Til Vandværker Dokumenttype Vejledning/kursus Dato 01, 2017 RAMBØLL SMALLBIZZ
RAMBØLL SMALLBIZZ Revision 02 Dato 2017-08-03 Udarbejdet af JNN Kontrolleret af JNI Godkendt af JNN Beskrivelse Finansbogholderi integreret med Rambøll FAS Ref. JNN Rambøll Englandsgade 25 DK-5100 Odense C T +45 5161 1000 F +45 5161 1001 www.ramboll.dk \\cher\sagarkiv\2011\1100009745\dok\dd00838-1-jnn.docx
INDHOLD 1. OPSTART RAMBØLL SMALLBIZZ 1 1.1 GENNEMGANG AF OPSTARTSBILLEDE 3 1.1.1 Online hjælp 3 1.1.2 Bruger 4 1.1.3 Søgefunktion 7 1.1.4 Roller 8 1.1.5 Hovedmenu 10 2. OPSÆTNING 12 2.1 VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER 12 2.2 REGNSKABSOPSÆTNING 13 2.3 NYT ÅR 13 2.4 ÅBNINGSBALANCE 15 2.4.1 Indtast kladde 15 2.4.2 Bogfør 16 2.4.3 Nulstil resultatopgørelse Dan primoposteringer 17 2.4.4 Udskriv Balance 20 2.4.5 Udskriv kontoudtog med Detaljeret råbalance 20 2.4.6 Udskriv kassekladde 22 2.4.7 Afstem/beholdningskonti 23 3. KONTOPLAN 25 3.1 OPSÆTNING 25 4. BUDGETTER 29 5. LEVERANDØRER (KREDITORER) 36 5.1 OPRET EN LEVERANDØR - KREDITOR 36 5.2 TILFØJ LEVERANDØR I OVERSIGTEN PÅ FORSIDEN AF RAMBØLL SMALLBIZZ 38 5.3 BOGFØR EN LEVERANDØRFAKTURA FRA RAMBØLL DANMARK A/S 40 5.4 Betal og udlign leverandør faktura 43 5.5 UDSKRIFTER LEVERANDØRER (KREDITORER) - FINANSRAPPORTER 46 5.5.1 Kreditor saldo til dato 46 5.5.2 Kreditorbalance 48 5.5.3 Kreditor Kontokort 49 5.5.4 Kreditor forfaldsoversigt 51 5.5.5 Aldersfordelt gæld 52 5.6 UDKSKRIFTER LEVERANDØRER (KREDITORER) KØBSRAPPORTER 54 5.6.1 Kreditor top 10-liste 54 5.6.2 Kreditor Købsoversigt 55 6. MOMS 57 7. RAMBØLL FAS 63 7.1 INTEGRATION MED SMALLBIZZ 63
[TABLE OF FIGURES HEADING] [Double-click to insert the table of figures] BILAG Bilag 1 [Appendix Title] [Kort indhold: Placer cursor HER og indsæt fra menuen. Slet ovenstående TOC + sideskift.] [DO NOT delete the following line since it contains a section break delete this field before printing]
0-1 1. OPSTART RAMBØLL SMALLBIZZ Ved opstart af Rambøll SmallBizz skal der indtastes brugernavn og adgangskode, som du har modtaget fra Rambøll Indtast Brugernavn og Adgangskode og klik på Log på
0-2 Du er nu i Rambøll SmallBizz, hvor du har mulighed for i grundversionen at bogføre finansposteringer og leverandørfakturaer. Rambøll SmallBizz er integreret med Rambøll FAS, så posteringer til Debitorer kommer elektronisk fra Rambøll FAS. Standardkontoplanen er fra Danske Vandværker og det er muligt at indlægge sin egen kontoplan, hvis man ikke ønsker at tage udgangspunkt i standardkontoplanen fra Danske Vandværker. Programmets funktioner vil nu blive gennemgået fra opstart og tilpasning af diverse funktioner. Der kan være nogle øvelser til nogle af programmets funktioner, så der opnås en erfaring med programmets funktioner.
0-3 1.1 GENNEMGANG AF OPSTARTSBILLEDE 1.1.1 Online hjælp Klik på? øverst til højre i skærmbilledet Klik på Hjælp
0-4 Her får du adgang til brugervejledning online via din browser. Øvelse Klik på de enkelte menuer under? for at se hvad de indeholder. 1.1.2 Bruger Klik på brugeren øverst til højre i skærmbillede. Klik på Mine indstillinger
0-5 Udover Sprog, Land og Tidszone kan du vælge Virksomhed og Arbejdsdato. Ved at klikke på højre pil > i Virksomhed får du et overblik over de regnskaber, der er oprettet Standardregnskabet hedder Rambøll Kontoplan.
0-6 Arbejdsdato kan ændres, f.eks. kan det være praktisk omkring tidspunkt for afslutning af regnskab, så der kan bogføres i gammelt regnskabsår med dato for forrige periode.
0-7 1.1.3 Søgefunktion som aktiveres ved at klikke på forstørrelsesglas- Øverst til højre findes Søg funktionen - set. Øvelse Prøv at skrive kontoplan i søgefeltet. Prøv at følge link. Bemærk at når der åbnes et nyt skærmbillede er det muligt at klikke på X i øverste højre hjørne. Tip! Hvis du ikke altid kan huske stien i menuerne til en funktion, du skal benytte, kan du søge den i dette søgefelt.
0-8 1.1.4 Roller Rambøll SmallBizz er opdelt i Roller, så skærmbillede og menuer passer til den arbejdsfunktion, som den pågældende virksomhed har. Den grundlæggende vandværksrolle hedder Rambøll Bogholder, som er tilpasset de opgaver en bogholder/kasserer i et vandværk har. Ovenstående skærmbillede indeholder navn på Rolle samt firmanavn og genveje til enkelte funktioner, som benyttes ofte. Du kan selv konfigurere, hvilke der skal vises ved at klikke på
0-9 Øvelse Prøv at klikke på genveje for at se, hvordan de virker. På startbillede er der også overblik over fremhævede Kreditorer (Leverandører) Der er også Skærmbillede for Nøgletal og Balance.
0-10 1.1.5 Hovedmenu Hovedmenuen til venstre STARTSIDE findes de funktioner, som benyttes i programmet. Ovenover i båndet findes til tilhørende undermenuer og udskrifter til den pågældende funktion. Prøv at klikke på STARTSIDE til venstre i menuen
0-11 Her gives der adgang til alle de funktioner, som findes til Finans, Avanceret Finans og Køb. Det er her mange opsætninger kan foretages, hvor forrige menu var adgang til de oftest brugte funktioner. Klik på STARTSIDE igen for at vende tilbage til Startsiden. De mest basale skærmbilleder er nu gennemgået og vi går videre til opsætning og konfiguration af Rambøll SmallBizz.
0-12 2. OPSÆTNING Her gennemgås de mest fundamentale funktioner til opsætning af Rambøll SmallBizz 2.1 VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER Klik på Opsætning i båndet øverst og vælg Virksomhedsoplysninger. Her kan indtastes virksomhedsoplysninger jf. ovenstående Øvelse Prøv at indtaste vandværkets virksomhedsoplysninger alla ovenstående eksempel. Dernæst skal regnskabsopsætning oprettes.
0-13 2.2 REGNSKABSOPSÆTNING Her kan evt. angives datointerval for hvilken periode der må bogføres i. Fakturaafrundingspræcision-RV angives til 0,01 og Regnskabsvalutakode (RV) angives til DKK. 2.3 NYT ÅR I båndet kan der klikkes på Regnskabsperioder for at oprette nyt regnskabsår.
0-14 Klik på Nyt år Hvis der allerede er oprettet en regnskabsperiode vil næste startdato foreslåes, som angives 01-01-20xx Antal perioder er normalt 12 for 12 måneder i et år og Periodelængde 1M for en måned. Øvelse Prøv at oprette 2016 og 2017 hvilken dato er den sidste, som er oprettet? Der kan nu bogføres en åbningsbalance.
0-15 2.4 ÅBNINGSBALANCE 2.4.1 Indtast kladde Vælg Finanskladder Vælg NULSTIL Du kan nu starte indtastning af åbningsbalance. Dato Konto Debet Kredit Beskrivelse-Tekst Modkonto 31-12-2016 5620 5.000.000,00 Åbningsbalance 6010
0-16 Skærmbillede Bemærk at Biagsnr. altid skal være på min. 4 cifre, så bilagsnr 1 skal indtastes som 0001 2.4.2 Bogfør Vælg Bogfør og udskriv eller Bogfør Klik på Ja Klik på OK Klik på Open(Åbn)
0-17 2.4.3 Nulstil resultatopgørelse Dan primoposteringer Nu skal åbningsbalancen overføres til nyt år (Primo) ved hjælp af funktionen Nulstil resultatopgørelse. Først skal Regnskabsåret afsluttes. Vælg Opsætning Regnskabsopsætning
0-18 Klik på Regnskabsperioder Klik på Afslut år Klik på Ja
0-19 Nu er Regnskabsåret 2016 lukket Vælg Finanskladder Nulstil resultatopgørelse eller via Kontoplan Handlinger Nulstil resultatopgørelse Klik på OK for at fortsætte Klik på OK
0-20 2.4.4 Udskriv Balance Vælg Finanskladder - Balance Angiv datointerval for 2017 jf. ovenstående og klik på Send til PDF Så er åbningsbalancen udskrevet. Der kan også udskrive en kontospecifikation/kontoudtog for f.eks. bankkonto: 2.4.5 Udskriv kontoudtog med Detaljeret råbalance Vælg Finanskladder Detaljeret Råbalance
0-21 Klik på Send til PDF Klik på OK
0-22 2.4.6 Udskriv kassekladde Under Finanskladder kan også tidligere udskrevne kassekladder genudskrives ved valg af Finansjournal: Klik på Finansposter Ønskes ovenstående udskrevet kan du klikke på Finansjournal i Rapport
0-23 Vælg Nummer 3 og Send til PDF Ønskes der at der løbende skal kunne afstemmes med specifikke konti, som i klassisk C5 blev kaldt beholdningskonti, kan disse konti oprettes under Afstem under Finanskladder. 2.4.7 Afstem/beholdningskonti Klik på Afstem
0-24 Du kan under Kontoplan på den enkelte konto markere om den skal være Afstembar.
0-25 3. KONTOPLAN 3.1 OPSÆTNING Opsætning/redigering af kontoplan foretages under Kontoplan
0-26 Der findes følgende typer, Resultatopgørelse (Drift) og Balance (Status). Kontotyperne kan inddeles i flg.: Konto er posteringskonti, som enten har typen Resultatopgørelse (Drift) eller Balance (Status) Overskriftskonti kan benyttes til at gøre kontoplanen mere forståelig og der kan også tilføjes en Sumkonto som sammentæller fra denne samt flere forskellige konti rundt om i kontoplanen. Fra-sum og Til-sum skal høre sammen, således at Fra-Sum også er en slags overskriftskonto, som der summes fra i Fra-sum. Sum er en sammentællingskonto, som typisk sammentæller fra en Overskriftskonto og/eller flere konti på tværs af hele kontoplanen. Der benyttes special tegn (og) til dette formål. Sammentælling benyttes i forbindelse med en Til-sum konto eller en Sumkonto.
0-27 Antal tomme linjer benyttes primært til at få udskriften til at se pænere ud. Sideskift er ligeledes til at få udskriften til kontoplan, balancer mv. til at se pænere ud. Hvis der skal beregnes moms af det bogførte beløb skal der angives om bogføringstypen er Salg eller Køb samt de oprettede bogføringsgrupper til Virksomhed, Produkt og Moms Virksomhed. Dette er standard sat op fra Rambøll s side. Hvis der tilføjes/slettes konti i kontoplanen kan der vælges Indryk kontoplan for at det er nemmere at se niveau på sammentællingsgrupperne mv. Under Kontoplan kan du vælge en konto og klikke på Poster for at hvilke transaktioner/posteringer, der har været kontoen. Ønsker du at fortryde/tilbageføre en eller flere posteringer kan du vælge Handlinger-Tilbagefør transaktion
0-28 Øvelse Prøv at oprette en ny posteringskonto med kontonummer 1015 med Navn Fast afgift 2. Prøv at se hvilke poster der er på banken ved at søge Bank konto 5620 og klik på Poster
0-29 4. BUDGETTER Klik på STARTSIDE for at komme til menuen Avanceret finans. Klik på Avanceret finans Du er allerede i Finansbudgetter og kan klikke på Ny Opret et budget med Navn og Beskrivelse som 2017
0-30 Klik på Rediger budget Vis efter kan inddeles i ovenstående intervaller. I eksemplet er vist Måned. Du kan indtaste budget direkte i SmallBizz eller ekskortere budgettet til Excel regneark og sende det til den som har ansvaret for at lægge budget. Når excelarket med budget er udfyldt af den som har ansvaret for budget kan det importeres direkte ind i SmallBizz.
0-31 Eksport til Excel Vælg Handlinger Udlæs til Excel Angiv Startdato = 010120xx og Antal perioder = 12 samt Periodelængde = 1M som ovenstående, hvis det er månedsvis.
0-32 Angiv Startdato = 010120xx og Antal perioder = 4 samt Periodelængde = 1K som ovenstående, hvis det er kvartalsvis. Eksempler på Excelark med 12 mdr. eller 4 kvt.
0-33 Importer fra Excel ark: Gem Excel arket på din PC og luk Excel arket. Vælg Indlæs fra Excel
0-34 I Indstilling kan der vælges mellem Erstat poster eller Tilføj poster. Vælg OK for a udvælge Excel ark. Klik på Vælg
0-35 Klik på Open/Åbn Klik på Ja Klik på OK Resultat
0-36 5. LEVERANDØRER (KREDITORER) For at kunne bogføre leverandør fakturaer på leverandører skal leverandøren først oprettes i Rambøll SmallBizz. I grundversionen af SmallBizz kan der bogføres leverandørfakturaer via finansbogføringskladden og det er som en finansbogføring, dvs. der er ikke nogen varerkøb, der bliver registreret på et lager. 5.1 OPRET EN LEVERANDØR - KREDITOR Under STARTSIDE vælges Leverandører (Kreditorer) Der klikkes på Ny
0-37 Udfyld felterne på Leverandør og klik på Afslut (X), når det er udført, f.eks.: Felt Værdi Leverandør (Kreditor) Navn Rambøll Danmark A/S Adresse og kontakt Adresse Englandsgade 25 Postnr. 5000 By Odense C Lande-/områdekode DK Telefon 51615912 Mail jnn@ramboll.dk Hjemmeside www.forsyning.ramboll.dk Kontakt Jan Nielsen Vores kontonr. 2100-4374752125 Fakturering SE/CVR-nr. 35128417 Fakturarabatkode K00020 Virksomhedsbogføringsgruppe INDLAND Momsvirksomhedsbogføringsgruppe INDLAND Kreditorbogføringsgruppe INDLAND Betalinger Udligningsmetode Manuelt Betalingsbeting.kode 14 DAGE Så er den første Leverandør indtastet i systemet.
0-38 5.2 TILFØJ LEVERANDØR I OVERSIGTEN PÅ FORSIDEN AF RAMBØLL SMALLBIZZ Du kan tilføje dine kreditorer på forsiden, når du logger ind i Rambøll SmallBizz. Klik på Mine kreditorer Klik på Ny Klik på
0-39 Klik på K00020 Klik på Afslut (X) Nu er Rambøll Danmark A/S tilføjet oversigtsbilledet på forside af Rambøll SmallBizz
0-40 5.3 BOGFØR EN LEVERANDØRFAKTURA FRA RAMBØLL DANMARK A/S Vælg Finanskladder Felt Værdi Bogføringsdato 02-08-2017 Bilagstype Faktura Bilagsnr 0093 Eksterns bilagsnr. 162562 Kontotype Finanskonto Kontonr. 2437 Beskrivelse IT, Hjemmeside, servere mv. Momsvirksomhedsbogf. Gruppe Indland Momsproduktbogf. Gruppe MOMS25 Debetbeløb 50.000,00 Kreditbeløb Modkontotype Kreditor Modkonto K00020 Bogføringstype KØB Vælg Finanskladde Dagligt Indtast postering og klik på Kontroller
0-41 Klik på Vis Klik på Bogfør og udskriv Klik på Ja
0-42 Klik på OK Klik på Open (Åbn) På forsiden kan der i oversigten Nøgletal i Aldersfordelt gæld ses:
0-43 5.4 Betal og udlign leverandør faktura Du kan tilsvarende betale en leverandørfaktura og markere den som udlignet via Finanskladden dagligt. Med udgangspunkt i forrige eksempel med bogføring af leverandørfaktura (købsfaktura) skal vi nu have den betalt via banken. Vi skal derfor have penge ind på leverandør (kreditor) og hævet dem fra banken. Det gør vi via Finanskladden dagligt. Felt Værdi Bogføringsdato 02-08-2017 Bilagstype Betaling Bilagsnr 0093 Eksterns bilagsnr. 162562 Kontotype Kreditor Kontonr. K00020 Beskrivelse IT, Hjemmeside, servere mv. Momsvirksomhedsbogf. Gruppe Indland Momsproduktbogf. Gruppe MOMS25 Debetbeløb 50.000,00 Kreditbeløb Modkontotype Finanskonto Modkonto 5620 Bogføringstype KØB Vi kan lige inden vi bogføre klikke på Udlign poster i båndet foroven.
0-44 Marker den fakturalinje med bilagsnr. og klik på Sæt udlignings-id Klik på OK Herefter bogføres indbetalingen evt. med udskrift.
0-45
0-46 5.5 UDSKRIFTER LEVERANDØRER (KREDITORER) - FINANSRAPPORTER Der er mulighed for flere udskrifter under Leverandører (Kreditorer) 5.5.1 Kreditor saldo til dato
0-47 Vælg f.eks. Datofilter til 01-01-17..31-01-17 og klik på Send til Vælg PDF-dokument og klik på OK
0-48 5.5.2 Kreditorbalance Vælg f.eks. Datofilter til 01-01-17..31-01-17 og klik på Send til
0-49 Vælg PDF-dokument og klik på OK 5.5.3 Kreditor Kontokort
0-50 Vælg f.eks. Datofilter til 01-01-17..31-01-17 og klik på Send til Vælg PDF-dokument og klik på OK
0-51 5.5.4 Kreditor forfaldsoversigt Angiv Startdato til 02-01-17 og klik på Send til Vælg PDF-dokument og klik på OK
0-52 5.5.5 Aldersfordelt gæld Angiv Aldersfordelt pr. 06-02-2017 Aldersfordelt efter Forfaldsdato og Periodelængde 1M og klik på Send til
0-53 Vælg PDF-dokument og klik på OK
0-54 5.6 UDKSKRIFTER LEVERANDØRER (KREDITORER) KØBSRAPPORTER 5.6.1 Kreditor top 10-liste Klip på Send til
0-55 Klik på OK 5.6.2 Kreditor Købsoversigt Klip på Send til
0-56 Klik på OK
0-57 6. MOMS Du kan vælge at få en oversigt over moms i Finans Momsangivelse Til standardkontoplanen er oprettet 2 manuelle momskonti: 6450 Manuel udgående moms 6460 Manuel indgående moms De er beregnet til at postere moms direkte på kontoen, f.eks. bilag fra Rambøll FAS. Derud over er der moms trukket via bogføringsgrupperne for moms. 6410 Udgående moms (Salgsmoms) 6420 Indgående moms (Købsmoms) 6440 EU -moms Klik på STARTSIDE Vælg Finans
0-58 Vælg Momsangivelse Marker VANDVÆRK Klik på Rediger momsangivelse Klik på Momsangivelse
0-59 Klip på Send til Klik på OK
0-60 Klik på Afregn moms
0-61 Angiv Startdato og Slutdato for perioden samt Bogføringsdato og Bilagsnr. Afregningskonto angives jf. standardkontoplan til 6470 og du kan angive, at du vil have vist momsposter i Vis Momsposter. Marker Bogfør, hvis du vil have bogført posteringerne via denne udskrift. Klip på Send til Klik på OK
0-62 Bemærk at det kun er Købsmoms og Salgsmoms fra momskoderne, der er posteret. Manuel moms og El-afgift skal posteres manuelt bagefter. Prøv at sætte hak i afregn moms Klik på Ja
0-63 7. RAMBØLL FAS 7.1 INTEGRATION MED SMALLBIZZ Vælg Filer Opsætning Indstillinger
0-64 Vælg mappen Finans og kklik på Ret
0-65 Angiv Brugernavn og Adgangskode udleveret af Rambøll til SmallBizz, jf. ovenstående. Du kan benytte URL i Rambøll FAS eller hvis du har fået leveret en URL af Rambøll kan den indsættes ved at klikke på knappen Indsæt URL Klik på Ja for at erstatte den eksisterende URL
0-66 Klik på OK Indsæt URL med Copy Paste funktion eller overlad denne opgave til Rambøll i tilfælde af ny URL Klik på OK for gemme Knappen Test forbindelse til SmallBizz er til brug for at teste om der er integration mellem Rambøll FAS og dette regnskab. Klik dernæst på knappen Vis tilgængelige regnskaber for denne bruger Vælg Regnskab ved at dobbeltklikke på det. Knappen Opdater alle kontonumre til standardkontoplan opdaterer Finanskonti i Rambøll FAS til standardkontoplanen fra Danske Vandværker.
0-67 Resultat
0-68 Vælg Filer Opsætning Kontonumre til finansbogholderi Der er mulighed for at klikke på Kontroller om kontonumre findes i SmallBizz
0-69 BILAG 1
0-70 [Tekst]