EVALUERINGSSKEMA UDBUDSBEKENDTGØRELSE 2014/S 175-309171 BEGRÆNSET UDBUD AF RENGØRING TILBUDSGIVER: [ISS Facility] UNDERKRITERIER OG DELKRITERIER POINTMODEL TILBUDDETS INDHOLD "PRIS" (50 %) Udbudsbetingelsernes afsnit 1.16.1: Alle priser skal afgives i danske kroner ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter mv. Tilbudspriserne skal indeholde alle de med ydelsen forbundne udgifter. Herunder indgår både prisen for den løbende rengøring, ekstraydelser og timer, tillægsydelser samt tillæg for forskudt tid m.v. Kvadratmeterpriserne, som opgives i tilbudslisterne skal fremadrettet anvendes ved udvidelser, reduktioner mv. i løbet af kontraktperioden. Pointmodel (beregning) anvendt for underkriteriet "Pris": Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" har Kommunen anvendt en regressiv pointmodel. P= (L/T) x MAX P, P: Point, L: Laveste pris af de afgivne priser, T: er det aktuelle tilbud, Max P: Maximale Point der kan gives, Laveste pris gives maksimum point, der gives ikke negative point. TILBUDSSUM (DKK ekskl. moms) Total, tilbudssum* 106.816.284,00 * Tilbudslistens Bilag A.2. [75,61] [37,80] Bemærk: Kun tilbudspriser, hvor der afgives et vederlag pr. år, indgår i tilbudsvurderingen. Alle gulskraverede felter i Bilag A tilbudslisten, herunder bilag A3, A4, og A5 skal udfyldes. Tilbudsgiverne bærer selv ansvaret for, at de oplyste priser er korrekte. Tilbudslisten bilag A, med tilhørende bilag fremsendes i to eksemplarer: - Et eksemplar i det udleverede format Microsoft Excel - Et eksemplar i underskrevet stand i pdf-format. "DRIFT OG LEVERING" (15 %) Udbudsbetingelsernes afsnit 1.16.2: Drift og levering lægge vægt på følgende: Til brug for evalueringen af underkriteriet Drift og levering skal tilbudsgiver i nedenstående delkriterier (a) til (d) beskrive: a. Hvilke metoder til registrering af ankomst og afgangstidspunkter på de konkrete lokaliteter, som tilbudsgiver vil anvende og hvilken dokumentation Kommunen vil kunne forvente at få for forbrugte timer på de enkelte lokaliteter b. Hvilke afløsningsprocedurer, som tilbudsgiver vil anvende på de konkrete opgaver, både ved planlagt og ikke planlagt fravær hos rengøringspersonalet, samt hos den stationære og mobile ledelse Pointmodel anvendt for underkriteriet "Drift og levering" udtrykt i point og prosa: (det netop acceptable tilbud): "Konditionsmæssigt". "Hvilke metoder til registrering af ankomst og afgangstidspunkter på de konkrete lokaliteter, som tilbudsgiver vil anvende og hvilken dokumentation Kommunen vil kunne forvente at få for forbrugte timer på de enkelte lokaliteter": Afgang/ankomst registreres via SAP, som bruges til lønudbetaling Uanmeldte besøg ved møde/afslutningstid opfølgning gennem formel samtale ved afvigelser "Hvilke afløsningsprocedurer, som tilbudsgiver vil anvende på de konkrete opgaver, både ved planlagt og ikke planlagt fravær hos rengøringspersonalet, samt hos den stationære og mobile ledelse": Så vidt muligt ferie i lukkeperioder Flere medarbejdere har 7 timers luft pr. uge til brug ved øget behov Medarbejdere oplæres i forhold på andre lokalite- [82,50] [12,38] 1
c. Tilbudsgivers rekrutterings- oplærings- og efteruddannelsestiltag i forbindelse med opstart af den konkrete opgave, samt i hele kontraktperioden d. Hvilke foranstaltninger tilbudsgiver vil foretage i forbindelse med opstart af den konkrete opgave for Kommunen udover eventuelle tiltag beskrevet under c. Beskrivelsen skal omfatte perioden fra Kontrakten underskrives og indtil normal driftssituation f.eks. antal uger forventes opnået I det indbyrdes forhold vægter delkriterierne (a) til (d) lige. punkterne (a) (d) lægge vægt på, i hvilket omfang tilbudsgivers ter Flyverkorps (med øget kontrol) Fraværssamtaler Hensyn til langtidssyge Tilbud om hjælp til fysioterapi, psykolog, diætist, mv. Sundhedsaftalen behandling uden ventetid "Tilbudsgivers rekrutterings- oplærings- og efteruddannelsestiltag i forbindelse med opstart af den konkrete opgave, samt i hele kontraktperioden": Fokus på interesse for jobbet, imødekommenhed, om medarbejderen matcher den pågældende lokalitet Fokus på lokale medarbejdere (fra Ringsted Kommune) Sidemandsoplæring Særlige instruktioner til specielle serviceopgaver Individuelle uddannelsesprogrammer Minimum 5 uddannelsesdage om året [90] Hvilke foranstaltninger tilbudsgiver vil foretage i forbindelse med opstart af den konkrete opgave for Kommunen udover eventuelle tiltag beskrevet under c. Beskrivelsen skal omfatte perioden fra Kontrakten underskrives og indtil normal driftssituation f.eks. antal uger forventes opnået": ISS driver allerede opgaven i dag og har allerede erfaring med opgaven Ekstra ressourcer i opstartsperiode til f.eks. ad-hoc-møder 1 ekstra servicerapport pr. måned Normal driftssituation fra dag 1 Tilbyder kommunen at deltage i interne kvalitetskontroller i en opstartsperiode Samlet set [330] 2
"KVALITET" (25 %) Udbudsbetingelsernes afsnit 1.16.3: Kvalitet lægge vægt på følgende: Til brug for evalueringen af underkriteriet Kvalitet skal tilbudsgiver i nedenstående delkriterier (a) til (b) beskrive: A. Hvordan tilbudsgiver i praksis vil sikre sig, at den aftalte kvalitet ved den konkrete opgave for Kommunen bliver leveret, eksempelvis ved håndtering og planlægning af statusmøder på de konkrete lokaliteter, brug af manuelle og elektroniske metoder til sikring af kvaliteten på de konkrete lokaliteter, samt hvorledes dette dokumenteres og synliggøres over for Kommunens overordnede daglige kontaktperson og de enkelte lokaliteters kontaktpersoner B. Hvordan tilbudsgiver ved den konkrete opgave for Kommunen vil håndtere situationer, hvor enten tilbudsgiveren selv eller Kommunen, konstaterer afvigelser i den leverede ydelse, eksempelvis hvilke aktiviteter/procedurer, responstider og rapporteringsmetoder tilbudsgiver vil tilbyde I det indbyrdes forhold vægter delkriterierne (a) til (b) lige. punkterne (a) (b) lægge vægt på, i hvilket omfang tilbudsgivers Pointmodel anvendt for underkriteriet "Kvalitet" udtrykt i point og prosa: (det netop acceptable tilbud): "Konditionsmæssigt". "Hvordan tilbudsgiver i praksis vil sikre sig, at den aftalte kvalitet ved den konkrete opgave for Kommunen bliver leveret, eksempelvis ved håndtering og planlægning af statusmøder på de konkrete lokaliteter, brug af manuelle og elektroniske metoder til sikring af kvaliteten på de konkrete lokaliteter, samt hvorledes dette dokumenteres og synliggøres over for Kommunens overordnede daglige kontaktperson og de enkelte lokaliteters kontaktpersoner": Der beskrives flere elementer ud over mindstekravene Flere timer planlagt i vinterhalvåret på udvalgte lokaliteter Ugentlig servicerapport Hvordan tilbudsgiver ved den konkrete opgave for Kommunen vil håndtere situationer, hvor enten tilbudsgiveren selv eller Kommunen, konstaterer afvigelser i den leverede ydelse, eksempelvis hvilke aktiviteter/procedurer, responstider og rapporteringsmetoder tilbudsgiver vil tilbyde : Der beskrives flere elementer ud over mindstekravene Samtale med medarbejdere hvor der udarbejdes fokusplan ved gentagne svigt Ved ikke tilfredsstillende kvalitetskontrol, gentages kvalitetskontrollen ugentlig med servicerapport indtil kvaliteten er rettet op Opretning af akutte svigt indenfor 2 timer Samlet set [120] [15,00] 3
"MILJØ" (10 %) Udbudsbetingelsernes afsnit 1.16.4: Miljø lægge vægt på følgende: Til brug for evalueringen af underkriteriet Miljø skal tilbudsgiver i nedenstående delkriterier (a) til (d) beskrive: a. Procedurer for medarbejderudvikling på den konkrete opgave b. Procedurer for anvendelse af redskaber/kemi/maskiner/metoder og i hvilket omfang på den konkrete opgave c. Procedure for, undgåelse af ensidigt gentagende arbejde (EGA) på den konkrete opgave d. Tilbudsgivers initiativer for minimering af de ydre miljøpåvirkninger ved den konkrete opgave for Kommunen. I det indbyrdes forhold vægter delkriterierne (a) til (d) lige. punkterne (a) (d) lægge vægt på, i hvilket omfang tilbudsgivers Pointmodel anvendt for underkriteriet "Miljø" udtrykt i point og prosa: (det netop acceptable tilbud): "Konditionsmæssigt". "Procedurer for medarbejderudvikling på den konkrete opgave.": People Review Service with a Human Touch Karriereplaner, talentforløb "Procedurer for anvendelse af redskaber/kemi/maskiner/metoder og i hvilket omfang på den konkrete opgave.": Cleaning Excellence Fokus på brug af maskiner Automatisk dosering på maskiner eller SmartDose Kun de midler der skal bruges til opgaven på rengøringsvognen Brug af Rengøringsbælte/værktøjsbælte [85] Procedure for, undgåelse af ensidigt gentagende arbejde (EGA) på den konkrete opgave : Arbejdsplanlægning pr. lokale ISOWARE Ergonomi inkluderet i introkursus Ergonomisk vogn/udstyr [81,25] [8,13] Tilbudsgivers initiativer for minimering af de ydre miljøpåvirkninger ved den konkrete opgave for Kommunen : Doseringsanlæg/systemer Uddannelse i anvendelse/dosering af rengøringsmidler Cleaning Excellence har reduceret kemikalieforbrug Reduceret indkøb af rengøringsmidler Reduceret vandforbrug Rapportering af brændstofforbrug Kun produkter med nedbrydelig emballage HSE-APP Samlet set [325] SAMLET ANTAL POINT TILDELT [73,30] 4
5