Trivselsundersøgelse En trivselsundersøgelse er et øjebliksbillede og en god anledning til at tale om, hvad der skaber trivsel på arbejdspladsen. Brug den aktivt og vis, at svarene kan være med til at flytte noget i en god retning. Trivsel hænger nøje sammen med at kunne udføre et meningsfuldt arbejde sammen med gode kolleger og i velfungerende rammer. Ved at sørge for en god, tillidsfuld og fælles dialog om trivsel i tilknytning til jeres arbejdsopgaver og samarbejde, er trivselsarbejdet godt i gang.
Før trivselsundersøgelsen God forberedelse er afgørende for en vellykket trivselsundersøgelse. Nedsæt før undersøgelsen en arbejdsgruppe, der kan planlægge og styre arbejdspladsens proces med at få analyseret og prioriteret resultaterne, lavet handleplaner og opfølgning. Arbejdet med trivselsundersøgelsen skal forankres i jeres MED/SU/AMU-udvalg. Gruppen skal også have den fornødne tillid hos personalet samt tid og beslutnings- og handlekompetence. Arbejdsgruppen kan i god tid inden selve undersøgelsen med fordel: Afstemme forventninger til, hvad der skal komme ud af undersøgelsen. Drøfte, hvilken score/hvilket niveau, I tror eller ønsker arbejdspladsen ligger på. Inddrag resultater og handleplan fra forrige trivselsundersøgelse. Sikre en klar opgave- og ansvarsfordeling. Fx hvilke udvalg eller personer kigger på det samlede resultat, hvornår og hvordan får personalegruppen en tilbagemelding om resultatet, hvordan bidrager personalegruppen med afklaring og løsningsforslag osv. Drøfte, om der er behov for ekstern bistand til hele eller dele af processen. Tænke hele forløbet igennem og lave en tidsplan En god svarprocent på trivselsundersøgelsen giver det bedste grundlag for arbejdet med trivslen Hvis trivslen skal højnes, er det helt afgørende, at alle medarbejdere tager undersøgelsen alvorligt og besvarer skemaet. Arbejdsgruppen bør være synlig og aktiv, ligesom det er vigtigt, at den enkelte medarbejder opfordrer sine kolleger til at deltage. Det kan være med til at sikre en god svarprocent: At ledelsen melder ud, at trivselsundersøgelsen er vigtig, og hvad resultaterne kan bruges til. At medarbejderne kan bruge arbejdstiden til at besvare spørgeskemaet. Arbejdspladsen kan fx aftale, at skemaet udfyldes i et bestemt tidsrum At der er stillet hjælperedskaber, som fx pc er, til rådighed til besvarelse. At medarbejdere med læsevanskeligheder får hjælp. At alle medarbejdere får spørgeskemaet. Vær opmærksom på, om nogle er fraværende pga. sygdom, skifteholdsarbejde eller andet. Information er vigtigt. Meld klart ud: Hvornår trivselsundersøgelsen kommer og skal være besvaret Hvem man kan få hjælp hos, hvis man har spørgsmål, når spørgeskemaet skal udfyldes Hvordan anonymiteten overholdes Hvordan og hvornår trivselsundersøgelsen vil blive behandlet i organisationen, og hvordan medarbejderne får kendskab til resultatet
Hvad siger trivselsrapporten om vores trivsel? En trivselsundersøgelse er en overordnet pejling af, hvordan trivslen er og kræver altid en yderligere afdækning af baggrunden for besvarelserne. Vi skaber alle vores egen forståelse af spørgsmålene og har hver vores virkelighed at svare ud fra. 1. Start med at se på svarprocenten. Hvis den er høj er rapporten et godt grundlag for det videre arbejde. Hvis den er lav (under 60 %), må I spørge jer selv, hvordan I næste gang kan sikre en højere svarprocent. Hvad kan I forsvare at konkludere på baggrund af resultatet? 2. Skaf et overblik over hvilke resultater, der ser godt ud, og hvad der peger på forhold, som skal forbedres. a. Er der helt oplagte forklaringer på de gode og mindre gode resultater? b. Er der noget, der særligt undrer jer eller pirrer jeres nysgerrighed? c. Hvem kan kaste lys over, hvorfor svarene ser ud, som de gør? Husk at spørge de relevante i stedet for at komme for langt ud i gætterier. d. Hvordan stemmer resultaterne med jeres generelle oplevelse af, hvordan trivslen er?
Hvordan skal vi handle på resultatet? Trivsel er sjældent noget, der kan skabes med et trylleslag, men noget der opbygges over tid ved at arbejde med kompetenceudvikling, faglighed, rummelighed, den sociale kapital (tillid, retfærdighed og samarbejde) osv. Måske er der alligevel også små tiltag, som giver hurtige succeser. Tænk derfor både i kortsigtede og langsigtede mål. For de fleste spørgsmål gælder det, at hvis størstedelen af medarbejderne er tilfredse, er det et godt resultat. Når det gælder seksuel chikane, vold eller trusler om vold og mobning, er det vigtigt at handle, hvis bare én svarer, at der er et problem. Det er de såkaldte 0- tolerencespørgsmål, hvor det er nødvendigt tydeligt at vise, at det ikke er acceptabelt på arbejdspladsen. Læs evt. mere på Arbejdsmiljø Københavns hjemmeside om hvordan i kan arbejde med disse temaer: Mobning på arbejdspladsen Lav en politik mod krænkelser Vold og trusler om vold Da trivselsundersøgelsen er anonym, er det ikke sikkert man ved, hvem der er tale om, men det er vigtigt at sende et ledelsessignal om arbejdspladsens holdning på området. Man skal også vide hvem man kan gå til, hvis man selv oplever eller er vidne til den type problemer. Det, i sig selv at sætte fokus på temaet, kan være med til at løse op for problemet og forebygge yderligere problemer i den retning. Trivselsundersøgelsen indeholder en række spørgsmål om ledelse. Se på resultaterne i jeres ledelsesgruppe og forbered, hvordan de skal viderebehandles. For de andre spørgsmål gælder det om at drøfte, hvad I kan gøre for at bevare de gode resultater, og hvad I skal arbejde med for at forbedre trivslen. Hvad har I indflydelse på og hvad kan I gøre for at leve bedre med det, I ikke har indflydelse på? Sørg for at involvere alle i udvikling af løsninger og ideer. Hvilke indsatser og aktiviteter mener I, der skal til og i hvilke sammenhænge er det relevant at arbejde med hvad? Find inspiration på Arbejdsmiljø Københavns hjemmeside til hvordan I kan arbejde med relevante temaer. Det handler ikke om at finde en handling for hvert spørgsmål, men om at se, hvilke temaer, der er på spil i forhold til trivslen hos jer og hvor og hvordan der bedst kan arbejdes med dem? Nogle af de indsatser, I vælger har måske også effekt på flere temaer. Tænk indsatserne sammen med, hvad I i forvejen har gang i og hvad I ved, at fremtiden byder på. Overvej om I kan bruge de systemer og mødefora I har i forvejen. Er der emner, I skal holde særlige møder om eller behandle på en utraditionel måde? Ved I, at der kommer til at ske ændringer og vil de spille positivt eller negativt ind på trivslen?
Handlingsplan, dokumentation og formidling om det systematiske arbejdsmiljøarbejde Handlingsplan og dokumentation De indsatser og tiltag, I beslutter jer for, skal registreres i en handlingsplan. Af handlingsplanen skal mål, succeskriterier, tidsfrister, ansvarspersoner mm tydeligt fremgå. Se skema til kortlægning og prioritering i drejebogens bilag. Se skema til handleplan i drejebogens bilag. Formidling om det systematiske arbejdsmiljøarbejde 1. Husk at italesætte hele processen. Her er handlingsplanen et godt grundlag. Det er i sig selv en del af løsningen, at man kan se, at der arbejdes seriøst med trivselsundersøgelsen. Det sender nogle stærke signaler, når alle kan forstå sammenhængen mellem trivselsundersøgelsens resultater og konsekvenser og ændringer i det daglige arbejde. 2. Gør det tydeligt, hvilke mål og tidsrammer der er sat for beslutningerne. Er der fx en ny procedure, mødeform, arbejdsgang, samarbejdsform eller andet, der skal afprøves i en periode? Og hvad skal det gøre godt for? Hvad vil I opnå med ændringen? Hvem har ansvaret for at de nye aftaler bliver til noget - så I rent faktisk gør det, I har aftalt? 3. Brug trivselsundersøgelsen aktivt og hold fast i løsninger og succeser også i perioden ind til den næste trivselsundersøgelse
Trivselsundersøgelsen og APV Trivselsundersøgelsen giver gode oplysninger om jeres arbejdsmiljø til brug for jeres systematiske arbejdsmiljøarbejde. Det er således en del af jeres APV (Arbejdspladsvurdering). 5. Når I ser, om det virker efter hensigten er det opfølgning på handlingsplan. Opfølgningen handler også om at se udviklingen fra sidste trivselsundersøgelse og at bruge de erfaringer, I har fået siden sidst. 4. De beslutninger I tager om, hvad I vil iværksætte af aktiviteter og tiltag på baggrund af trivselsundersøgelsen, er prioritering og handlingsplan. 1. Selve trivselsundersøgelsen er kortlægningen. 2. Når I gennemgår resultaterne og undersøger, hvad der kan ligge bag svarene er det beskrivelse og vurdering. 3. Trivselsundersøgelsen giver også nogle svar på, om der har været arbejdsbetinget fravær og hvad årsagerne var.
Rådgivning - hjælp i alle faser af trivselsundersøgelsen Arbejdsmiljø København tilbyder inspiration, vejledning og støtte i alle faser af en trivselsundersøgelse - både til den trivselsundersøgelse, som Københavns Kommune gennemfører hvert andet år, og hvis I har brug for yderligere trivselsundersøgelser. Vi kan hjælpe jer til at trivselsundersøgelsen bliver et redskab til udvikling og ikke blot en temperaturmåling på medarbejdernes oplevelse af arbejdspladsen. Kom godt i gang Første trin er forberedelse af trivselsundersøgelsen. Her planlægger man, hvordan undersøgelsen gribes an. I denne fase kan Arbejdsmiljø København for eksempel hjælpe med: Indledende dialog og rådgivning om arbejdet med trivsel og APV Information om kommunens trivselsundersøgelse Planlægning af hele forløbet sammen med arbejdspladsen Selve kortlægningen På næste trin følger selve kortlægningen af trivslen. Trivslen kan undersøges på forskellige måder. Den trivselsundersøgelse, som Københavns Kommune gennemfører hvert andet år, er en spørgeskemaundersøgelse. Man kan også lave større eller mindre spørgeskemaundersøgelser eller andre typer skriftlige undersøgelser eller gruppe- eller enkeltinterviews. I forbindelse med kortlægningen kan Arbejdsmiljø København hjælpe med: Støtte og rådgivning Information til medarbejderne Hvad skal vi med undersøgelsens resultater? Tredje trin udgør en drøftelse af undersøgelsens resultater for at finde frem til de områder, man vil udvikle, gøre en indsats for på arbejdspladsen. Arbejdsmiljø København kan hjælpe med analyse og prioritering: Hjælp til at læse og analysere resultaterne Tilrettelægge fremlæggelsen og dialogen med medarbejderne Fungere som mødeleder og facilitator Sparring med enkelte ledere og ledergrupper om resultater og opfølgning på ledelsesspørgsmålene. Handling og opfølgning Bedre trivsel kommer ikke af at gennemføre en eller flere trivselsundersøgelser - der skal handling og opfølgning til. I den forbindelse kan Arbejdsmiljø København hjælpe med: Rådgivning til udarbejdelse af handleplanerne Input til konkrete aktiviteter Hjælp til implementering og forankring Afholde aktiviteter som opfølgning på undersøgelsen Gennemføre yderligere undersøgelser Foretage evaluering af forløbet Læs mere om Trivselsundersøgelsen på: www.amk.kk.dk/trivsel