Dimensioner Der kan tilføjes yderligere dimensioner på posteringer og stamdata. Der er fire typer til rådighed: Afdeling, Formål, Kostcenter og Projekt. Ved at benytte dimensioner kategoriseres posterne yderligere i systemet. For eksempel behøves der kun én lønkonto i kontoplanen, hvor alle lønninger i alle afdelinger bogføres. Ved hver lønudbetaling bogføres en sum pr. afdeling ved at angive afdelingskode på hver postering. INTRODUKTION TIL DIMENSIONER... 1 Dimensioner på posteringer... 2 Dimensioner på stamdata... 2 Kombinér dimensioner... 2 HER KAN ANVENDES DIMENSIONER... 3 På transaktioner... 3 I stamdata... 3 Sådan benyttes forslag til dimensioner... 3 DIMENSIONER... 4 Afdelinger... 5 Kostcentre... 6 Formål... 7 Projekter... 7 DIMENSION VED BOGFØRING... 8 DIMENSION VED KØB... 9 DIMENSION VED SALG... 10 RAPPORTERING PÅ DIMENSIONER... 11 Balance for dimensioner... 11 Posteringsoversigt... 13 Kundeoversigt... 13 RETTELSE AF DIMENSIONER... 14 Rettelse af en transaktion... 14 Ændring af dimensionskoden... 14 Introduktion til dimensioner Der er fire typer dimensioner til rådighed: Afdelinger Kostcentre Formål og Projekter. De benyttes på posteringer og stamdata. Copyright Aesiras 2009 Side 1
Dimensioner på posteringer Dimensioner kan angives på alle posteringer og transaktioner. Dimensioner gør, at der kan føres et særskilt dimensionsregnskab på de enkelte dimensioner og/eller en kombination. For eksempel hvilke udgifter og indtægter der tilhører en bestemt afdeling og/eller kostcenter, formål samt projekt. Dermed føres der både regnskaber på dimensioner (eller kombinationer af dimensioner) samt et totalregnskab over alle transaktioner. Dimensioner på stamdata Dimensioner kan være faste pr. konto/vare eller angives manuelt. Hvis de skal være faste, angives de som forslag i kontoplanen, på kunder, leverandører og varer. Forslag kan altid overskrives. Hvis en kunde er tilknyttet en fast projekt-dimension, undgår ordrebehandler og bogholder at huske at påføre det rigtige projektnummer på kundens transaktioner, idet det foreslås af systemet. Når først systemet og dimensionerne er sat op, sørger systemet for, at de korrekte dimensioner foreslås. Dimensionsforslag kan altid ændres og slettes i stamkartotekerne og på transaktionerne. Jo mere der skal fungere automatisk, des mere skal der sættes op. Sådan er det også med dimensioner. Systemet skal sættes op til at hente de korrekte dimensioner, hvis disse skal hentes automatisk. Alternativt kan de angives manuelt. Kombinér dimensioner Dimensionerne kan anvendes alene eller op til fire forskellige i en kombination på kryds og tværs af afdelinger, formål osv. Der er et hav af kombinationsmuligheder. Denne figur illustrerer mulighederne: Copyright Aesiras 2009 Side 2
Her kan anvendes dimensioner På transaktioner kassekladde salgsordrelinjer indkøbsordrelinjer lagerkladdelinjer I stamdata kontoplan kunder leverandører varer Sådan benyttes forslag til dimensioner Kontoplanens dimensioner foreslås i kassekladden. Kunders dimensioner foreslås på salgsordrer og i kassekladden. Leverandørers dimensioner foreslås på indkøbsordrer og i kassekladden. Varers dimensioner foreslås på salgsordrelinjer, indkøbsordrelinjer og i lagerkladden. Copyright Aesiras 2009 Side 3
Hvis f.eks. en kunde er tilknyttet en eller flere bestemte dimensioner, vil disse blive foreslået, når der oprettes salgsordrer på kunden, og når der bogføres på kunden i kassekladden. Omsætning mv. bliver dermed registreret på disse dimensioner med mindre, der er angivet andet på varelinjerne (fra varens dimensionsforslag eller angivet manuelt). Det kan f.eks. være, at omsætningen på varer skal bogføres på kundens dimension, mens omsætning på varenumrene Fragt og Fakturagebyr skal tilfalde hhv. dimensionen Ekspedition og Administration. Her er et eksempel, hvor dimensioner er hentet fra kundekartoteket og videreført til varelinjerne. Linjerne med Fragt og Fakturagebyr har et andet kostcenter - det er hentet fra varens stamdata.. Dimensioner Dimensioner sættes op under Generelt/Opsætning/Afdelinger, Kostcentre, Formål og Projekter. Du behøver ikke oprette flere, end du har brug for her og nu. Der kan altid tilføjes nye hen ad vejen. Copyright Aesiras 2009 Side 4
Dimensionerne kan anvendes på utallige måder. Afdeling behøver ikke være afdelinger i ordets bogstaveligste forstand og så fremdeles med resten af dimensionerne. I princippet er det blot fire former for koder, som transaktionerne kan afmærkes med. Herunder gives eksempler på, hvad dimensioner kan anvendes til. Afdelinger Afdelinger oprettes under Generelt/Opsætning/Afdelinger. Eksempler på afdelinger: Efter varetype: Isenkram Malervarer Klinker og fliser VVS Bad Tag og facade Efter funktion: Salg Indkøb Lager Værksted Økonomi Personale Direktion Og/eller geografisk: Øst Vest Syd Copyright Aesiras 2009 Side 5
Nord Midt Eller en kombination: Salg/Øst Salg/Vest Salg/Syd Salg/Nord Salg/Midt Indkøb/Øst IndkøbVest...osv. Kostcentre Kostcenter anvendes typisk til bestemme hvem/hvad skal bære omkostningerne eller tilskrives indtægterne. Men igen, det kan anvendes helt frit. Formål oprettes under Generelt/Opsætning/Kostcentre. I dette eksempel er kostcentre anvendt til funktioner Ekspedition, Administration, Salg, f.eks. i afdelingerne Sjælland, Fyn, Jylland, eller lande. De kan eksempelvis også benyttes til andre/andet, der skal bære en udgift: Navn 1 Navn 2 Navn 3 Maskine 1 Maskine 2 Maskine 3 Bil YY 33 444 Bil XX 44 555 Bil XX 55 666 Copyright Aesiras 2009 Side 6
Formål Formål oprettes under Generelt/Opsætning/Formål. Eksempler på formål: Kampagner Messer Events Udvikling osv. Kunne se sådan ud i systemet: Projekter Projekter oprettes under Generelt/Opsætning/Projekter. Dimensionen Projekt kan benyttes til at følge indtægter og udgifter på projekter og sager. Mange nummererer projekter, men det er faktisk også muligt at oprette projektet ved dets rette navn, eksempelvis: Copyright Aesiras 2009 Side 7
Hvis projektet er i flere etaper eller bliver udvidet hen ad vejen, kunne en semiopdeling se således ud: Hvert nummer er en selvstændig dimension, men via navngivningen indikeres det, at der er sammenhæng. Eksempler på projekter: Byggeri Produktudvikling Kundeprojekter Dimension ved bogføring Der kan benyttes dimensioner ved bogføring i kassekladden og lagerkladden. Hvis der er dimensioner på en konto/vare, hentes disse automatisk som forslag til kladden men kan rettes. Her er et eksempel med dimensioner i kassekladden. Copyright Aesiras 2009 Side 8
Hvis felterne Afdeling, Kostcenter, Formål og Projekt ikke er synlige, kan det skyldes følgende to ting: 1. Felterne er gemt længere til højre i skærmbilledet, skjult af kanten af skærmbilledet (benyt bjælken i bunden af skærmbilledet til at trække resten af skærmbilledet frem). 2. Felterne er ikke sat ind i skærmbilledet. Højreklik i kassekladden, vælg Vælg felter og markér Afdeling, Kostcenter etc. alt efter, hvilke(t) du har brug for. Felterne kan flyttes længere til venstre i skærmbilledet med musen ved at trække i feltets kolonneoverskrift og hive feltet til den ønskede placering. Når kassekladden bogføres, registreres transaktionerne på de angivne dimensioner, og der kan udskrives rapporter pr. dimension. Dimension ved køb Der kan angives dimensioner på indkøbsordrer. Dimensioner i indkøbsordrehovedet videreføres automatisk til indkøbslinjerne, men kan rettes. Dimensioner på varenumrene i indkøbslinjerne overskriver dimensioner, der automatisk er overført fra indkøbsordrehovedet. Her er Afdeling, Kostcenter og Formål slettet på sidste linje og erstattet af et projektnummer: Copyright Aesiras 2009 Side 9
Dimension ved salg Der kan angives dimensioner på salgsordrer. Dimensioner i salgsordrehovedet videreføres automatisk til ordrelinjerne, men kan rettes. Dimensioner på varenumrene i ordrelinjerne overskriver dimensioner, der automatisk er overført fra salgsordrehovedet. Her er Afdeling overført fra salgsordrehovedet. Kostcenter på varen Fragt er overført fra varenummeret Fragt. Copyright Aesiras 2009 Side 10
Rapportering på dimensioner I alle rapporter i systemet kan der tilføjes afgrænsning på dimensioner. Det er uanset om det er i Finans-, Kunder-, Leverandører- eller varemodulet etc. Her er nogle eksempler. Balance for dimensioner Her ønskes en balance for afdelingen Sjælland. Vælg Finans/Rapporter/Balance for perioden. Til at starte med er der kun to afgrænsningsmuligheder: Dato og Kontonr. Copyright Aesiras 2009 Side 11
Klik på knappen Vælg Afgrænsning for at tilføje yderligere afgrænsningsfelter. Markér feltet Afdeling: Feltet er nu indsat i rapportens afgrænsningsboks, og der kan angives Fra og Til afdeling. Herefter udskrives balance for afdeling Sjælland i den angivne periode. Copyright Aesiras 2009 Side 12
Posteringsoversigt Her ønskes en posteringsoversigt for kostcentret Ekspedition. Vælg Finans/Rapporter/Finansposteringer. Til at starte med var der kun to afgrænsningsmuligheder: Dato og Kontonr., men som i ovenstående eksempel er Kostcenter tilføjet. Her er udskriften. Kundeoversigt Der ønskes en oversigt over alle kunder, der er tilknyttet afdeling Sjælland. Listen udskrives under Kunder/Rapporter/Kundeliste. Copyright Aesiras 2009 Side 13
Rettelse af dimensioner Man kan både rette selve dimensions-koden og transaktionen, hvor der er benyttet dimensioner. Men det er to meget forskellige ting. Rettelse af en transaktion Hvis der er benyttet forkerte dimensioner på en transaktion, er det mest korrekt at kreditere transaktionen med de samme, forkerte dimensioner. Derefter oprettes en ny transaktion magen til, men med de rigtige dimensioner. Ændring af dimensionskoden Selve koden kan også rettes. Hvis f.eks. afdelingen Eksport (Andre lande) skulle have været Eksport (Europa) gøres følgende: 1. Vælg Generelt/Funktioner/Ændre nøglefelter. 2. Vælg Afdelinger i Ændre felt. Copyright Aesiras 2009 Side 14
3. I Ændre fra vælges Eksport (Andre lande) 4. I Ændre til indtastes Eksport(Europa). Copyright Aesiras 2009 Side 15