulenterne, tlf. 4033 2414 eller Direktør Mette Andreassen, tlf. 5127 3122 Under de to samtalerunder, der indgår i ansættelsesproceduren, vil der som udgangspunkt ikke være anledning for ansøgerne til at stille spørgsmål. De ansøgere, der går videre til sidste samtalerunde opfordres i stedet til, at aftale et møde med direktør Mette Andreassen for, at få mulighed for at danne sig et personligt indtryk af arbejdspladsen og få svar på eventuelle spørgsmål inden sidste runde. 9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne Ansættelsesudvalget er sammensat af: Mette Andreassen, direktør Job & Velfærd Erik Mathiassen, sekretariatschef Stabs- og Byrådssekretariatet Maila Tandrup, omsorgschef Anne Kallestrup, teamleder Claus Ehrenreich Petersen, afdelingsleder Bettina Frimor, medarbejderrepræsentant Jens Ravn, medarbejderrepræsentant Randi Ryom, medarbejderrepræsentant Ansættelsesudvalget vil naturligvis sikre fortrolighed i ansættelsesprocessen. side 11
Ansættelsesudvalget udvælger ansøgere til 1. samtalerunde og gennemfører herefter 1. og 2. samtalerunde. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer, der er beskrevet her i jobprofilen. Ansættelsesudvalget har efter sidste samtalerunde følgende grundlag for vurderingen af de sidste 2-3 ansøgere: Den skriftlige ansøgning. Det personlige indtryk fra 1. samtalerunde. Et skriftligt resumé af en dialogtest afholdt af Lundgaard Konsulenterne. Resuméet udarbejdes på baggrund af en dybtgående, struktureret samtale om ansøgerens faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer. Resuméet sendes også til ansøgeren, der får lejlighed til at kommentere det ved 2. samtalerunde. Et skriftligt resumé af 3-4 referencer, der indhentes telefonisk fra ansøgerens leder, kolleger og medarbejdere. Referencerne indhentes umiddelbart før anden samtalerunde og kun efter aftale med ansøgeren. Referencerne er fortrolige og forelægges ikke ansøgeren. Det personlige indtryk fra 2. samtalerunde. 10. Tidsplan for ansættelsen Hos Lundgaard Konsulenternes sekretariat er det Mette K. Andersen (tlf. 7542 4233 eller mail: mka@lundgaard-konsulenterne.dk), der er tovholder på ansættelsen. Ansøgning sendes via det elektroniske stillingsmodul på Lundgaard Konsulenternes hjemmeside senest den 9. august, klokken 8.00. Lundgaard Konsulenternes sekretariat sender kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, der angives i forbindelse med ansøgningen. Det forudsættes, at denne mailadresse kan anvendes til den fortrolige kommunikation mellem ansøger og sekretariat i resten af ansættelsesprocessen. Den 11.august træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til 1. samtalerunde. De udvalgte ansøgere får besked samme dag. 1. samtalerunde afvikles med op til seks ansøgere den 15. august kl. 8.00 16.00. Dialogtesten for de ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde afvikles den 17. august i Kolding. Testen tager ca. 2½ timer. 2. samtalerunde afvikles med op til tre ansøgere den 23. august, kl. 8.00 13.00. side 12
Ansøgeren forventes at tiltræde den 1. oktober 2017. side 13
11. Efter ansættelsen For den ansøger, der udvælges til stillingen, tilbyder konsulenten en opfølgende samtale straks efter, at beslutningen om ansættelse er truffet. I samtalen vil der bl.a. blive lejlighed til sparring omkring, hvordan den nye Sekretariatschef i Job & Velfærd kommer godt i gang med jobbet. 3-4 måneder efter den nye sekretariatschefs tiltræden vender konsulenten tilbage og holder opfølgende samtaler med sekretariatschefen og direktøren for at evaluere, hvordan samspillet er kommet fra start. Juni 2017 Jakob Lundgaard Konsulent på ansættelsessagen side 14