Debitorposteringer Debitor Rapporter Posteringer I posteringer, kan du se en oversigt over alle de posteringer, du har foretaget. Lokalmenu for Posteringer Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Posteringer 1. Opdater 1. Tryk på knappen for at opdater alle oplysninger og rettelser 2. Udligninger 1. Giver du mulighed for at foretage udligner eller åbne/annullere allerede foretaget udligner 3. Fysisk Bilag 1. Her kan du se, hvis der er tilknyttet et fysisk bilag til posteringen 4. Filter 1. Der er mulighed for at opsætte et filter, og filtrer efter dato, kontonummer, adresse etc 5. Ryd Filter 1. Nulstiller filtrering. 6. Layout 1. Du har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente et gemt layout. Bliver beskrevet under Generelle funktioner 7. Posteringer på bilag 1. Viser alle under posteringerne fra den valgte postering 8. Fakturalinjer 1. Viser de bogførte fakturalinjerne 9. Vis Faktura 1. Genere fakturaer, vis og send som e-mail i forskellige formater som fx pdf eller send som E-faktura med OIOUBL-formatet
Posteringer Her får vi et overblik over alle de kunder, vi har lavet en postering på. Vi har i nedenstående ex. Valgt kun at få vist alle Erik Damgaards fakturaer. For yderligere visning, kan du stille dig på den linje, du ønsker at få vist og klikke på knappen Posteringer på bilag, så får du alle ordrelinjer vist. For yderligere visning, kan du stille dig på den linje, du ønsker at få vist og klikke på knappen Posteringer på bilag, så får du alle ordrelinjer vist. Du kan også vælge fakturalinjer, og få dem vist og ligeledes kan du vælge at få vis din faktura ved at benyttet knappen Vis
Faktura Kundestatistik Debitor Rapporter Kundestatistik Rapporten viser en statistik over dine kundes solgte varen i en given tidsperiode. Lokalmenu for Kundestatistik Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Kundestatistik. 1. Opdatere 1. Tryk på knappen for at opdater alle oplysninger og rettelser. 2. Layout 1. Du har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente et gemt layout. Bliver beskrevet under Generelle funktioner 3. Dato 1. For at afgrænse din tidsperiode for kundestatistikken, skal fra- og til dato udfyldes ved at vælg dato
i kalenderen Åbne Poster Åbne Poster Åbne Poster Rapporten giver en oversigt over alle åbne poster efter periodens bevægelser. Lokal menu for Åbne Poster Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Posteringer 1. Rediger 1. Her kan du rediger oplysninger for fx for forfaldsdato, betaling, kommentar etc. 2. Opdater 1. Tryk på knappen for at opdater alle oplysninger og rettelser 3. Fysisk Bilag 1. Her kan du se, hvis der er tilknyttet et fysisk bilag til posteringen
4. Layout 1. Du har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente et gemt layout. Bliver beskrevet under Generelle funktioner 5. Posteringer på bilag 1. Viser alle under posteringerne fra den valgte postering Åbne Poster I eksempel nedenfor, har vi her Erik Damgaards åbne poster med fakturanr., hovedstolen, og hvad der skyldes af den, samt betalingsbetingelserne. Ønsker du at rette i oplysninger, klik på knappen Rediger, og du kommer ind til nyt billede. Her kan du så redigere i de viste oplysninger. Du kan også vælge knappen posteringer på bilag, og her få alle posteringer vist pr. faktura. Her kan du også vende fortegn, hvis evt. noget skal anulleres eller tilbageføres.
Lagertransaktioner Debitor Rapporter Lagertranssaktioner Lagertransaktioner Rapporten viser de indgående og udgående leverancer, som der har været på dine vare/ydelser. Lokalmenu for Lagertranssaktioner
Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Lagertranssaktioner. 1. Filter 1. Brug drop down rullelisten til at markere det, du vil filtre, og sorterer efter 2. Ryd Filter 1. Nulstiller fileteringen 3. Batch-/serienumre 1. Se Batch/serienumret hvis der er på varen 4. Tilføj Batch-/serienumre 1. Her kan du tilføre et batch/serienummer 5. Layout 1. Du har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente et gemt layout. Bliver beskrevet under Generelle funktioner Lagertranssaktioner brugers jf.: Indkøb af varelager Modtagelse af varer Modtagelse af leverandør fakturaer Salg af varer Kassationer af varer Returvarer Du kan vælge at filtrer efter forskellige kriterier. Eller søge på en bestemt vare og se rapporten på fx varenr. L518.
Rapporten viser alle bevægelser på varenr. L518, samt kostpris, salgspris, totalbeløb, antal etc. Layout for faktura Proceduren er: En simpel opsætning af faktura, Layout for faktura (hvis man ønsker at komme i gang her og nu) Oprette en Layoutgruppe der benyttes på valgte debitorer Oprette E-mail-opsætning til afsendelse af forskellige typer dokumentation I beskrivelsen betegnes alle typer af layouts, som faktura, med mindre det er specifikt for en af de andre typer afsendelser De mulige former for layouts er: faktura, kreditnota, følgeseddel og ordrebekræftelse, tilbud, indkøbsordre, rekvisition og indkøbsfaktura. En simpel opsætning af en faktura For at oprette en faktura skal du gøre følgende. Vælge: Debitor / Vedligeholdelse / Layout for faktura Her kan du tilføje et nyt faktura layout eller du kan redigere et eksisterende. Se nedenstående eksempel og benyt efterfølgende tal, for at få et pænt og simpelt layout, der ligner det nedenstående.
Faktura eksempel I Debitor / Vedligeholdelse / Layout for faktura skal du indtaste følgende værdier:
Opsætning af fakturalayout
Opsætning af fakturalayout
Opsætning af fakturalayout Oprette logo Logo skal oprettes under Firma / Firmaoplysninger / Firmabilleder Faktura logo Her får du mulighed for at 3 logo typer: Værktøjslinje Ikon Logo
Opret firmalogo Derefter kan man placere logoet på sin faktura. Opret vandmærke Et vandmærke er et stykke grafik der placeret i midten af din faktura. En god ide er at lave vandmærket i lyse farver, så man kan se teksten der bliver skrevet. Evt. kontakt en grafiker for at få hjælp til dette. Et vandmærke kan være et lille logo eller en hel side på fakturaen, i form af et eventuelt logo i toppen, og adresse i bunden.
Vandmærke til faktura Er du i tvivl så kontakt en grafiker for råd omkring opløsning af grafikken. Vandmærke opbygning Hvis du har en opløsning på 72dpi (det er til skærmen) skal dit grafik/billede være 595 842 pixels for at kunne udfylde en A4.
72dpi = 595 x 842 pixels 96dpi = 793 x 1122 pixels 150dpi = 1240 x 1754 pixels 300dpi = 2480 x 3508 pixels regnestykket er derfor dpi/2,54 * 29,7 dpi/2,54 * 21,0 Laver du dit vandmærke med Paint, er din DPI som standard 96, og du skal lave et vandmærke på max størrelse 793 x 1122 pixels 150dpi er til en almindelig print/kladde, hvorimod hvis det skal være rigtig pænt på print, skal dit grafik/billede være 300dpi. Hvis du blot sender som e-mail, så burde du kunne nøjes med en 150dpi, da kunden muligvis printer din faktura ud til bogholderiet. Opbygning af fakturalayoutet Fakturalayoutet er bygget på i et koordinatsystem (Række, Kolonne). På en stående A4 side, har man øverst i venstre hjørne (1, 1) og nederst i højre hjørne (150, 130) 130 er det sidste tegn på siden, men det anbefales ikke at bruge mere end 100/110, da teksten højst sandsynligt, ikke vil kunne komme med ud på et print. Bemærk at det i Layout for faktura også er muligt at skrive tekster fra bunden.
Fakturalayout, opsætning i koordinatsystem E-mail-opsætning For at personliggøre dine afsendelser af faktura, bør du opsætte din e-mail. Du finder E-mail-opsætning under Debitor / Vedligeholdelse / E-mail-opsætning Her under ser du et forlag for hvordan man udfylder sin E-mail-opsætning I eksemplet er benyttet HTML, dette kan undlades, ved at fjerne hakket i HTML, og blot skrive en almindelig tekst.
E-mail opsætning til afsendelse Layoutgrupper Layoutgrupper benyttes til at tildele forskellige debitorer individuelle designs og informationer på fakturaen. Den enkelte Layoutgruppe tildeles på selve debitor redigeringsformen. (Debitor / Debitor / Rediger) Layoutgrupper oprettes under Debitor / Vedligeholdelse / Layoutgrupper
Opsætning af Layoutgruppe for faktura Klik Tilføj post for at tilføje en ny Layoutgruppe Navngiv din Layoutgruppe, og angiv den eventuelt til at være Standard. Vælg din faktura i Firmadokumenter boksen 1. Boksen Rapporter, er for rapporter genereret i Rapportdesigneren, som beskrives under Værktøjer / Rapportgenerator Bankkonti boksen, kan benyttes hvis denne Layoutgruppe benytter anden Bankkonto, SWIFT, IBAN eller FIK nummer, end det der er sat op standard for regnskabet/firmaet. I E-mail-beskeder vælges den E-mail-opsætning der er oprettet for denne Layoutgruppe Klik Gem, for at gemme Layoutgruppen
Opsætning af Layoutgruppe Test dit Layout for faktura For at teste hvordan din faktura ser ud, kan du benytte dig af en hurtig faktura. Hurtig faktura finder du under Debitor / Hurtig faktura. Vælg en Konto Vælg din Layoutgruppe du vil teste Tilføj en varelinje med antal og pris. Klik på Opret faktura HUSK! Af vælg Simulering af faktura og klik på Generer Opstart Der kan oprettes en ny bruger i Uniconta på tre måder: Fra vores hjemmeside www.uniconta.dk Fra et direkte link på vores hjemmeside, http://erp.uniconta.dk Fra en forhandlers hjemmeside Fra forsiden af www.uniconta.dk kan man oprette en ny bruger og firma. Nedenfor er åbningsbilledet for Uniconta. Her vælges første gang Nyt Økonomisystem
Nedenfor er åbningsbilledet for oprettelse af en ny bruger. Her bliver man bedt om at indtaste sine stamdata samt tilhørende login og password. Det er vigtigt at e-mail adressen er korrekt, da der sendes en opstarts e-mail til den adresse. Vælg forhandler kan undlades, hvis man er i tvivl om hvilken forhandler man hører under. Dette kan vi hjælpe med senere. Hvis man opretter sig via en forhandlers hjemmeside, vil feltet Vælg forhandler ikke være der, da den forhandler man opretter sig via, automatisk vil blive din forhandler. Bemærk: Der er endnu ikke oprettet et firma, selvom firmanavnet indtastes. Efter registrering kan brugeren benytte en hvilken som helst computer eller tablet til at logge ind, for at begynde med Uniconta. Efter Registrering vil brugeren modtage en velkomst mail med Login ID og Password.
Klik på linket i velkomst mailen for at installere Uniconta. Velkomstmenuen Efter endt installation, startes Uniconta og der skal indtastes Login ID og Password. Første gang du logger ind på Uniconta har du tre valgmuligheder: Kig i et Demoregnskab Opret regnskab Anmod om firmaadgang (få adgang til et eksisterende regnskab/virksomhed)
Se Quick Guide Firmaadgang Regnskab, opret og vælg Kig i demoregnskab eller Opret regnskab. Hvis man vælger at oprette et nyt regnskab, så bliver man ejer af dette regnskab. Hver ejer har adgang til alle virksomhedens data og opgaver. De har også beføjelse til at give adgang til andre brugere af det, de kan se, eller hvilke opgaver de kan udføre. Hvis du er ny i Uniconta, kan du kigge i vores demoregnskab. Der kan du kigge, arbejde i bogføringskladden, men ikke bogføre. Dvs. oprette fakturaer osv., men ikke fakturere. Du kan oprette et regnskab, hvor det anbefales at tage udgangspunkt i en af standard kontoplanerne. Opsætning og stamdata er klar Hvis du har valgt at oprette et regnskab med udgangspunkt i et af standardregnskaberne, eller du har konverteret fra et andet system, er din opsætning og dine stamdata klar til brug. Vælg regnskab og standardregnskab Hvis du kun har adgang til et regnskab, åbnes det automatisk. Hvis du har flere regnskaber, kan du vælge regnskab her:
Hvis du har flere regnskaber kan sætte et standardregnskab (det regnskab der skal åbne, når man starter Uniconta) ved at trykke på Oplysninger. Nedenstående vindue åbner og her vælges dit standard regnskab i Firma: og der markeres i Standard: og trykkes [OK]. Så er du klar til at begynde. Du kan altid skifte mellem regnskaber uden at logge af Uniconta, og du kan altid ændre dit standardregnskab. Opsætning af SMTP i Uniconta SMTP Opsætning Uniconta har også muligheden for at e-mails afsendes fra din egen POP3 e-mail server, ved at du kan angive SMTP credentials. Uniconta bruger så din e-mailserver, i stedet for vores egen Uniconta-inbox.dk. Vi tilbyder en test funktion til at verificere, at din SMTP credentials er sat rigtigt op. Selv opsætning sker under menuen Debitor / vedligeholdelse /E-mail opsætning / SMTP Host TLS er på protokol niveau, dvs. mail host skal kaldes med tls:// F.eks. tls://smtp.minmailserver.dk TLS sættes til port 587 Der skal vælges SSL Opsætning til Office 365 Indgående server Indgående server: outlook.office365.com Indgående serverport: 993 Sikkerhed: SSL
Udgående server Udgående server: smtp.office365.com Udgående serverport: 587 Sikkerhed: TLS Brugernavn: Hele E-mailadressen. Password: Den tildelte kode for din Office 365 konto. En fungerende SMTP opsætning til Office 365 ser således ud på nedenstående foto.
Tillad forskellig afsender er en opsætning i office 365 og andre der generel ikke tillader at en mail konto sender email i andre navne. Ved at sætte krydset så ved vi at du har sikret dette. Derfor et kryds Tryk på knappen kontroller SMTP Host for at få verificere oplysningerne, og indtast din e-mail adresse. Klik på OK og klik på Gem i lokalmenuen, og du er klar til brug. Opsætning til One.com SMTP Bruger skal være din e-mail der er registreret hos One.com SMTP-kodeord er det kodeord der høre til din e-mail, som du benytter i SMTP Bruger-feltet.
Opsætning af FIK kode
En FIK kode står for Fælles Indbetalings Kort. Det er den indbetalingskode man benytter sig af ved betaling via netbank. En FIK kode består af følgende informationer: Eksempel: +71<004040400000669+12345678< Kode Beskrivelse +71 Kortart. Kortart 71 er den mest benyttede kode. Udover 71, findes der kortart 73 og 75. Kortart 71 og 75 identificeres debitor udfra koden. Kortart 73, skal debitor påføre informationer manuelt. 00404040 Debitor konto 000066 Faktura nummer 9 Kontrolkode til et modulus 8 tjek. 12345678 Kreditorkode i banken. Hvilken konto indbetalingerne skal overføres til. Opret FIK koden Vælg Firma / Firmaoplysninger 1. Indtast dit FIK nummer som du har bestilt i banken. 2. Vælg længden på dit FIK konto nummer. 1. Vigtigt at dette vælges rigtigt, ellers bliver den færdige FIK kode ikke vist korrekt. 3. Vælg Betalingsvejledningskoden (Kortart: +71, +73 eller +75) FIK nummer på faktura (simpel layout) 1. Vælg Debitor / Vedligeholdelse / Layout for faktura 2. Marker din faktura og tryk Rediger 3. Næsten nederst på siden skal man indtaste placeringen i Payment FIK Code 4. Derefter kan man se resltatet på en af sine faktura eller generere en Hurtig faktura og trykke på Simuler faktura, for at se hvordan placeringen af FIK nummeret passer ind på den færdige faktura. Spring til Layout Skabeloner Søg
Abonnement Oprettelse af regnskab og kunde med abonnement (for Reseller / Forhandler) Opret et firma 1. 2. 3. 4. Vælg Firma / Opret regnskab Udfyld de relevante oplysninger omkring firmaet. Læs mere. Tryk Opret firma Skift til det nye firma i listen over firmanavne, øverst til højre. Opret en bruger 1. Vælg Administrator / Alle brugere 2. Tryk på Tilføj bruger og udfyld de relevante oplysninger En bruger kan have en rolle som en Standard, CompanyAdmin og Accountant OBS.: En Accountant bruger bliver ikke tilknyttet den korrekte Univisor. Kontakt Uniconta Support på support@uniconta.com for at få brugeren sat korrekt op. Oplys Univisor nr og navn. 3. Tryk på Gem
4. Tryk Ja for at tildele brugeren adgang til et firma 5. Vælg firmaet og tryk OK 6. Tildel brugerrettigheder og tryk på OK Ved valg af Fuld adgang for Ejer, bliver brugeren ejer af det valgte firma 7. Derefter får du mulighed for at oprette et abonnement for brugeren. Tryk Ja, hvis der skal oprettes abonnement.
8. Indtast relevante oplysninger og tryk på Gem abonnement Der er nu oprettet en bruger med abonnement for et regnskab. Ændre abonnementer 1. 2. 3. 4. 5. Vælg Administrator / Alle firmaer Søg efter firmanavnet Marker firmaet i listen over firmaer, hvis flere, og tryk Gå til ejer Marker brugeren i listen og tryk på Abonnement Ændre i abonnement informationen og tryk Gem abonnement Den hurtige vej til OIOUBL
Håndtering af OIOUBL kunder Under Debitor / Debitor/ Rediger vælger man de debitorer der skal kunne benyttet OIOUBL På debitor: Flueben i Faktura i XML. EAN udfyldes med kundens EAN nummer Debitor / Rapporter / Fakturaer: Efter fakturering findes den faktura som skal sendes til den offentlige kunde. OIOUBL genereres ved at klikke på knappen Generer OIOUBL / Aktuel post Derefter åbnes Stifinder, hvor du kan vælge hvor OIOUBL-filen skal placeres. Det anbefales at oprette en specifik OIOUBL mappe, hvor OIOUBL filerne altid placeres. Filerne kan herefter indlæses i eksempelvis Sproom for at få afsendt en faktura til det offentlige. Læs mere om Sproom her: www.sproom.net
For at benytte Sproom, skal man lave en aftale med Sproom. Du skal derefter downloade deres program. Programmet skal sættes op, så det kan finde dine fakturaer på dit drev. (Der er vejledninger på Sprooms hjemmeside) Når du har gjort det, så skal du fra Uniconta s fakturaoversigt markere de fakturaer du vil sende. Trykke på knappen OIO og gemme fakturaerne der hvor Sproom er sat op til at søge.