Afrapporteringsskabelon til styregruppe på baggrund af visionsseminar Support og service
Hvilke temaer er helt centrale at lave pejlemærke for inden for jeres hovedområde? T1 T2 TEMA 1 På professionshøjskolen ses service og support som medskabende og medudviklende af kerneydelsen grunduddannelser, EVU og FoU. For at den ambition kan løftes, må service og support nytænkes som noget alle på professionshøjskolen har et medansvar for og et fællesskab om at levere og det skal være åbent for at imødekomme nye og ændrede behov. TEMA 2 Digitalisering og data ALLE TEMAER Tilgængelighed til service og support Tilgængelighed hvordan og hvor hurtigt kan man få hjælp Tilgængelighed: nu & her, dybde, i praksis Service og support tæt på brugeren single point of contact, generalister der kan videresende En indgang og adgang 24/7 Arbejde databaseret Samarbejdende, fællesskabende Ude-fra-ind perspektiv, brugerfokus, mod Sikker drift Projektledelse/koordinering som en service Understøtte simulation (træne/øve/afprøve) i samarbejde med praksis/private/koordinerende
BEGRUNDELSE FOR VALG AF TEMA 1 På professionshøjskolen ses service og support som medskabende og medudviklende af kerneydelsen grunduddannelser, EVU og FoU. For at den ambition kan løftes må service og support nytænkes som noget alle på professionshøjskolen har et medansvar for og et fællesskab om at levere og det skal være åbent for at imødekomme nye og ændrede behov. Omverdenen ændrer sig kontinuerligt og organisationen skal være agil og i stand til at tilpasse service og support så de imødekommer de behov der opstår med udviklingen. Det er vigtigt at organisere service og supportydelserne på en måde der muliggør, at det er en omstillingsparat funktion og ikke en supertanker. Det også vigtigt, at der hele tiden er fokus på at skabe en god balance mellem god service og behov (altså underforstået servicen skal ikke være bedre end der er behov for). Arbejdsgruppen var optaget af, at der med temaet er fokus på et skifte fra at tænke organisering af service og support og i stedet til at tage udgangspunkt i opgaven, og hvad der skal til for at løse opgaven. Det er derfor vigtigt at alle er bevidste om at service og support er en vigtig del af løsningen af deres faglige opgaver herunder også leverancen af professionshøjskolens kerneopgaver. En af forudsætningerne for at lykkedes med ovenstående er, at service og support i denne udfoldelse af visionen ikke tænkes som en konkret organisation, men et mindset. Det mindset skal fremadrettet være, at man/jeg er med til at løse problemer/løse opgaven uanset hvor man befinder sig i organisationen. Med andre ord brugeroplevelsen er alles ansvar.
Hvad er de væsentligste pejlemærker inden for temaet? PEJLEMÆRKER TEMA 1 Ændret mindset om service og supports rolle i organisationen Tydelig/synlig, professionel, let adgang, stabile, tilgængelig, drift, prioriteringer, gennemsigtighed i prioritering, agile Nytænkning vedr. organisering, ansættelsesforhold og prioritering i support og service Pro-aktive service og support, med fokus på prioritering, og tilgængelighed Udvalgte pejlemærker: 1. Support og service er en proaktiv medspiller i analyse og beslutning af nye større tiltag/ændring for hele organisationen. Hvorfor: Bedre prioritering og beslutninger på tværs af organisationen. Sikre fælles ejerskab/forpligtelse til implementering 2. Studerende og ansatte oplever en Service og Support, der er synlig, professionel, sammenhængende, agil, proaktiv og tilgængelig. Hvorfor: Skaber bedre kvalitet i uddannelsernes kerneforretning. Tilfredse studerende & kunder & medarbejdere 3. En organisation der sammensætter/organiserer sig og prioriterer efter de aktuelle behov. Hvorfor: Udnytte ressourcer optimalt. Motiverende for medarbejderne. Skaber udvikling og sammenhængskraft. Gør os i stand til at møde omverdenens behov BEGRUNDELSE FOR VALG AF PEJLEMÆRKER UNDER TEMA 1 Hvis service og support skal være en proaktiv medskaber af uddannelserne og det skal være en sammenhængende organisation, der er fælles om at løfte en bedre kvalitet af kerneydelsen, så skal der arbejdes med et nyt mindset/nye værdier i den nye organisering af opgaveløsningen i forhold til, hvordan man traditionelt har set service og support. Der skal nytænkes i forhold til, hvordan vi organisere os, samt hvordan vi organisere service og support opgaver, alt afhængig af den opgave der skal løses. Med valg af pejlemærkerne har arbejdsgruppen også haft fokus på, at der vil blive skabt en større tilfredshed, når der er et fælles blik og ansvar for at løfte opgaver i et arbejdsfællesskab. Når alle tager ansvar for brugeroplevelsen så skaber det både bedre service, bedre arbejdsmiljø og bedre dimittender der er bevidste om at være en del af en sammenhæng. Fokus på sammenhængen gør, at vi bedre kan udnytte vores ressourcer på tværs af organisationen og det giver mulighed for at træffe beslutninger på tværs af organisationen til glæde for kerneopgaven.
BEGRUNDELSE FOR VALG AF TEMA 2 Digitalisering og data Digitalisering og data er store trends i måden, der leveres service og support på. Arbejdsgruppen var i sin drøftelse optaget af, at både administrative processer og teknologier brugt i uddannelserne i højere grad vil blive mere og mere digitale og databaserede, og det skal den nye organisation være klar til. Der er desuden store potentialer i databaseret udvikling af service og support til brug for analyser mv., der kan være til gavn for udvikling af kerneopgaven. Der er endvidere også potentiale for understøttelse af læring med data og digitalisering herunder learning analytics. Det er således ikke kun administrative processer der fokuseres på under digitalisering og data, men også læringsprocesserne. Endelig er der potentiale i udvikling af digitale selvbetjeningsløsninger samt i at gøre serviceløsninger tilgængelige 24/7. Altså tilgængelige når den studerende eller medarbejderen har brug for den. Databaserede løsninger bidrager til at prioritere og træffe beslutninger baseret på et bedre grundlag. Digitalisering og data løser ikke alt. Nærvær og tilgængelighed er meget vigtige elementer for at lykkedes med en service og support, der er sammenhængende, medskabende og opleves tilgængelig.
PEJLEMÆRKER TEMA 2 For at se nye sammenhænge og nye muligheder arbejder vi struktureret med data og forbedrer dermed vores service Support og service har kapacitet til at indkøbe, implementere og understøtte nye digitale værktøjer (både udd.læring og adm.) Systematisk og løbende anvendelse af data til at målrette vores support og service og til at danne grundlag for andre ledelsesbeslutninger Øget kapacitet og kompetencer til analysere data Bred data er tilgængelig, formidlet, behandlet, kvalificeret (som grundlag for beslutningtagning) Man vs. Machine Selvbetjening Uddannelsesdrift eksamen mv. adm administration Læringsmæssig digitalisering e-læring og blended learning Kompetenceudvikling, didaktiske værktøjer Digital dannelse Udvalgte: 1. Vi har kapacitet og kompetence til systematisk og løbende at indsamle, analysere, anvende og formidle data. Hvorfor: Får blik for nye muligheder og nye sammenhænge. Bedre udnyttelse af ressourcer. Grundlag for klare prioriteringer. Husk data kan ikke stå alene 2. Målsætning om brug af selvbetjening og digitalisering af processer, hvor muligt for at have ressourcer til personlig service på væsentlige områder. Hvorfor: Nærvær på prioriterede områder (både for stud. Og ansatte). 24/7 uafhængig af tid og rum. 3. Opsøge og undersøge digitale, didaktiske værktøjer med henblik på at understøtte læringsprocesser og nye didaktiske designs. Hvorfor: Styrke kvalitet. Omverdens krav. Bidrager også til digital dannelse hos vores studerende. Inddragelse af forskellige fagligheder. Specialistviden.
BEGRUNDELSE FOR VALG AF PEJLEMÆRKER UNDER TEMA 2 Når data indgår som pejlemærke, skyldes det, at data kan bidrage til, at der kan træffes vigtige beslutninger og prioriteringer på alle niveauer i organisationen. Data herunder også Big Data - kan desuden skabe grundlag for at se nye sammenhænge og dermed muligheder. Ved at have fokus på, at faggrupper på tværs af organisationen arbejder sammen om at løfte kerneopgaven og basere beslutninger på analyse af omverdens krav til dimittenderne og data, kan vi sammen løse opgaven på nye og bedre måder. Med hensyn til digitalisering, så vælger vi at adskille digitalisering rettet mod henholdsvis det administrative område og mod det pædagogiske/didaktiske område. - I forhold til det administrative område skyldes det ønsket om en professionel service og support, hvor ressourcerne bruges på den bedste, mest effektive og nærværende måde og er tilgængelig, når der er behov for det. Det betyder, at der er digitale selvbetjeningsløsninger og processer, når behovet og data peger på, at det er den bedste løsning. Der skal være personlig betjening, hvor der er behov for dette. - I forhold til det pædagogiske/didaktiske område så er det ambitionen at sikre, at vi arbejder med de nyeste teknologier samt løbende holder os orienteret mod den udvikling, der hele tiden er på dette område. Digitalisering giver på begge områder mulighed for løsninger, der er tilgængelige 24/7. Når arbejdsgruppen har talt om nærvær handler det både om digital og fysisk nærvær. En af begrundelserne for at arbejde på denne måde med digitalisering og data er også at skabe rammer, der giver motiverede medarbejdere i hele organisationen.
Hvilke udviklingsperspektiver vil opnåelsen af pejlemærkerne give? UDVIKLINGSPERSPEKTIV 1 Vi er kendt for at være en ambitiøs organisation med en fælles identitet som påvirker det omgivende samfund UDVIKLINGSPERSPEKTIV 2 Vi er dygtige til at udnytte vores ressourcer, viden og kompetencer på tværs derfor kan vi tilbyde de bedste uddannelser og en attraktiv arbejdsplads. Udviklingsperspektiver alle Den nye PH er blandt de 3 bedste arbejdspladser af de ansatte. Kendt for at tiltrække de bedste ansatte og studerende Attraktiv arbejdsplads. Fælles identitet. Stærk spiller. Implementerer i bund Vi er stærke når det gælder digitalisering og intelligent brug af data, derfor kan vi fastholde kvaliteten trods faldende bevillinger Vi tør bruge viden Kendt for at uddanne de bedste dimittender og en arbejdsplads og stærke fællesskaber, der bærer løsningen af opgaver Stolthed BEGRUNDELSE FOR VALG AF UDVIKLINGSPERSPEKTIVER Vi ser den nye professionshøjskole som en mulighed for at blive den bedste på sit område. Og derfor skal vi have nogle høje og ambitiøse målsætninger, hvor fælleskab og samarbejde både internt og eksternt er grundlæggende værdier i vores arbejde. Det vil give tilfredse medarbejdere og give de bedste på deres fagfelter lyst til at søge mod os. Professionshøjskolen bliver kun så god en organisation, den kan være ved at have de bedste og mest tilfredse medarbejdere. Det vil øge kvaliteten i kerneopgaven, som igen vil få flere til at søge vores uddannelser og få de bedste medarbejdere til søge mod os. Vi får dimittender der har forståelse for hvad det vil sige at vare en del af en sammenhængende organisation kan bidrage til og tage ansvar for ikke bare egen læring, men også helhedsoplevelsen.
Hvordan vil en avisforside om den gode historie se ud på baggrund af udviklingsperspektiverne?
Hvilke tre visionære udsagn opsummerer bedst pejlemærker, udviklingsperspektiver og avisforsiden? Udsagn 1 Alle på den nye professionshøjskole tager medansvar og bidrager til en velfungerende og sammenhængende service og support Udsagn 2 Understøtte uddannelse til fremtiden med et ambitiøst fremsyn på teknologisk udvikling med fokus på databasering kompetencer Udsagn 3 Øvrige udsagn der ikke blev udvalgt: Professionshøjskolen har de stærkeste kompetencer og udvikler på eksisterende med et ambitiøst fremsyn. Foran i den teknologiske udvikling i professionerne
Generelle betragtninger ovenpå seminaret ift. vision og ambition for den nye professionshøjskole Arbejdsgruppen var generelt meget enige i følgende ord i forbindelse med service og support; sammenhæng, samarbejde, medansvar, nytænkning og nærvær. Hvordan de ord i det videre arbejde yderligere arbejde konkretiseres og fortolkes kræver flere dialoger. Som Peter fremhævede i arbejdsgruppens afsluttende præsentation, så ser vi service og support som et koncept og mindset og ikke en organisering. Seminaret gav et godt billede af at de to nuværende professionshøjskoler ønsker en ny fælles retning, og deltagerne på seminaret aktivt bidrog til dette med et meget højt engagement og energi. Seminaret var et rigtig godt afsæt til en fælles fremtid sammen.