Udbudskompendium Begrænset udbud nr. 2008/S 25-033518 Udbud af liggende patientbefordring i
Indholdsfortegnelse 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 UDBUDSBETINGELSER... 2 1.1 Indledning... 2 1.2 Udbyder... 2 1.3 Kontaktafdeling og person... 2 1.4 Udbudsmateriale... 2 1.5 Fortrolighed... 3 1.6 Tidsplan... 4 1.7 Spørgsmål... 4 1.8 Afgivelse af tilbud og sprogkrav... 5 1.9 Aflevering af tilbud... 5 1.10 Vedståelsesfrist... 6 1.11 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 6 1.12 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver... 7 1.13 Forbehold og alternative tilbud... 7 1.14 Den udbudte opgave... 7 1.15 Tildelingskriterium med underkriterier... 7 1.16 Driftsperiode og option på forlængelse... 9 1.17 Virksomhedsoverdragelse... 9 1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 9 2 KRAVSPECIFIKATION... 10 2.1 Terminologiliste... 10 2.2 Indledning... 10 2.3 Opgavebeskrivelse... 10 2.4 Organisering af det somatiske sygehusvæsen og psykiatrien i... 12 2.5 Leverancens opdeling i delaftaler... 12 2.6 Kørselsomfang... 13 2.7 Krav til leverandørens udførelse af opgaven... 15 2.8 Bestilling/booking... 19 2.9 Planlægning af kørsler... 20 2.10 Kørselsdata/Statistik... 20 2.11 Implementering af regional database med kørselsdata... 21 2.12 Betalingsmodel... 22 2.13 Betaling... 23 2.14 Indkøringsperiode... 23 3 DISPOSITION FOR TILBUD... 24 3.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud... 24 3.2 Generelle oplysninger... 24 3.3 Erklæring vedrørende arbejdsforhold... 24 3.4 Forbehold... 24 3.5 Redegørelser/dokumentation... 24 3.6 Tilbudspris... 24 3.7 Tilbuds-Bilag - Oversigt... 25 4 ØVRIGE BILAG TIL UDBUDSMATERIALET... 32
Udbudsbetingelser 2 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Udbudet gennemføres som begrænset udbud af en tjenesteydelseskontrakt i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). Udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort på udbyders hjemmeside den 6.2.2008 efter forudgående offentliggørelse i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. 2008/S 25-033518 af samme dato. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave findes i afsnit 1.14, side 7, og nærmere beskrivelse af opgavens omfang og udbyder findes i Kravspecifikation, side 10ff. 1.2 Udbyder Udbyder af nærværende udbud er: Damhaven 12 DK-7100 Vejle 1.3 Kontaktafdeling og person Damhaven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Jette Schelderup Nielsen Tlf.: (+45) 76 63 10 00 E-mail: indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af liggende patientbefordring, Sagsnr. 07/21481. Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og udbyder vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 1.4 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af: Nærværende Udbudskompendium indeholdende: o Udbudsbetingelser (side 2ff) indeholdende en beskrivelse af hvilke vilkår tilbudsgiver afgiver sit tilbud under
Udbudsbetingelser 3 o o o Kravspecifikation (side 10ff) indeholdende en beskrivelse af den udbudte opgave samt krav til udførelsen heraf Disposition for tilbud (side 24ff) hjælpeværktøj til udformning af tilbud Tilbuds-Bilag (side 25ff) indeholdende 5 bilag, som tilbudsgiver kan anvende til at afgive sit tilbud efter Øvrige bilag (Udbuds-Bilag) til Udbudsmaterialet indeholdende 6 bilag med supplerende oplysninger til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud Juridiske betingelser for liggende patientbefordring Kontrakt Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har modtaget det fulde udbudsmateriale i henhold til ovenstående oversigt. Udbudsmaterialet består endvidere af spørgsmål og svar, som i anonymiseret form løbende vil blive meddelt skriftligt pr. e-mail til samtlige tilbudsgivere, dog senest den 22.8.2008. 1.5 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men udbyders fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter udbyder til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbudet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbudet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.4, side 26. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Udbudsbetingelser 4 1.6 Tidsplan Alle datoer og tidsfrister markeret med * i nedenstående skema er vejledende og ikke forpligtende for udbyder. 1.2.2008 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse 6.2.2008 Dato for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende og på udbyders hjemmeside: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 25.3.2008 kl. 14.00 Frist for modtagelse af ansøgning om prækvalificering 5.6.2008 Udbudsmateriale udsendt til alle prækvalificerede tilbudsgivere 13.8.2008 kl. 14.00 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet 22.8.2008 Seneste dato for skriftlig fremsendelse af spørgsmål & svar i anonymiseret form, samt seneste dato for fremsendelse af eventuelle yderligere oplysninger til samtlige tilbudsgivere (sker pr. e-mail) 28.8.2008 Kl. 14.00 September 2008 * Oktober 2008 * Uge 44-45 2008 * Uge 47 48 2008 * Frist for modtagelse af tilbud Gennemgang af tilbud Politisk behandling af indstilling om valg af leverandør Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på stand still-perioden) Forventet kontraktindgåelse 2. kvartal 2009 * Forventet start på driftsperiode 31.12.2008 Vedståelsesfrist 1.7 Spørgsmål Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af udbudsmaterialet, krav, kontraktvilkår mv. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at gøre udbyder særligt opmærksom herpå, og udbyder vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer.
Udbudsbetingelser 5 Den i udbudsmaterialet indeholdte kontrakt vil være gældende for den udbudte anskaffelse. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk. Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til udbyders kontaktperson, gerne pr. e-mail, jf. pkt. 1.3, side 2. Tilbudsgiver bedes oplyse en e-mail adresse, som udbyder må benytte til besvarelse af spørgsmål. Spørgsmål, der er udbyder i hænde senest den 13.8.2008 kl. 14.00, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål og svar vil løbende og senest den 22.8.2008 blive fremsendt i anonymiseret form via mail til samtlige tilbudsgivere. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. 1.8 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det, såfremt dokumentation samt tekniske specifikationer er på engelsk, tysk, svensk eller norsk. Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud i øvrigt henvises til afsnit 3, Disposition for tilbud (side 24ff). Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 1.9 Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét original eksemplar mærket Original. Udbyder ser gerne, at tilbudet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: Et papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag jf. ovenfor. 10 CD-rom indeholdende det samlede tilbud. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til CD-rom, vedlægges 10 kopier af dette i papirformat. Hver CD-rom skal være mærket med tilbudsgivers navn samt teksten Liggende patientbefordring - Sagsnr. 07/21481. Tilbuds-Bilag 1 (se side 26ff),Tilbuds-Bilag 3 (se side 28) og Tilbuds-Bilag 5 vedlægges i Wordformat på ovennævnte CD-rom. Disse dokumenter må ikke være skrivebeskyttede af hensyn til udbyders videre bearbejdning heraf.
Udbudsbetingelser 6 Tilbudsgiver har ansvaret for, at indholdet på CD-rom er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være papireksemplaret, der er gældende og bindende for tilbudsgiver. Tilbud skal afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt CD-rom mm.) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende liggende patientbefordring Sagsnr. 07/21481 FORTROLIGT Må ikke poståbnes Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 28.8.2008 kl. 14.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 1.10 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med den 31.12.2008. 1.11 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: a) Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: www.skat.dk b) Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: www.mst.dk c) Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk
Udbudsbetingelser 7 1.12 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udbyder er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for udbyder, at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter at tilbudet er indleveret. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbudet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at udbyder har pligt til ikke at tage tilbudet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har udbyderen ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbudet i betragtning, dvs. at udbyderen ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbudet i betragtning, men at udbyderen heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbudet i betragtning. 1.13 Forbehold og alternative tilbud 1.13.1 Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. pkt. 1.12 ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold. 1.13.2 Udbyder fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at udbyderen er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud. 1.13.3 Udbyder opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiverne er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Udbyder ser gerne, at eventuelle forbehold angives ved, at tilbudsgiver skriftligt og tydeligt på listeform for hvert forbehold anfører stedet (punktet) i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt anfører den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere. Det anbefales, at eventuelle forbehold vedlægges som Tilbuds-Bilag 3 i underskrevet stand (se side 28). 1.13.4 Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 1.14 Den udbudte opgave Den udbudte opgave omfatter ikke-behandlingskrævende liggende patientbefordring i Region Syddanmark. Opgaven omfatter også planlægning af kørslerne og disponering af køretøjerne på baggrund af bestillinger hovedsageligt fra udbyders rekvirerende afdelinger. Nærmere beskrivelse af opgavens indhold og omfang findes i Kravspecifikation, side 10ff. 1.15 Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt(er) vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier:
Udbudsbetingelser 8 Underkriterier Vægtning Økonomi 50 % Kvalitet 25 % Leveringssikkerhed 25 % Ved vurderingen af hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige, vil der blive foretaget en vurdering i forhold til de enkelte delaftaler, kombinationer af delaftaler eller de samlede delaftaler under ét. Der vil blive foretaget en helhedsvurdering af de indkomne tilbud, og udbyder vil på grundlag af ovennævnte tildelingskriterier antage det tilbud/den kombination af tilbud, der er økonomisk mest fordelagtig. Udbyder vil således indgå kontrakt på grundlag af den kombination af delaftaler, som samlet set er økonomisk mest fordelagtig. Der kan således blive tale om indgåelse af kontrakt med 1, 2, 3 eller 4 tilbudsgivere. Udbyders vurdering af de indkomne tilbud udføres i henhold til de ovenfor anførte underkriterier, som nærmere angivet i det følgende. 1.15.1 Økonomi Økonomi forstås som tilbudsgivers samlede tilbudspris, beregnet på grundlag af den af tilbudsgiver i Tilbuds-Bilag 5 angivne pris pr. tur multipliceret med de af udbyder skønnede ture pr. år, jf. Kravspecifikationen. 1.15.2 Kvalitet Kvalitet vurderes på baggrund af den til opgaven tilbudte kvalitet, hvor der særligt lægges vægt på følgende parametre: Planlægning af kørsler Plan/retningslinjer for vedligeholdelse samt kontrol og rengøring af køretøjer og materiel Plan for uddannelse af chauffører og medhjælpere Redegørelse for instruktører Vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 4, nr. 1, 3, 5, 6 og 8. 1.15.3 Driftsikkerhed Driftssikkerhed vurderes på baggrund af den til opgaven tilbudte driftssikkerhed, hvor der særligt lægges vægt på følgende parametre: Disponible køretøjer og reservekøretøjer Anskaffelses- vedligeholdelses- og udskiftningsplan for vognparken Plan for rekruttering og fastholdelse af personale Bestillingsmuligheder i eventuel overgangsfase Overgangsordning i forhold til den nuværende ordning Vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 4, nr. 2, 4, 7 og 9.
Udbudsbetingelser 9 1.16 Driftsperiode og option på forlængelse Kontrakten træder i kraft ved underskrivelse heraf, og løber herefter i fire år fra tidspunktet for driftsstart (forventeligt 2. kvartal 2009) med option på forlængelse i 2 x 12 måneder. Der er option på forlængelse af driftsperioden med 2x12 måneder optionen kan gøres gældende af udbyder med et varsel på 12 måneder forud for udløb af driftsperioden. 1.17 Virksomhedsoverdragelse Da der ikke i forbindelse med nærværende udbud forudsættes overdraget materiel eller personel til den leverandør, der får tildelt kontrakten, finder lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse ikke anvendelse. 1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver/hvilke tilbudsgivere udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. Økonomi- og Erhvervsministeriets bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 om ændring af bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (samtidig underretning af samtlige ansøgere og tilbudsgivere mv.). Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver i Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.2 angivne e- mailadresse. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere efter udløbet af standstill-perioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens/tilbudsgivernes tilbud er det/de vindende tilbud er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.
Kravspecifikation 10 2 KRAVSPECIFIKATION 2.1 Terminologiliste I Udbuds-Bilag 1 findes en terminologiliste, som indeholder nærmere angivelser vedr. lovgivning samt korte definitioner på udtryk og begreber anvendt i udbudskompendiet. Da den liggende ikke-behandlingskrævende transport er en del af den samlede præhospitale indsats, findes desuden definitioner på en række begreber som ikke anvendes i udbudskompendiet, men som benyttes i det præhospitale arbejde og som derfor har relevans i forbindelse med samarbejde med andre aktører. Angivelser, udtryk og begreber, der er markeret med en * (stjerne) i teksten nedenfor, findes på terminologilisten. Bemærk dog, at markeringen kun anvendes første gang, at angivelsen, udtrykket eller begrebet forekommer i teksten. 2.2 Indledning Fakta om strækker sig geografisk fra Langeland i øst til Fanø i vest og fra grænsen til Tyskland i syd til ca. 40 km nord for Vejle. er dermed broen mellem Østog Vestdanmark og porten til det europæiske kontinent. Regionen har ca. 1.2 mio. indbyggere. s hovedopgaver er primært inden for sundhed, social- og psykiatriområdet samt regional udvikling. Inden for sundhed driver regionen fire sygehusenheder med i alt 19 sygehuse. På det sociale og psykiatriske område sørger i samarbejde med regionens 22 kommuner for botilbud, behandling og specialundervisning. Gennem regional udvikling arbejder Region Syddanmark på at sikre vækst, som giver gode vilkår for borgere og erhvervsliv. Det sker i et tæt samarbejde med kommuner, erhvervsliv, arbejdsmarkedsparter og videninstitutioner. styres af et regionsråd, der består af 41 folkevalgte, der er valgt for fire år. Nuværende valgperiode udløber den 31. december 2009. Foruden at udgøre en geografisk enhed er også en koncern med ca. 26.000 ansatte. Dermed er regionens største virksomhed. Det årlige budget for er på ca. 19 mia. kr. har hovedadresse i Vejle, hvor regionshuset ligger. Flere informationer om kan ses på hjemmesiden: www.regionsyddanmark.dk De seneste beslutninger vedr. regionens sygehusstruktur herunder akutstruktur findes på regionens hjemmeside under fremtidens sygehuse. Se følgende link http://www.fremtidenssygehuse.dk/wm229664 2.3 Opgavebeskrivelse Den udbudte opgave omfatter Ikke-behandlingskrævende liggende patientbefordring (= kørselskategori D*). Opgaven omfatter transport af patienter, hvor patienter skal bæres til/fra køretøjet, og som under kørslen skal ligge ned, men som ikke har brug for behandling eller observation undervejs.
Kravspecifikation 11 Der er således tale om ikke-behandlingskrævende liggende sygetransport i henhold til Sundhedsloven*, BEK 37* samt CIRK 67*. Denne kørselstype betegnes af udbyder som kørselskategori D. Kørselskategori D omfatter primært befordringer mellem patientens bopæl til sygehus og retur eller befordringer mellem sygehusene (interhospitale transporter). Hovedparten af befordringerne sker til et af sygehusene i. Udbyders sygehusvæsen samarbejder med sygehuse i andre regioner. Derfor omfatter opgaven også befordringer til sygehuse udenfor regionen. 2.3.1 Hvem er omfattet Patienter, som har folkeregisteradresse i er som udgangspunkt omfattet af den liggende patientbefordring. Endvidere er patienter, som efter 12 i BEK 37 opholder sig midlertidigt i, berettiget til befordring. 2.3.2 Hvor skal der køres til/fra Som udgangspunkt, skal der køres mellem patientens bopæl (folkeregisteradresse) og behandlingssted. Der skal dog også køres til og fra en aflastningsplads anvist af patientens hjemkommune. Herudover kan der efter en konkret vurdering af udbyder anvises kørsel til og fra andet opholdssted. Der skal foretages liggende patientbefordring til og fra offentlige sygehuse/ behandlingssteder i samt til de samarbejdssygehuse/klinikker mv., som udbyder til enhver tid har indgået aftaler med, og som også kan være beliggende udenfor regionens grænser. Der skal endvidere køres til sygehuse udenfor i forbindelse med henvisning til højtspecialiseret behandling. Se Udbuds-Bilag 2 for en oversigt over udbyders sygehuse samt de nuværende samarbejdssygehuse/-klinikker. Liggende patientbefordring omfatter også kørsel (evt. med personaleledsagelse) til nødvendige besøg hos praktiserende øjen- eller tandlæger og lignende. Der kan endvidere være kørsler til ambulant behandling på anden sygehusenhed, ligesom der kan være interhospitale kørsler. Endelig vil privatpraktiserende læge, lægevagten eller speciallæge også have mulighed for at bestille kørsler til sygehus/behandlingssted for patienter, der skal indlægges subakut. 2.3.3 Regler og myndighedskrav Udbyder er i henhold til nedenstående forpligtet til at tilvejebringe transport til visse patientgrupper, herunder liggende befordring. Området er desuden reguleret via nedenstående uddannelses- og udstyrskrav, som leverandøren i hele kontraktens løbetid er forpligtet til at følge. Følgende områder er af særlig betydning for liggende patientbefordring: Sundhedsloven BEK 37 CIRK 67 LOV 517 BEK 399 EU-standarder DS/EN 1789:2007 om ambulancer og ambulanceudstyr, type A1 EU-standard DS/EN 1865:2000 om specifikationer for båre-, løfte- og bæreudstyr til brug i ambulancer
Kravspecifikation 12 Leverandøren skal være i besiddelse af de nødvendige tilladelser til sygetransport i henhold til LOV 517 og BEK 399. Krav om de nødvendige tilladelser skal være opfyldt for tidspunktet for idriftsættelse. Leverandøren skal på udbyders anmodning dokumentere, at de krævede tilladelser er gyldige. Leverandøren skal sikre, at eventuelle underleverandører opfylder ovenstående. 2.4 Organisering af det somatiske sygehusvæsen og psykiatrien i Region Syddanmark 2.4.1 Det somatiske sygehusvæsen Sygehusvæsenet i er på nuværende tidspunkt under omorganisering. Pr. 1. januar 2008 består det somatiske sygehusvæsen således af 4 sygehusenheder: Universitetshospital på Fyn med enheder i Odense, Svendborg, Faaborg, Nyborg, Ringe og Ærøskøbing Sygehus Lillebælt med enheder i Vejle, Give, Kolding, Fredericia og Middelfart Sydvestjysk Sygehus med enheder i Esbjerg, Grindsted, Brørup og Varde Sygehus Sønderjylland med enheder i Sønderborg, Haderslev, Aabenraa og Tønder Udover udbyders egne sygehusenheder har udbyders indgået samarbejdsaftaler med flere sygehuse/behandlingssteder i og udenfor regionen, hvortil der også vil skulle påregnes at ske befordring. Dette inkluderer pt. også enkelte sygehuse i det nordlige Tyskland. Se Udbuds- Bilag 2. 2.4.2 Psykiatrien Sygehus- og distriktspsykiatrien i er på nuværende tidspunkt inddelt i tre centre: Psykiatricenter Vest: herunder Psykiatrisk afdeling i Esbjerg, Børne- og ungdomspsykiatrisk afdeling i Esbjerg, Psykiatrisk afdeling i Ribe og Psykiatrisk afdeling i Vejle samt en række distriktspsykiatriske enheder. Psykiatricenter Midt: herunder Psykiatrisk afdeling i Augustenborg, Børne- og ungdomspsykiatrisk afdeling i Augustenborg, Psykiatrisk afdeling i Haderslev, Gerontopsykiatrisk afdeling i Haderslev, Psykiatrisk afdeling i Middelfart, Psykiatrisk afdeling i Kolding, Børne- og ungdomspsykiatrisk afdeling i Kolding samt en række distriktspsykiatriske enheder. Psykiatricenter Øst: herunder Psykiatrisk afdeling i Svendborg, Psykiatrisk afdeling i Odense, Børne- og ungdomspsykiatrisk afdeling i Odense samt en række distriktspsykiatriske enheder. 2.5 Leverancens opdeling i delaftaler Leverancen udbydes i 4 geografiske delaftaler, sådan at leverandøren er forpligtet til at varetage kørsel i henhold til definitioner i afsnit 2.3 for de patienter, som har folkeregisteradresse eller ophold i delaftalens område. De udbudte delaftaler afgrænses af kommunegrænserne, som beskrevet i følgende tabel. Oversigt over delaftaler (opgjort ved kommuner)
Kravspecifikation 13 Sønderjylland Sydvestjylland Trekantsområdet Fyn Tønder Aabenraa Haderslev Sønderborg Esbjerg Vejen Varde Billund Fanø Kolding Vejle Fredericia Middelfart Nordfyn Odense Assens Faaborg-Midtfyn Svendborg Nyborg Kerteminde Langeland Ærø 2.6 Kørselsomfang Udbyder har på baggrund af historiske kørselsdata estimeret kørselsomfanget i de fire delaftaler. Oplysningerne i nedenstående punkter om kørselsomfanget er retningsgivende og således ikke nogen garanti for antal kørsler. Personalet på udbyders sygehuse skal i forbindelse med bestilling af en liggende befordring fremover vælge mellem en behandlingskrævende kørsel (ambulance) og en ikkebehandlingskrævende kørsel (liggende befordring). Dette kræver oplæring og tilvænning hos personalet på sygehusene, hvilket gør det vanskeligt, at vurdere det præcise antal kørsler. Det er imidlertid udbyders forventning at antallet af kørsler pr. år vil stige i løbet af kontraktperioden. Dels som følge af at sygehusene bliver mere bekendt med kørselstypen og dels som følge af en forventning om en generel aktivitetsstigning på området. På samme måde som der er usikkerhed omkring bestillingsmønster, kan der også ske ændringer i omfanget af kørsler som følge af strukturelle ændringer, som er under planlægning inden for det somatiske og psykiatriske sygehusvæsen. På den baggrund er det heller ikke muligt at angive det konkrete kørselsomfang til specifikke behandlingssteder. For hver delaftale ønskes pris på: Fast pris pr. tur Eventuel variation i kørselsomfang giver ikke anledning til regulering i prisen pr. tur. 2.6.1 Forventet årligt kørselsomfang pr. delaftale Som hjælp til leverandøren i forbindelse med tilbudsafgivelse, har udbyder estimeret kørselsomfang og forventede antal enheder der kan løfte opgaven i hvert delområde. I Udbuds-Bilag 5 findes en uddybning af disse forventninger herunder en beskrivelse af, det antal aktive køretøjer, der i et givet tidsrum og med en given startsted (base), forventes at kunne løfte den udbudte opgave. For de tre jyske delaftaler gør følgende sig gældende: Den væsentligste del af kørslerne forventes afviklet indenfor den enkelte delaftales område. De resterende kørsler vil primært fordele sig til de øvrige sygehuse i den jyske del af Region Syddanmark og også til højt specialiseret behandling, især på Odense Universitetshospital. Herudover vil der i mindre omfang være kørsler til højt specialiseret behandling uden for, fortrinsvist til Århus Universitetshospital og højt specialiserede sygehuse på Sjælland, især Rigshospitalet.
Kravspecifikation 14 For den fynske delaftale gør følgende sig gældende: Den væsentligste del af kørslerne forventes afviklet indenfor delaftalens område. De resterende kørsler vil primært fordele sig til de øvrige sygehuse i den jyske den af, og til højt specialiseret behandling på de sjællandske sygehuse og i Region Midtjylland, især Rigshospitalet og Århus Universitetshospital. Forventet årligt kørselsomfang Forventet antal kørsler pr. år Forventet antal kørte km. pr. år Delaftale Sønderjylland Delaftale Sydvestjylland Delaftale Trekantsområd et Delaftale Fyn 6.850 4.600 6.300 12.850 520.000 345.000 400.000 625.000 2.6.2 Servicemål for opgavens udførelse Leverandøren skal leve op til følgende faste servicemål, som gælder for samtlige kørsler i alle fire delaftaler. Generelt afgiver udbyder bestillinger på 2 forskellige måder: i) Ønsket afleveringstidspunkt (på sygehus/andet behandlingssted) ii) Ønsket afhentningstidspunkt (på sygehus/andet behandlingssted) Ad i) Ønsket afleveringstidspunkt Ved ture i denne kategori er patienten bestilt til aflevering på et bestemt tidspunkt, typisk fordi patienten har en behandlingstid. Serviceniveauet for en aflevering er overholdt, såfremt patienten afleveres i tidsrummet mellem ønsket afleveringstidspunkt og tidligst 1 time før (se figur nedenfor) Tidligste afleverings tidspunkt Ønsket/seneste afleveringstidspunkt Ad ii) Ønsket afhentningstidspunkt Ved kørsler i denne kategori er patienten bestilt til afhentning på et bestemt tidspunkt, typisk fordi patienten er færdig fra ambulant behandling eller bliver udskrevet.
Kravspecifikation 15 Serviceniveauet for en afhentning er overholdt, såfremt patienten afhentes i tidsrummet mellem ønsket afhentning og senest 90 minutter efter ønsket afhentning (se figur nedenfor). Ønsket afhentning tidspunkt seneste afhentningstidspunkt Serviceniveauerne er udtryk for den højeste acceptable ventetid pr. kørsel. Udbyder forpligter sig i denne forbindelse til at samarbejde med leverandøren om tiltag i forbindelse med bestilling, der kan sikre en jævn fordeling af kørsler over hele dagen. For alle fire delaftaler gælder, at der på hverdage skal kunne bestilles kørsler døgnet rundt til udførelse i tidsrummet 06.00 til 21.00. Dette tidsrum betegnes i det følgende for driftstiden. Driftstiden er det tidsrum, der kan udføres kørsler indenfor, hvilket betyder, at en afhentning, der er bestilt til kl. 20.59 skal gennemføres, uanset at kørslen derved slutter efter kl. 21.00. På samme måde kan en afhentning være bestilt til kl. 06.00. Se endvidere afsnit 2.8 vedrørende bestillingsproceduren. På weekend og helligdage kan driftstiden variere i de fire delaftaler, jf. Udbuds-Bilag 5. Det stilles som krav, at leverandøren sikrer det nødvendige antal køretøjer inkl. mandskab således, at de ovenstående servicemål kan opretholdes. Sikring af overenskomstmæssige pauser og arbejdsmiljømæssige forhold for personalet påhviler leverandøren. I spidsbelastningsperioder, hvor servicemålene måske ikke kan overholdes, har leverandøren mulighed for at sende kørsler videre til udbyders vagtcentral, som herefter benytter ambulanceenheder til kørslerne, når den konkrete situation tillader dette. Betingelsen for, at en leverandør i en given delaftale kan videresende kørsler, er, at leverandøren kan dokumentere, at det i Udbuds-Bilag 5 angivne antal enheder, har været i drift på det tidspunkt, hvor videresendelsen sker. Det er udbyders forventning, at leverandøren, såfremt der konstateres en permanent høj frekvens af videresendelser, øger antallet af køretøjer i drift. 2.7 Krav til leverandørens udførelse af opgaven 2.7.1 Krav til kørslens udførelse Udbyder forventer, at opfølgning på patientbetjeningen sker i et tæt samarbejde mellem udbyder og leverandøren. Leverandøren skal sikre, at personalet har kendskab til og overholder udbyders retningslinier vedrørende aflevering og afhentning af patienter i hjemmet eller på sygehuset. Fælles retningslinier for aflevering og afhentning af ikke-behandlingskrævende patienter, forventes udarbejdet og fremsendt til leverandøren inden driftsstart.
Kravspecifikation 16 Medhjælperen, jf. afsnit 2.7.4, skal under kørslen sidde i bårerummet og tilse patienten undervejs, samt hjælpe og yde omsorg ved behov. Udbyder lægger vægt på, at betjeningen af patienten sker på en god og forsvarlig måde. 2.7.2 Krav til køretøjet Køretøjerne og udstyr skal til enhver tid opfylde gældende lovgivning og standarder jf. afsnit 2.3.3. Køretøjet skal som minimum være forsynet med følgende udstyr til transport af patienter: Hovedbåre med understel til transport både i liggende og siddende stilling Båremadras Bærestol til transport af patienten til og fra køretøjet, hvor båren ikke kan anvendes Da patienten ikke skal behandles under transporten, stilles der ikke krav om ilt, medicinske gasser, defibrillator eller andet behandlingsudstyr. Der stilles ligeledes ikke krav om montering af udrykningshorn og lys, og køretøjet skal ikke være godkendt til udrykningskørsel. Køretøjerne skal fremstå præsentable og velegnede til patienttransport, hvilket vil sige, at køretøjer til enhver tid: skal være i forskriftsmæssig og driftsikker stand skal være vedligeholdt og rengjort skal være indrettet således, at ind- og udladning af patienter kan foregå ubesværet skal være forsynet med opdateret udstyr i henhold til gældende lovgivning Personalet, der bemander bilen, skal dagligt ved påbegyndt vagt udføre kontrol af køretøjet og dokumentere, at kontrollen har fundet sted. Udbyder kan når som helst udføre eller få udført kontrol af køretøjer og materiel. Såfremt kravene ikke opfyldes på et hvilket som helst tidspunkt i kontraktperioden, kan udbyder kræve, at køretøjet udelukkes fra patientbefordring. Leverandøren skal have en plan/retningslinjer for vedligeholdelse samt kontrol og rengøring af køretøjer og materiel, denne plan skal vedlægges tilbudet. Den vedlagte plan skal bl.a. indeholde en beskrivelse af, hvorledes leverandøren i forbindelse med rengøring af køretøjer og materiel vil sikre, at risikoen for spredning af multiresistente bakterier, herunder MRSA, minimeres. Køretøjerne skal tydeligt være påført udbyders logo, og det skal fremgå, at der er tale om sygetransport. Placering og udformning af logo samt øvrige angivelser på bilen, skal godkendes af udbyder. Køretøjet skal udover føreren kunne transportere tre personer (inkl. medhjælperen), hvoraf én er på båre. Samtlige personer kan fastspændes forsvarligt under kørslen og i øvrigt sidde/ligge komfortabelt. Ved vognnedbrud af køretøjer skal leverandøren enten yde autohjælp, dvs. servicering på skadestedet, eller bugsering til relevant facilitet, samt hurtigst muligt stille erstatningskøretøj til rådighed. Leverandøren skal vedlægge tilbudet en oversigt over disponible køretøjer og reservekøretøjer. Den vedlagte plan skal bl.a. indeholde en liste med tekniske specifikationer på de køretøjer, der forventes at skulle benyttes til opgaven.
Kravspecifikation 17 Såfremt leverandøren vil anskaffe nye køretøjer til udførelse af opgaven, skal tilbudet vedlægges en anskaffelsesplan bl.a. indeholdende en teknisk beskrivelse af de køretøjer, der påtænkes anskaffet til opgaven. Leverandøren skal desuden vedlægge tilbudet en vedligeholdelses- og udskiftningsplan for vognparken. 2.7.3 Krav til indretning og øvrigt udstyr Køretøjets indretning og udstyr skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning og standarder jf. afsnit 2.3.3. Leverandøren er forpligtet til på ethvert tidspunkt at have funktionsdueligt, rent og velholdt udstyr til rådighed i køretøjerne. Køretøjet skal være udstyret med nødvendigt udstyr, som minimum brækpose, førstehjælpskasse og brandslukker. Leverandøren skal anvende de tæpper, der udleveres på udbyders sygehuse samt returnere disse. Opsupplering sker på de enkelte sygehuse uden udgift for leverandøren. Da der er tale om afhentning og aflevering af patienter i eget hjem vil der være behov for bæreudstyr i form af f.eks. trappetjenere m.v. Bæreudstyr skal forefindes i køretøjerne og skal være forskriftsmæssigt fastspændt. Patienten kan medbringe en mindre taske samt et stk. nødvendigt ganghjælpemiddel. Dette skal fastspændes under kørslen. Patienter (f.eks. med rygerlunger) kan desuden medbringe ilt i såkaldte iltbomber (2,5 l iltflasker). Leverandøren skal sikre, at køretøjet er indrettet således, at disse iltflasker kan fastspændes under kørsel. Fastspændingen skal ske i umiddelbar nærhed af patienten, således at denne har mulighed for at benytte den medbragte ilt under kørsel. Der stilles ingen krav om, at leverandøren skal medbringe ilt i køretøjerne, ligesom ansvaret for iltbehandlingen ligger hos patienten. 2.7.4 Krav til bemanding og uddannelse Køretøjerne skal være bemandet med én chauffør og én medhjælper. Chaufførens uddannelsesniveau skal til enhver tid opfylde gældende lovkrav vedr. erhvervsmæssig personbefordring. Alle chauffører skal have et gyldig kørekort til denne transportkategori (kategori B), og skal desuden have en godkendelse i henhold til LOV 517. Såfremt der sker ændringer i chaufførens helbredsmæssige tilstand, således at denne ikke kan eller ikke forventes at kunne generhverve kørekort til erhvervsmæssig personbefordring, har leverandøren ansvaret for, at pågældende chauffør udelukkes fra opgaven. Både chauffør og assistent skal have gennemført et 12-timers førstehjælpskursus med en gyldig opdatering indenfor det sidste år. Kursus skal opdateres minimum hvert andet år og dokumentation herfor skal kunne forevises på forlangende af udbyder. Leverandøren er ansvarlig for, at chauffører/medhjælpere der anvendes til kørslen, ved uddannelse eller instruktion er i stand til at betjene det udstyr, der findes i køretøjerne og kender reglerne for transport af patienter, herunder bære- og løfte-teknikker i forbindelse med håndtering af liggende patienter. Leverandøren skal vedlægge tilbudet en detaljeret uddannelsesplan for både chauffører og medhjælpere. Planen skal bl.a. indeholde oplysninger om personalets uddannelse i betjening af
Kravspecifikation 18 det udstyr, der findes i køretøjet, bære og løfte teknikker i forbindelse med håndtering af liggende patienter, samt almen hjælp og omsorg til liggende patienter og førstehjælp. Hvis leverandøren har et korps af instruktører, skal der redegøres for denne gruppes antal, uddannelsesprofil samt organisatorisk indplacering. Denne redegørelse skal vedlægges tilbudet. Såfremt leverandøren ikke på tilbudstidspunktet råder over tilstrækkelige personaleressourcer skal der redegøres for en rekrutteringsplan. Der skal forelægges en plan for fastholdelse af eksisterende personale. Leverandører skal senest en måned inden driftsstart (og løbende herefter en gang om året) indsende dokumentation for hvilken aktuel mandskabsstyrke, der er til rådighed, fordelt på chauffører og assistenter, herunder mandskab med specielle relevante kompetencer fx specielle sprogkundskaber eller supplerende uddannelser f.eks. ambulanceassistentuddannelse eller lignende. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at chauffører har det nødvendige geografiske kendskab og de nødvendige opslagskort evt. suppleret med en elektronisk kørselsvejledning. Chauffører og medhjælpere skal være velsoignerede, optræde venligt og kunne forstå og tale dansk, samt være i stand til at hjælpe og yde omsorg for patienterne i tilstrækkeligt omfang. Leverandøren har ansvaret for, at de til enhver tid gældende arbejdsmiljøregler overholdes. Chauffører og medhjælpere er underlagt tavshedspligt, og må som følge heraf ikke drøfte personlige forhold vedrørende patienterne med udenforstående. Dette gælder også efter, at kontrakten er bragt til ophør, uanset årsagen hertil. Hvis en chauffør/medhjælper giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, er udbyder berettiget til at kræve, at den pågældende medhjælper/chauffør udelukkes fra den af kontrakten omfattende kørsel. 2.7.5 Krav til uniformering Leverandøren skal udlevere uniform og fodtøj til personalet, som altid skal bære dette under tjeneste. For arbejdstøjet gælder: almindelig anerkendt standard og snit for denne type arbejde. ens for samme personale kategori leve op til sikkerhedsmæssige krav og standarder uniformer skal have tydelig mærkning af den ansattes tilhørsforhold til leverandøren samt udbyders logo personalet skal bære et tydeligt identifikationskort med navn, billede og/eller tjenestenummer 2.7.6 Rygning, alkohol og rusmidler Udbyder stiller desuden følgende krav vedrørende opgaveløsning: der må ikke ryges i eller omkring køretøjerne der må ikke ryges i situationer med patientkontakt operatøren skal sikre, at hans personale har kendskab til rygepolitikken de steder hvor de kommer og at disse politikker overholdes personale der er på vagt, skal på hele vagten have en promille på 0,0 og må ikke være under påvirkning af euforiserede stoffer
Kravspecifikation 19 2.7.7 Krav til den driftsmæssige ansvarlige Det er væsentligt for udbyder at have en stabil samarbejdsflade med leverandørerne, hvorfor der stilles krav om en entydig indgang til en driftsansvarlig person i leverandørens organisation. Der skal være en driftsansvarlig kontaktperson i hele driftstiden til løsning af evt. ad hoc problemer. 2.7.8 Krav til klagesagsbehandling Udbyder har ansvaret for sagsbehandling af klager, der vedrører den liggende patientbefordring. Klager, der behandles i Sundhedsvæsenets Patientklagenævn vurderes sideløbende i regionen. Leverandøren er forpligtet til at orientere udbyder om alle klager vedr. den liggende patientbefordring. Leverandøren skal følge udbyders retningslinier for klagesagsbehandling. I Udbuds-Bilag 3 vedlægges de nuværende retningslinier for ambulancetjenesten. Udbyder forventer inden driftsstart at tilpasse retningslinierne til den liggende patienttransport, hvorefter disse fremsendes til leverandøren. Leverandøren skal have en procedure for egen håndtering af klagesager i henhold til vedlagte retningslinier. Denne plan skal vedlægges tilbudet. 2.7.9 Kontakt til pressen Leverandøren skal i driftsperioden indgå i samarbejde med udbyders kommunikationsafdeling vedr. medieomtale af de opgaver, som leverandøren i henhold til kontrakten løser for udbyder, herunder forpligte sig til at: alle henvendelser, som er relateret til den kontraktuelle ydelse henvises til udbyders pressekontakt eller Planlægnings- og udviklingsafdelingen under Sundhed. alle henvendelser, der er relateret til udbyders samlede præhospitale indsats og sundhedsberedskab henvises til udbyders pressekontakt eller Planlægnings- og udviklingsafdelingen under Sundhed 2.8 Bestilling/booking Der forventes at være implementeret et fælles ensartet elektronisk bookingsystem for alle sygehuse i ved kontraktstart. Alle kørsler bestilles fra sygehusafdelingerne via dette system. Leverandøren skal indrette sine forhold, så dette system kan anvendes ved booking af kørsler. Der skal dog fortsat være mulighed for booking via e-mail, fax samt telefon. Dette skal også gælde såfremt udbyders bookingsystem ikke er funktionelt ved kontraktstart. Bookingsystemet gør det muligt at bestille, afbestille, genbestille og ændre kørselsbestillinger løbende. Af den elektroniske bestilling vil bl.a. fremgå: Patientens navn og CPR-nr. Afhentningsadresse Afleveringsadresse Kørselstype Eventuel behov for ledsagelse Tidligste afhentningstidspunkt jf. krav til serviceniveau Seneste ankomsttidspunkt jf. krav til serviceniveau Eventuelle bemærkninger vedrørende kørslen
Kravspecifikation 20 For at kørselsleverandøren kan modtage bestillinger elektronisk, stiller udbyder en webservice-snitflade til rådighed, således at leverandøren kan modtage bestillingerne. Der bliver afsendt en XML-baseret bestilling fra udbyders bookingsystem, som skal modtages og behandles af leverandøren. Der vil senere blive leveret en detaljeret beskrivelse af bookingsystemet og de specifikke krav, der stilles til leverandøren. Da der er tale om personfølsomme data, skal data overføres under iagttagelse af den fornødne datasikkerhed, hvilket betyder, at der skal anvendes kryptering af data mellem bookingsystemet og leverandørens IT-system. Som udgangspunkt bestilles kørsel senest kl. 15 dagen før ønsket udførelse af hensyn til leverandørens mulighed for at planlægge kørslerne. Dog skal kørsel kunne bestilles alle dage, døgnet rundt, også med kort varsel til samme dags kørsel. Leverandøren varetager koordinering og planlægning af kørslerne på baggrund af bestillingerne. Leverandøren skal vedlægge tilbudet en beskrivelse af hvorledes planlægningen af kørslerne vil blive håndteret, herunder om leverandøren har et planlægningsværktøj til opgaven. I tilfælde af, at udbyders bookingsystem ikke er funktionelt ved driftsstart, skal leverandøren beskrive, om denne har egne bestillingsmuligheder, f.eks. voicemail, internetbaseret bestilling eller lign.,som kan benyttes i en overgangsfase. 2.9 Planlægning af kørsler Leverandøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse. Leverandøren skal vedlægge tilbudet en beskrivelse af, hvorledes planlægningen af kørslerne vil blive håndteret, herunder om leverandøren har et planlægningsværktøj til opgaven. Der skal ligeledes vedlægges et forslag til, hvordan der sikres en god overgang fra nuværende ordning, således at kørsler bestilt inden driftsstart, kan udføres af leverandøren. 2.10 Kørselsdata/Statistik 2.10.1 Levering af kørselsdata Leverandøren skal senest 4 måneder efter driftsstart, påbegynde leveringen af følgende data til udbyder: Oversigt over kørsler defineret ved følgende felter: Bestillings_id (fra udbyders bookingsystem) Internt_id (fra leverandørens system) Vogn_id Afhentningstidspunkt Afhentningsadresse Afleveringstidspunkt Afleveringsadresse Antal_ledsagere Patient_klar (ja/nej) Bemærkninger Som det fremgår af afsnit 2.11 planlægger udbyder at etablere en database til opsamling af ovenstående kørselsdata. Indtil databasen er implementeret, skal ovenstående data som minimum sendes i semi-kolon separerede tekstfiler. Andre formater kan aftales løbene mellem leverandør og udbyder, såfremt det viser sig hensigtsmæssigt for begge parter.
Kravspecifikation 21 Data skal være valideret af leverandør inden afsendelse til udbyder, ligesom data skal være sammenhængende mellem driftsperioder. Mangelfulde data f.eks. i forbindelse med manglende tider ved rapportering af en kørsel, vil af udbyder blive betragtet som om, kørslen ikke er gennemført. Dog vil udbyder rette henvendelse til leverandøren ved mangelfuldt data, hvorefter leverandøren har mulighed for at genfremsende rettet data senest 5 arbejdsdage fra udbyders henvendelse. Der kan dispenseres fra denne regel, i de tilfælde, hvor leverandøren kan dokumentere, at data ikke kan fremsendes pga. forhold som leverandøren ikke kontrollerer. Foruden ovenstående data er leverandøren forpligtet til at levere yderligere data, der opsamles i forbindelse med afvikling af kørsler. De data, der kan blive relevante, er beskrevet i Udbuds- Bilag 4. Opsamling og levering af yderligere data skal dog ske i samarbejde med udbyder, og kan tidligst kræves 12 måneder efter driftsstart. 2.10.2 Statistik Leverandøren skal levere månedlige statistikker, der bl.a. viser: antal kørsler gennemsnitlig ventetid ved afhentning gennemsnitlig ventetid ved aflevering antal kørsler, der er videresendt til vagtcentralen antal kørsler, hvor de angivne servicemål ikke overholdes antal kørsler, der bestilles efter kl. 15 dagen før udførelse Eventuelle yderligere behov for statistik aftales mellem leverandøren og udbyder. Data som leveres til udbyder, vil være udbyders ejendom. 2.11 Implementering af regional database med kørselsdata Udbyder planlægger at få udviklet en database, hvor relevante kørselsdata opsamles med henblik på opfølgning af den leverede ydelse, herunder det realiserede serviceniveau. Overordnet set skal data til databasen komme dels fra udbyders eget bookingsystem og dels fra leverandørens interne systemer. Udbyder har ikke på nuværende tidspunkt lagt sig fast på den endelige udformning af databasen, men databasen vil blive baseret på standard web-service-teknologi. Der vil senere blive leveret en detaljeret beskrivelse af databasen og de specifikke krav, der stilles til leverandøren, i forhold til i hvilket format data skal indsendes. Alt afhængig af, hvilken teknisk løsning udbyder vælger til analyser af indkomne data, kan der være mulighed for indrapportering i forskellige formater. Det forventes, at data skal leveres gennem en webservice, som udbyder på sigt stiller til rådighed. De foreløbige tanker omkring denne webservice er nærmere specificeret i Udbuds-Bilag 4. Leverandøren forventes at samarbejde omkring opbygningen af databasen, herunder at tilpasse leverandørens eksisterende systemer til at levere den ønskede data. 2.11.1 Opsamling af data Der stilles ikke krav til leverandørerne i forhold til, hvordan opsamlingen af data sker. Det er således op til leverandøren, hvorvidt dataopsamlingen skal ske automatiseret eller med blok og pen. 2.11.2 Datastruktur Krav omkring datastruktur skal ses i sammenhæng med data fra bookingsystemet, samt stamdata vedrørende sygehuse og patienter. Således vil leverandørerne modtage bestillingsdata via bookingsystemet, jf. afsnit 2.8. Disse data kan til enhver tid henføres til et
Kravspecifikation 22 unikt bestillings-id, som derfor vil være den primære nøgle i alle efterfølgende datamæssige sammenhænge. Data skal overordnet set, også fra leverandørens side, være struktureret ud fra bestillings-id. Således vil der altid være en tabel, som modsvarer data leveret fra bookingsystemet, hvor krav sat af udbyder modsvares direkte af det af leverandøren realiserede. Kræver udbyder andre informationer, skal disse optræde i separate tabeller, som så er kædet sammen via bestillingsid. Data skal være på laveste niveau, og udbyder skal have adgang til alle data, som opsamles af leverandøren 2.12 Betalingsmodel Betalingsmodellen tager udgangspunkt i servicemålene, jf. afsnit 2,4 samt det forventede kørselsomfang, jf. afsnit 2.6. 2.12.1 Pris pr. tur For hver delaftale betales en fast pris pr. tur. Prisen afgives i Tilbuds-Bilag 5. 2.12.2 Prisregulering Regulering foretages på baggrund af den årlige udvikling i henholdsvis Danmarks Statistiks offentliggjorte Nettoprisindeks varegruppe 07, Transport med 30 % og udviklingen i lønindekset ILON2/Branche 6009, Transport med 70 %. Der reguleres én gang årligt med den årlige udvikling (procentvis) i de angivne indeks (basisprisindeks juni 2008, basislønindeks 2. kvartal 2008). Første regulering finder sted 1. oktober 2009 og regulering sker med den procentvise udvikling (anført med én decimal) mellem henholdsvis prisindekset for juni 2008 til juni 2009 og lønindekset for 2. kvartal 2008 til 2. kvartal 2009. Der sker tilsvarende regulering for efterfølgende år (pr. 1. oktober 2010 med udviklingen mellem prisindeks for juni 2009 til juni 2010 og lønindeks for 2. kvartal 2009 2. kvartal 2010). 2.12.3 Bod Såfremt leverandøren ikke kan overholde servicemålene, jf, afsnit Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., vil leverandøren blive pålagt bod efter følgende bestemmelser: 1. Hver gang servicemålene overskrides, tildeles leverandøren 1 point. Overskrides servicemålene med mere end 50 %, dvs. 135 minutter ved afhentning og 90 minutter ved aflevering, tildeles leverandøren 3 point. Pointene opgøres pr. kalendermåned, og bod, jf. pkt. 3 og 4, beregnes pr. kalendermåned. 2. Hvis der for en given måned er registreret mere end 15 point, betales en bod på 1.000 kr. pr. point for intervallet 15 til 30 point, dvs. DDK 1.000 15.000 pr. måned. For eventuelle point derudover betales kr. 2.000 pr. point. 3. Hvis der i to på hinanden følgende måneder registreres mere end 40 point pr. måned, fordobles de i pkt. 3 nævnte bodtakster for den efterfølgende måned. 4. Boden beregnes månedsvis og fratrækkes leverandørens grundbetaling for den efterfølgende måned. 5. Den månedlige bod kan maksimalt udgøre 15 % af leverandørens samlede betaling for den pågældende måned.