I beskrivelsen betegnes alle typer af layouts, som faktura, med mindre det er specifikt for en af de andre typer afsendelser

Transkript

1 Layout for faktura Proceduren er: En simpel opsætning af faktura, Layout for faktura (hvis man ønsker at komme i gang her og nu) Oprette en Layoutgruppe der benyttes på valgte debitorer Oprette -opsætning til afsendelse af forskellige typer dokumentation I beskrivelsen betegnes alle typer af layouts, som faktura, med mindre det er specifikt for en af de andre typer afsendelser De mulige former for layouts er: faktura, kreditnota, følgeseddel og ordrebekræftelse, tilbud, indkøbsordre, rekvisition og indkøbsfaktura. En simpel opsætning af en faktura For at oprette en faktura skal du gøre følgende. Vælge: Debitor / Vedligeholdelse / Layout for faktura Her kan du tilføje et nyt faktura layout eller du kan redigere et eksisterende. Se nedenstående eksempel og benyt efterfølgende tal, for at få et pænt og simpelt layout, der ligner det nedenstående.

2 Faktura eksempel I Debitor / Vedligeholdelse / Layout for faktura skal du indtaste følgende værdier:

3 Opsætning af fakturalayout

4

5 Opsætning af fakturalayout Oprette logo Logo skal oprettes under Firma / Firmaoplysninger / Firmabilleder Faktura logo Her får du mulighed for at 3 logo typer: Værktøjslinje Ikon Logo Opret firmalogo

6 Derefter kan man placere logoet på sin faktura. Opret vandmærke Læs hvordan du opretter et vandmærke her Opbygning af fakturalayoutet Fakturalayoutet er bygget på i et koordinatsystem (Række, Kolonne). På en stående A4 side, har man øverst i venstre hjørne (1, 1) og nederst i højre hjørne (150, 130) 130 er det sidste tegn på siden, men det anbefales ikke at bruge mere end 100/110, da teksten højst sandsynligt, ikke vil kunne komme med ud på et print. Bemærk at det i Layout for faktura også er muligt at skrive tekster fra bunden.

7 Fakturalayout, opsætning i koordinatsystem -opsætning For at personliggøre dine afsendelser af faktura, bør du opsætte din . Du finder -opsætning under Debitor / Vedligeholdelse / -opsætning Her under ser du et forlag for hvordan man udfylder sin -opsætning I eksemplet er benyttet HTML, dette kan undlades, ved at fjerne hakket i HTML, og blot skrive en almindelig tekst.

8 opsætning til afsendelse Layoutgrupper Layoutgrupper benyttes til at tildele forskellige debitorer individuelle designs og informationer på fakturaen. Den enkelte Layoutgruppe tildeles på selve debitor redigeringsformen. (Debitor / Debitor / Rediger) Layoutgrupper oprettes under Debitor / Vedligeholdelse / Layoutgrupper Opsætning af Layoutgruppe for faktura

9 Klik Tilføj post for at tilføje en ny Layoutgruppe Navngiv din Layoutgruppe, og angiv den eventuelt til at være Standard. Vælg din faktura i Firmadokumenter boksen 1. Boksen Rapporter, er for rapporter genereret i Rapportdesigneren, som beskrives under Værktøjer / Rapportgenerator Bankkonti boksen, kan benyttes hvis denne Layoutgruppe benytter anden Bankkonto, SWIFT, IBAN eller FIK nummer, end det der er sat op standard for regnskabet/firmaet. I -beskeder vælges den -opsætning der er oprettet for denne Layoutgruppe Klik Gem, for at gemme Layoutgruppen

10 Opsætning af Layoutgruppe

11 Test dit Layout for faktura For at teste hvordan din faktura ser ud, kan du benytte dig af en hurtig faktura. Hurtig faktura finder du under Debitor / Hurtig faktura. Vælg en Konto Vælg din Layoutgruppe du vil teste Tilføj en varelinje med antal og pris. Klik på Opret faktura HUSK! Af vælg Simulering af faktura og klik på Generer Rapportgenerator Tips & tricks Tips og tricks i rapportgeneratoren Her på siden kan du læse lidt information som vi har opsamlet i vores arbejde med rapportgeneratoren. Hvorfor kan de andre brugere ikke se mine opdateringer? Andre brugere skal afslutte Uniconta og starte igen. Hvis det drejer sig om brugerdefinerede felter og de har gemt et layout, så har de gemt et layout uden dine felter, og de skal slette deres layout og åbne igen. Min faktura viser kun første linje? Hvis du har ændret i dit layout, og din faktura, eller en anden type rapport, kun viser een linje i stedet for dem alle, kan det være at dit bånd har tabt dataforbindelsen. Det løser man ved at højreklikke på båndet, evt. DetailReport, og vælge Edit

12 Data Source skal være udfyldt, for en faktura, som vist på billedet herunder. Hvordan skjuler jeg en label for et tomt felt? Når du bruger et datafelt, der ikke altid er udfyldt, f.eks. rekvisitionsnummer, så kan man skjule sin label ved at lave et lille skriv i Scripts som du finder i generatorens menu, øverst til højre. [crayon-5c13a14ba /] Hvordan får jeg decimaler på mit momsbeløb? Hvis dine felter ikke viser decimaler, som forventet, man skrive et lille skriv i Scripts som du finder i generatorens menu, øverst til højre. Marker den label det drejer sig om, f.eks. som herunder momsfeltet, xrdetailinvoicefieldsum, og tryk på Scripts, i menuen. Derefter vælger du BeforePrint, i højre rullemenu i toppen, og nedenstående funktion bliver vist. Indsæt XRLabel. koden som vist i funktionen herunder i kursiv. [crayon-5c13a14ba /] How do I Hide label for default DateTime value as :00:00 or ? When you have a DateTime field filled with default value, you can hide its label by making a small print in Scripts that you can find in the generators menu at the top right [crayon-5c13a14ba /] How do I apply price formatting to support more than two decimals? By default all double values are formatted with two decimals {0:n2} and if you need more than two decimals just select the label and change the formatting from {0:n2} to {0:#,###,##0.00###} as shown in the below pic

13 Farveskift i lister Du kan lave farveskift i dine lister, faktura mm., så hver anden linje bliver en anden farve. Klik på billeder Labels i forskellige sprog Dine labels kan blive oversat til andre sprog. Har du udenlandske kunder og leverandører, og har oprettet disse med sprog, bliver dine rapporter oversat til det valgte sprog. For at benytte denne funktion skal du oprette dine labels med foran labelnavnet. Du finder labelnavne under Værktøjer/Rapportgenerator/Labels

14 F.eks. hvis man vil benytte en label hvor der står Kontant skal man i sin label Brugbare feltnavne i rapportgeneratoren. Feltnavn Databasenavn Dokumenttype Faktura CVR nr. [CompanyInfo.ID] Telefon nr. [CompanyInfo.Phone] Faktura Betaling, den lange beskrivelse [InvoiceInfo.PaymentRefName] Faktura, Tilbud, Kreditnota FIK kode [InvoiceInfo.FIKCode] Faktura Kommentar (fra Salgsordrer) [InvoiceInfo.Remark] Faktura Rekvisitions nr. [InvoiceInfo.Requisition] Faktura Vores reference [InvoiceInfo.OurRef] Faktura Deres reference [InvoiceInfo.YourRef] Faktura Leveringsnavn [InvoiceInfo.DeliveryName] Faktura Leveringsadresse1 [InvoiceInfo.DeliveryAddress1] Faktura Leveringsadresse2 [InvoiceInfo.DeliveryAddress2] Faktura Leveringspostnummer og by [InvoiceInfo.DeliveryZipCode] [InvoiceInfo.DeliveryCity] Faktura Vi har 2 hoveder i vores rapporter: Faktura hovedet og Ordre/indkøbs hovedet. OBS! Ordre/indkøbs hovedet findes ikke i genudskrivningen. Men fakturahovedet har næsten alle de samme felter som ordre, også de bruger definerede felter.

15 Felter skal derfor så vidt muligt tages fra Faktura hovedet. Salgsordrer Her kan du oprette salgsordre, følgeseddel og fakturaer. Dine varer skal være opsat i lager modulet først. Lokalmenu for salgsordre Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for salgsordre. 1. Tilføj en ny salgsordre Tilføjer en ny salgsordre med konti, reference, ordre, leveringsadresse, dimensioner og faktura. 2. Rediger Redigerer en allerede oprettet salgsordre 3. Opdatere Tryk på; knappen for at opdater alle oplysninger og rettelser. 4. Filter Brug drop down rullelisten til at markere det, du vil filtre, og sorterer efter 5. Layout

16 Du har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente et gemt layout. Bliver beskrevet under Generelle funktioner 6. Ordrelinjer Oprette ordrelinjer med varenummer, størrelser, farve, tekst, pris etc. OBS. Ved store datamængder kan det anbefales at slå kolonnesøgning fra. Se Profil Opdater Dokument Ordrebekræftelse Opdaterer genereret ordrebekræftelser, vis udskrift el. opdater varelagerstatus Følgeseddel Opdaterer genereret følgeseddel. Følgesedlen indeholder oplysninger om ordren, bl.a. varen, antal, pris etc. Sættes flueben i opdater varelager status sker følgende: på en ordrebekræftelse betyder det at en ordrelinje skiftet status i lagerstyring fra intet til reserveret. på en følgeseddel betyder det at feltet leveret opdateres og derved trækkes fra lageret. Sidste følgeseddel nummer gemmes på ordre og faktura. (Kun når man opdater varelagerstaus) Plukliste Opdaterer genereret plukliste på salgsordren. En Plukliste udskrives altid på brugeres sprog og ikke debitors sprog Faktura Opdaterer genereret faktura udfra salgsordren. Fakturaer Kan vise gemte fakturaer på ordren. Kontakter Du kan tilføje dine kontaktpersoner her Vedhæftede filer Mulighed for at vedhæfte et notat eller dokument. De vedhæftede filer sendes med fakturaen, hvis der bruger afsendelse. Rediger stamoplysninger på; en debitor Tryk på; gem efter du har foretaget dine rettelser Opret indkøbs/salgsordre Dan ordre fra ordre Opret/Rediger salgsordre Når en salgsordre oprettes/redigeres gives følgende muligheder Topmenu Her kan ordren Gem(mes), Gemmes og gå til ordrelinier. Salgsordren kan slettes og skabeloner til f.eks en salgsordre til Danske eller tyske kunder kan hentes. Ligeledes kan fysiske bilag som salgs og leveringsbetingelser vedhæftes. OBS.: Ved Projekt fakturering. Vær opmærksom på at det på salgsordrehovedet SKAL vælges en art med typen Indtægt samt et Projektnummer.

17 Under konti kan Debitoren kontooplysninger ses. Kontakt personen får tilsendt , hvis det er sat kontaktpersonen Under Ordre kan relation til ordren ses. Udligning. Er ordren udlignet via et fakturanr. står nummeret her. Under Leveringsadresse kan relation til leveringsadressen ses.

18 Læs mere om Tips og Tricks med debitor oplysninger og leveringsadresse her. Under faktura kan faktureringsoplysninger ses Her kan der styres hvordan en salgsordre skal behandles efter faktureringen Almindelige ordre sættes typisk til at Slet ordre efter fakturering Slet komplet faktureret ordrelinie Herved slettes hele ordren efter fakturering Abonnementer. Skal der bruges abonnementshåndtering i Uniconta så kan det her sættes op Slet ordre efter fakturering og Slet komplet faktureret ordrelinie sættes til IKKE at blive slettet. Under gentagelse sættes det op hvor ofte fakturaen skal sendes. Under layoutgrupper kan en bestemt fakturaopsætning til udsendelse af abonnementer. Se også Layoutgrupper Reference mellem indkøbs- og salgsordre. Referencen mellem indkøbs- og salgsordre gemmes, når der dannes en ordre ud fra en anden ordre. Sammenknytningen kan også laves direkte fra ordrekortet. Projekt Når der faktureres fra projekt, så skal projekt være udfyldt på ordrehoved eller ordrelinierne. Det samme gør sig gældende for arten. Husk at Arten SKAL være en indtægtsart. Der kan faktureres med varenumre på fakturaer fra projektmodulet. Der vi sættes et flag på varelinjerne, så der ikke skal foretages varetræk. Husk i statistikker fra varelageret at udelade disse linier. Ordrelinjer Salgsordrelinierne indeholder oplysninger om det der skal faktureres. OBS! Husk at kostprisen på ordrelinjen er blot den sidste kostpris som varen var købt ind til. Kostprisen på ordren er først opdateret til kostprismodelen efter man har faktureret og efterberegnet kostpriser manuelt. Læs mere her.

19 I dette skærmbillede kan Lager beholdninger og Lagerposter ses. Der kan indsættes subtotaler mellem linier. Tomme linier og tekstlinier kan indsættes. Bemærk! I henhold til decimaler for antal, henvises her til opsætning af varen, hvorved dette kan opsættes/ændres. Læs mere her. Herudover kan Stykliste udfoldes og faktureres på enkelt linier. Fakturér leverede varer Man har mulighed for at fakturer leverede vare. Under ordrelinjer skal man indsætte feltet Leveret, som man selv indtaster antal af leveret vare. Efterfølgende klikke på Opret faktura og sætte et flueben ved Fakturer kun leveret i dialogboksen. Så vil den vare med feltet Fakturer kun leveret udfyldt blive faktureret. [Salgsordre/Opret faktura/fakturer kun leveret] Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for ordrelinjer.

20 1. Tilføj linje Tilføjer en ny ordrelinje 2. Kopier linje Duplikere markerede ordrelinje til ny ordrelinje 3. Slet linje Sletter markerede linje 4. Gem Gemmer ændringer og rettelser af salgsordren 5. Skabeloner Tilføjer en tidligere generet skabelon af en ordre eller gem nuværende som en skabelon 6. Layout Tilføjer eksisterende layout eller gem nuværende Opret faktura Generere faktura udfra salgsordren Mulighed for at udskrive faktura med det samme fra dialogboksen Opret faktura ved at klikke [Udskriv med det samme] Beholdning Tryk på Beholdning, og lagerstyring for varen vises i nyt vindue Batch- / serienumre Lagertransaktioner Lagertransaktionerne vises i ny tab Dokument Ordrebekræftelse Genererer ordrebekræftelser, vis udskrift el. opdater varelagerstatus Følgeseddel Genererer følgeseddel. Følgesedlen indeholder oplysninger om ordren, bl.a. varen, antal, pris etc. Plukliste Genererer plukliste på salgsordren. En Plukliste udskrives altid på brugeres sprog og ikke debitors sprog Faktura Genererer faktura udfra salgsordren. Indsæt subtotal Indsætter subtotal på ordrelinjerne Stykliste Udfold stykliste Udfolder en markeret stykliste Opret produktion Fra salgsordrelinjerne kan der direkte oprettes en produktion. Derved dannes et link mellem salget og produktionen. Når produktionen færdigmeldes, så skrives produktionsprisen ned på salgsordrelinjens kostpris.brug af referencenummer. Læs mere Afmærkning Ved kopiering af salgsordre til indkøbsordre sker der en afmærkning af varen. Det betyder at det er den, eller de varer, man køber ind præcis er, den eller de varer som sælges. Derved kan DB og opsætning præcis måles på det enkelte salg og de enkelte varer. Læs mere her. Synkroniser Brug den Synkroniser knap med salgsordrer skærmbilledet åbent for at vise salgsordrer og salgsordrelinjer i synkronisering med hinanden. OBS! Får man fejlen at Kontoen er ikke en debitor/kreditor samlekonto 5600 eller Fejl: 151 eller Gå til kontoplanen og ændre kontotypen på denne samlekonto til Debitorer eller Kreditorer', skal man redigere debitorgruppens samlekonto i

21 kontoplanen. Alle debitor samlekonti skal har kontotype Debitorer. I eksamplerne nedenfor er samlekonti 5600 og Læs mere her. EAN-Nummer på ordrelinjen EAN på ordrelinjen er til at taste et EAN nummer i, og så finder den relevante vare. Ideen er at du har en stegkode på dine vare, så kører du stregkoden ind i EAN feltet og taster enten, så finder vi varen via EAN nummer. Hvis du vil have varens EAN nummer vist, så skal du indsætte den via andre felter i layout menuen Dan indkøbsordre per leverandør Når man danner en indkøbsordre ud fra en salgsordre eller et tilbud, kan man nu slå til, at den skal danne en indkøbsordre per leverandør på de varer, som indgår i ordren. Leverandøren står på varekortet. Det gøre man ved at oprette salgsordren og klikke på Opret indkøbs/salgsordre. Under Ordretype kan man vælge mellem Tilbud/Salgsordre/Indkøbsordre, og det er først når man har valgt ordretypen får man mulighed for at sætte et flueben ved Pr. leverandør En kontakt person på en ordre får nu også tilsendt , hvis man slår det til på kontaktpersonen. De andre flueben er til når han ikke er på som kontakt.

22 Forfaldsdato på en ordre På ordre hovedet kan man overrule værdien i Betalingsbetingelsen som debitoren er sat op med. Det gøre man på ordre hovedet, man vælger en anden forfaldsdato under feltet Forfaldsdato Rabat på ordrelinjerne Der er to muligheder for rabat på ordrelinjerne: Rabatprocent Rabat

23 Rabatprocent giver mulighed for at tilføje en rabat i procent. Rabat giver mulighed for at tilføje et rabat beløb. Begge rabatter kan benyttes samtidig. For at vise rabatterne i faktura, ordreseddel mf. skal man gøre følgende: For Debitor/Layout for faktura skal man benytte sig af følgende to felter, for at få vist begge rabatter på sin faktura. For rapportgeneratoren, skal man benytte sig af følgende to felter, for at få vist begge rabatter på sin faktura. DebtorInfo.InventoryTransInvoice.Discount DebtorInfo.InventoryTransInvoice.DiscountPct opsætning Angiv til faktura Opsætning, kunde På debitor angives til faktura i feltet til Faktura. Opsætning, kontakter I Kontakter på kunden (Debitor/Kontakter-knappen) kan du angive yderligere modtagere af fakturaer. Hvis modtageren står i listen over kontaktpersoner i forvejen, markeres kontakten og derefter Redigerknappen. Hvis modtageren ikke står i listen, klik først på Tilføj post-knappen, udfyld derefter oplysningerne. I rubrikken -modtager sættes flueben ud for feltet Faktura. Hermed vil denne kontaktperson også modtage en faktura pr. . Her er der tilføjet to ekstra modtagere af faktura: Nu ser listen over kontaktpersoner således ud med flueben ud for to kontakter, der skal modtage faktura pr. ud over den, der er angivet på kunden.

24 opsætning Når fakturaen es til kunden, skal en helst se pæn og præsentabel ud samt have en korrekt afsender-opsætning. Alt dette angives under Debitor/Vedligeholdelse/ -opsætning. OBS.: Såfremt der IKKE bruges SMTP host er det maksimale antal der kan sendes under f.eks. Masseopdater 50 stk. OBS.: Vi anbefaler at alle vores kunder sætter deres egen SMTP Host op. Hvis man ikke sætter en SMTP Host op, bliver s afsendt, men fra i stedet for Sender . Hvis man dog ikke vælger at sætte sin SMTP server op, bruger Uniconta to forskellige udbydere til at afsende s: Microsoft og Manager.com. Vi har Microsoft som første prioritet og hvis den fejler, benytter vi Manager.com. Brugeren kan selv vælge hvilken han vil bruge. Manager.com har den fordel at den kan vise Navn på afsender (feks. firma navn) som Microsoft har nu fjernet. Hvis man vælger Microsoft, bliver Navn på afsender Uniconta. Man kan vælge om man vil sende fra Microsoft eller fra Manager som default under SMTP Host Providor /Udbyder. Læs mere om SMTP Host

25

26 Når faktura es ser den således ud, når den modtages i MS Outlook: Sender = ms@demoalttilhavet.com Det navn der står som afsender Skal det være medarbejderens , som skal stå som afsender på dokumentet. Så checkes om der er en medarbejder på ordren. Er der en medarbejder sendes fra dennes . Sat op under Send fra medarbejder. medarbejder. Bemærk, at det kun vil virke, hvis din server er sat op til at kunne afsende fra andre personer i din organisation end den som står i SMTP setup. Det er Unicontas standard ikke sat op til CC til afsender Markering sættes hvis afsender skal have kopi af . Navn på afsender = Alt til havet Navnet på afsenderen Besvar til Den adresse der evt. skal kunne sendes svar til. Bcc Man skal sætte en intern adresse ind her, for at kontrollere hvilke s firmaet har sendt. Emne for = Faktura fra Alt til havet Teksten til emnet for en Besked i = som opsat i opsætning Teksten i en. I Emne fra faktura og i Besked i kan felter indsættes via [Tilføj Felter] (I Emne skal felter kopieres ind fra Besked) Unicode Markeres Unicode tinges Unicode, der sikrer f.eks. danske bogstaver (æøå) igennem i emne & tekst. Får modtagere af dine mails kinesiske tegn, så prøv at slå Unicode fra og se om det afhjælper problemet. Problemet kan opstå ved brug af andre mail programmer end MS Outlook. HTML Selve beskeden kan skrives i HTML. Det kræver at beskeden skrives i en HTML editor. Eksempelvis Microsoft Expression Web, hvor det skrevne kan vises i HTML og herefter kopieres ind i Uniconta.

27 OBS! Man kan kun have en opsætning åben ad gangen når man redigerer beskeden i HTML Editor. Fjern æøå Sæt hak her for at fjerne æøå. Dette gælder kun Emne for . Debitor Debitorlisten giver et strukturer overblik over dine debitor (kunder). Her kan man oprette kundekartoteker på dine debitorer (kunder) eller/og ændre stamdataoplysninger på dine debitorer under det valgte firmanavn, samt opsætte fakturering og styring af debitor saldo.

28 Lokalmenu for Debitor Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for debitor 1. Tilføj Tilføjer en ny debitor 2. Rediger Redigerer en allerede oprettet debitor 3. Vis detaljer Viser alle detaljerne for den enkle debitor 4. Opdater Opdatere her oplysninger på debitorkartoteket. Herunder dato for sidste faktura. 5. Filter Gør der her muligt at du kan filtre dit debitorkartotek efter eget behov. 6. Layout Du har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente en gemt layout til dine debitorer. 7. Kontakter Kan tilføre yderligere oplysninger til dine kontakter fx telefonnummer, etc. Læs mere 8. Leveringsadresser Viser leveringsadresser tilknyttet til den pågældende debitor. 9. Kundens varenummer Her kan du kalde din debitors varenavnegruppe med spcielle priser og varenavne. Tryk Her for at læse mere 10. Salgspriser- og rabatter Her kan du påfører mulige priser og rabatter 11. Opfølgning Mulighed for at få en oversigt over de aktiviteter der er registret på kunden via CRM modulet. 12. Vedhæftede filer Vedhæft et notat eller et dokument 13. Posteringer

29 Se alle posteringer på den valgte debitorkonto Åbne poster Viser alle åbne poster Kontoudtog Viser kontoudtog for debitoren for en ønsket periode. Lagertransaktioner Oversigt over alle lagertransaktioner Ordre Se og genere ordre Tilbud Her kan tilbud til debitoren ses Fakturaer Her kan fakturaer til debitoren ses Rapporter Få en kunde eller en periodestatistik Brugermenu Her kan brugerdefineret felter hentes og bruges. Læs mere Alle felter Viser her oplysningerne på alle felter for den pågældende debitor. Opret en debitor For at oprette en debitor, Klik på knappen tilføj, og udfyld felterne i den nedenstående skærmbillede. Tryk på gem.

30 Beskrivelser Konto: Maks 20 tegn. CVR-nr. CVR-nummer. Læs mere her Kontonavn: Navn eller firmanavn på debitor Adresse 1, 2 og 3: Gadenavn, nummer og evt. postboks Postnummer: Kundenummer postnummer Bynavn: Bynavn på kunden Land: f.eks.. Danmark Sprog: Vælg i dropdown menuen mellem 26 forskellige sprog. OBS! Hvis Sproget ser sæt til Standard så vælger systemet det sprog af landet som kunden ligger i. Så bliver sproget på kundens fakturaer, for eksampel det sprog af landet hvor kunden ligger, og ikke regnskabets standard sprog. Kontaktperson: kontakt person navn til kontaktperson: adressen til kontaktpersonen Mobiltelefon: Mobil telefon til kontaktpersonen Blokeret: Sæt flueben hvis debitor skal blokeres Gruppe Gruppe: Kan fx være privat, erhverv etc. Betaling: F.eks kontant, netto 8, løbende måned 14 dage, løbende måned Slutrabat: Hvis du ønsker debitor skal have en slutrabat Kreditmaks: Hvis kunden skal have en Maks kredit. Tjekker ved afsendelse af ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura. Ved ordrebekræftelse og følgeseddel, skal man opdatere lageret, for at der bliver tjekket for kredit max. Hvis kredit max er overskredet får man Fejl: Kreditmaks overskredet. Medarbejder: Navn på medarbejder Momszone: Indland, udlandsmoms eller EU-medlemslande Moms: Vælg moms feks. udgående. Valutakode: Betalingsvaluta, fx. kroner, US, euro etc.

31 Kontotype: F.eks bankkonto Bankkonto: Nogle banker kan vise hvilket kontonummer eller IBAN, der er indbetalt fra. Her kan enten kontonummer og IBAN sættes på debitor. Derved kan vi finde debitor, hvis informationen er med i bankens kontoudtog. Se artiklen om import af kontoudtog her. SE nummer: Sæt SE nummer ind her. Faktura til Faktura: adresse til din debitor fx info@uniconta.com Faktura i XML: Sæt flueben hvis du ønsker at fakturaen er i filformatet XML EAN: Indsæt debitors EAN nr., hvis du vil sende elektroniske fakturaer Omsætningskonto: Brug dropdown menuen (rullelisten) til at vælge din omsætningskonto. Har man på debitor angivet en salgskonto så benyttes disse i klassekladden som forslag til modkonto. Læs mere her. Fakturakonto: Brug dropdown menuen til at vælge fakturakonto. Her kan man vælge en anden debitor som skal få fakturaerne, f.eks debitoren som er sæt op som kundens hovedkontor. I lageret kan man stadig få statistiker over den aktuelle debitor ved at vælge leveringskonto i stedet for fakturakonto i firmaets lager preferencer. Læs mere her. Salgspris Vælg i dropdown menuen til at vælge fakturakonto Prisliste Hvis en debitor skal have en anden prisliste kan det opsættes her Forsendelse: Vælg en af forsendelsesmethoden som du har sæt op feks. Post-Danmark. Leveringsbetingelse: Vælg leveringsbetingelse som er sæt op feks. Fri fragt. Layoutgruppe. Her opsættes standarder for hvorledes en debitor normalt skal have sin faktura tilsendt og hvordan den skal se ud. Spring til Layoutgrupper via F6. Tryk Her for at læse mere Varenavnegruppe. Hvis en debitor skal have alternative varenavne kan det opsættes her. Spring til Varenavnegruppe via F6. Tryk Her for at læse mere Priser inklusive moms: Sæt flueben hvis priserne skal vises inklusive moms Vores kontonummer: Sæt din kontonummer ind hvis nødvendigt. Sidste faktura: Den sidste faktura vises her automatisk. Leveringsadresse Leveringadresse: Indtast en leveringsadresse hvis den skal være en anden end debitors stamdata adresse Leveringsland: Vælg land i dropdown menuen Medlemsnr: Sæt en medlemsnr ind her hvis nødvendigt. Flere leveringsadresser Uniconta kan benytte flere leveringsadresser per debitor. Disse kan vælges på ordren/fakturaen. Funktionen Leveringsadresse skal være slået til. Benytter man e-conomic konverteringen, så vil leveringsadresser bliver importeret til dette kartotek. Dimension Man har mulighed for at satte en finansmæssig dimension til rapportering ved at påfører afdeling, bærer eller formål. (Dimensioner skal være sat op under Økonomi / Vedligeholdelse / Dimension)

32 Eksempel på en oprettelse Nedenstående billedet viser et eksempel hvor vi vil oprette en debitor (kunde) med navnet Test Tester i Ballerup. Vi indtaster alle debitors stamdataoplysningerne i feltet Beskrivelser. I Grupper, har vi her valgt, at vælge kontakt som gruppenavn i drop down boksen. Vi vælger, at kunden skal betle kontakt igen i drop down boksen. Vi vælger at give debitor 10% i slutrabat. Momsen er indland og indgående med 25%. Valuta er danske kroner, og i forsendelse har vi vælg PostDanmark i drop down boksen. CRM Vi er her tilknyttet modulet CRM, og her har vi valg opsætning A i CRM gruppe. Økonomi i Interesser og produkter har vi valgt at kalde Debitor. Faktura Vi har set den adresse ind, som vi ønsker vores fakturaer skal sendes til. Vi har valgt at angive vores debitor som storkunde, og valgt alm. Varegrupper og sproget danske i drop down boksen. Leveringsadresser Vi har ikke angivet nogle leveringsadresse i felterne her, da vores eksempel har benytte samme leveringsadresse, som angiver under feltet Beskrivelser. Ellers er det mulig at angive anden leveringsadresse, postboks, og land her. Dimension Vi har oprettet en afdeling, og kald den Service. Vi har ikke set bærer eller formål, men det er muligt, at vælge fra den drop down boks.

33 Masseopdater Massopdater bruges til styring af periodisk fakturering af debitorer (kunder). Dette kunne f.eks. være ved opkrævning af et abonnement eller ved gentagne bestillinger af en vare. For abonnementer er det muligt at definere tidspunkter, hvor abonnementet skal gælde, og perioder, hvor det ikke skal gælde. F.eks. ved ferie. Man kan benytte fakturering enkeltvist, eller ved at vælge at muligheden for massefakturering. Opsætningen sker første gang i menuen Debitor / Salgsordrer. 1. Opret en salgsordre 1. I lokalmenuen Faktura skal du fjerne fluebenet/afmærkningen i felterne; Slet ordre efter fakturering og Slet komplet faktureret ordrelinje. 2. I Gentagelse skal du vælge, hvor ofte abonnementet skal faktureres. 3. I feltet Sidste faktura vises, hvornår kunden er faktureret sidste. 4. I feltet Næste faktura vælger man næste faktureringsdato. Hvis kunden har været faktureret før, vises den næste dato for, hvornår kunden skal faktureres igen. 1. I feltet Abonnementets slutdato kan slutdatoen for abonnementer sættes. 2. Opret linjerne på salgsordren. 3. Første gang der faktureres, oprettes en faktura herfra. Lokalmenu for Masseopdater

34 Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Masseopdater. 1. Fjern Post Fjerner debitor 2. Opdater Opdater alle rettelser eller ændringer 3. Filter Mulighed for at filtrere efter bestemte parametre 4. Ryd Filter Nulstiller filtrering 5. Layout Giver mulighed for at gemme, hente eller redigere samt slette et layout 6. Rediger ordre Giver mulighed for at ændre ordreindstillingerne 7. Ordrelinjer Gå til ordrelinjerne for ordren 8. Opret faktura Opretter ny faktura på det bestilte med ny betalingsfrist etc. 9. Opret faktura (aktuel linje) Tildeler en aktuel linje 10. Ordrebekræftelse Giver mulighed for at sende en ordrebekræftelse til debitor 11. Følgeseddel Giver mulighed for at sende en følgeseddel til debitor 12. Plukliste Giver plukliste for ordren 13. Alle felter Viser værdierne for alle felter, der kan vælges Filtrer efter f.eks. gentagelse pr. mdr. Stil dig i gentagelsesfeltet, Højre klik og sorterer efter pr. mdr., så kommer alle de debitor, der er opsat i Abonnement Styring i opsætningen under menupunkt Debitor. For at sende alle ovenstående fakturaer ud på en gang, klikker du på Opret faktura. Skriv den ønskede dato for forsendelse og sæt flueben i Vis udskrift og Simulering, og tryg på Genere for at se en udskrift af fakturaerne uden afsendelse.

35 Kan du godkende fakturaerne, så klikker du på Opret faktura knappen igen og kun sæt flueben i feltet sendt som , og klik på Generer, og s sendes.

36 Opsætning af FIK kode

37 En FIK kode står for Fælles Indbetalings Kort. Det er den indbetalingskode man benytter sig af ved betaling via netbank. En FIK kode består af følgende informationer: Eksempel: +71< < Kode Beskrivelse +71 Kortart. Kortart 71 er den mest benyttede kode. Udover 71, findes der kortart 73 og 75. Kortart 71 og 75 identificeres debitor udfra koden. Kortart 73, skal debitor påføre informationer manuelt Debitor konto Faktura nummer 9 Kontrolkode til et modulus 8 tjek Kreditorkode i banken. Hvilken konto indbetalingerne skal overføres til. Opret FIK koden Vælg Firma / Firmaoplysninger 1. Indtast dit FIK nummer som du har bestilt i banken. 2. Vælg længden på dit FIK konto nummer. 1. Vigtigt at dette vælges rigtigt, ellers bliver den færdige FIK kode ikke vist korrekt. 3. Vælg Betalingsvejledningskoden (Kortart: +71, +73 eller +75) FIK nummer på faktura (simpel layout) 1. Vælg Debitor / Vedligeholdelse / Layout for faktura 2. Marker din faktura og tryk Rediger 3. Næsten nederst på siden skal man indtaste placeringen i Payment FIK Code 4. Derefter kan man se resltatet på en af sine faktura eller generere en Hurtig faktura og trykke på Simuler faktura, for at se hvordan placeringen af FIK nummeret passer ind på den færdige faktura. Spring til Layout Skabeloner Søg

38 Udskriv Faktura Generelle links Layout, Skabeloner, Søg, Vedhæftede filer, Filter/Ryd filter Her er det muligt at udskrive en faktura, der lister alle de posteringer der er lavet på et projekt. Følgende kan vælges Simulering: [Proforma faktura] Dato for fakturaen Om fakturaen skal Forhåndsvises = Printes til skærm eller udskrives med det samme Hvomange kopier, der skal printes. Til og fra dato på de posteringer, der skal faktureres Hvilken Indtægtsart, der skal faktureres på. Fakturaen kan om nødvendigt tilpasses. Ovenstående giver nedenstående faktura.

39 Kreditor Indkøbsfaktura Der ligger ikke altid en indkøbsordre til grund for et indkøb. Måske du har ringet og bestilt direkte uden forudgående ordre, måske du får leveret noget, der bare ikke eksisterer en indkøbsordre på. Ligesom kontantsalg findes der også kontant køb. For at spare dig for at oprette en indkøbsordre på bagkant og køre faktureringsproces igennem, kan du i stedet benytte Kreditor hurtig faktura til at få lagt dine varer på lager nemt og hurtigt. Hvis der ikke er lagervarer involveret, kan du blot registrere indkøbsfakturaen i bogføringskladden (benyt konto Kreditor og modkonto finanskonto), så får du samme funktionalitet (statistik, betalingsoversigt, udlæs betalinger osv.) Men er der varer involveret, så kan du benytte kreditor hurtigfaktura som en genvej til at få lagt varer på lager, der ikke er ordret via indkøbsordre. En Hurtigfaktura kan ikke gemmes og opdateres/fakturaopdateres senere. Den skal køres hele vejen igennem fra start til slut. Hvis du lukker vinduet og forlader hurtigfakturaen, før den er fakturaopdateret, så slettes alle data, og intet er gemt eller bogført. Opret en Kreditor hurtigfaktura Åbn Kreditor/Hurtigfakturaog angiv kreditor i feltet Konto øverst i ordrehovedet. Hvis kreditor ikke er oprettet, skal du oprette kontoen i kreditorkartoteket (Brug hurtigopret via + Plustegnet til venstre oppe i topbjælken eller vælg Kreditor/Kreditor for at oprette en ny kreditor). I hurtigfakturaen kan du herefter gå direkte til varelinjer og indtaste dine indkøb

40 Overskrifterne Leveringsadresse, Reference, Ordreog Dimensioner er minimeret. Klik på overskriften for at åbne og indtaste data, hvis du vil supplere med info til kreditorfakturaen. Hvis du ikke supplerer med mere info, anvendes stamdata fra kreditor, f.eks. betalingsbetingelser, der er vigtige, hvis du vil danne korrekte betalingsforslag. Øverst kan du se samlet beløb på fakturaen før evt. moms. Når du har indtastet alle oplysninger, skal fakturaen oprettes. Eventuelt med forudgående simulering for at se, om du har indtastet alle oplysninger korrekt. Simuler fakturaforslag før oprettelse For at kontrollere, at du har indtastet de rigtige varenumre og beløb, kan du simulere købsfakturaen før opdatering. I Hurtigfaktura, Klik på Opret faktura-knappen i båndet. Sæt flueben i Simulering-feltet.

41 Klik på Generer-knappen for at simulere og åbne fakturaforslaget. Gennemse oplysningerne og check, at de svarer til kreditors faktura. Du kan altid gå tilbage og rette og simulere et nyt fakturaforslag. Opret faktura Når hurtigfakturaen svarer til kreditors faktura, skal fakturaen oprettes og opdateres. Det er samme procedure som under simulering af fakturaforslag bortset fra, at nu skal der ikke være flueben i Simulering-feltet og den rigtige fakturadato og det rigtige fakturanummer skal angives. Se faktura og varer I Kreditor kan du se fakturaen her: I Kreditorpå kreditorkontoen: Fakturaer- og Posteringer-knappen I Kreditor/Rapporter: Fakturaer-og Posteringer. I Lager kan du se vareposteringerne her: I Lagerpå varen: Posteringer og Beholdninger ILager/Rapporter: Opgørelse, Posteringer og Beholdninger. Indlæs OIOUBL Læs mere her Videresend til Uniconta Generelle links: Layout, Skabeloner, Søg, Vedhæftede filer, Filter/Ryd filter Videresend til Uniconta indbakke Bemærk: Nedenstående er en service fra Uniconta. Vi underviser, og supportere ikke videresendelse fra et 3. part

42 mailprogram. Kan man ikke få nedenstående til at virke, må man kontakte sin forhandler. Eksempel for MS Exchange 2010 server For at kunne forwarde en faktura, f.eks. til vores ekstern til Fysiske bilag mail adresse, oprettes først denne Uniconta scanner mailadresse som en Mail contact og oprettes en videresendelsesregel i Microsoft Exchange. Find den unikke firma til Fysiske bilag adresse under: Gå til Firma/Firmaoplysninger. Se til fysiske bilag Opret en faktura adresse f.eks. <faktura>@<firma>.dk som en almindelig postkasse. Opret den unikke firma til Fysiske bilag adresse som Mail contact i Microsoft Exchange. Opsat en forward regel fra din faktura til den oprettede til Fysiske bilag mail contact. Eksempel for MS Office 365: Benytter man sin Outlook 365 til at videresende sine fakturamails, kan man oprette en regel der videresender dem automatisk. Dette eksempel forudsætter at der står Faktura i emnefeltet, samt er sendt fra en bestemt modtager, for at reglen bliver kørt. Man kan selv oprette egne tekster i sine regler, hvis man har brug for dette. Testet og virker i MS Outlook 365 Vælg Regler i Outlook menuen

43 Sæt hak Emnelinjen indeholder, og skriv Faktura i feltet. Det betyder at alle s med ordet Faktura i emnefeltet, bliver en del af denne regl. Klik på Avancerede indstillinger for at komme videre. Vælg fra en person eller offentlig gruppe Klik på fra Xxxxxxxx der nu står i nederste vindue, og skriv den man forventer at mailen kommer fra i til feltet.

44 Vælg videresend den til en persion eller offentlig gruppe Klik på videresend den til der nu står i nederste vindue, og skriv den scanxxxxx@uniconta-inbox.dk i til feltet.

45 Din regel burde nu ligne den nedenstående.

46 Bemærk: Videresend som vedhæftet, virker ikke. Den vedhæfter selve mailen, og ikke den originale vedhæftning. Dette virker IKKE for Uniconta. Man modtager filen som en UNK fil.