Brug DCR-metoden - og kom lettere og hurtigere i mål med digitalisering af videnmedarbejderes arbejdsgange
2
I samarbejde med IT Universitetet har Exformatics A/S udviklet Dynamic Condition Response graphs - på dansk kaldet DCR grafer - samt tilhørende online værktøjer, som gør det nemt at arbejde med. Mere end 100 banker, kommuner, organisationer, og myndigheder med komplekse arbejdsgange bruger DCR grafer til at kortlægge arbejdsgange. Sagsbehandlere og jurister bruger DCR grafer til at forstå og effektivisere arbejdsgange, til digitalisering, og til udfærdigelse af kravspecifikationer ved anskaffelse af nye IT systemer. DCR grafer er en løsning på det problem, at det i praksis er meget vanskeligt at beskrive alle en organisations arbejdsgange tilstrækkeligt detaljeret. Af nød beskrives i stedet simplificerede udgaver af arbejdsgangene, ofte som rutediagrammer, som kun understøtter de simplificerede arbejdsgange, og ikke organisationens reelle behov. I stedet for rutediagrammer fokuserer de nyudviklede DCR-grafer på mål, aktiviteter og regler. Det giver anledning til nogle af DCR-grafers mange fordele: 1. Det bliver muligt at udarbejde præcise, detaljerede kravspecifikationer til IT-systemer, der sikrer korrekt digitalisering af komplekse arbejdsgange for eksempel ved sagsbehandling. 2. Sandsynligheden for gevinstrealisering ved digitalisering øges markant, netop fordi DCR grafer tager udgangspunkt i virkeligheden fremfor en oversimplificeret beskrivelse. 3. Gennem simulering kan brugere tidligt få indblik i, hvordan en digitaliseret arbejdsgang fungerer og derfor tidligt give kvalificeret feedback på digitalisering. 4. DCR grafer fremmer videndelingen ved at tilskynde til at viden opsamles og deles i den rette kontekst. 5. Ejerskabet til processerne kan lettere forankres i forretningen fremfor i en IT- eller procesafdeling. 6. I DCR-understøttede systemer kan ændringer i forretningen realiseres øjeblikkeligt, da der ikke kræves yderligere programmering eller IT-eksperter for at ændre systemets processer. 7. Værktøjet til at arbejde med DCR grafer tilgås via en browser og kræver ingen lokal installation. 8. Det er nemt at lære at arbejde med DCR grafer, hvilket giver lavere udgifter til undervisning og implementering. DCR grafer tilbydes som en online løsning og koster 89 pr. bruger pr. måned efter en gratis prøveperiode. Vil du prøve DCR grafer? Klik ind på www.dcrgraphs.net og kom let i gang med det samme. Hvis du undervejs får brug for hjælp, så kontakt Exformatics på telefon: 7020 9051 eller mail: info@exformatics.com. 3
DCR GRAFER: EN VEJVISER FOR VIDENMEDARBEJDERE 4 Sagsbehandlere, jurister, specialkonsulenter og andre kommunale videnmedarbejdere udfører mange forskelligartede aktiviteter og har i deres daglige arbejde tit svært ved at skabe overblik over afhængigheder og prioriteter. Den nye metode med DCR grafer hjælper videnmedarbejderen med at navigere sikkert i den daglige strøm af opgaver med alt lige fra: inkludering af nye medarbejdere, rapportering af udgifter og vandkvalitet til indberetning af 31 for blot at nævne nogle eksempler. DCR grafer er som en GPS-vejviser For at forstå ideen bag DCR grafer kan du tænke på en GPS-vejviser, som hjælper en bilist frem til sin destination. Ligesom det er uoverskueligt at beskrive alle de forskellige veje, du for eksempel kan køre fra København til Roskilde på, hvis du også gerne må dreje ned af sideveje undervejs, er det også uoverskueligt at beskrive alle de måder, arbejdsopgaver kan udføres på. For i løsningen af opgaver, kan der nemt opstå sidespring og særlige situationer, som ikke understøttes af et stift system. Ved design af IT-systemer til digitalisering vælger mange derfor blot de mest gængse måder, som en arbejdsopgave kan løses på; de såkaldte happy paths. Det svarer lidt til kun at have en printet rutebeskrivelse fra Google Maps, hvor du kun kommer frem, hvis den følges slavisk. Imidlertid opstår der problemer, hvis du undervejs er nødt til at gøre stop for eksempel ved en tankstation, skal hente noget på en sidevej, eller opdager at motorvejen er lukket. Følges en printet rutebeskrivelse, er det ikke beskrevet, hvordan du kommer ind på tankstationen eller sidevejen, og heller ikke hvordan du kommer tilbage på ruten mod Roskilde, og herved er systemet/den printede rutebeskrivelse ikke en optimal støtte til at nå målet. Det har en GPS derimod ingen problemer med, for ved afgivelser beregner den bare en ny rute med fokus på målet (Roskilde), aktiviteter (bilkørsel) og overholdelse af regler (trafikregler og vejnettets placering). Derfor er en GPS ligesom DCR grafer meget mere smidig og understøtter menneskers naturlige måder at agere på, og er samtidigt mere effektive til at sikre målopfyldelse. Eftersom happy paths er forenklede, fører de til beskrivelser af alt det, som vi allerede ved, men undlader alle de vigtige detaljer, som vi har brug for, når der er afvigelser eller når det bliver svært. DCR grafer tager udgangspunkt i at beskrive mål, aktiviteter og regler fremfor at forsøge at afdække rutediagrammer for processen.
DCR grafer udregner den optimale rute Modellen med DCR grafer er udviklet i samarbejde mellem IT Universitetet i København og virksomheden Exformatics A/S. Fremfor at fortælle, hvad vi plejer at gøre, beskrives: mål, aktiviteter og regler, hvorpå computeren finder den optimale handlingsplan til en given situation, på samme måde som en GPS finder den optimale rute i trafikken. Simulering inddrager brugerne tidligt Med DCR-grafer afdækkes arbejdsprocesser igennem en slags rollespil, hvor du og dine kollegaer sammen oplever processerne på egen krop. Ved at gennemleve forskellige scenarier og stille spørgsmål, afdækkes og dokumenteres mange flere detaljer end vanligt. Frem for at kaste sig ud i et kæmpe projekt og krydse fingre for at det hele går godt, er det muligt på forhånd at få beskrevet og valideret regler og mål ved at spille processerne sammen. Det engagerer samtidigt medarbejdere i at forbedre deres egne og kollegaernes arbejdsgange og fører til, at medarbejderne føler sig inkluderede, og at systemet repræsenterer virkeligheden fremfor en forsimplet verden. Levende procesbeskrivelser Den største forskel på tilgangen til de traditionelle modeller og DCR grafer er, at DCR grafer kan udføres gennem simulering af digitaliserede arbejdsgange, så brugerne allerede i designfasen oplever, hvordan de guides igennem opgaveløsning. I traditionelle modeller er processen beskrevet på en tegning eller i et Word-dokument og kan ikke udføres. Ovenikøbet vil forskellige personer ofte tolke tekst og diagrammer forskelligt. Derved bliver systemunderstøttelse enklere, eftersom elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH) kan lade sig styre af DCR grafer. Nemt at lære Det er nemt at lære at anvende DCR grafer. Tidsbesparelsen i forhold til gængse metoder er erfaringsmæssigt ganske markant. En DCR graf består af blot seks elementer: Aktiviteter, Processer, og fire relationer mellem dem. Let implementering af lovændringer Da DCR grafer ligesom lovtekster fokuserer på aktiviteter og regler, er det relativt enkelt at gå fra lov til graf. Det gør også at graferne er lette at vedligeholde ved lovændringer. Traditionelle modeller har slet ikke samme lethed, da de ikke repræsenterer direkte, men i stedet repræsenter happy paths, som man ved, overholder den gamle lovgining. Men hvad med den nye? En fordel ved DCR grafer er, at de fokuserer på mål. Det er med til at sikre, at medarbejderne har bedre forståelse for forretningen og dermed bliver mere motiverede. Mål kan justeres og ændres undervejs i arbejdet, og nye delmål kan defineres efter behov. 5
Brugere af DCR grafer DCR grafer bruges indtil videre af kommuner, offentlige myndigheder, bankvirksomheder, forsikringsselskaber, fremstillings-, service og IT-virksomheder på fem kontinenter. 6 Sådan virker metoden Et vigtigt element i metodikken er at simulere og dermed opleve en digitaliseret arbejdsproces mange gange, både alene såvel med kollegaer og andre. Simulering sikrer, at alle facetter af processen er beskrevet. Simulering giver samtidigt brugerne indblik i, hvordan processen rent faktisk fungerer. Det fungerer som et rollespil, hvor tingene afklares gennem flere spil. Efterhånden som spillene skrider frem afdækkes flere og flere detaljer og erfaringer fra medarbejdere. På den måde sikres det, at DCR grafen rent faktisk afspejler virkeligheden. Det er tilmed muligt at lade systemet analysere, hvad folk gør og foreslå nye veje og aktiviteter. DCR grafer fremmer videndelingen, da viden deles i den rette kontekst, hvor processen, de enkelte aktiviteter, konkrete regler og aktiviteter kan drøftes og forbedres. Beskrivelse af arbejdsprocesser En proces beskrives ved at svare på en række spørgsmål: Hvad er formålet? Hvad skal opnås? Hvad starter processen? Hvilke aktiviteter indgår hvilket arbejde udføres undervejs? Hvem deltager internt og eksternt? Hvilke regler/afhængigheder er der mellem aktiviteterne? Simulér & erkend METODIKKEN: Simulér & Erkend Simulér & erkend Hvilke afhængigheder er der? Hvad er målet? Simulér & erkend Hvor starter det? Simulér & erkend Der kan for eksempel tages udgangspunkt i lovtekster, eksisterende procesbeskrivelser og kollektiv viden i gruppen. Hvilke aktiviteter indgår der? Hvem deltager? Konceptet er ikke en lineær proces men en cyklus, hvor du med tiden bliver mere og mere detaljeret i dit arbejde. Undervejs simuleres processen for at skabe klarhed om, hvad du kan og ikke kan, for at få flere detaljer på plads. Ligger i skyen www.dcrgraphs.net tilgås via en browser og kræver ingen lokal installation. For at få adgang skal du blot oprette dig som bruger.
DE VIGTIGSTE VÆRKTØJER I PORTALEN ER: 1. Oprette og vedligeholde processer. Fuld historik over alle ændringer. Zoom og filtrer for at betone vigtige elementer. 3. Du kan samarbejde om processen med dine kollegaer direkte i systemet. Spørgsmål, svar, og kommentarer stilles, besvares og gemmes automatisk sammen med grafen. 2. Simuler processer som rollespil. Hvad fungerer godt, og hvor er der problemer? Justeres baseres på dine erfaringer, og du kan løbende tilføje nye erkendelser. Du kan simulere alene, med dine kollegaer eller sammen med robotter. 4. Få vist vej gennem processen på samme måde som du bruger din GPS. Forvandl en DCR graf til dokumentation. Simuleringer, egentlig dokumentation, kommentarer og svømmebanediagrammer kan automatisk samles til et let fordøjeligt Word dokument, der kan bruges direkte, eller som basis for efterfølgende finpudsning. 7 Vil du prøve selv? På portalen www.dcrgraphs.net kan du registrere dig som bruger og komme i gang med det samme. På portalens wikiside kan du lære mere om konceptet. Her finder du også videoer, som forklarer, hvordan du arbejder med DCR grafer. Portalen indeholder offentligt tilgængelige eksempler på processer baseret på DCR grafer, som du kan arbejde med for at få bedre indblik i metoden. Uddannelse og certificering Exformatics tilbyder uddannelse og certificering i DCR grafer. Vi har en række kurser og skræddersyer gerne et kursus, som matcher netop Jeres behov. Vi coacher Jer gerne om processer baseret på DCR grafer, men det er vigtigt for os, at ejerskabet til arbejdsgangene forankres i Jeres forretning, da det er Jer og ingen andre, som er eksperter i netop Jeres forretning. Ligeledes hjælper vi Jer gerne med at sikre, at DCR grafer kan anvendes i Jeres eksisterende IT-systemer.
Dag Hammarskjölds Allé 13 // 2100 København Ø // Tel: 70 20 90 51 // Mail: Info@exformatics.com