Kronløbssøen P/S c/o By & Havn I/S Ndr. Toldbod 7 1256 København K Danske Arkitektvirksomheder Vesterbrogade 1E, 2. sal 1620 København V Tlf. 32 83 05 00 Fax 32 83 07 30 Info@danskeark.dk www.danskeark.dk Projektkonkurrence om Boligbyggeri og parkeringsanlæg på Kronløbsøen og Fortkaj Dato: 27.04.2016 Sider: 1/10 Journalnr.: 205/B Ref.: SC Danske Arkitektvirksomheder og FRI har modtaget henvendelse fra en række af vores medlemmer i forbindelse med ovenstående projektkonkurrence. Organisationerne har gennemgået totalrådgivningsaftalen, som giver anledning til en følgende bemærkninger og spørgsmål. Ad pkt. 4.2.1 Totalrådgiverens ydelser Det fremgår ikke af bestemmelsens sidste punkt fagtilsyn i hvilket omfang rådgiver skal udføre fagtilsyn. Det fremgår af ydelsesbeskrivelse Byggeri og Planlægning 2012, pkt. 4.2, at fagtilsynet forestår den kvantitative og kvalitative kontrol i form af stikprøvevis tilsyn. Omfanget heraf fastlægges i aftale mellem klienten og rådgiveren Det er vigtigt, at rådgiver kan indgå aftalen på et gennemsigtigt grundlag, og kender til ydelsernes omfang, især når prisen på forhånd er fastsat af bygherre, hvilket betyder, at rådgiver ikke kan kapitalisere risikoen. Hvis rådgiver ikke kender ydelsens omfang, så må rådgiver selv fastsætte ydelsens omfang ud fra en rimelighedsbetragtning. Det er et udbudsretligt princip, at udbudsmaterialet skal være klart, præcist og entydigt. Især når der er tale om fasthonorar, bliver en klar afgrænsning af ydelsesomfang afgørende for gennemsigtigheden. 1 af 10
På baggrund af ovenstående vil organisationerne opfordre bygherre til at præcisere ydelsens omfang. - Spørgsmål 1: Vil bygherre præcisere omfanget af fagtilsyn i overensstemmelse med YB byggeri og planlægning 2012, pkt. 4.2? Ad afsnit 4.2.2 og 4.2.3 Det fremgår af indledningen til kapitel 8 Andre ydelser i Ydelsesbeskrivelse for Byggeri og Planlægning 2012, at For ydelser der medtages, skal ydelserne præciseres i aftalen. Det samme fremgår af kapitel 7 i Ydelsesbeskrivelse for Byggeri og anlæg. Tanken med formuleringen er, at den der bestiller arbejdet skal definere omfanget af ydelserne i kontrakten. Bygherren kan ikke nøjes med at henvise til ydelserne i kontrakten med en klar forventning om, at rådgiver skal præstere ydelsen i et ubegrænset omfang. Rådgiveren har behov for klarhed omkring de ydelser der skal leveres, for at planlægge sin tid og for at kunne vurdere om det faste honorar er proportionelt med de ydelser rådgiver forventes at skulle levere. Dette er ikke muligt med en simpel henvisning til ydelserne i kapitel 8, og er i strid med gennemsigtighedsprincippet. Organisationerne oplever ofte, at offentlige bygherre tilvælger en række særydelser, uden at præcisere ydelsernes nærmere omfang. Det er vores klare holdning, at i sådanne tilfælde er det bygherren, som bærer risikoen for uklarheder i kontrakten. Dertil strider det imod det udbudsretlige princip, om at udbudsmaterialet skal være klart, præcist og entydigt. Det er bygherrens pligt at formulere sine ønsker klart og tydeligt til sin kontraktpart, således at rådgiveren ikke overlades til gætteri, men kan udfærdige sit tilbud på et gennemsigtigt grundlag. Alternativt anbefales det, at bygherren lader særydelserne udgå og først indgår aftale om særydelser, når behovet for disse opstår og når det er muligt at præcisere omfanget af disse. Det bemærkes, at bygherre ikke har svaret på spørgsmål 26 i spørgsmål/svar skemaet, som vedrører samme problemstilling. Det er væsentligt, at bygherre tager stilling til denne forespørgsel. 2 af 10
- Spørgsmål 2: Vil bygherren præcisere omfanget af de enkelte særydelser i henholdsvis YB Byggeri og Planlægning 2012, kapitel 8 og YB Anlæg og planlægning 2013, kapitel 7? Ad pkt. 4.4 Det bemærkes, bygherren i spørgsmål/svar- skemaet fra d. 21. april 2016, ikke har besvaret spørgsmål 29 vedr. skærpet projektopfølgning. Spørgsmålet er fortsat relevant og bygherren opfordres til at svare på spørgsmålet. Ad pkt. 4.8. Det fremgår af bestemmelsen, at bygherren forbeholder sig ret til at lade enkeltydelser udgå med en samlet værdi op til 20 % af honoraret. Det antages, at rådgiver fortsat har ret til fortjeneste af de ydelser, som bygherre måtte beslutte udgår. Ad pkt. 6.1 Tidsplaner og -frister Konkurrencedeltagerne har gjort organisationerne opmærksomme på, at hovedmilepælene i tidsplanen er urealistiske. Det gælder blandt andet tidsrammen på en måned for hovedprojektet, som skal projekteres i samarbejde med totalentreprenør. Dertil tager bygherren generelt ikke højde for den tid som det tager at gennemarbejde et projekt i de forskellige faser. Der er tale om et stort, risikofyldt og komplekst projekt, og bygherren bør naturligvis afsætte den fornødne tid til gennemarbejdning af projektet. Dertil anbefales det, at tidplanen alene forholder sig til levering af rådgiverydelser. - Spørgsmål 3: Vil bygherren revidere tidplanen, og fastsætte mere realistiske hovedmilepæle, der giver rådgiverne den fornødne tid til at gennemarbejde projektet? Det fremgår af 2. afsnit i pkt. 6.1, at totalrådgiveren er forpligtet til at overholde tidsplanen. Denne formulering sammenholdt med den urealistiske tidsplan, tager ikke højde for situationer som ikke skyldes rådgivers forhold. Fx hvis projektet skal genudbydes, eller hvis betingelserne i ABR 89, pkt. 5.2 er opfyldt. 3 af 10
Bygherren opfordres til først og fremmest revidere tidplanen, og anerkende at rådgiveren kan kræve forlængelse af aftalte tidsfrister, hvis ABR 89, pkt. 5.2 er opfyldt. - Spørgsmål 4: Vil bygherren imødekomme ovenstående? Ad afsnit 7 Budget og økonomistyring Indledningsvis bemærkes det, at hele afsnittet er udtryk for bygherrens ønske om at overføre alle klassiske bygherrerisici over på rådgiver. Der er tale om et komplekst og risikofyldt projekt, hvor økonomien på grund af opgavens art og størrelse sagtens kan overskride det fastsatte budget. Det er urimeligt, at rådgiver alene skal stå til ansvar for et budget, der reelt er et overslag, hvor eksterne forhold sagtens kan medføre overskridelser af denne. Rådgiveren bør ikke pålægges en ubetinget omprojekteringspligt, for forhold rådgiver ikke kan udøve indflydelse på eller kunne forudse. Bygherre opfordres til at differentiere mellem budgetoverskridelse, som skyldes rådgivers forhold og budgetoverskridelse som skyldes andre forhold. Rådgiveren ret til vederlag for omprojektering bør reguleres i overensstemmelse med vilkårene i YB Byggeri og Planlægning, pkt. 3.4.4. Ad pkt. 7.3 Det fremgår af bestemmelsen, at det rådgiverens ansvar at overholde det styrende budget med et udsving på 0 %. Med et udsving på 0 %, skal rådgiver i teorien omprojektere ved en overskridelse på 1 kr., hvilket er urimeligt og meget rigidt. Bygherren opfordres til indsætte en buffer svarende til et acceptabelt udsving af budgettet på +/-10-15 %. Der skal projekteres en ø med boliger mv, og der foreligger en række ukendte faktorer som rådgiveren ikke har indflydelse på. Det er ganske ikke rimeligt at overvælte sådanne risici på rådgiver. På denne måde tager bygherren ansvar for den risiko der hører til bygherrerollen. 4 af 10
- Spørgsmål 5 a: Vil bygherren indsætte et acceptabelt udsving på +/- 10-15 procent? Det fremgår af pkt. 7, litra a, at rådgiver ved overskridelser af det styrende budget i løbet af projekteringsfasen skal uopsætteligt omprojektere uden yderligere honorar til 100 % overensstemmelse med budgettet er opnået. Rådgiveren bør være berettiget til vederlag for omprojektering, hvis overskridelsen ikke skyldes rådgivers forhold. - Spørgsmål 5 b: Vil bygherren anerkende ovenstående? Det fremgår af pkt. 7, litra b, at rådgiveren skal omprojektere, hvis der konstateres overskridelse af det styrende budget ved prisindhentning. Hele bestemmelsen er urimelig og igen udtryk for bygherrens ønske om at rådgiver skal påtage sig ansvar for forhold som rådgiveren ikke har indflydelse på. Rådgiver bør alene omprojektere vederlagsfrit, hvis vilkårene i YB byggeri og planlægning 2012, pkt 3.4.4 ikke kan gøres gældende. Rådgiver må naturligvis også være berettiget til at indregne dækningsbidrag i sit honorar, hvis opgaven skal genudbydes, og dette ikke skyldes rådgivers forhold. - Spørgsmål 5 c: Vil bygherren anerkende at rådgiver er berettiget til vederlag såfremt vilkårene i YB byggeri og planlægning 2012, pkt. 3.4.4, kan gøres gældende? Ad pkt. 7.4 Det fremgår at bestemmelsen, at rådgiver skal omprojektere vederlagsfrit hvis der opstår uventede at er i eventuelle tilladelser. Bestemmelsen bør udgå og vurderes efter de almindelig ansvarsnormer. Rådgiveren har ikke kontrol over, hvordan myndighederne behandler sagen eller hvad udfaldet bliver. Hvem skal i øvrigt foretage en objektiv vurderingen af om rådgiveren burde have forudset eller forventet uventede at er? Bygherren opfordres til at lade bestemmelsen udgå, og behandle den eventuelle problematik i overensstemmelse med ansvarsreglerne i ABR 89. 5 af 10
- Spørgsmål 6: Vil bygherren lade bestemmelsen udgå? Ad pkt. 8.1 Honorar Det fremgår af bestemmelsen, at rådgiverens honorar ikke indekseres, og at det faste honorar indeholder samtlige udgifter til og forbundet med eventuelle underrådgivere. Honorarudbetalinger der sker 1. år efter indgåelsen af denne aftale bør indekseres, så rådgivers dækningsbidrag ikke udhules af inflation, lønstigninger mm. Det er ikke rimeligt at rådgiver skal bære risikoen for dette, når bygherren har fastsat prisen på forhånd, og rådgiveren derfor ikke kan kapitalisere dette i vederlag. Det bør præciseres at rådgiverens omkostninger til underrådgivere kun omfatter underrådgivere som totalrådgiveren har med i sit projektteam. Eventuelle rådgivere er en bred formulering og derfor bør andre rådgivere som yder landinspektion, geoteknik, miljø mm. honoreres særskilt af bygherre. - Spørgsmål 7: Vil bygherren imødekomme ovenstående? Ad pkt. 8.2 Det fremgår af bestemmelsen af bygherren er berettiget til at modregne vederlaget, som er udbetalt i forbindelse med konkurrencen. Bygherren opfordres til ikke at modregne konkurrencevederlaget hos vinderen, da der typisk ligger betydelige udgifter i forbindelse med udarbejdelse af et konkurrenceforslag, som vederlaget sjældent dækker. Dette er også tilfældet i nærværende konkurrence. - Spørgsmål 8: Vil bygherren lade muligheden for at modregne konkurrencevederlaget udgå? 6 af 10
Ad pkt. 8.3 Bygherren opfordres til, at præcisere, at det faste honorar alene vedrører rådgiverydelser, som leveres af vinderteamet. For at rådgivere kan vurdere om honoraret er proportionelt med de ydelser der forventes leveret er det afgørende at bygherren har præciseret kapitel 8 ydelserne i kontraktens pkt. 4.2.2 og 4.2.3. Ellers er det ikke muligt for rådgiver at indgå aftale på entydigt, præcist og gennemsigtigt grundlag. - Spørgsmål 9 a: Vil bygherren bedes præcisere/afgrænse ovenstående? Det fremgår af bestemmelsen, at det honorarbærende areal alene opgøres pr. opført boligbyggeri og erhvervsbyggeri. Det faste honorar inkluderer honorar for alle rådgiverydelser forbundet med opførelsen af det samlede byggeri. Bygherren opfordres til at beregne honorar af samtlige rådgiverydelser, opgaven indeholder en fleksibel (usikker) opgave boligbyggeri og erhvervsbyggeri der er honorarbærende og en bunden (sikker) opgave i de øvrige ydelser der ikke er honorarbærende. Der må forventes at ligge en betydelig projekteringsindsats i de øvrige ydelser (bunden opgave) for gennemførelse af det samlede byggeri, idet projektet indeholder mindst et tilsvarende areal under terræn, samt etablering af Ø, broer, rampeanlæg, tunneller, kajanlæg, kajanlæg for husbåde, off. Badeanstalt, interimsforanstaltninger m.m. - Spørgsmål 9 b: Vil bygherren ændre måden at beregne honoraret på, således at honoraret omfatter alle de opgaver der skal løses, Ad pkt. 8.5 Bygherren har i svar/spørgsmål skemaet tilrettet bestemmelsen til at gælde for tidsfristforlængelser i op til 6 mdr. Bestemmelsen bør udgå helt og følge principperne i ABR 89 afsnit 5. Rådgiveren skal ikke bære risikoen for tidsfristforlængelser, der skyldes klientens eller 3. parts forhold. 7 af 10
- Spørgsmål 10: Vil bygherren lade bestemmelsen udgå og følge principperne i ABR 89, afsnit 5? Ad pkt. 10.5 - Udbetaling af honorar og udlæg Det fremgår af bestemmelsen, at bygherren løbende vil tilbageholde 10 % af rådgiverens honorar som sikkerhed. Bestemmelsen er dybt urimelig og betyder at rådgiver skal agere kassekredit for bygherre. Rådgivningsvirksomheder er løntunge virksomheder, og derfor har en tilbageholdelse på 10 % af honoraret en betydelig indflydelse på virksomhedens cash-flow i forhold til det konkrete projekt. Det fremgår yderligere af bestemmelsen, at det tilbageholdte beløb først frigøres når udbuddet er afsluttet og der er indgået en endelig og ubetinget totalentrepriseaftale. Det vil sige risikoen for bygherrens forhandlinger med 3. part lægges over på rådgiver. Rådgiveren skal således tåle, at 10 % af honoraret tilbageholdes, hvis forhandlingerne går i langdrag eller der ikke indgås en endelig og ubetinget aftale. Bygherren opfordres til at lade hele bestemmelsen udgå. - Spørgsmål 11: Vil bygherren lade bestemmelsen udgå? Ad pkt. 11.2 - Ansvar Bygherren bedes bekræfte, at projektforsikringen kun dækker det vindende totalrådgiverteam. Såfremt bygherren påtænker at flere (eksterne) rådgivere skal omfattes af projektforsikringen, så anbefales det, at bestemmelsen omformuleres til følgende: Totalrådgiverens ansvar er beløbsmæssigt begrænset til de resterende dækningssummer på projektforsikringen - Spørgsmål 12: Vil bygherren ændre formuleringen i overensstemmelse med ovenstående forslag? 8 af 10
Ad pkt. 12.1 - Forsikring Det fremgår af bestemmelsen, at selvrisikoen på projektforsikringen udgør kr. 250.000. I vores optik vil en selvrisiko på kr. 100.000 være mere hensigtsmæssig. I de store hospitalsbyggerier i milliardklassen har selvrisikoen typisk været mellem kr. 100-150.000, hvilket vi også mener ville være passende i dette projekt. - Spørgsmål 13: Vil bygherren tegne en projektforsikring med en selvrisiko på kr. 100.000? Ad pkt. 13.1 Bygherren opfordres til at følge principperne i ABR 89, pkt. 7 og udbetale en rimelig godtgørelse for bygherrens viderebrug af det udarbejdede materiale. Med den nuværende bestemmelse kan bygherren i teorien misligholde aftalen eller standse opgaven på usagligt grundlag og stadig anvende materialet, uden at kompensere rådgiver. Det er ikke rimeligt, at bygherren kan standse opgaven uden at dække rådgiverens tabte dækningsbidrag og samtidig uden vederlag anvende det af rådgiveren udarbejdede materiale. Bygherren bedes bekræfte, at al anvendelse af materialet er i overensstemmelse med ABR 89, pkt. 4, og er begrænset til der konkrete projekt, dvs. genanvendelse ikke omfatter andre projekter. Det anbefales, at bygherren tilføjer: alle andre rettigheder til materialet tilhører totalrådgiver - Spørgsmål 14 a: Vil bygherren følge principperne i ABR 89, afsnit 7? - Spørgsmål 14 b: Vil bygherren bekræfte at brugsretten er begrænset til det konkrete projekt? Ad pkt. 14.1 og 14.3 Det fremgår af bestemmelsen, at bygherren kan standse opgaven efter afslutning af hver fase dvs. skiverådgivning. Rådgiver har en berettiget interesse i, at kunne indrette sig i tillid til at skulle opfylde hele kontrakten. Sker dette ikke, fordi bygherren standser eller udskyder opgaven, så bør rådgiver naturligvis kompenseres herfor i overensstemmelse med ABR 89 afsnit 7. Det er 9 af 10
ikke rimeligt, at rådgiveren går glip af sit dækningsbidrag, hvis bygherren standser på et usagligt grundlag. - Spørgsmål 15: Vil bygherren lade bestemmelsen udgå og følge principperne om standsning og udskydelse i ABR 89, afsnit 7 Organisationerne oplever generelt en stigende tendens til, at principperne i ABR 89 fraviges, og at aftalevilkårene bliver mere og mere ubalancerede til ugunst for rådgivere. Dette er ikke befordrende for byggeprocessen eller kvaliteten. Rådgiverne er i denne sag meget bekymrede for de i brevet skitserede forhold. Organisationerme vil derfor gerne opfordre til en yderligere dialog om emnet og vi deltager meget gerne i et møde med By og Havn for at uddybe og drøfte vores synspunkter både i forhold til den konkrete sag, men også for så vidt angår byggerier generelt. Med venlig hilsen Ulla Sassarsson Vicedirektør, advokat FRI Sait Ciftci Chefkonsulent, cand.jur. DANSKE ARK 10 af 10