Budgetvejledning 2014 Indledning Budgetvejledningen indeholder retningslinjerne for udarbejdelse af budget 2014 og overslagsårene 2015-2017. Budgetprocessen arbejder med 3 spor: et politisk- administrativt spor et spor for brugerbestyrelser, råd og nævn (brugerspor) et spor for MED-organisation (medarbejderspor). Budgetvejledning indeholder: 1. Rammer for budget 2014 2. Politisk - administrativt spor for budgetproces 2014 herunder tidsplan 3. Brugerspor med høring herunder tidsplan 4. Medarbejderspor med budgetdialogmøde herunder tidsplan 5. Teknisk udarbejdelse af budget 2014-2017 1. Rammer for budgetlægningen for 2014 Generelt om processen Budgetprocessen vil overordnet følge den velafprøvede tilgang, som er anvendt ved budgetlægningen de seneste år. Processen kan opdeles i tre overordnede faser: Fase 1: Teknisk, administrativ fase I perioden fra januar og frem til marts er budgetprocessen af teknisk, administrativ karakter, indtil de første budgetrammer for 2014 fremlægges i marts. I denne proces foretages tekniske korrektioner som fremskrivning af budget, omplaceringer inden for og mellem udvalg samt korrektion af eventuelle fejl. (se afsnit 5). Fase 2: Politisk, administrativ fase De første budgetrammer forelægges Økonomiudvalget i marts. Økonomiudvalget vil på baggrund heraf opstille målene for budgetlægningen, herunder mål for eventuelle nødvendige reduktioner. Denne fase strækker sig fra udmeldingen af de første budgetrammer i marts til budgettemadagen i august, hvorefter budgetlægningsprocessen frem til budgetvedtagelsen primært bliver politisk. Fase 3: Politisk fase Den afsluttende fase i budgetlægningen fra august og frem til budgetvedtagelsen i oktober er overvejende en politisk proces. Budgetprocessen er i hovedtræk skitseret i nedenstående to figurer. Figur 1 viser det administrativt-politiske spor og figur 2 viser, hvornår de enkelte aktører er involveret i processen. V. 1 Side 1 af 13
Figur 1 Budgetlægningens årshjul November Vedtagelse af takster Teknisk vedtagelse af budget Budgetbemærkninger færdiggøres Oktober Vedtagelse af budgettet December Februar Center for udvikling udarbejder befolkningsprognose Administrationen udarbejder et teknisk budgetoplæg September Borgermøde Afsluttende budgetforhandlinger 1. behandling af budget Marts Økonomiudvalget behandler rammerne for næste års budget samt budgetvejledning Økonomisk politik August Fagudvalg orienteres om forslag til budget Budgettemadag 19. august Juli Juni 1. budgettemadag 26. juni April/maj Der udarbejdes forslag til budget Beregning af demografi Befolkningsprognose behandles i ØK i april Medio juni Fagudvalg og ØK drøfter oplæg til anlægsplan ift. de fastsatte målsætninger Regeringsaftale Figur 2 Aktører i budgetprocessen Medarbejdere Brugere Politikere ØU Byråd Byråd Administration Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2. Politisk-administrativt spor for budgetproces 2014 Det politiske spor for budgetprocessen omfatter de økonomiske beregninger og de politiske drøftelser. Formål: Fastlæggelse af kommunens budget V. 1 Side 2 af 13
Indhold: Tilvejebringe de grundlæggende forudsætninger for budgetlægning Tilvejebringe en grundlæggende forståelse af budgetforudsætninger Udarbejdelse og vedtagelse af budgettet Input: Budgetgrundlag (korrigeret budgetoverslag 2014 fremskrevet med KL s p/l) Faxe Kommunes befolkningsprognose Anlægsplan Planstrategien Aftale om kommunernes økonomi (Kommuneaftalen) Mål/reduktionskrav/ønsker Høringssvar Politiske ændringsforslag Output: Budgetoplæg Prioriteringskataloger Budgetversioner Budgettemadage Budget Bidrage til KL s faseopdelte budgetlægning Indmelding til KL, Økonomi- og Indenrigsmiministeriet og Danmarks Statistik Politiske målsætninger Roller og ansvar: Økonomiafdelingen koordinerer og leder budgetprocessen Budget 2014 Budgettet udarbejdes i forhold til de fastsatte målsætninger for økonomien samt kommunens overordnede økonomiske politik. Udgangspunktet for budget 2014 er det korrigerede budgetoverslag 2014 fremskrevet med KL s skøn for pris og lønudvikling (p/l). Økonomiafdelingen (ØA) udarbejder i slutningen af februar en første balance for budget 2014 (administrativt oplæg), som behandles på Økonomiudvalgets møde primo marts. Balancen udarbejdes på baggrund af KL s seneste bud på kommunernes økonomi, eventuelle nye politiske beslutninger samt fremskrivning af pris og lønudgifter (p/l). Det administrative oplæg indeholder et samlet overblik over forventninger til både udgifts- og indtægtssiden, herunder beskrivelse af eventuelle særlige udfordringer. Efter Økonomiudvalgets behandling af de første budgetrammer fastlægger direktionen det videre budgetarbejde, herunder det videre arbejde med at finde de nødvendige driftsreduktioner samt et forslag til anlægsplan. Det er således direktionen, der fastlægger og koordinerer processen omkring budgetbidrag og udarbejdelse af et samlet administrativt budgetoplæg. V. 1 Side 3 af 13
Direktionen udarbejder forslag til anlægsplan for årene 2014-2017, som forelægges fagudvalgene på møderne i august. Befolkningsprognosen udarbejdes i slutningen af februar af Center for udvikling. Der beregnes demografisk udvikling på baggrund af de demografimodeller, som blev besluttet i forbindelse med budgetlægningen for 2013. I perioden april, maj og juni udarbejdes forslag til budget 2014 og status fremlægges på 1. budgettemadag i juni. Fagudvalgene orienteres om forslagene på udvalgsmøderne i begyndelsen af august. Der udarbejdes et skøn for overførselsudgifterne i 2014, som skal indgå i materialet til 1. budgettemadag. Økonomiafdelingen koordinerer budgetmaterialet og sikrer en samlet ensartet fremstilling til fagudvalgene. Økonomiafdelingen inddrages løbende i forbindelse med udarbejdelsen af budgetmaterialet, herunder drifts- og anlægsforslag. Alle prioriteringsforslag skal fremsendes til ØA, inden de sendes til behandling i fagudvalgene. Rammerne omkring et prioriteringskatalog vil blive fastsat i forhold til det konkrete behov. KL afholder borgmestermøde 30. april. Den 26. juni afholdes 1. budgettemadag for Byrådet, på baggrund af økonomiaftalen og det foreliggende budgetmateriale. Derudover indgår regnskab 2012 og budgetopfølgning for 2013. Herefter udsender fagcentrene høringsmaterialet (se afsnit 3 vedrørende brugerspor). Direktionen udarbejder i august et samlet budgetoplæg, som omfatter: - Et samlet oplæg vedrørende nedprioriteringsforslag - Et samlet oplæg vedrørende eventuelle budgettilpasninger og nye tiltag - Et skøn for udgifterne på beskæftigelsesområdet - Et forslag til en flerårig anlægsplan Den 19. august afholdes 2. budgettemadag, hvor målet er at skabe en fælles forståelse for budgetoplægget til 1. behandling. Borgmester godkender budgetoplægget, inden det fremsendes til 1. behandling. Den 15. august er der deadline for høringssvar. Centrene sammenskriver et resumé af høringssvarene og sender kopi af høringssvarene til fagudvalgsmøderne i slutningen af august samt høringsresuméet til høringsparterne. Høringssvar samt resumé af høringssvarene indgår som bilag til Økonomiudvalgets møde i september samt ved Byrådets 1. behandling af budget 2014. V. 1 Side 4 af 13
Den 23. august indberettes prognosetal for budget 2014 samt forventet regnskab 2013 til KL, som anvendes på borgmestermøde den 29. august, hvor der er en drøftelse og koordinationen af budgetlægningen mellem kommunerne. Den 4. september behandler Økonomiudvalget budgetoplægget og fremsender budget til 1. behandling. Den 12. september er der 1. behandling af budgettet i Byrådet på baggrund af det samlede budgetoplæg. Den 18. september afholdes der borgermøde. KL afholder borgmestermøde den 19. september, hvor der foretages de afsluttende drøftelser af budget 2014. Den 25. september er der deadline for politiske ændringsforslag. Her kan de enkelte grupper fremstille ændringsforslag til budget 2014. Ændringsforslagene fremsendes til ØA. Den 2. oktober drøfter Økonomiudvalget budget 2014 og laver indstilling til 2. behandling. Budgettet 2. behandles i Byrådet den 10. oktober. Takster for 2014 behandles på fagudvalgenes møder i slutningen af oktober. Taksterne behandles efterfølgende af Økonomiudvalg og Byråd i november. V. 1 Side 5 af 13
Tabel 1: Tidsplan for politisk-administrativt spor budgetproces Tid Handling Ansvarlig Ult. februar Center for udvikling udarbejder befolkningsprognose for 2014 Center for udvikling 6. marts Økonomiudvalget behandler Budgetvejledning 2014 herunder tidsplan for budgetproces, dialogmøder og høring. ØA 6. marts ØK behandler de første rammer for budget 2014. På ØA den baggrund udstikker ØK rammer for den videre budgetproces 12. marts Direktionen drøfter budget 2014 og fastlægger den Kommunaldirektør videre proces 10. april ØK behandler befolkningsprognosen Center for udvikling April/maj Der udarbejdes konkrete budgetforslag Direktion udarbejder forslag til flerårig anlægsplan Centerchefer og direktion 30. april Borgmestermøde Borgmester Medio juni Forventet resultat af forhandlingerne om kommunernes KL/regering økonomi i 2014 (økonomiaftale) 21. juni Materiale til 1. budgettemadag ØA 26. juni Byrådets 1. budgettemadag på baggrund af: ØA Fremlæggelse af nyeste budgetbalance Anlægsplan Orientering om den økonomiske situation som følge af økonomiaftale mv. Regnskab 2012 og budgetopfølgning 2013 27. juni Fagcentre udsender budgetmateriale i høring hos brugerbestyrelser, råd og nævn. Direktører/- centerchefer 5.-8. august Fagudvalgene drøfter budgetoplæg Direktører 14. august Materiale til 2. budgettemadag ØA 14. august ØK drøfter budgetoplæg ØA 15. august Deadline for høring 19. august Byrådets 2. budgettemadag ØA 23. august Prognosetal for budget 2014 til KL ØA 29. august KL afholder borgmestermøde om koordination af Borgmester budgetlægningen 4. sept. Økonomiudvalget behandler budgettet budget til ØA 1. behandling 12. sept. Byrådets 1. behandling af budget 2014 ØA 13. sept. Prognosetal for budget 2014 til KL ØA 17. sept. Budgetforhandlinger Borgmester 18. sept Borgermøde 19. sept. Borgmestermøde vedrørende budget 2014 Borgmester 23. sept. Budgetforhandlinger Borgmester 25. sept. Deadline for fremsendelse af politiske ændringsforslag til budget 2014. Forslag fremsendes til ØA De enkelte grupper V. 1 Side 6 af 13
2. oktober Økonomiudvalget drøfter budget 2014 og laver Borgmesteren indstilling til 2. behandling 10. oktober Byrådets 2. behandling af budget 2014 ØA 15. oktober Lovpligtig deadline for vedtagelse af budget 2014. 21.-24. okt. Fagudvalg behandler takster for 2014 Centerchefer 6. november Økonomiudvalget behandler takstbladet ØA 14. november Byrådet behandler takstbladet ØA Medio Budget 2014 skal være teknisk vedtaget. ØA november Medio november Udmelding af budgettet til centre og decentrale enheder ØA 3. Brugerspor med høring Brugersporet for budgetprocessen omfatter høring af og dialog med brugere og interessenter. Formål: At skabe lydhørhed over for ønsker, behov og ideer fra brugerbestyrelser, råd og nævn At skabe gensidig forståelse for dilemmaer bag prioriteringsforslagene, herunder de givne økonomiske og politiske rammer Indhold: Et møde i foråret med diskussion af faglige ønsker, behov og idéer og nye målsætninger Et møde i august med udgangspunkt i høringsmaterialet. Her søges det at kvalificere de høringssvar, som der efterfølgende er deadline for. Input: Input til prioriteringsforslag Prioriteringsforslag Output: Information til de politiske fagudvalg om faglige ønsker, behov og ideer fra brugerne og interessenter Feedback til de politiske fagudvalg om prioritering af prioriteringsforslag Fagudvalgenes kvittering for de indkomne høringssvar Resumé af høringssvar Roller og ansvar: Fagudvalgene styrer processen med assistance fra de respektive direktører og centre I marts varsler de relevante centre deres brugerbestyrelser, råd og nævn om muligheden for at indgive forslag til budget 2014. Deadline for input er den 18. april. Fagcentrene afholder møde med brugerne vedrørende metoder og erfaringsudveksling i forhold til brugersporet og høring. V. 1 Side 7 af 13
Hvis der vurderes at være behov, kan der afholdes dialogmøder med brugerne omkring faglige udfordringer og ønsker for områderne. Brugerne har her mulighed for at komme med input til budgettet, som fagudvalgene efterfølgende vurderer om skal inddrages i den fortsatte proces. Dialogmøderne kan eventuelt indgå i allerede planlagte møder med bestyrelserne. Byrådet afholder 1. budgettemadag den 26. juni. Herefter sendes budgetmaterialet i høring i brugerbestyrelser, råd og nævn. Fagcentrene udsender den 27. juni høringsmaterialet i høring til de relevante parter. Centrene inviterer på vegne af fagudvalgene repræsentanter for brugerbestyrelser, råd og nævn til dialogmøder i perioden 1. til 14. august, så det kan nå at indgå i materialet til den politiske behandling af budget 2014 i september. Brugerbestyrelser, råd og nævn kan afgive skriftlige høringssvar til Byrådet. Fristen for skriftlige høringssvar er den 15. august. Fagcentrene sammenskriver et resumé af høringssvarene og sender senest den 20. august en kopi af høringssvarene til fagudvalgene samt høringsresuméet til høringsparterne. Høringssvarene medsendes til Økonomiudvalgets 1. behandling af budget 2014 den 4. september og Byrådets 1. behandling 12. september. Tabel 2: Tidsplan for brugerspor høring Tid Handling Ansvarlig Marts Fagcentre varsler brugerbestyrelser, råd og nævn om deres mulighed for at indgive forslag til budget 2014. 18. april Input fra brugerbestyrelser, råd og nævn til fagcentrene vedrørende ønsker for budget 2014. April Fagcentrene afholder møder vedrørende metoder og erfaringsudveksling i forhold til brugersporet og høring, herunder eventuelt afholdelse af dialogmøder med brugerne 27. juni Høringsmaterialet i forbindelse med budget 2014 sendes til høring i brugerbestyrelser, råd og nævn. august Fagudvalg afholder dialogmøde med repræsentanter for brugerbestyrelser, råd og nævn. 15. august Frist for afgivelse af skriftlige høringssvar til Byrådet fra brugerbestyrelser, råd og nævn. 20. august - Fagcentrene fremsender kopi af høringssvar samt resumé af høringssvar til fagudvalg - Høringsmateriale er klar til udsendelse sammen med budgetmaterialet til 1. behandling af budgettet Fagcentre Brugerbestyrelser Centerchefer Centerchefer Direktører/ centerchefer Høringsparter Direktører V. 1 Side 8 af 13
4. Medarbejderspor med budgetdialogmøde Medarbejdersporet for budgetprocessen omfatter høring og dialog med MEDorganisationen. Formål: At give politikerne indblik i de faglige udfordringer, glæder og bekymringer sektorerne finder vigtige i forhold til budgetlægningen for det næste år At give de ansatte indblik i de dilemmaer og udfordringer politikerne oplever, når der skal prioriteres i forhold til helheden Indhold: Personalemøder Møder i Sektor-MED Input: Budgetmateriale Prioriteringsforslag Output: Budgetdialogmøder Tilbagemelding vedrørende budget og budgetdialog Roller og ansvar: Personaleafdelingen styrer processen I april-juni arbejder MED-organisationen med input til budgetprocessen i august. Der afholdes et dialogmøde mellem Økonomiudvalget og hoved-med på Økonomiudvalgets møde den 14. august. Hoved-MED deltager i budgettemadagene for at sikre dialog mellem MEDstrukturen og den politiske proces. Tabel 3: Tidsplan for medarbejderspor med budgetdialogmøde Tid Handling Ansvarlig 19. februar Hoved-MED drøfter udkast til budgetvejledning 2014 (drøftes på ØKU 6. marts) April-maj Behandling af budgetforudsætninger og faglige udfordringer i personalemøder Maj Behandling af budgetforudsætninger og faglige udfordringer i center-med. Det overordnede fokus er de faglige udfordringer i sektoren. Hvordan spiller ressourcer og økonomiske rammer ind og hvad kan politikerne særligt have brug for at vide om sektoren Juni Hoved-MED behandler budgetforudsætninger og faglige udfordringer på medar- Personaleafd. Chefer/Ledere Direktører Kommunaldirektør V. 1 Side 9 af 13
bejderområdet 26. juni Hoved-MED deltager i budgettemadagen Kommunaldirektør august Mulighed for dialogmøder mellem Fagudvalg Direktører og Center-MED udvalg 14. august Dialogmøde mellem Økonomiudvalg og Kommunaldirektør hoved-med 15. august Høringssvar til budgettets 1. behandling 19. august Hoved-MED deltager i budgettemadag Kommunaldirektør Efter 2. behandling Tilbagemelding til organisationen om budgetdialog. ØA V. 1 Side 10 af 13
5. Teknisk udarbejdelse af budget 2014-2017 Budgetlægningen på de forskellige områder håndteres administrativt på nedenstående måde: Serviceudgifter Det korrigerede budget for 2014 og de korrigerede budgetoverslagsår 2015-2017 for Faxe Kommunes fremskrives og udgør udgangspunktet for budget 2014-2017. Forslag til budget Direktionen og alle centre udarbejder administrative budgetforslag i perioden apriljuni. Forslagene udarbejdes som et prioriteringskatalog indeholdende forslag til både budgettilpasninger samt reduktionsforslag og indgår som en del af det samlede budgetoplæg, som fagudvalgene drøfter på møderne i august. Budgetforslagene indgår i Byrådets 1. og 2. behandling af budgettet samt på budgettemadagene. Budgetforslagene vedrører forhold, som ikke er dækket af demografi, indkomstoverførsler eller lov- og cirkulæreprogrammet, idet disse forhold beregnes administrativt. Budgetforslagene udarbejdes af fagcentrene og med inddragelse af økonomiafdelingen. Tekniske korrektioner Tekniske korrektioner omfatter korrektioner som følge af indberetningsfejl, effekter af allerede trufne beslutninger, omplaceringer mellem udvalg og lignende. Der udarbejdes en samlet oversigt over tekniske korrektioner, som vil blive drøftet i direktionen samt indgå i budgetmaterialet. Anlægsudgifter Direktionen udarbejder forslag til flerårig anlægsplan, som behandles politisk på udvalgsmøderne i august og indgår i det samlede budgetoplæg. Indkomstoverførsler De budgetterede udgifter til indkomstoverførsler i budget 2014 og budgetoverslagsårene 2015-2017 fremskrives og udgør udgangspunktet for budget 2014-2017 ved 1. budgetbalance i marts. Der udarbejdes et administrativt skøn for indkomstoverførslerne for 2014, så et første oplæg kan indgå i direktionens budgetoplæg samt på 1. budgettemadag i juni. Finansiering (skatter, udligning, renter, afdrag, låneoptagelse og forskydninger) Udgangspunktet er budgetoverslagsår 2014 i budget 2013. De budgetterede udgifter/indtægter i budget 2014 (korrigeret) og budgetoverslagsårene 2015-2017 (korrigeret) udgør udgangspunktet for budget 2014-2017 ved fremlæggelse af den 1. budgetbalance i marts. V. 1 Side 11 af 13
Efter indgåelse af økonomiaftalen udarbejdes nyt/endeligt endeligt skøn for skatter og udligning for 2014. Renter og afdrag 2014-2017 baseres på kommunens gæld samt forventninger til renteniveau mv. Demografi I grundlaget for budgetrammerne for 2014 indarbejdes konsekvenserne af den seneste befolkningsprognose. Der indarbejdes demografi henhold til de demografimodeller, der blev anvendt ved budgetlægningen for 2013. Lov- og cirkulæreprogram Konsekvenserne af Lov- og cirkulæreprogrammet indarbejdes som en teknisk korrektion til budgettet i august inden 2. budgettemadag. Beløbene tildeles de områder, som ændringerne omfatter. Der fordeles ikke beløb under 50.000. Budgetbemærkninger Centrene er ansvarlige for bemærkninger på eget område vedrørende både drift og anlæg. Budgetbemærkninger vedrørende budget 2014 fremsendes til ØA i august, således at de kan indgå i budgetmaterialet til 1. behandling. Efter budgetvedtagelsen tilrettes budgetbemærkningerne i forhold til de politisk vedtagne ændringer. Bevillingsoversigten i bind 1 udarbejdes på funktion 3. niveau. Budgetmateriale Der laves en elektronisk budgetmappe på kommunens hjemmeside, som vil være tilgængelig for politikere, borgere, presse og medarbejdere. Heri vil alt relevant budgetmateriale ligge, herunder materiale til de to budgettemadage. Alt materiale vil således være elektronisk og udsendes ikke i papirform. Information om budgettet Det endeligt vedtagne årsbudget og de flerårige budgetoverslag gøres tilgængelige for kommunens borgere på kommunens hjemmeside. Budgetbalancer Balance 1 (marts) Teknisk fremskrivning af budgetoverslagsårene 2014-2017 Balance 2 (budgettemadag 1) Balance 1 + demografi + skøn over indkomstoverførsler V. 1 Side 12 af 13
+ kommuneaftale + lov- og cirkulæreprogram + budgetforslag drift + anlægsplan + tekniske korrektioner + ændret P/L Balance 3 (budgettemadag 2) Balance 2 + samlet budgetoplæg + endeligt skøn over finansiering + budgetforslag + andre ændringer + eventuelt ændret P/L Balance 4 (budgetforhandlinger) Balance 3 + låneoptagelse + evt. nye informationer Balance 5 (1. behandling) Balance 4 + nye informationer + evt. nye eller ændrede budgetforslag Balance 6 (2. behandling) Balance 5 + politiske ændringsforslag V. 1 Side 13 af 13