1
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Opgavens forløb... 3 2. Første del: Forudsætninger for kommunikationen... 5 2.1 Organisationskulturen i Ungdommens Røde Kors... 5 2.2 Den retoriske situation... 6 3.2.1 Det påtrængende problem... 6 3.2.2 Publikum... 6 3. Anden del: Tvingende omstændigheder... 8 3.1 Tvingende omstændigheder: E-mail... 8 3.1.2 Svartid og ikke-respons... 9 3.1.3 En professionel distance... 10 3.1.4 E-mail-kommunikationens betydning for sekretariatets tilskrivning af ethos. 10 3.2 Digitalt Facebook-indfødte... 11 3.2.1 Hastighed... 11 3.2.2 Rækkevidde... 12 3.2.3 Et kritisk blik på kommunikation til grupper... 13 3.2.4 Privatlivets fred... 15 3.2.4.1 Privatbeskeder... 15 3.2.4.2 Adgang til backstageområdet... 16 4. Tredje del: Sekretariatets online ethos... 18 5. Konklusion... 20 Litteraturliste... 21 Bilag... 23 Bilag 1: Frivilligjob-opslag... 23 Bilag 2: Eksempel på svartid... 25 Bilag 3: Afsender-signatur... 26 Bilag 4: Eunoia i en e-mail... 27 Bilag 5: Interview med praktikanter... 28 2
1. Indledning Som studentermedarbejder i Ungdommens Røde Kors (herefter URK) anvender jeg dagligt e-mailen i min kommunikation med organisationens frivillige. I den forbindelse har jeg en række udfordringer, som lang svartid på udsendte e-mails, ikke respons og en følelse af distancering til de frivillige. I en periode har jeg eksperimenteret med Facebook som supplerende kommunikationsværktøj, fordi jeg fornemmer, at nogle af de ovennævnte problematikker frafalder, når jeg skifter kommunikationsplatform. At anvende Facebook som kommunikationsredskab er dog ikke uproblematisk, da der opstår nye udfordringer, som nye forventninger til svartid, privatlivskrænkelse, forpligtende tilstedeværelse og opretholdelse af ethos. På baggrund af ovennævnte problematikker vil jeg i denne opgave foretage en komparativ analyse af e-mail versus Facebook i forbindelse med kommunikationen til organisationens frivillige. Jeg arbejder ud fra denne problemstillingen: Hvilken betydning har et skifte i kommunikationskanal og -platform fra e-mail til Facebook for kommunikationen mellem ansatte i Sekretariatet og frivillige i Ungdommens Røde Kors Aarhus og, hvad betyder skiftet til den nye sociale platform (Facebook) for Sekretariatet i Ungdommens Røde Kors identitet og tilskrivning af ethos? 1.1 Opgavens forløb Denne opgave falder i tre dele. I første del fremsætter jeg indledningsvis en redegørelse af organisationskulturen i URK med det fokus at belyse forholdet mellem sekretariatet og de frivillige. Yderligere fremsættes en analyse af den retoriske situation, hvoraf jeg trækker e-mail og Facebook ud som værende to tvingende omstændigheder (Bitzer 1968: 8), der hver især giver muligheder og begrænsninger for interaktion. Disse to tvingende omstændigheder behandles særskilt i del to. Opgavens tredje del samler op på anden del og diskuterer organisationens online ethos (Hoff-Clausen 2008: 209). Min empiriske fremstilling beror på bilagshenvisninger og screenshots indsat i teksten. 3
Jeg retter nu fokus mod opgavens del et, hvor redegørelsen af organisationskulturen og analysen af den retoriske situation til sammen danner forudsætningerne for kommunikation. 4
2. Første del: Forudsætninger for kommunikationen En redegørelse af organisationskulturen i URK er væsentligt, fordi den giver et nødvendigt indblik i organisationen som en arbejdsplads, hvor kommunikationen mellem sekretariatet og frivillige bygger på en uformel præmis. Ligeledes er en analyse af den retoriske situation nødvendig for at kunne løse de specifikke udfordringer med kommunikationen. 2.1 Organisationskulturen i Ungdommens Røde Kors Inden jeg dykker ned i denne redegørelse skal jeg gøre opmærksom på, at jeg tidligere har analyseret organisationskulturen i URK i forbindelse med en eksamensopgave (Sørensen 2015: 4-12). Jeg anskuer dog organisationskulturen fra et nyt perspektiv, som jeg vil betegne kommunikationsforholdet mellem sekretariat og frivillig, og dermed kan denne redegørelse siges at være et tillæg til forståelsen af organisationskulturen i URK (McGee 1999: 65). URK er Danmarks største humanitære ungdomsorganisation. Organisationen har omkring 4.500 frivillig tilknyttet (Ungdommens Røde Kors 2016a). Kommunikation internt på sekretariatet og mellem de frivillige, der kommer på kontoret, har en uformel tone, som kommer af, at URK er en organisation, der arbejder med mennesker, både brugerne af URK s aktiviteter og de frivillige, som driver aktiviteterne for de udsatte børn og unge (Sørensen 2015: 9). Selvom en stor del af de frivillige indimellem kommer på sekretariats kontor er langt størstedelen af de frivillige fysisk langt væk fra kontoret i Aarhus, og de ansatte ser dem derfor sjældent. Dette bevirker, at der fra de frivillige og sekretariatets side opstår en følelse af ikke at være knyttet til hinanden, hvilket ikke er i overensstemmelse med organisationens principper, fordi landsstyrelsen (URK s øverste demokratiske organ) ønsker, at alle der er en del af organisationen føler sig inddraget og som en del af fællesskabet (Ungdommens Røde Kors 2016b). I næste afsnit vil jeg analysere den retoriske situation. Kompleksiteten i den retoriske situation gør, at jeg metodisk har valgt at lade tre tvingende omstændigheder 5
være omdrejningspunktet for den komparative analyse (Bitzer 1968: 8): mediet, publikum og afsender. Jeg sætter e-mailen og Facebook op mod hinanden og diskuterer deres hensigtsmæssighed i forhold til et afsender-modtager forhold. På den måde håber jeg at kunne fremskrive henholdsvis e-mailen og Facebooks muligheder og begrænsninger i kommunikationen. 2.2 Den retoriske situation Det er medarbejderen, der skaber og identificerer det påtrængende problem som hun derefter forsøger at løse via passende retorisk respons, fordi medarbejderen konstituerer det påtrængende problem gennem hendes ageren i verden. Jeg anskuer derfor den retoriske situation fra det retoriske perspektiv, hvor retorikken skaber situationen, som fastholdt af Vatz (1973: 157). Selvom det påtrængende problem skabes af retor, vælger jeg dog at anvende Bitzers terminologi, da dette hjælper mig med at kortlægge den retoriske situation bedst muligt (1968: 5). 3.2.1 Det påtrængende problem Det påtrængende problem er, at e-mailen som primært kommunikationsværktøj til at udføre sekretariatets kommunikationsopgaver har mistet funktionalitet, hvorfor der er opstået en ineffektiv kommunikation mellem sekretariatet og de frivillige. Et underliggende påtrængende problem er, at Facebook som interaktivt og netværksskabende medie, tilbyder nogle muligheder, som kan være relevante at udnytte i kommunikationssammenhænge (Tække 2013: 10). 3.2.2 Publikum Det retoriske publikum er frivillige i URK. De frivillige går for det meste på gymnasiet eller er studerende på en videregående uddannelse. Det retoriske publikum er ca. 16-27 år gamle og alderen forbliver konstant, fordi frivillige i URK skal være over 16 år, og de melder sig gerne ud som frivillig efter, de har afsluttet deres videregående uddannelse på universitetet e.l. Hertil kommer også URK s hvervningsstrategi, som indebærer, at organisationens jobopslag slår på det faktum, at du som frivillig i URK får styrket dit CV (Bilag 1: Frivilligjob-opslag). Det 6
retoriske publikums alder har stor betydning for Facebook som supplement i sekretariatsmedarbejderens kommunikative praksis. Jeg retter i næste afsnit fokus mod opgavens hoveddel, som er en komparativ analyse af kommunikationsplatformen som den primær tvingende omstændighed i kommunikationen mellem sekretariat og de frivillige. 7
3. Anden del: Tvingende omstændigheder Medierne er grundet deres kompleksitet udfordrende at sammenligne, da de udspiller hver sin agenda, hvad angår formål og funktion, og de tilbyder ikke de sammen teknologiske muligheder. E-mailen fungerer som digitaliseret post, og den tillader en række muligheder, som gør det bekvemmeligt og tidsbesparende at interagere i en digital verden (Grønning & Pedersen 2011: 65-67). På et overordnet niveau har vi at gøre med to digitale medier med interaktion som hovedformål (Tække 2013: 71; Grønning & Pedersen 2007: 72; Sørensen 2013: 118), men Facebook er også et socialt netværkssite, som Jesper Tække (2013: 10) definerer som en netværksbaseret kommunikationsplatform, hvor deltagerne: 1. Har unikt identificerbare profiler, som består af brugerskabt indhold, indhold leveret af andre brugere samt metadata iboende i platformen. 2. Offentligt kan vise deres forbindelser, som kan ses og tilgås af andre. Foruden at være en tvingende omstændighed i sig selv, indeholder hvert medie sit eget sæt af tvingende omstændigheder, der muliggører og begrænser interaktionen, hvorfor jeg ikke udfører en-til-en analyse af mediernes fællestræk, da det er netop disse, jeg ønsker at fremskrive, så analysen bidrager til en forståelse af, hvordan de to kommunikationsplatforme komplimenterer hinanden. Jeg analysere de to medier i to separate afsnit dedikeret til hvert medie. I næste afsnit retter jeg fokus mod e-mailen. 3.1 Tvingende omstændigheder: E-mail E-mailen er for sekretariatsmedarbejderen et godt redskab til at systematisere digitalt indhold og derfor en god måde at skabe struktur på. Jeg anskuer e-mailen ud fra det sted, hvor den har funktion af at være et kommunikationsredskab. I næste afsnit analyserer jeg den første udfordring: svartid og ikke-respons. 8
3.1.2 Svartid og ikke-respons Som medarbejder i URK må der ofte sendes flere e-mails afsted, fordi den frivillige ikke har besvaret den foregående. I eksemplet herunder ses det, at den frivillige har været lang tid om at besvare en udsendt e-mail, hvorfor medarbejderen igen må kontakte den frivillige. Da e-mailen er et indgroet kommunikationsredskab i medarbejderes professionelle praksis får de frivillige hurtigt besvaret de e-mails, de sender til sekretariatsmedarbejderen (Grønning & Pedersen 2007: 65). Samtidig er et særligt vilkår ved at arbejde med frivillige, at deres frivillige arbejde begynder, når de har fri fra de primære opgaver i deres liv. Af denne praktiske årsag hænder det ofte, at mailkorrespondenser strækker sig over lange perioder (Bilag 2: Eksempel på lang svartid). I næste afsnit forholder jeg mig til e-mailens indflydelse på den manglende tilknytning sekretariatet og de frivillig imellem. Jeg behandler dette emne som en professionel distance. 9
3.1.3 En professionel distance Som ansat på sekretariat er man en del af URK s professionelle gren. I e-mails er der derfor en fast signatur (Bilag 3: Afsender-signatur). Denne signatur afspejler, at afsenderen er en medarbejder på et kontor, som er ansat til at udføre visse opgaver. Der er kontaktoplysninger til hovedkontoret i København og jeg har som medarbejder fået en titel. Til dette kommer yderligere, at praktikanter og studenter udskiftes hvert semester, og af denne grund vanskeliggøres opbyggelsen af et personligt kendskab. Derudover tilbyder e-mailen, som den ser ud hos URK, heller ikke et billede af de kommunikerende parter, i stedet er der et banner, hvis formål er at få personen til at støtte organisationen, hvilket er tiltænkt en anden modtagergruppe end de frivillige, som for det meste allerede støtter organisationen (Bilag 3: afsender-signatur). Denne professionelle distance harmonerer ikke med organisationskulturen som en uformel arbejdsplads, hvor strukturen ellers er flad og meget lidt rigidt (Sørensen 2015: 5-9). Ligeledes opstår der en diskrepans i forhold til den demokratisk valgte landsstyrelse, som ønsker, at de frivillige deltager aktivt i organisationens udvikling (Ungdommens Røde Kors 2016c). Inden jeg vender blikket mod Facebook vil jeg forholde mig til, hvordan sekretariatet bearbejder ethos via e-mail. Et indblik i dette gives i næste afsnit, hvor jeg fremhæver de tre ethos-dyder: fronesis, eunoia og arete (Gabrielsen & Christiansen 2010: 109). 3.1.4 E-mail-kommunikationens betydning for sekretariatets tilskrivning af ethos Sekretariatet bearbejder ethos særligt via fronesis-dyden. Fronesis udspringer af det allerede etablerede magtforhold iboende organisationens struktur, hvor sekretariatet agere det vidende organ. E-mailen bakker dette op via signaturen, e-mailadressen, der altid ender på (navn)@urk.dk, og banneret, der henviser den frivilliges tanker på, at denne kontakter det professionelle organ (Bilag 3: Afsender-signatur). Medarbejderen bearbejder også ethos via dyden, eunoia, fordi der stiles efter at besvare e-mails i en venlig tone, hvorfor e-mailen gerne indeholder smileys, og samtidig gives der ros, så den frivillige oplever en glæde i at udføre sit arbejde (Jørgensen 2011: 15; Bilag 4: Eunoia i en e-mail). Slutteligt bearbejder sekretariatet ethos via dyden, arete, da det 10
altid er en prioritet at svare de frivillige hurtigst muligt, og på den måde indfri kravet om at yde understøttelse til de frivilliges arbejde (Jørgensen 2011: 15). Sekretariatet tilskrives generelt et højt ethos, dog er e-mail-kommunikationen stadig medvirkende til at etablere en professionel distance, som modarbejder organisationens ønske om at være en sammenknyttet organisation. Jeg retter nu fokus mod Facebook. Jeg starter med at kaste et statistisk lys på Facebook, hvortil formålet er at give indblik i, hvorfor overvejelserne om at supplere e-mail-kommunikationen med Facebook kan være interessant. 3.2 Digitalt Facebook-indfødte I år 2007 havde Facebook eksisteret i tre år og hver tiende dansker havde en Facebookprofil, men allerede to år efter havde hver anden dansker en profil på Facebook (Danmarks statistik 2009). Denne stigning i antal brugere på det sociale medier er vedvarende, og ny statistik fra analyseinstituttet Gallup viser, at [s]ociale medier er steget fra 19% til 26% fra 2013 til 2015 som den første handling på internettet (TNS Gallup Social Media Life 2015). Samtidig har e-mail taget et mindre dyk fra 60% til 56% (Danielsen 2016). Et kig mere på statistikken viser, at i 2014 [brugte] 59% af danskerne Facebook dagligt (DR Medieforskning/Gallup Social Media Life) og, at de hyppigste brugere af Facebook er fra 16-24 år gamle (Danmarks Statistik 2014). Denne statistiske analyse viser, at der er en overensstemmelse mellem det retoriske publikum og den målgruppe, der benytter Facebook allermest - i alderen 20-24 år drejer det sig om 90%, der anvender Facebook (Sørensen 2013: 119). Jeg vil nu gå ind i analysen af de tvingende omstændigheder i forbindelse med kommunikation på Facebook. Til at belyse Facebooks muligheder lægger jeg mig op af Gurak og Antonijevic (2008) kanon for digital diskurs, hvor især deres udlæg af hastigheden har afgørende betydning for Facebooks mulige succes i kommunikationen. 3.2.1 Hastighed Internettet har bevirket, at vi kan få kontakt med hinanden lynhurtigt (Gurak & Antonijevic 2008: 499). Facebook er som socialt og netværksskabende medie 11
medvirkende til, at vi kan kommunikere mange bidder af information hurtigt til mange modtagere. Hastigheden er derfor altafgørende for, at Facebook skal tænkes ind i medarbejderens kommunikative praksis. Hastigheden optimeres blandt andet via Facebooks gruppefunktion, hvor medlemmerne fungerer som et opslagskatalog over de frivillige. Fordi de frivillige i URK er en flygtig gruppe, der i gennemsnit er frivillig i 1-2 år, kan gruppefunktionen spare medarbejderen tid med at opdatere kontaktoplysningerne på de frivillige. Medarbejderen kan derfor via gruppefunktionen finde en enkelt frivillig, som hun kan kontakte via Facebooks privatbesked-funktion. I nedenstående eksemplificering har en medarbejder taget kontakt til en frivillig, fordi denne ikke svarede på e-mail: Facebooks privatbesked-funktion fungerer som chat, hvor du samtaler i nu og her tid. På e-mail tager korrespondancen længere tid, fordi du ikke på samme måde føler dig forpligtet til at svare med det samme. Denne funktion optimerer svartiden markant, når der knyttes an således. 3.2.2 Rækkevidde Sammen med hastigheden er rækkevidde et afgørende element i den digitale diskurs (Gurak & Antonejivic 2008: 500). Facebooks gruppe-funktion giver medarbejderen mulighed for at kommunikere den samme information til hundredevis af frivillige i forskellige i grupper. Har medlemmerne af grupperne valgt at modtage notifikationer på nye opslag, får de pushet beskeden frem på telefonen, og den bliver vist på det fastgjorte banner øverst på siden: 12
Når informationen lægges ud på grupperne som et opslag, åbnes der op for Facebooks dele-funktion, som bevirke at medlemmerne kan dele opslaget i deres egne netværk, og da hver bruger er spundet sammen i et komplekst netværk af sociale relationer øges rækkeviden markant, fordi netværket er som et forbundet tilstedevær i en løbende kommunikationsstrøm, hvor venner og venners venner via delingerne modtager informationen som en del af nyhedsstrømmen (Sørensen 2013: 118-119). I eksemplificeringen ses et opslag af en medarbejder, der hjælper lokalforeningen i Ikast. Opslaget har på dette tispunkt to delinger: 3.2.3 Et kritisk blik på kommunikation til grupper Som Facebook-bruger føler vi ingen forpligtelse til, at kritisere eller understøtte andres opdateringer Tække (2013: 82), og samtidig er der heller ikke nogen regler for, at du som frivillig skal gå ind og finde ud af, om en medarbejder har lavet et opslag, som du skal knytte an til. Når en medarbejder slår noget op i en gruppe kan der ikke stilles krav til, at de frivillige skal læse opslaget, og medarbejderen kan 13
ligeledes ikke forlange en kommentar. I eksemplet herunder har jeg lavet et opslag i en Facebook-gruppe for frivillige i lokalafdelingerne i region Nord og Midtjylland: I eksemplet ses, at 11 personer synes godt om opslaget og der er ingen kommentarer på det. Gruppen har 58 medlemmer, og det må derfor siges at være en relativt lille del af det samlede antal medlemmer, som jeg med rimelig sikkerhed kan sige har læst opslaget. Dette udleder jeg på baggrund af, at et synes godt om er en tilkendegivelse af, at brugeren har gjort sig bevidst om, at hun/han er enig i det opslåede og først efter at havde opnået denne bevidsthed kan træffe valg omkring, hvorvidt hun/han vil klikke synes godt om. 14
Facebook har dog en funktion, der gør det muligt at se, hvor mange, der har set opslaget i dette eksempel er det 49 medlemmer: Dette er dog ikke ensbetydende med, at medlemmerne har læst opslaget. Som Facebook skriver, så skal man være klar over, at hvis personer ser et opslag eller en besked i en gruppe, er det ikke altid ensbetydende med, at de har haft lejlighed til at læse opslaget eller beskeden omhyggeligt (Facebook 2016). Derfor er denne funktion kun en uklar retningsvisning, som ikke giver konstruktiv feedback på, om meddelelsen er modtaget. Dette kan skabe problemer for medarbejderen, som i så høj grad som muligt skal sikre sig, at meddelelser fra sekretariatet forstås og følges. Derfor skal medarbejderen være påpasselig med at overlade for meget af kommunikationen på Facebook til denne form for interaktion. Facebook tilbyder, som nævnt, andre funktioner for feedback, som privatbesked-funktionen, hvor brugere kan skrive direkte til hinanden og meddelelsen kan stiles til det antal mennesker, som informationen har relevans for. Dette er dog ikke uproblematisk, da vi bevæger os ind på et område, hvor sekretariatet muligvis krænker den frivilliges privatsfære. Denne problematik udfoldes i næste afsnit. 3.2.4 Privatlivets fred I dette afsnit gennemgår jeg to elementer af grænseoverskridende adfærd, når URKmedarbejderen er tilstede på Facebook. Dette lader sig være Facebooks privatbeskedfunktion og det faktum, at medarbejderen i sin professionelle praksis får lov til at få et kig backstage (Meyrowitz 1985: 35-36, 38). 3.2.4.1 Privatbeskeder Facebook [er] en mere direkte henvendelse, hvor man er rimelig sikker på, at de frivillige modtager beskeden hurtigt qua deres smartphones sender dem en pushmeddelelse[r]. Men i den mere direkte form for henvendelse ligger der også en form for påtrængende adfærd, da modtagerne i højere grad vil føle, at det er lidt en overskridelse af deres privatsfære (Bilag 5: Interview med praktikanter). Ved at 15
sende en privatmeddelelse udnytter medarbejderen de sociologiske elementer af Facebook som socialt medie. Vi ved, at målgruppen tjekker Facebook dagligt, og teknologien i smartphonen gør, at informationen pushes frem på denne, hvormed den frivillige gøres opmærksom på, at der er noget, som hun skal forholde sig til. Dette kan have konsekvenser for sekretariatets ethos, hvilket jeg vil komme ind på i et senere afsnit. 3.2.4.2 Adgang til backstageområdet Venner er ikke bare venner mere, men nogle, der er grupperet sammen med bekendte, familiemedlemmer og kolleger. Dette betyder bl.a., at der skubbes til balancen mellem frontstage og backstage (Goffman, 1959), og, at en større middle region (Meyrowitz, 1985) trænger de to andre scener tilbage (Tække 2010: 133). Publikum er placeret fronstage, hvor det handler om, hvad det er vi gør på scenen - hvad er planlagt, at andre må se. Når vi går backstage foregår der noget mere eller noget andet, som publikum ikke har adgang til. Ved at supplere e-mail-kommunikation med Facebook begynder sekretariatet at nedbryder grænserne mellem frontstage og backstage, mellem det personlige og det professionelle (Meyowitz 1985). Sekretariatet får adgang til de frivilliges profil og dermed en lang række oplysninger, som, hvem denne ellers er Facebook-venner med og billeder (feriebilleder, festbilleder, familiebilleder mv.), og dermed lærer organisationen den frivilliges digitale persona at kende. Facebook-profilerne er dog konstrueret som et nøje udvalgt face, der passer til situationen (Goffman 1959: 40). Dermed ser vi kun den positive, sociale værdi selvbilledet og de personlige værdier (Goffman 1959: 40). Selvom Facebookprofilerne er et konstrukt etableret på basis af egoistiske forudsætninger, får medarbejderen dog adgang til mere personlig information end e-mailen kan give, hvilket den frivillige måske finder grænseoverskridende, fordi det kan være upassende at blande den professionelle og private praksis sammen. At vi får lov at kigge ind i baglokalet kan have konsekvenser for sekretariatets ethos, men det er samtidig også det, der gør, at distanceringen mellem sekretariatet og de frivillige mindskes og en tætter tilknytning opbygges, især, fordi vi har mulighed for at se et billede af hinanden (Kjeldsen 2015: 124). Dermed er det ikke kun sekretariatet, der får adgang til den frivilliges digitale persona, men ligeledes omvendt. Den frivillige kan se et billede af 16
den kommunikerende part og læse med i de opslag, som medarbejderen har skrevet. Begge parter blotter sig for hinanden pga. deres tilstedeværelse på Facebook, men som Christine, der er praktikant på kontoret i Aarhus fortæller, bliver [d]istancen til de frivillige måske en anelse kortere på FB, fordi de kan se ens profilbillede og få en fornemmelse af, hvem man er, og det er ligeledes muligt for mig at tjekke deres profiler ud, hvis jeg vil prøve at finde ud af, hvilken frivillig, det er, jeg samarbejder og kommunikerer med. FB gør at jeg ikke bare er en eller anden random person uden ansigt på sekretariatet langt borte (Bilag 5: Interview med praktikanter). Jeg vender mig nu mod opgavens tredje del, hvor jeg vil diskutere og vurdere sekretariatets online ethos set i forhold til kommunikation på de to platforme. 17
4. Tredje del: Sekretariatets online ethos I den eksisterende online-kommunikation, som den foregår på e-mail, formår sekretariatet en positiv ethos-tilskrivning, fordi e-mailen signalerer kompetence, velvillighed og sympati. Publikum opfatter medarbejderen som en troværdig part og derfor er der også forventninger til medarbejderens ageren på Facebook. Medarbejderen skal være tilstede og holde sig opdateret, og hun skal svare hurtigt tilbage i en venlig og rar tone. Udgangspunktet er godt, men ved at supplere e-mailkommunikationen med Facebook opstår nye situationer, som kan udfordre publikums positive opfattelse af retor. Facebook giver mange nye muligheder for interaktion, men det udfordrer også det normgrundlag, som URK har etableret i den eksisterende kommunikation, blandt andet er der en udfordring i at opretholde organisationens ethos, og der skabes et miljø, hvor organisationen kan følge med i de frivilliges arbejde, hvilket kan medfører følelsen af at blive overvåget (Tække 2013: 71). Dette kan skade sekretariatet troværdighed og de frivilliges tillid til denne. Derfor skal medarbejderen være omhyggelig med, hvornår hun vælger at knytte an til de frivillige. I en kommunikationsform, hvor tilhørerne spiller så aktiv en rolle, spiller oplevelsen af en gensidig sympati og respekt en afgørende rolle for villigheden til at engagere sig (Hoff-Clausen 2008: 220). Det er væsentligt, at medarbejderen yder tilstedeværelse og løbende følger med og holder sig orienteret i de forskellige grupper, og tjekker op på, om der er kommet en privatbeskeder. Hvis medarbejderen ikke forstår at leve op til de krav, som kommunikationen på Facebook stiller, så kan URK s moralske karakter lide skade (Jørgensen 2011: 15). Det er nemlig ikke kun medarbejderen, der kan knytte an til de frivillige, det er ligeså meget de frivillige, der kan knytte an til medarbejderen. Dette kræver, at medarbejderen tager mediet til sig og bruger det aktivt i hverdagen har medarbejderen først gjort antrit til, at interaktionen kan foregå på Facebook, forpligter det en aktiv tilstedeværelse. Hvis medarbejderen ikke anvender Facebook på mediets præmisser, overbevises de frivillige ikke om, at sekretariatet kan yde den understøttelse, som de har behov for. Yderligere er et 18
væsentlig element medarbejderens anvendelse af privatbesked-funktion. Presser medarbejderen på for svar via en privatbesked, får den frivillige en notifikation om, at der er kommet en besked, og, når Facebook-kulturen samtidig dikterer, at meddelelserne hurtigt skal besvares, kan det medføre tab af frivillige, fordi sekretariatet bliver for styrende. Medarbejderen og den frivillige skal grundlæggende ville hinanden det godt og de skal have et ærinde, der er konstruktivt for begge parter, har de ikke det, mistes velviljen og dermed opmærksomheden (Hoff-Clausen 2008: 221). Derfor må medarbejderen have fokus på decorum og på pligten til at tale passende ud fra sagens, talerens og tilhørernes karakter og ud fra, hvad der er godt og hæderfuldt at gøre. De frivillige bestemmer selv, hvornår de ønsker at besvare e-mails og de er ikke bundet til organisationen, hvorfor de fra øjebliks virkning kan stoppe med det frivillige arbejde. For at vise sig værdig til rollen som taler må medarbejderen altså forholde sig til decorum - hvordan det sømmer sig at agere og tale under givne omstændigheder (Hoff-Clausen 2008: 223). Hun må vurdere, hvornår det er passende at knytte an til den frivillige og i den forbindelse forholde sig til, på hvilken af Facebooks interaktive funktioner, anknytningen skal foregå. Formår medarbejderen at imødekomme mediets krav, vurderer jeg, at sekretariatet fortsat vil blive tillagt en positiv ethos. Derudover vurderer jeg også, at sekretariatet, som et professionelt organ, kan gavne markant af det faktum, at der i selve bevægelsen fra e-mail til Facebook, hvis den er succesfuld, ligger en enorm signalværdi, som afspejler en organisation, der ændre praksis for publikums skyld, fordi organisationen ønsker at være, hvor de frivillige er. Denne anerkendelse af publikums erfaringsverden må siges at være et sympatisk træk, der viser stor velvillighed. Der er altså en god gevinst at hente ved at supplere kommunikationen med Facebook, men det kræver, at sekretariatet kan ændre kommunikativ praksis. 19
5. Konklusion Denne komparative analyse bygger på interaktionen som den ser ud i den specifikke retoriske situation, hvor sekretariatet kommunikere med de frivillige. Analysen har vist, at e-mail-kommunikationen mellem sekretariatet og de frivillige er udfordret af lange svartider og en distancering til de frivillige. Set fra perspektivet af den frivillige, tillægges sekretariatet en positiv ethos, hvilket ikke løser udfordringen, vi ved dog, at publikum tillægger sekretariatets online-kommunikation en høj en troværdighed. Ved at anvende Facebook som komplimenterende kommunikationsplatform kommer organisationen muligvis distanceringen af visse frivillige til livs og et tættere bånd på tværs af organisationens organer kan opnås, som Landsstyrelsen ønsker det. Dette, fordi mediet tilbyder medarbejderen og den frivillige et kig backstage (Goffman 1959). Når sekretariatet anvender Facebook opnås en personificering af denne, fordi de frivillige får sat ansigt på medarbejderen, hvilket falder i tråd med organisationens uformelle kultur. Medarbejderen kan af den grund opnå en tættere tilknytning til de frivillige, fordi parterne får grundstenen til at bygge et personligt kendskab på, dog skal medarbejderen være opmærksom på ikke at overskride den frivilliges privatsfære. At anvende Facebook handler om tilstedeværelse og mediet forpligter en sådan. Formår medarbejderen at være tilstede og anvende mediet pligtopfyldende kan Facebook som supplement til e-mailen vise sig at være et gunstigt redskab. Medarbejderen kan minimere svartiden og hun får et opdateret katalog over de frivillige. Medarbejderen opnår en rækkevidde, som ikke tilsvarende kan lade sig gøre på e-mail. Det at opbygge ethos over tid, særligt gennem en performativ appel, hvor karakteren demonstreres gennem konsistent, positivt betragtet adfærd inden for den relevante kreds, bliver væsentligt for sekretariatets tilstedeværelse på Facebook, når denne ønsker en handleposition (Hoff-Clausen 2008: 225). Formår sekretariatet dette, er der mulighed for at bearbejde de frivilliges velvilje og lyst til at engagere sig i organisationen. 20
Litteraturliste Bitzer, Frank. Lloyd. (1968): Den retoriske situation, Rhetorica Scandinavia, (3), 6-17. Danielsen, Mikael. 2016. Sociale medier haler ind på email som den første handling på internettet. http://www.socialemedier.dk/sociale-medier-haler-ind-paa-email-somfoerste-handling-paa-internettet/. Besøgt d. 13.06.2016. DR Medieforskning/Gallup Social Media Life (2014): 73% af danskerne bruger Facebook. www.socialstats.dk/#. Besøgt 25.05.2016. Facebook (2016): Hvordan kan jeg vide, hvem der har set hvert opslag eller hver besked i en gruppe? https://www.facebook.com/help/409719555736128. Besøgt 06.06.2016. Gabrielsen, Jonas; Christiansen, Tanja. 2010. Talens Magt. København K: Hans Reitzels Forlag. Goffman, E. (1959). The prensentation of self in everyday life. London: Penquin Books. Gurak, Laura. J., & Antonijevic, Smiljana. (2008) Digital rhetoric and public discourse. I Lunsford & Wilson & Eberly (Ed.) The Handbook of Rhetoric. (s. 497-507). Hoff-Clausen, Elisabeth. 2008. Online ethos. Webretorik i politiske kampagner, blogs og wikis. Gylling: Samfundslitteratur. Jørgensen, Charlotte. 2011. Kommunikationssituationen. I Jørgensen & Villadsen (Ed) Retorik Teori og Praksis. Frederiksbjerg C: Samfundslitteratur. Kjeldsen, Jens E. (2015) The Study of Visual and Multimodal Argumentation. Argumentation 29:115 132. McGee, Michael Calvin (1999) Text, Context, and the Fragmentation of Contemporary Culture I Lucaites et. al (Ed) Contemporary Rhetorical Theory. New York: The Guildford Press. Meyrowitz, J..1985. No Sense of Place: The Impact of Electronic Media on Social Behavior. New York: Oxford Uni. Press. Poulsen, Marianne Hjort Bøgh: Unges medieforbrug er meget anderledes end tidligere. 16.02.2014. Besøgt d. 25.05.2016. 21
http://www.dr.dk/om-dr/nyheder/unges-medieforbrug-er-meget-anderledesendtidligere. Sørensen, Anne Scott. 2013. Facebook kommunikation for kommunikationens skyld? I Tække & Jensen (Ed) Facebook - fra socialt netværk til metamedie. København: Samfundslitteratur. Sørensen, Simon. 2015. En retoriker i felten - Ungdommens Røde Kors. Eksamensopgave i profilfag på retorik ved Aarhus Universitet. Tække, Jesper (2010) Facebook et netværk i fællesskabet, Journal of media and communication research. ISSN 1901-9726, 49, 123-136. Tække, Jesper & Jensen, Jakob. L., 2013. Indledning: Facebook i den danske hverdag. I Tække & Jensen (Ed) Facebook - fra socialt netværk til metamedie. København: Samfundslitteratur. Tække, Jesper. 2013. Facebook og social ambivalens. I Tække & Jensen (Ed) Facebook - fra socialt netværk til metamedie. København: Samfundslitteratur. Ungdommens Røde Kors (2016a): Ungdommens Røde Kors i tal. http://www.urk.dk/hvem-er-vi/vaerktoejskassen/facts-om-ungdommensroede-kors/. 25.05.2016. Ungdommens Røde Kors (2016b): Strategi. http://www.urk.dk/hvem-er-vi/strategi/. 30.05.2016. Ungdommens Røde Kor (2016c): Landsstyrelsens arbejde 2016. http://www.urk.dk/vil-du-i-kontakt/landsstyrelsen/landsstyrelsens-arbejde/. 07.06.2016. Vatz, Richard E. (1973): The Myth of the Rhetorical Situation, Philosophy and Rhetoric 6 (3):154-161. 22
Bilag Bilag 1: Frivilligjob-opslag To ledere søges til aktivitetshus i Ikast Vil du være med til at udvikle og lede en ny type aktivitetshus for børn og unge i Ikast, og har du sans for ledelse, organisering og social innovation? Så kan du blive vores nye aktivitetsleder, der sammen med Ikast-Brande Kommune og den lokale afdeling af Ungdommens Røde Kors får ansvaret for Ungdommens Røde Kors aktiviteter i et nyt aktivitetshus i Ikast. Aktivitetshuset, som ligger på Kirkegade 20 i Ikast, skal indeholde forskellige aktiviteter for områdets børn og unge (eks. klubaktiviteter) og kan fremover også have mentoraktiviteter, fritidsjobrådgivning, weekendlejre og meget mere. Du kan i høj grad være med til at præge, hvad der skal ske i aktivitetshuset. Arbejdet som leder af aktivitetshuset består bl.a. af følgende opgaver: Koordinering af Ungdommens Røde Kors aktiviteter i huset og med husets øvrige aktører. Rekruttering og ledelse af de øvrige frivillige, der bliver tilknyttet aktivitetshuset. At være bindeled mellem Ungdommens Røde Kors sekretariat og de lokale samarbejdspartnere herunder deltagelse i styregruppe. Aktivitetshuset i Ikast er et af de første i en lang række aktivitetshuse, som Ungdommens Røde Kors opretter i hele landet sammen med TRYGFonden og lokale aktører. Vi forventer, at du: Er mellem 22 og 35 Kan binde dig til projektet i mindst 1 år Har et dokumenteret socialt engagement Er organisatorisk stærk 23
Kan navigere som daglig leder mellem forskellige aktører. Det er en fordel, men ikke en betingelse, at du har arbejdet med frivillig ledelse før. Vi kan tilbyde: En udfordrende lederstilling, hvor du vil få ansvaret for mange frivillige og brugere af aktivitetshuset. Du vil få erfaring med projektledelse, rekruttering af frivillige, fundraising, events, samarbejde med skoler/fritidstilbud og budgetplanlægning En mulighed for at bidrage til udviklingen af et stort frivilligkoncept, som vil få positiv indflydelse på mange tusinde børn i Danmark. En mulighed for at gøre en stor forskel i et byområde med masser af potentiale for medborgerskab. En lederuddannelse inden for Ungdommens Røde Kors. Et væsentligt bidrag til dit CV. Vi ser frem til at høre fra dig! :) 24
Bilag 2: Eksempel på svartid NB: Medarbejderen har været nødsaget til at sende nye e-mails ud grundet manglende svar, derfor skift i emnefelt 25
Bilag 3: Afsender-signatur 26
Bilag 4: Eunoia i en e-mail 27
Bilag 5: Interview med praktikanter Spørgsmål: 1 Hvordan oplever I, at svartiden er på e-mail versus Facebook? (lang, kort, ikkesvar)? 2 Er der en ændring i formalitet, når I kommunikerer på Facebook versus e-mail. (flere smileys, flere stavefejl osv..)? 3 Føler I en kortere fysisk/psykisk distance til de frivillige, når i kommunikerer med den på Facebook versus e-mail? 4 Følger I med på de frivilliges (formændenes) opslag på Facebook? 5 Skriver i ud til Facebookgrupperne som I er med i, og giver for eksempel ros eller bare generel information, måske er i proaktive og gribe ind, hvis I kan se, at tråden bærer i en forkert retning? Martin Grave Rasmussen: 1 Nu har jeg mest brugt e-mail, men ud fra mine erfaringer er svartiden på Facebook faktisk kortere end den er på mailen. Facebook er en mere direkte henvendelse, hvor man er rimelig sikker på, at de frivillige modtager beskeden hurtigt qua deres smart phones sender dem en push-meddelses. Men i den mere direkte form for henvendelse ligger der også en form for påtrængende adfærd, da modtagerne i højere grad vil føle, at det er lidt en overskridelse af deres privatsfære. 2 Nej, jeg vil ikke sige, at der er så stor formel ændring i retorikken, der anvendes. Derudover skal det dog siges, at jeg anser mail for generelt at være en mere formel kommunikationsform end Facebook jf. mit svar ovenfor. 3 Ja, jeg føler det bliver mere personligt på Facebook. Det tænker jeg bl.a. er på grund af, at de frivillige her jo har oprettet nogle ret personlige profiler med billeder osv. 4 Ikke intentionelt. Men hvis det dukker op på min newsfeed, kan det godt fange min opmærksomhed. 28
5 Ja, jeg holder generelt øje med Facebook-grupperne og deres opslag. Og hvis der er tråde, hvor jeg føler, at jeg kan hjælpe med info eller råd generelt, så skriver jeg dem der. Christine Secher: 1 Svartiden er lidt hurtigere på FB end via mail, men det afhænger meget af den frivillige, man vil i kontakt med. 2 Det er en anelse mere uformelt på Facebook. Nok fordi man her nærmere har gang i en chat med den frivillige end en decideret mailbesked. Og min signatur er jo ikke til stede på FB. Der skriver jeg typisk bare //Christine.. Men både jeg og de frivillige bruger mange smileys uanset om vi skriver via mail eller FB. 3 Distancen til de frivillige er måske en anelse kortere på FB, fordi de kan se ens profilbillede og få en fornemmelse af, hvem man er, og det er ligeledes muligt for mig at tjekke deres profiler ud, hvis jeg vil prøve at finde ud af, hvilken frivillig, det er, jeg samarbejder og kommunikerer med. FB gør at jeg ikke bare er en eller anden random person uden ansigt på sekretariatet langt borte. 4 Jeg følger med i FB-grupperne, hvis jeg har tid. Og hvis opslaget ud fra den første linje virker interessant. Ellers ikke. Bruger primært chatten. 5 Jeg griber ikke ind i tråde mellem frivillige, medmindre de frivillige tagger mig i et opslag eller i et kommentarfelt. Men jeg har givet fællesbeskeder i de frivilliges grupper før. Jeg forsøger dog at begrænse mit engagement i gruppen. Foretrækker at rose ved at like opslag i stedet for at kommentere og skrive en masse. 29