Notat Forvaltning: Błrn og skole Dato: J.nr.: Br.nr.: 30. juli 2009 Udf rdiget af: Sonja Młgelsvang Vedrłrende: Analyse af omr det for udsatte błrn og unge Notatet sendes/sendt til: Błrn og skoleudvalget Handleplan p baggrund af BDO Kommunernes Revision analyse af omr det for udsatte błrn og unge BDO Kommunernes Revision (herefter KR) har lavet en analyse af omr det for udsatte błrn og unge. Analysen er lavet med henblik p at f et samlet overblik over łkonomi og aktiviteter i Błrn og familieafdelingen, og en belysning af, om den m de som Randers kommune fagligt arbejder med omr det er hensigtsm ssigt, og om balancen mellem egne tilbud og anvendelsen af andre tilbud udenfor kommunen er hensigtsm ssig, herunder om flere błrn og unge, som led i at reducere anbringelsesudgifterne, kan anbringes s n r lokalmiljłet som det er muligt og fagligt forsvarligt. Rapporten indeholder nogle overordnede konklusioner og anbefalinger. De mest centrale konklusioner er ogs de punkter, som BDO anbefaler, at Randers kommune błr fokusere p, med henblik p at styrke arbejdet med udsatte błrn og unge. Analysen har v ret koncentreret om 4 delopgaver: Analyse af udgiftsniveauet p Błrn og ungeomr det Analyse af anbringelsesomr det Myndighedsomr det - serviceniveau, visitation og opgavelłsning Analyse af Familiehuset i Randers kommune Analysen af udgiftsniveauet viser, at Randers Kommune gennemsnitligt har stłrre udgifter til omr det błrn og unge med s rlige behov pr. 1000 indbyggere end sammenligningskommunerne. De relativt store udgifter kan ikke tilskrives et stłrre antal sager, men et relativt hłjt omkostningsniveau pr. sag prim rt til anbringelserne indenfor kategorierne Plejefamilier og opholdsteder for Błrn og unge samt Forebyggende foranstaltninger for błrn og unge.
- 2 - KR har ved hj lp af en kategoriseringsmodel gennemg et 25 % af de anbragte błrns sager. Analysen viser, at błrn med tilsyneladende sammenlignelige problemstillinger i praksis er anbragt p s vel forskellige anbringelsestyper som forskellige anbringelsessteder. I rapporten n vnes det ogs at der med fordel kan arbejdes med udvikling af egne dłgn- og dagtilbud og med sammenh ng mellem disse. KR n vner at distriktsmodellen er b redygtig i Randers kommune, og at de potentielle svagheder, som en distriktsmodel kan have, ikke er markante, da kommunen har en stłrrelse der bl.a. bevirker, at sagsbehandlerne har kolleger omkring sig, s der er mulighed for lłbende faglig sparring. Derimod vurderer KR, at den nuv rende arbejdsfordeling mellem Anbringelsesteamet og Forebyggelsesteamet er uhensigtsm ssig. I forhold til visitation, łkonomistyring, sagsbehandling og kompetenceforhold peger KR p manglende klarhed og muligheder for udvikling af omr derne. KR n vner ogs, at en af mulighederne for at blive mere fokuseret og m lrettet i forhold til at styre łkonomien p omr det Błrn og unge med s rlige behov, kan v re at głre omr det rammebelagt i en eller anden forstand. KR peger ogs p en forskellighed i forhold til organiseringen af udfłreomr det, idet der p dagforanstaltningsomr det er et meget fald struktur, hvorimod der p dłgnomr det er en mere hierarkisk opbygning. Da dłgnomr det har meget forskelligartede tilbud, er det KR s vurdering, at organiseringen kan virke uhensigtsm ssig for en dialog p udfłredelen som helhed. I samarbejde med KR er der udarbejdet en model for kvalitetstilsyn, som tages i brug i september 2009. Form let med kvalitetstilsynet er at sikre en lłbende kvalitetsudvikling og kvalitetssikring af sagsbehandlingen, at sikre ledelsens opfłlgning p sagsbehandlingen og ledelsesinformationer generelt. Der er 11 anbefalinger som bliver pr til handlinger. senteret i det nedenst ende med efterfłlgende forslag 1. anbefaling: Organiseringen af udfłredelen
- 3 - ndring af organiseringen af udfłredelen i Randers Kommunes Błrn og familieafdeling. KR vurderer, at organiseringen af udfłredelen i hłjere grad błr fremme dialogen mellem de forskellige leverandłrer p henholdsvis dagog dłgnomr det og anbefaler, at der indfłres en mere flad struktur. Samtidigt błr den overordnede styring og udvikling af udfłredelen styrkes. Man kan overveje en funktionsopdelt organisering og samtidigt rationalisere og styrke den strategiske ledelse p funktionsniveau. For at styrke den overordnede styring og udvikling af den samlede tilbudsvifte p leverandłromr det i Błrn og familieafdelingen foresl s, at der s ttes en proces i gang for at skabe en mere hensigtsm ssig organisering af dłgntilbuddene. Dette skal ogs sikre en lłbende strategiudvikling p tv rs af dag- og dłgnomr det. KR ser endvidere mulighed for en effektivisering af eksisterende tilbud p ungeomr det, frem for at etablere nye tilbud. Derfor vil der blive igangsat et arbejde med henblik p, at optimere tilbuddene og tilbuddenes indbyrdes sammenh ngskraft ud fra den t nkning vi har de błrn vi har og vi skal s vidt muligt kunne tage os af de błrn vi har. Viften af tilbud sammens ttes i et samarbejde mellem de udfłrer vi har i dag p dag og dłgnomr det. I lłbet af efter ret s ttes en proces i gang, og der bliver udarbejdet en rapport, s en implementering kan foreg i lłbet af 2010. 2. anbefaling: Omorganiseringen af myndighedsomr det Overvej en omorganisering af myndighedsomr dets opdeling mellem anbringelse og forebyggelse. I den nuv rende organisering er myndighedsomr det delt s ledes, at en gruppe r dgivere arbejder med forebyggelsessager og en anden gruppe arbejder med anbringelsessager. Arbejdsdelingen betyder at błrn / unge som skal anbringes skifter sagsbehandler, n r sagen g r fra at v re en forebyggelsessag til at v re en anbringelsessag. Denne arbejdsdeling vurderer KR er uhensigtsm ssig. Der er ganske vist b de fordele og ulemper forbundet med organiseringen, men det er KR s samlede indtryk, at Randers kommune med fordel kan genoverveje den fremadrettede opgave- og arbejdsfordeling p omr det. 3. anbefaling: Sektorpolitikken Der bliver sat en proces i gang i forhold til KR s anbefaling, og i slutningen af august bliver der afholdt en temadag med ledere, fagkonsulenter og TR for r dgivergruppen. Temadagen bruges til at drłfte, hvordan der fremadrettet skal arbejdes med KR s anbefalinger i forhold til en omorganisering af myndighedsomr det. Konsulent fra KR deltager i processtart og er med p arbejdsdagen. Efter arbejdsdagen bliver der konkluderet og udarbejdet en plan for implementering af den nye organisering.
- 4 - Der s ttes fokus p sektorpolitikken for błrn og unge med s rlige behov, og man kvalitetssikrer h ndbogens procedurebeskrivelser med udgangspunkt i standarder for sagsbehandling. I forl ngelse heraf anbefales, at den planlagte revurdering af sektorpolitikken i efter ret 2009 anvendes til at forankre politikkens indhold dels i kommunens redskaber og v rktłjer, dels i medarbejdere og lederes bevidsthed. Revision af sektorpolitikken for błrn og unge med s rlige behov p begyndes medio august og en proces- og tidsplan, hvor der bliver taget hłjde for KR s anbefalinger, bliver forelagt błrn og skoleudvalget p udvalgsmłdet 1. september 2009. Revisionen laves i samarbejde med handicapafdelingen. 4. anbefaling: Inddragelse af familie og netv rk Prioritering og inddragelse af familie og netv rk i hłjere grad, b de i undersłgelsesfasen og handleplansfasen. Dette kan eksempelvis głres ved at benytte metoder som netv rksmłder og familier dslagning i hłjere grad. 5. anbefaling: Kompetenceforholdene Der er nedsat en arbejdsgruppe, som skal beskrive, hvordan der kan arbejdes med nye initiativer i forhold til netv rksanbringelser. Arbejdsgruppen skal ogs beskrive hvilke metoder/ redskaber der skal anvendes til form let, og hvordan implementering af metode/ redskaberne skal foreg. Arbejdsgruppen forventes at v re f rdig medio september 2009. Arbejdet laves i samarbejde med handicapafdelingen.
- 5 - Kompetenceforholdene p s vel omr det for udsatte błrn som błrnehandicap tydeliggłres. Det anbefales konkret, at der udarbejdes en specifik kompetenceplan p myndighedsomr det. 6. anbefaling: IT lłsning til sagsbehandling Kompetenceforhold, visitation og łkonomisk styring er omr der, som griber ind i og p virker hinanden. I forhold til at koble faglighed og styring af łkonomien sammen, er Błrn og familieafdelingen blevet inspireret af Kłbenhavn kommune, som har f et styr p det ustyrlige, hvilket vil sige omr det for błrn og unge med s rlige behov. Der bliver arbejdet p at udforme og implementere en Kłbenhavner lignende model i Błrn og familieafdelingen. Modellen skal sammenkoble łkonomien og visitation til b de forebyggende og anbringende foranstaltninger. I modellen er łkonomien delt ud i de enkelte distrikter, visitationen foreg r i et myndighedsteam i distriktet, og kompetencen er i det enkelte team og ikke hos den enkelte r dgiver. Den enkelte r dgiver har en oversigt med priser p samtlige foranstaltninger p hvert enkelt barn. Oversigten giver mulighed for lłbende at fłlge op p foranstaltningerne og p udgifterne, og der kan laves en prognose i forhold til overholdelse at budgettet. For resten af 2009 bliver kompetenceforholdene strammet op og fokus i det nuv rende sparrings - og visitationsudvalg bliver rettet mod ogs at drłfte priser og sagsbehandling. De nuv rende retningslinjer for udvalgets arbejde justeres, s de kan tr de i kraft inden udgangen af august. S frem visitationen udl gges til det enkelte team i distriktet, vil det nuv rende visitationsudvalg blive nedlagt, og det vil udelukkende v re meget dyre enkeltsager, som skal visiteres i et centralt udvalg. I lłbet af efter ret neds ttes en arbejdsgruppe, som skal arbejde med Kłbenhavner modellen. Der forventes at arbejdsgruppen afleverer en rapport inden udgangen af 2009.
- 6 - Det overvejes og undersłges, om det i hłjere grad er muligt at anvende en IT lłsning i sagsbehandlingen, der kan fremme effektiviteten og styringen i sagsbehandlingen, eksempelvis ved i hłjere grad at kunne integrere sagstyring, sagsbehandling og journalisering. Da Błrn og familieafdelingens sagsbehandlingssystem er et hjemmelavet system, hvor de enkelte dokumenter er udarbejdet i et tekstbehandlingsprogrammer, er egentlig elektronisk sagsbehandling ikke mulig, og det er vanskeligt at overholde sikkerhedskravene til opbevaring af dokumenter med personfłlsomme oplysninger. KR vurderer, at Randers Kommune med fordel kan undersłge hvor vidt det er muligt at anskaffe og implementere en elektronisk lłsning, der i hłjere grad kan understłtte og effektivisere sagsbehandlernes administrative arbejde. Med sk rpede lovgivningsm ssige krav til sagsbehandlingen, er det vigtigt at undg administrativt dobbeltarbejde i sagsbehandlingen, s r dgiverne i hłjere grad kan fokusere p den indholdsm ssige del af sagsbehandlingen. 7. anbefaling: Visitations- og sparringsudvalget Błrn og familieafdelingen neds tter en arbejdsgruppe, som skal undersłge, om der findes et IT system, som indeholder nedenst ende funktioner: Understłtte og effektivisere sagsbehandlernes administrative arbejde Ledelsesinformationer til planl gning og styring af indsatsen Integration af łkonomiske og socialfaglige overvejelser Bedre matchning af behov af tilbud med stłtte af foranstaltningsvalget Mulighed for kommunikation med egne tilbud i Randers kommune Understłtning af łkonomi styring Der afleveres en rapport inden udgangen af 2009. Handicap og IT afdelingen deltager i arbejdsgruppen. Visitations - og sparringsudvalget p familieomr det gen- eller nyt nkes, s ledes at man sikrer sammenh ngen mellem indsatsernes kvalitet og pris samt legitimitet i sagsbehandlingen. 8. anbefaling: Benchmarkinganalysen De g ldende retningslinjer for Visitations- og sparringsudvalgets arbejde justeres og strammes op, fokus bliver rettet mod ogs at drłfte priser og legitimitet i sagsbehandlingen. Der er lavet en oversigt med priser p de anbringelsesinstitutioner der bruges i dag. S frem łkonomi og kompetencer udl gges til distrikterne og de enkelte teams, vil Visitations - og sparringsudvalget ikke l ngere eksistere i nuv rende form, og det formodes at der kun vil v re behov for en central visitation i forhold til meget dyre enkeltsager.
- 7 - Af benchmarkinganalysen fremg r det, at Randers Kommune har gennemsnitlige udgifter p omr det, der ligger over hovedparten af sammenligningskommunerne. Analysen viser, at de relativt store omkostninger skyldes et gennemsnitlig hłjt omkostningsniveau pr. sag prim rt indenfor kategorierne Plejefamilier og opholdssteder for błrn og unge samt forebyggende foranstaltninger. Randers Kommune anbefales at analysere de dele af opgavelłsningen, hvor Randers Kommune afviger v sentligt fra de sammenlignelige kommuner, n rmere. 9. anbefaling: konomistyring En strammere og mere fokuseret łkonomistyring p s vel omr det for błrnehandicap som omr det for udsatte błrn og unge. Styringen g lder b de łkonomistyring p sagsniveau, fx gennem konsekvent inddragelse af viden om foranstaltningernes pris i visitationen, og i forhold til den samlede overordnede łkonomistyring af omr derne. KR anbefaler initiativer der retter sig mod s vel ledere og medarbejdere, og som b de vedrłrer at understłtte en łkonomistyringskultur, at have og bruge de nłdvendige v rktłjer til łkonomistyringen samt i hłjere grad at sammenk de budgetansvar med det faglige ansvar. Da analysen af og kategoriseringen af anbringelsessagerne og anbringelsesmłnstre viser, at der kan v re błrn som med fordel kunne v re anbragt anderledes (og billigere) foresl s, at alle anbringelsessager gennemg s, ikke nłdvendigvis med henblik p at flytte rundt med błrnene, men med henblik p at skabe overblik og ndre p den fremtidige praksis. Der udarbejdes en tids - og handleplan i forhold til gennemgang af sagerne. KRs anbefalinger i forhold til łkonomistyring bliver indarbejdet i kommissoriet som omhandler kompetenceforhold og visitation. I arbejdet med łkonomistyringen vil der blive sat fokus b de łkonomistyring p sagsniveau, og p den samlede og overordnede łkonomistyring af omr derne. Indsatsen for fremadrettet at holde budgetrammen p omr det skal understłttes af forskellige łkonomistyringsinitiativer. I september neds ttes en arbejdsgruppe, som skal arbejde med Kłbenhavner modellen, og det planl gges, at arbejdsgruppen udarbejder en rapport inden udgangen af 2009. 10. anbefaling: Budgetfordelingsmodel og styring p aktivitetsniveau At Randers Kommune overvejer at igangs tte Der skal ske an afklaring af, hvilke en proces mod at indfłre en form for styringsmodel Błrn og familieafdelingen skal aktivitetsbaseret budgetfordelingsmodel p de anvende i fremtiden prim rt i forhold til egne forebyggende og r dgivende institutioner. I processen skal overvejes s vel fordele og foranstaltninger. Der skal findes en model som giver tydelighed i forhold til at bestille en ulemper ved forskellige styringsmodeller. Fx vil ydelse. Sagsbehandleren skal vide pr cist, en af udfordringerne forbundet med en łget hvilken pris der skal betales for den enkelte grad af styring p aktivitetsniveau v re, at de ydelse, som skal leveres i forhold til den forebyggende foranstaltninger dels er og udarbejdede handleplan. skal v re fleksibelt indrettede, dels at I lłbet af efter ret neds ttes en opgaverne pt. ikke altid visiteres s rligt arbejdsgruppe, som skal arbejde med KRs pr cist. Dertil kommer hensynet til at udnytte anbefalinger. kapaciteten i egne tilbud mere effektivt.
- 8-11. anbefaling: Handleplansarbejdet Der s ttes fokus p handleplansarbejdet, s ledes at handleplanen derved f r en central funktion i forbindelse med myndighedsomr dets bestilling og opfłlgning p ydelser ved leverandłren. Medio august s ttes en proces i gang, hvor der bliver sat fokus p handleplansarbejdet. Handleplanerne skal anvendes som arbejdsredskaber, der bruges til at definere, bestille og fłlge op p de foranstaltninger, der skal leveres. I forbindelse med de rlige kvalitetstilsyn, vil der blive fulgt op p handleplansarbejdet. Fłrste kvalitetstilsyn er planlagt i efter ret 2009.