EFFEKTIVISERINGS- STRATEGI

EFFEKTIVISERINGS- STRATEGI

Ajourført: 13. marts 2014 Økonomi & Løn Østergade 23 5400 Bogense www.nordfynskommune.dk Sagsnummer: 480-2014-31103 Dokumentnr.: 480-2014-43672 Godkendt af Kommunalbestyrelsen den 27. marts 2014

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Formål... 3 3. Måltal for effektiviseringer... 3 3.1 Fordeling af effektiviseringsgevinster... 3 3.2 Handlingsmuligheder... 4 4. Indsatsområder for effektiviseringer... 4 4.1 Digital kommunikation... 4 4.1.1 Ansøgninger og anmeldelser... 5 4.1.2 Informationshenvendelser... 5 4.1.3 Digital post... 5 4.2 Digital velfærd... 5 4.3 Innovation... 5 4.4 Udbud og indkøb... 5 4.5 Fra fravær til nærvær... 6 4.6 Arbejdsgange... 6 4.7 Moderniseringsaftale... 6 5. Opfølgning på effektiviseringsindsatser... 7 2

1. Indledning Arbejdsmarkedet forandres og der vil fremover være en nettoafgang af arbejdskraft, idet de kommende ungdomsårgange er væsentligt mindre end dem der forlader arbejdsmarkedet. Det fordrer, at kommunerne tænker innovativt i forhold til udviklingen af de kommunale kerneområder. En effektiviseringsstrategi med aktiv involvering af hele organisationen, men også med aktiv borgerinddragelse, vil være med til at sikre en effektivisering af de kommunale kerneområder. Økonomiaftalen mellem KL og Regeringen præciserer, at effektiviseringer skal nytænke og modernisere den offentlige opgaveløsning og finansiere alle nye tiltag og det generelle udgiftspres. Det fastslås, at de kommunale opgaver skal løses bedre og billigere gennem bl.a. digitalisering, velfærdsteknologi, bedre styring samt et styrket fokus på resultater, effekt og omkostningsbevidsthed. Senest er det produktivitetskommissionens udspil omkring moderniserings- og effektiviseringsdagsordenen, der fordrer, at kommunerne arbejder struktureret med effektiviseringer. Ved effektivisering forstås i denne sammenhæng at få bedre service for de samme penge at få den samme/bedre service billigere at få den samme service leveret af færre hænder Generelt er effektiviseringer og effektiviseringsrationaler en del af budgetprocessen. Kommunikation og dialog For at skabe ejerskab til effektiviseringsstrategien er det vigtigt at kommunikere strategien ud i hele organisationen. Strategien skal derfor ud over den politiske behandling drøftes med alle ledere i Nordfyns Kommune, i MED-systemet, bestyrelser, bruger- og pårørenderåd, på personalemøder ligesom det er vigtigt aktivt at få involveret borgerne i drøftelser omkring effektiviseringer af de kommunale kerneopgaver. 2. Formål Den økonomiske krise og stramme økonomiske rammer har gjort effektivisering til en af de vigtigste veje til at frigøre økonomisk råderum i kommunerne. KL har analyseret effektiviseringsarbejdet i de danske kommuner og det kan helt klart konstateres, at effektiviseringsgevinsterne er væsentligt højere i de kommuner, der har defineret en effektiviseringsstrategi. Formålet med at udarbejde en effektiviseringsstrategi er derfor at sikre, at der realiseres et økonomisk råderum at skabe en fælles forståelse og systematik i arbejdet med effektiviseringer at sikre at der skabes effektiviseringer på alle niveauer i organisationen at Nordfyns kommunes arbejdsprocesser er optimale 3. Måltal for effektiviseringer I den økonomiske politik for Nordfyns Kommune er der fastlagt et samlet årligt måltal for effektiviseringsgevinster på 12 mio. kr. Måltallet beregnes med udgangspunkt i kommunens serviceudgifter og svarer til 1 % heraf. Det forventes, at hovedparten af effektiviseringstiltagene vil være indenfor områderne Innovative tiltag, hvor der forventes minimum 5 mio. kr. Digitalisering, hvor der allerede er indarbejdet effektiviseringer i budgettet med 7,0 mio. kr. i 2015 og stigende til 9,8 mio. kr. i 2016. Rationalet er pt. budgetteret under Økonomiudvalget, men skal udmøntes på samtlige serviceområder. 3.1 Fordeling af effektiviseringsgevinster I forbindelse med budgetlægningen for det kommende år udarbejdes en samlet oversigt over fordelingerne af det kommende års effektiviseringsrationale. Effektiviseringsrationalet indarbejdes i det administrative budgetoplæg, således at alle bevillinger forlods er nedskrevet. Det betyder, at der indenfor alle serviceområdet vil være beskrevet et effektiviseringsrationale. For fælleskonti vil det være beskrevet som en samlet ramme for rationalet, ligesom den enkelte institution vil få hvert sit effektiviseringsrationale. For budget 2015 vil der blive arbejdet med følgende effektiviseringsrationale:

3.2 Handlingsmuligheder Administrationen udarbejder et katalog som skitserer handlingsmuligheder i forhold til at realisere effektiviseringsgevinsterne. 4. Indsatsområder for effektiviseringer I Nordfyns Kommune kan effektiviseringer handle om mange forskellige emner. Overskrifterne på nogle af mulighederne er skitseret nedenfor: Det er vigtigt at have en forståelse for, at effektiviseringer omhandler hele organisationen Nordfyns Kommune, hvilket vil sige både de administrative og de decentrale områder. Digital kommunikation Effektiviseringsstrategi Moderniseringsaftale Digital velfærd 80% af ansøgninger og anmeldelser skal ske via selvbetjening ultimo 2015 Antallet af informationshenvendelser via dyre kanaler (personligt fremmøde, papir- Arbejdsgange Innovation Fra fravær til nærvær Udbud og indkøb 4.1 Digital kommunikation Den Fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2011 2015 indeholder måltal for den digitale kommunikation med borgerne: 4

post og e-mail) skal reduceres med 50% over perioden 2012-2015 80% af den udgående post fra kommunen til borgerne skal sendes via Digital post ultimo 2015 4.1.1 Ansøgninger og anmeldelser Nordfyns Kommune følger den nationale digitale bølgeplan for udrulningen af målsætningen omkring borgernes selvbetjeningsgrad. 4.1.2 Informationshenvendelser Registreringen af henvendelser til kommunen sker via årlige tælle-uger i KOMHEN-projektet. Nordfyns Kommune deltager i projektet med henblik på at følge udviklingen i borgernes henvendelsesmønster, således eventuelle efterfølgende indsatser kan målrettes. 4.1.3 Digital post I forbindelse med aftalen om kommunernes økonomi indgået mellem KL og Regeringen, blev kommunernes tilskud reduceret i forhold til den nye lov omkring digital post. Målsætningen følges op med lovgivning hvor alle virksomheder kunne modtage digital post fra det offentlige fra udgangen af 2013 og fra udgangen af 2014 skal alle private kunne modtage digital post fra det offentlige. I Nordfyns Kommune findes der kun registreringer af administrationens digitaliseringsgrad i forhold til digital post. I 2013 blev 51% af forsendelserne sendt digitalt. Men digital post vedrører hele organisationen og det er vigtigt, at kulturen og rutinerne bliver udfordret. Kopimaskinerne afskaffes og erstattes af digitale løsninger blandt andet inden for dagtilbudsområdet, skoler og voksenområdet. 4.2 Digital velfærd Ultimo 2013 har Regeringen og KL udgivet pjecen Digital Velfærd en lettere hverdag, som beskriver rammerne for 2013 2020 indenfor den Digitale Velfærd. Fokusområderne for digital velfærd: udbredelse af telemedicin i hele landet digital læring og undervisning effektivt samarbejde på sundhedsområdet digitalt samarbejde på undervisningsområdet velfærdsteknologi i pleje og omsorg forudsætninger for digital velfærd nye digitale veje i sagsbehandlingen Digitaliseringsstrategien for Nordfyns Kommune skal med udgangspunkt i den digitale velfærd revideres således at den vil være den fremtidige rammesætning for den digitale velfærd i Nordfyns kommune. 4.3 Innovation Innovation handler om at udvikle gode ideer og projekter, der omsættes til konkret handling, der giver merværdi for borger, brugere og virksomheder. Innovation fordrer en attraktiv arbejdsplads, hvorfor medarbejdergrupper med forskellighed og mangfoldighed vil skabe grobund for at opnå ny viden og udvikling af ideer. Innovation vil afløse vanetænkning og selvforståelser, som ikke åbner op for den viden og de kompetencer, som er nødvendige for at fremstå som en attraktiv arbejdsplads. En innovativ organisation hvor alle har et medansvar for at skabe ny, nyttig og nyttiggjort ny viden vil helt afgjort medvirke til at give merværdi såvel indenfor det enkelte fagområde som for hele organisationen. Dette vil medvirke til, at gøre Nordfyns Kommune til en mere effektiv organisation. 4.4 Udbud og indkøb Nordfyns Kommune indgår i det fynske indkøbssamarbejde FællesIndkøb Fyn, som står for udbud af varekøb og tjenesteydelser med udgangspunkt i en årlig udbudsplan. 5

i mio. kr. I forbindelse med Økonomiaftalerne mellem KL og Regeringen arbejdes der med forpligtende indkøbsaftaler via SKI. Vurderingen af de enkelte SKI-aftaler sker i samarbejde med FællesIndkøb Fyn, for at få en samlet vurdering af, om der er et potentiale i SKI-aftalerne set i relation til nuværende aftaler via FIF. I Budget 2011 blev der indarbejdet et indkøbsrationale på 4,9 mio. kr. Af Årsrapporten for 2013 fra FællesIndkøb Fyn fremgår det, at der i forhold til de varer og tjenesteydelser, der har været udbudt i perioden 2011-2013 er realiseret årlige besparelser, som i 2013 udgør ca. 8 mio. kr. i 2013. I nedenstående diagram er udviklingen i de realiserede besparelser for perioden 2011 til 2013 vist. 10 Konkurrenceudsættelse måles i IKU (Indikator for Konkurrenceudsættelse) og den seneste opgørelse fra Dansk Industri viser for 2012 en IKU for Nordfyns Kommune på 21,1. Landsgennemsnittet er på 26,4. Med udgangspunkt i det realiserede rationale, kan opnås yderligere besparelse og effektiviseringer ved: 8 6 4 2 0 Realiseret besparelser på udbud 3,7 7,4 8,0 2011 2012 2013 Benyttelse af de rigtige indkøbsaftaler Mindre sortiment/ færre valgmuligheder Øget volumen ved at hele kommunen vælger at indgå ved udbud Øget konkurrenceudsættelse 4.5 Fra fravær til nærvær Hovedudvalget har vedtaget en måltal for det gennemsnitlige fravær som værende på 11,2 kalenderdage pr. ansat. II 2013 har det samlede fravær været på 14,6 fraværskalenderdage. For det enkelte budgetområdet vil der være et væsentligt effektiviseringsrationale ved at arbejde målrettet med at realisere målsætningen for fravær. 4.6 Arbejdsgange Det er vigtigt hele tiden at have fokus på optimering af arbejdsgange således at der bruges færrest mulige ressourcer i særdeleshed i forhold til administrative rutiner og praksis. Som eksempel kan nævnes Kontant fri administration Brugerstyring af it-oprettelser Fokus på at samle ensartede opgaver Data fødes i yderste bæredygtige led og med integration til relevante systemer eksempelvis befordringsgodtgørelse Digitalisering af ressourcekrævende arbejdsrutiner Administrationen udfører servicebesøg der kan hjælpe og rådgive i forhold til optimering af arbejdsgange. 4.7 Moderniseringsaftale I aftalen om kommunernes økonomi for 2013 fremgår, at Regeringen og KL er enige om en ambitiøs målsætning for moderniseringsarbejdet frem mod 2020. Moderniseringsaftalen indebærer konkret, at regeringen såvel som kommunerne hver år skal gennemføre initiativer til at effektivisere. Staten garanterer, at der bliver foretaget generelle lovgivningsmæssige ændringer, som giver et effektiviseringsrationale og kommunerne er forpligtet til at fremskaffe et tilsvarende beløb således at der i fællesskab skaffes et øget råderum. 6

5. Opfølgning på effektiviseringsindsatser Effektiviseringsrationalet indarbejdes forlod i budgetterne og der vil blive lavet en rapportering i forhold til, hvordan det enkelte budgetområde har arbejdet med tilvejebringelsen af effektiviseringsrationalet. Rapporteringen sker 2 gange om året. Dels i forbindelse med høring af budgetgrundlaget i august måned, dels i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. 7