REFERAT fra generalforsamling i ejerforeningen Havkærvej 12-16, Tilst Tid: Onsdag d. 9. april 2014, kl. 19.00 Sted: Havkærvej 16, fælleslokale i kælder Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år 3. Forelæggelse af årsregnskab for 2013 til godkendelse 4. Fremlæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. 5. Forslag fra bestyrelsen om ændring til ordensreglement. 6. Ændring af servitutter. 7. Indkomne forslag 8. Forelæggelse af driftsbudget for 2014 til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af opkrævning til fællesudgifter. 9. Valg af formand til bestyrelsen 10 Valg af medlemmer til bestyrelsen 11. Valg af suppleanter til bestyrelsen 12. Valg af revisor 13. Eventuelt Formanden Per Mønster bød de fremmødte velkommen. Ad. 1 Ad. 2 Dirigent og referent Jesper Munk Nielsen blev valgt som dirigent og Annette Weisbjerg fra 2+2 Administration blev valgt som referent. Det konstateredes at generalforsamlingen var indkaldt med korrekt varsel og dermed beslutningsdygtig. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Formanden Per Mønster fremlagde bestyrelsens beretning som følger: Formandens beretning Tak for ordet. Det er jo helt dejligt, at have sit eget punkt, specielt når man har så meget på hjertet som jeg har. Jeg vil så på forhånd bede dirigenten markerer, når jeg har 30 minutter tilbage, så jeg kan få rundet ordentligt af. Først, så må jeg indrømme, at jeg nu som formand i et år, må konstaterer, helt mod hvad jeg egentlig forventede. At det er lidt mere stille at være formand end menig medlem af bestyrelsen. Mit første år i bestyrelsen var, som jeg husker det, noget mere turbulent. Men stadigvæk, jeg klager ikke, der har været forskellige udfordringer i det forgangne bestyrelses år. Dem vender jeg tilbage til. 1
De udfordringer er nemlig, på behagelig vis, blevet krydret med et samarbejde i bestyrelsen, som gør mange ting til, på mange måder meget sjovere. Og krydret med bestyrelsesmøder, som man, når tiden nærmer sig, ja! ligefrem ser frem til og glæder sig til. Jeg er helt på det rene med, at der ikke er mange der ser det store engagement og arbejde der er i bestyrelsen og det er jo så som det skal være. Men jeg vil alligevel nævne et eksempel på fornøjelserne, set fra min stol. Som i ved, så har vi en rigtig flot hjemmeside, som bliver opdateret med snart dit og snart dat. Infomails og andre gode informationer. Som bl.a. eller især formanden spammer vore stakkels Jeanette med (også). En hjemmeside, som, hvis det skulle have undgået nogens opmærksomhed, Jeanette administrerer og vedligeholder. Ud over naturligvis andre helt selvforskyldte opgaver, men det er åbenbart sådan stræbere de er. Nok om det. Som eksempel, så kom jeg, for ikke så lang tid siden, til at ringe Jeanette op, lørdag eller søndag, med et af mine indfald. Her var det så om ikke man lige kunne oprette en blog på hjemmeside? Her blev så grint lidt, en hvad? Ja altså en blog ligesom, fik jeg så fremstammet. Jeg var her lige pludselig helt sikker på jeg havde overskredet Jeanettes tærskel. Svaret kom jo så. Joe gad vide om ikke det er et modul der kan installeres. Jeg undersøger lige. En hel time sener fik jeg så en sms: Blog er klar, have fun. Jeanette, tak for endnu et fantastisk år med dig i bestyrelsen. Og det samme til Jesper, Simon og Sanne. Tilbage til udfordringer. Så skal her nævnes forskellige i tilfældig rækkefølge. Den vel nok mest synlige, kun sort arbejde på den (dårlige) måde. Længe tiltrængt asfalt på vores vej og parkeringsareal. Med 2 nye riste og striber. Pris ca. kr. 200.000,- alt inkl. Som budgetteret. Fibernet med Waoo som leverandør. I tilbageblik nemt og smertefrit, for ejere håber jeg. Pris ca. kr. 14.500,-. Begge to poster som absolut ikke forringer herlighedsværdien på vores ejendomme. Vi har også fået repareret tage på blok 12 og 14, dette var tiltrængt. Pris kr. 40.000,- inkl. moms. Der har været andre vedligeholdelses opgaver, dem vil jeg ikke trætte med, men en personlig tak til Bo for hjælp med nedtagning af mos på blok 16. Det er jeg rigtig glad for. Overvejelser omkring tage generelt har også været på bestyrelsens dagsorden, men da tage generelt har deres eget punkt på dagsordnen, så vil jeg ikke sige mere om dette i beretningen. Vi har desværre også haft storme et par gange, som har rykket lidt i bygningerne. Ikke forudsagt, men det er hvad man må forvente. Her dækker forsikringen naturligvis. Vi har gennemført to havedage (som jo nok reelt betragtet, er arbejdsdage, men nuvel) De forløb begge rigtig godt, både på det sociale, som det vigtigste, men sandelig også med mange løste opgaver. Tusind tak til jer som deltager, det er som altid en fornøjelse. (selvom nogen prøver at snyde sig til ikke planlagte pauser, ved spontant at sætte ild til sig selv). Derudover har bestyrelsen kickstartet et skriv til tinglysning. Jeg skal nok begrunde dette, når vi kommer til dette punkt, men blot til beretningen her, konstatere at det har bestyrelsen. Og det mener bestyrelsen er velbegrundet af forskellige årsager. Herom senere. Men vil dog godt opfordre til, at man holder sig opdateret på dette emne på vores blog oprettet til formålet. samt på det, til stadighed, opdaterede UDKAST, begge på vores hjemmeside. Den sidste bagudrettede udfordring jeg vil nævne er, ikke mindst renovering af vores fællesrum. 2
Tæpper og gipsloft blev fjernet på vores havedag. Og så er der efterfølgende blevet lagt rigtig mange timer til. Resultatet er synligt og taler for sig selv. Mageløst flot syntes jeg. Og her vil jeg gerne opliste nogle navne. Gert og Kirsten 12A, Susanne 12H, Jeanette 12C, som også her vel nok er den der har holdt toget i bevægelse, Simon 14K, Bo 12D, og hvem har jeg glemt? Tak for en formidabel indsats og et rigtig flot resultat. KLAP Jeg håber der bliver bevilliget penge til at få det afsluttet. Alt andet vil være urimeligt, syntes jeg. Og et ikke færdigt fællesrum er ikke sådan specielt appetitlig og hermed er emnet vi kunne kalde fremtidige udfordringer så åbnet. Det kunne så være en sommerfest, en fælles julefrokost, eller måske begge dele. I færdige fællesrum måske, mon ikke. Udfordringen der vedrører tinglysning af det der indtil videre hedder et UDKAST, kan da være en god opgave, med gode udfordringer. Der er også en udfordring i forhold til vandure og nye vandrør i blok 16. Det har sit eget punkt, så den tager vi der. Der er traditionelt 2 havedage der skal arrangeres, den ene er udmeldt og udover de kendte opgaver med udvendig forårsklargøring, er der også et projekt med en låge ud til havkærvej. Så der er ingen grund til at holde sig tilbage. At bestyrelsen fremover nu kun informerer elektronisk er så ikke en opgave, men en udmelding. Dette gælder???? Så der bliver nok og se til, også i det kommende bestyrelsesår. Hermed afslutter jeg formandens beretning. Tak for ordet og jeg videregiver hermed ordet til ordstyreren. (dirigenten) Slutte med ros Bestyrelsens beretning blev godkendt. Ad. 3 Forelæggelse af årsregnskab for 2013 til godkendelse. Annette Weisbjerg gennemgik regnskabet. Der er rettelser til det udsendte regnskab, idet igangværende forsikringssag kr. 40.901 rettelig er en udgift som skal tages fra grundfonden. Det rettede regnskab bliver også lagt ind på hjemmesiden. Posten skyldige omkostninger Per Overgård kr. 5.000 bliver indtægtsført i 2014. Regnskabet for 2013 blev herefter godkendt. Ad. 4 Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. Per Mønster gennemgik vedligeholdelsesplanen. Et medlem mente, at man burde prioriterer revnerne i overlægger noget højere. Pris herfor anslået til kr. 20.000. Per indhenter tilbud. Vedligeholdelsesplanen blev herefter godkendt. 3
Ad 5. Forslag fra bestyrelsen om ændring til ordensreglement. Punktet udgår. Ad. 6. Ændring af servitutter. Per Mønster kom med følgende indlæg: Idet at bestyrelsen et godt stykke inde i valgåret, påbegyndte et arbejde, der vedrørte et skriv, der gerne skulle ende med en tinglysning. Føler bestyrelsen og ikke mindst formanden. At det skylder en forklaring. Den kommer så, uopfordret her. Idet at der har været et stadig stigende pres på bestyrelsen med bl.a. spørgsmål og sager hvor der skal tages stilling til forvaltningsmæssige spørgsmål. Har bestyrelsen fundet det hensigtsmæssigt, for bl.a. at behandle alle retfærdigt. At få nedskrevet, hvordan spillereglerne er, når der grænseflader imellem Ejerforeningen og ejerlejlighedsejere der udfordres. Spørgsmål som: Hvem må fælde træer, hvis er de? Hvis et udvendigt stakit skal skiftes, hvem skal så betale hvad og hvorfor det. Når der anmeldes til forsikring, hvem gør så det, hvem betaler selvrisikoen? Når der er utætheder i taget, som måske skyldes nedslidt tag og dermed ikke dækkes af forsikringen (ejerforeningen naturligvis) Men når ejer så har lavet eller fået lavet konstruktionsændringer, (og det gælder såvel som lofter, også varmerør, kloakrør, el osv.) der gør skaden forholdsmæssig større. Måske endda meget større? End hvis det var det oprindelige. Hvem skal så betale differensen? Hvis der er lavet konstruktive ændringer, øger det så forsikringens pris? Hvad nu? Det er en realitet, at vores bygninger har nået en alder hvor disse spørgsmål bliver en realitet der også har økonomisk realitet. Det er også en realitet, at der er et meget stor spænd i forhold til hvad ejere mener er deres og hvad der er Ejerforeningens. Oven i disse problemstillinger. Kunne 2+2 Administrations advokat, i forbindelse med at der skulle kigges på et tinglysningsdokument, som blev besluttet på forrige generalforsamling. Så undre sig over, at der i 2007 er tinglyst vedr. vedligeholdelse af stakitter på terrasser, Hvilke terrasser, kunne advokaten så spørge? Der findes ikke noget matrikulært over brugsret, eller ejerskab af terrasser. Og der er heller ikke tinglyst noget. 4
Dette var så, om jeg så må sige, dråben og UDKASTET så dagens lys. Og i samme ombæring, blev den igangsatte lysning sat i bero. Det tager bestyrelsen ansvaret for, idet at det kun gav mening, at få det klaret i en omgang. Ydermere, så er punktet vedrørende vandure og vandrør også et emne, der kan resulterer i et skriv til tinglysning. Der er altså ingen vej uden om, set fra bestyrelsens taburetter. Emnerne skal behandles, og vi skal blive enige, eller så tæt på som vi kan. Vi kan ikke i længden holde til, at det er uhyrer vanskeligt at forvalte og administrerer, for ikke at sige umuligt, i hvert tilfælde så det også bliver opfattet som retfærdigt. Den siddende bestyrelse har taget denne udfordring op. Med et oprigtigt ønske om, at vi forsøger at imødese alle ønsker og at enkelte ejere fraviger urimelige krav i ved denne anledning. Øvelsen går altså bl.a. ud på, at få skrevet hvordan mange ting er rent teknisk. Hvis er hvad og hvorfor og hvad har det så af konsekvenser. Øvelsen går også ud på, at få givet en brugsret, både på terrasser og på indgangspartierne. Kort sagt, at få klarlagt en masse utydeligheder, inden der opstår problemer. Det er ikke indholdet som sådan der er til afstemning, men om vi kan blive enige om, at det skal gøres. Inden debatten åbnes, syntes jeg, at vi lige hurtigt skimmer indholdet, i overskrifter. Også fordi der er nogle nye notater, som skal synliggøres og gives en kort forklaring. Per Mønster informerede om bestyrelsens tanker og ideer jf. ovenfor og henviser til blok på hjemmesiden, hvor man komme med synspunkter. Foreningen ønsker, at spilleregler for bestyrelsen og ejerne skal nedfældes. Bestyrelsen ønsker generalforsamlingens tilkendegivelse af, om der skal arbejdes videre med nye servitutter. Ok fra generalforsamlingen hertil. Intet beløb er vedtaget, men skal tages op igen endeligt. Ad. 7. Indkomne forslag De indkomne forslag er udsendt til ejerne den 21/3 2014. 7.1. Opsparing: Tag og undertag på blok 12 og 14 skal skiftes inden for få år. Bestyrelsen stiller forslag om ekstra indbetaling på i alt 50.000 kr./år til opsparing hertil. 5
Per Mønster fremlagde forslaget som gælder opsparing til udskiftning af tagene i blok 12, 14 og 16. Forslaget blev vedtaget. 7.2 Servitutter, Pligter, ansvar og retningslinjer.: Bestyrelsen ønsker en drøftelse af bl.a. mangelfulde/manglende servitutter, synliggørelse af pligter og ansvar for ejerforeningen, bestyrelsen samt ejerlejlighedsejere. Bestyrelsen ønsker en afstemning om at arbejde videre med tiltaget. Med det udfald, at det færdige arbejde tinglyses, naturligvis efter afstemning ved en generalforsamling (evt. ekstraordinær) Tinglysnings prisen anslås til kr. 30.000,- Der blev, ved den forrige generalforsamling besluttet at tinglyse forhold vedr. bl.a. udlejning af kælderrum i blok 16. Endvidere blev der afsat kr. 15.000,- til dette. Denne tinglysning har bestyrelsen sat på hold indtil nærværende punkt er afsluttet, således at der evt. kan tinglyses af en gang. Der er altså indbetalt kr. 15.000,- i 2013. Der skal, såfremt det besluttes at arbejde vider med synliggørelsen indbetales kr. 15.000,- i 2014. Punktet er drøfter under punkt 6. 7.3. Vandrør og vandure i blok 16 alternativ plan: På tidligere generalforsamling er der blevet vedtaget etablering af vandure i hver enkelt lejlighed i blok 16. Grundet bl.a. kompleksitet ved projektet i føring af eksisterende vandrør, samt mulige høje omkostninger. Ønsker bestyrelsen en drøftelse af: Hvad gør vi? Under punktet orienterer bestyrelsen om kendte faktorer. Per Mønster informerede om problematikken med vandrørene i nr. 16, idet det ikke er muligt at installerer vandure i hver enkelt lejlighed i denne blok, som man kan det i nr. 12 og 14. Alternativet er at man installerer vandure i hver lejlighed i nr. 12-14 og vandur i blok 16 fælles for hele blokken samt et for vaskeriet i blok 16. Forbruget af vand i blok 16 vil således blive fordelt efter fordelingstal. Vandrør i blok 16 trænger til en udskiftning. Der er en rest på byggekontoen på ca kr. 120.000 som kan bruges og så ser vi, hvor langt man kommer. Bestyrelsen har en beføjelse fra generalforsamlingen til at bruge max kr. 150.000 i alt på udskiftning af rør i blok 16 + vandure i nr. 12-14. Udgiften til udarbejdelse af selv vandregnskabet kendes ikke. Forslaget blev således godkendt. 7.4.Fællesrum: Bestyrelsen stiller forslag om nyt gipsloft, maling af gulv og etablering af belysning i fællesrummet under blok 16. Anslået udgift: 25.000 kr. inkl. moms. Forslaget blev godkendt. 7.5.Rottebekæmpelse: Bestyrelsen stiller forslag om at tegne en sikringsordning mod rotter med fire årlige besøg og fritilkald så alle lejligheder er dækket ind. Årlig omkostning kr. 6.400 kr. ekskl. moms. Forslaget blev godkendt. 6
Ad. 8. Forelæggelse af driftsbudget for 2014 til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af opkrævning til fællesudgifter. Budgettet blev gennemgået og tilrettet på enkelte punkter. Tilrettet budget bliver udsendt sammen med referatet. Et ønske om at opsparing til taget blev indsat på særskilt konto, og dette undersøges. Ovennævnte samt de godkende punkter i indgående forslag betyder en ændring i budgettet. Budgettet opkræves pr. 1/6 2013 med tilbagevirkende kraft. Budgettet blev herefter godkendt. Ad. 9. Ad. 10. Valg af formand til bestyrelsen Formanden er ikke på valg, hvorfor punktet udgår. Valg af bestyrelsesmedlemmer Simon Tiedemann er tidligere indtrådt i bestyrelsen i stedet for Winnie Cramer. Susanne og Simon er på valg og de ønskede at genopstille. Ikke andre kandidater var stillet op, så de blev genvalgt Bestyrelsen består således af følgende: Simon Tiedemann (2014-2016) Jeanette Lindholm (2013-2015) Jesper Munk Nielsen (2013-2015) Per Mønster (2013-2015) Susanne Holm (2014-2016) Ad. 11. Ad. 12. Ad. 13. Valg af suppleanter Som suppleant valgtes: Micah Klitgaard, 12 B Henrik Jørgensen, 16 F, 1. Valg af revisor Som revisor valgtes: Niels Bo Iversen, 12 D. Eventuelt Per Mønster kom med en reminder ang. de informationer som allerede er udsendt sammen med indkomne forslag. Ang. rotter så skal man ikke opbevare mad eller lign. i skuret, da dette tiltrækker rotter. 7
Susanne har bagt de skønneste cup-cake til generalforsamlinge og de blev spist og resten fordelt mellem ejerne. Dirigenten takkede for god ro og orden. Aarhus C, den 18/4 2014 Tilst, den / 2014 Annette Weisbjerg (referent) Per Mønster (formand) Jesper Munk Nielsen (dirigent) 8