Bilag 6 Elektronisk varekatalog og webshop 1
Bestilling af de i rammeaftalen omfattede varer på universiteterne og Fødevarestyrelsen Dette bilag beskriver universiteterne og Fødevarestyrelsens indkøbsproces fra bestilling til betaling med særligt fokus på de krav der stiller til leverandørens bidrag til E-handel, webshop og fakturering. E-handel AAU, DTU og SDU har implementeret indkøbssystemet Oracle Iprocurement (herefter E-handelssystemet). Implementeringen af E-handelssystemet betyder, at konventionelle papirordrer, e-mails og telefonordrer fra AAU, DTU og SDU erstattes af en elektronisk ordre enten i form af et XML dokument (OIOUBL 2,0) eller en e- mail. Alle ordre fra AAU, DTU og SDU SKAL ske elektronisk fra E-handelssystemet Ordre kan afgives via tre kanaler i E-handelssystemet; (1) ordre fra Tricom markedsplads, (2) punch out fra Tricom markedsplads og (3) fritekstordre. Det er gratis at registrere sig som leverandør hos Tricom, gratis at have kataloger liggende eller at få oprettet en punch out og gratis at modtage ordrer. Man kan registrere sig som leverandør hos Tricom via følgende link: www.tricom.dk/leverandoertilmelding I forbindelse med registreringen bliver I bedt om at indtaste en e-mailadresse til ordremodtagelse og en kontaktperson. Disse oplysninger modtager AAU, DTU og SDU ikke, og det er således vigtigt, at AAU, DTU og SDU har registeret den mailadresse, som I ønsker ordrer sendt til. (1) Ordre fra Tricoms markedsplads kræver, at leverandøren leverer et elektronisk varekatalog til Tricom gerne med billeder. Rekvirenten på AAU, DTU og SDU kan se varerne direkte på Tricoms markedsplads. Rekvirenten fylder varekurven på Tricoms markedsplads og retunerer med den nu fyldte varekurv til E-handelssystemet. Ordren sendes fra E-handelssystemet til leverandøren enten som e-mail med vedhæftet pdf. ordre eller som XML dokument (OIOUBL 2,0). Tricom modtager som udgangspunkt kataloger i det fælles-offentlige standardformat OIOUBL (http://www.oioubl.info/classes/da/catalogue.html), men andre katalogformater kan understøttes efter aftale. Hvordan dannes det elektroniske katalog? Der er flere muligheder ift. at få dannet det elektroniske katalog: 1) Leverandøren har selv mulighed for at danne et validt elektronisk katalog i OIOUBL-format. Kataloget sendes til Tricom, hvorfra det gøres tilgængeligt for AAU, DTU og SDU. 2) Kataloget kan oprettes direkte i Tricom-løsningen ved at bruge Tricoms Excel skabelon, som udfyldes og indlæses. 3) Leverandøren har mulighed for at eksportere data til kataloget i et format, og Tricom hjælper efter aftale med at mappe formatet om til OIOUBL. Kataloget sendes efter aftale, f.eks. via FTP. 4) Leverandøren kan udfylde en katalogskabelon fra ITST i et regneark og sende til Tricom (http://digitaliser.dk/resource/560727) efter aftale, f.eks. via FTP. 5) Leverandøre der har SKI og SI aftaler hentes hos dem. 2
For at sende kataloger til AAU, DTU og SDU, skal Leverandøren bruge følgende EAN-nummere og CVR-numre: AAU: EAN-nummer: 5798000417151 CVR-nummer: 29102384 DTU: EAN-nummer: CVR-nummer: 30060946 SDU EAN-nummer: 5798000424722 CVR-nummer: 29283958 Kataloget skal indeholde et så repræsentativt udsnit af det indkøbte sortiment hos Leverandøren som muligt. Kataloget skal svare til det af rammeaftalen omfattende sortiment og skal altid være opdateret i forhold til priser, ændringer i sortimentet mv. Varebeskrivelserne og andre tekniske specifikationer i kataloget skal være på dansk. Det skal aftales særskilt med AAU, DTU og SDU hvis kataloget skal være på engelsk. (2) Ordre fra punchout betyder, at leverandøren lader AAU, DTU og SDU koble sig på leverandørens egen webshop fra Tricoms markedsplads. Det betyder, at rekvirenten finder leverandøren på Tricoms markedsplads, hvorefter rekvirenten sendes over på leverandørens egen webshop. Når rekvirenten afslutter ordren i leverandørens egen webshop, sendes rekvirenten retur til Tricoms Markedsplads og videre til E-handelssystemet med den nu fyldte indkøbskurv. Herefter gøres ordren færdig i E- handelssystemet og sendes til leverandøren enten som e-mail med vedhæftet pdf. ordre eller som XML dokument (OIOUBL 2,0). Under registreringen som leverandør på www.tricom.dk skal Leverandøren oplyse, at den understøtter Punchout (enten baseret på cxml 1.2 eller SAP OCI), angive brugernavn og password til brug for Punchout samt en service url, som skal anvendes til at aktivere Punchout. I kan læse mere om punch out via følgende link: I kan læse mere om punchout på disse sider: - cxml - http://cxml.org/ - SAP OCI - http://scn.sap.com/ De informationer der skal overføres fra Leverandørens webshop/indkøbskurv til AAU, DTU og SDU s interne indkøbskurv er: NEW_ITEM-PRICE NEW_ITEM-DESCRIPTION NEW_ITEM-PRICEUNIT NEW_ITEM-VENDORMAT NEW_ITEM-QUANTITY NEW_ITEM-UNIT 3
NEW_ITIM_CURRENCY NEW_ITEM-MATGROUP* *Informationen NEW_ITEM-MATGROUP er varens UNSPSC kode. Derudover skal AAU, DTU og SDU bruge følgende informationer for at sætte Leverandørens punch out løsning på Tricoms markedsplads: HTTP metode: URL: Username: Password: http, https, smtp, eller lignende https adr på den Web side AAU skal tilgå AAU username, DTU username, SDU username AAU password, DTU password, SDU password Bemærk, at vi kun har behov for 1 username/password for hvert af de tre universiteter, da rekvirenten trækker indkøbskurven tilbage i vores e-handelssystem, hvor brugeren allerede er identificeret. (3) Fritekstordre er ordre der oprettes uden katalog. Det vil sige ordren oprettes i E-handelssystemet enten på baggrund af et fra leverandøren fremsendt tilbud eller på baggrund fastlagte timepriser i en rammeaftale vedr. tjenesteydelser. Ordren sendes fra E-handelssystemet til leverandøren enten som e-mail med vedhæftet pdf. ordre eller som XML dokument (OIOUBL 2,0). Generelle krav til E-handel Leverandøren er ansvarlig for, at det i Rammeaftalen tilgængelige varesortiment altid er korrekt og opdateret i henhold til Rammeaftalen i hele Rammeaftalens løbetid, hvad angår varer, beskrivelser, evt. officielt anerkendte energi-/miljømærker og priser. Leverandøren er ansvarlig for, at regulering og opdatering af produktpriser mv. sker på samme tid i alle systemer. Leverandøren overholder denne forpligtigelse hvis han uploader et fejlfrit elektronisk varekatalog til Tricom s markedsplads 5 arbejdsdage før varen træder i kraft i leverandørens interne systemer og senest 5 arbejdsdage efter ændringer er godkendt af hvert af universiteterne. Såfremt det elektroniske varekatalog ikke lever op til de anførte minimumskrav, bliver leverandøren adviseret af universiteterne. Herefter skal leverandøren på ny uploade varekataloget til Tricoms markedsplads senest 3 arbejdsdage efter henvendelsen fra universiteterne. Fakturering Faktura skal fremsendes elektronisk til AAU, DTU og SDU i OIOUBL format, jf. bekendtgørelse nr. 354 af 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning, jf. lovbekendtgørelsen nr. 798 af 28. juni 2007 om betaling til det offentlige. Fakturaer der sendes i papirformat, vil ikke blive behandlet og betalt. En korrekt elektronisk faktura, der fremsendes indeholder, som minimum, følgende oplysninger: Ordrenummer fra den ordre der er modtaget fra E-handelssystemet EAN-lokationsnummer fremgår af ordren fra E-handelssystemet Kontaktperson på AAU - fremgår af ordren fra Ehandelssyestemet 4
Varenumre og forklarende varebeskrivelser samt priser svarende til de varenumre, varebeskrivelser og priser der er angivet i ordren Kontaktperson hos Leverandøren Webshop For at sikre AU og Fødevarestyrelsen en attraktiv bestillingsprocedure, for at indsamle oplysninger om de enkelte produkters prisudvikling, og for at etablere et elektronisk spejl af Rammeaftalens indhold, stilles der krav til leverandørens webshop. I det nedenstående skitseres de krav, som stilles til leverandørens webshop. Varesortiment i webshop Leverandøren er ansvarlig for, at det i Rammeaftalen tilgængelige varesortiment i webshoppen altid er korrekt og opdateret i henhold til Rammeaftalen i hele Rammeaftalens løbetid, hvad angår varer, beskrivelser, evt. officielt anerkendte energi-/miljømærker og priser. Ved opdatering af varekataloget skal leverandøren gøre AU og Fødevarestyrelsen opmærksom på opdateringen. Al tekst skal være på dansk. Detailbeskrivelser af tekniske specifikationer kan dog være på engelsk, men skal på AU s og fødevarestyrelsens foranledning oversættes til dansk. Etablering og opdatering af varekatalog i webshop Leverandøren skal i egen webshop oprette et varekatalog, der alene indeholder de i Rammeaftalen aftalte varer. Varekataloget skal være med billeder af de tilbudte varer så disponenten nemt kan identificere de forskellige varer. Det forventes at prisen i varekataloget er med forhåndsaftalte rabatter. Adgang til andre varer i leverandørens webshop (ikke omfattet af rammeaftalen) skal stadig være muligt. Generelt forventes det at varenumre, varebeskrivelser og varepriser m.m. fra varekataloget også anvendes på senere udsendte faktura. Hvis dette ikke er tilfældet kan faktura i nogle tilfælde afvises. Afprøvning og godkendelse af varekatalog i webshop Afprøvning af varekataloget sker efter at leverandøren har oprettet kataloget i egen webshop. Afprøvning gennemføres således: De indholdsmæssige krav. AU og Fødevarestyrelsen afprøver varekataloget ved at teste, om indholdet lever op til følgende: Alle de af Rammeaftalen specificerede produkter er indeholdt og alene disse produkter. Beskrivelser, miljømærker mv. i henhold til Rammeaftalen er indeholdt. 5
De aftalte priser er indeholdt. AU og Fødevarestyrelsen vender tilbage med påpegning af eventuelle mangler i forbindelse med afprøvning af de tekniske og indholdsmæssige krav. Eventuelle fejl og mangler skal være udbedret senest 24 timer efter at det er blevet påpeget af kunden. AU og Fødevarestyrelsen godkender varekataloget, når ovenstående krav er opfyldt. Leverandøren har ansvaret for, at varekataloget i webshoppen er fuldt funktionelt og godkendt af AU og Fødevarestyrelsen senest ved Rammeaftalens ikrafttræden den. Kontakt Såfremt man har spørgsmål til ovenstående kan man kontakte universiteternes og Fødevarestyrelsens kontaktpersoner der fremgår af rammeaftalen. 6