Bestyrelsen Aalborg, d. 20. august 2009 Møde i bestyrelsen Den 19.08.09 kl. 16.00 på. Ordinære medlemmer af bestyrelsen Thea Ingemann Kristensen, Formand Helena Karlsson, Næstformand Lars Kuur, Kasserer Marlene Olesen, Bestyrelsesmedlem Morten Møller, Bestyrelsesmedlem Niels Haldrup, Bestyrelsesmedlem Jonas Egeskov Kristensen, Studenterhusets repræsentant Observatør: Rasmus Fløe Mølbak, Uddannelsespolitisk Ordfører Nanna Damgaard, erhvervschef Dagsorden 1. Formelt (B) [10 min] 2. Ansøgning om tilskud til rusaktiviteter for de nye SIV-studerende. Ansøgningen er vedhæftet under bilag 1. 3. Ansøgning fra Café-du-ve til afholdelse af Boatrace. Ansøgningen er vedhæftet under bilag 2. 4. Studiestart. 5. Budget fra Festudvalget. Budgettet er vedhæftet i bilag 3. 6. SPISNING 7. Ballerup og Esbjerg. 8. Penge til årsfest. 9. Ansøgning fra IDA-event om et hvervearrangement. Ansøgningen er vedhæftet under bilag 4. 10. DM-arrangement. 11. Eventuelt 12. Mødeevaluering ----ooooooooo--- Uddybende dagsorden foreligger på de følgende sider. Forklaring: (O) = Orientering (D) = Debat (B) = Beslutning [ ] = Tid afsat til punktet Referat skrives med kursiv Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet bestyrelsen@studentersamfundet.aau.dk
Uddybende dagsorden 1. Formelt (B) [10 min] 1.1. Valg af ordstyrer og referent Til stede fra bestyrelsen Helena Thea Morten Marlene Ordstyrer: Thea Referent: Marlene 1.2. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Ansøgning om tilskud til rusaktiviteter for de nye SIV-studerende. Ansøgningen er vedhæftet under bilag 1. Da det er en tilbagevendende aktivitet og der burde kunne søges penge hos deres studienævn, siger vi nej til ansøgningen. Prøve at søge pengene i deres studienævn. Thea kontakter SIV 3. Ansøgning fra Café-du-ve til afholdelse af Boatrace. Ansøgningen er vedhæftet under bilag 2. Vi giver Café-du-vé de penge de søger, da det er en måde at hjælpe dem på, men at det ikke er noget de kan søge hvert år. 4. Studiestart. Hvor meget er der styr på. Hvad mangler der. Hvis vi skal have lavet noget medlemsrekrutterende, så er det altså nu vi skal komme op med ideerne. Martin Hundebøll har foreslået en fest, som belønning for tutorerne. Andre ideer? Også gerne nogle som må strække sig lidt længere end bare september. Hvem står hvor? Hvem hjælper til hvornår og hvorhenne? Morgenmad: Bord og stol opsætning kl. 22 mandag d. 31. august Opsætning om natten, der bliver sørget for morgenmad. Festen om aftenen: Først og fremmest skal billetterne sælges Onsdag d. 26. august kl. 8 om morgenen starter teltopsætningen Torsdag d. 27. august og/eller fredag 28. august skal der sættes dug på Tutorer skal hjælpe med at pakke borde og stole ned på Gammeltorv tirsdag d. 1. september. Bordene bliver hentet kl. 10 Der mangler vagter Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 2 af 12
Oprydning onsdag d. 2. september Teltet bliver taget ned torsdag d. 3. september Hvis tutorerne kommer over en vis procentdel medlemmer, får de en fest Studiemesse d. 3. september: Bestyrelsen skal have styr på Studentersamfundets stand. Sørge for at få studerende ud til messen. Café-du-vé kan muligvis holde åben til messen. 5. Budget fra Festudvalget. Budgettet er vedhæftet i bilag 3. Budgettet skal kommenteres, da der snarest skal forhandles endelige kontrakter med bands. Budgettet er kommenteret 6. SPISNING 7. Ballerup og Esbjerg. Hvad gør vi med dem? Skal vi over og besøge dem her i efteråret? Esbjerg kører rimeligt, men mangler penge til nye møbler i deres lokale. Vi mangler oplysninger om hvordan det kører i Ballerup. Esbjerg skal komme med ideer til hvordan det er en fordel at være medlem af både Studentersamfundet og IDA. Vi skal have fat i Ballerup Vi vil gerne besøge Esbjerg og Ballerup. Der skal tages kontakt til dem om at arrangere et møde. Ansvarlig: Helena, Niels og Lars. Der skal udarbejdes en dagsorden. 8. Penge til årsfest. Studentersamfundet har fået nogle midler til at afholde et arrangement i forbindelse med Universitets 35 års jubilæum. Hvordan skal midlerne fordeles mellem Aalborg, Esbjerg og Ballerup? Esbjerg kan hver få 5.000 kr. Derudover et tilbud om at komme til Aalborg til fest samt overnatning omkostningsfrit. Have fat i Ballerup. 9. Ansøgning fra IDA-event om et hvervearrangement. Ansøgningen er vedhæftet under bilag 4. Vi giver IDA-event 15.000 kr. til hvervearrangementet. Bestyrelsen skal benytte arrangementet at få flere medlemmer. Samt benytte Agenda og AAU-Tv. Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 3 af 12
10. DM-arrangement. DM er ved at arrangere et arrangement omkring Memoteknik. Er det noget som vi vil være med til? Evt. sætte en person på til at hjælpe Sarah fra DM? Vi har for meget at se til med mange andre ting og lige p.t. har vi ikke ressourcerne til det. Men en anden gang vil vi gerne være med. 11. Eventuelt Mandag d. 24. september kl. 16 på uni mødes bestyrelsen og planlægger stand (konkurrence, IDA), Esbjerg og Ballerup, Hjemmesiden, oplæg, medlemsrekrutering. HUSK FOTOGRAFERING! Folk skal huske deres semesterplan. Studentersamfundets julefrokost d. 5. december. Næste bestyrelsesmøde d. 9. september kl. 17 12. Mødeevaluering Der tages ikke referat til dette punkt. Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 4 af 12
Bilag 1: Den decentrale studievejledning International Virksomhedskommunikation Krogstræde 3 9220 Aalborg Øst Christina Pamela Christiansen biancasia@yahoo.dk Bestyrelsen Studentersamfundet bestyrelsen@studentersamfundet.aau.dk, Aalborg d. 28.juli 2009 Vedr.: Ansøgning om tilskud til rusaktiviteter for nye SIV-studerende Jeg er tutorkoordinator og studievejleder for International Virksomhedskommunikation 2009 og er i disse dage, sammen med tutorholdet, ved at planlægge årets introforløb for de nye studerende. Vi vil gøre vores ypperste til at give de nye studerende den bedste start på deres studietid på Aalborg Universitet og det er vores ønske at skabe holdbare sociale rammer for de nye studerende, da erfaringen viser at en god studiestart er med til at højne antallet af studerende der fuldfører studierne. Det er vores ønske at årets aktivitetsprogram for de nye studerende skal være inspirerende, motiverende og alsidigt, således at de studerende ikke blot får skabt nogle stærke relationer, men også får et stærkt tilhørsforhold til studiet og universitetslivet. Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 5 af 12
Vi forestiller os et introprogram med aktiviteter der spænder bredt, således at vi sørger for at få alle med. Udover at afholde festlige arrangementer, kunne vi også godt tænke os at tilbyde de studerende aktiviteter så som bowling, biograftur og evt. teambuilding som vi ved, at der er stor succes med på andre af landets universiteter. Samtidig er det vores ønske at optimere vores rustur, hvor det ses i evalueringerne fra de senere år, at der utilfredshed med maden til festaftenen. Menuen i det foregående år har været bestående af spaghetti og kødsovs. Vi håber, at vi i år har mulighed for at tilbyde de studerende et lækkert alternativ som samtidig er lidt festligere. Ydermere, vil vi gerne som tutorer skabe en personligt kontakt til de studerende ved at sende et brev ud til den enkelte studerende forud studiestart, hvori vi beskriver introforløbet som er specielt skræddersyet til de nye studerende for at ryste dem godt sammen. Det vil ikke være os muligt at gennemføre ovenstående program uden at opkræve en betydelig sum penge fra de studerende og vi håber derfor vi har mulighed for at få økonomisk støtte, således at vi sikrer os at vi får alle med fra dag et. Vi anmoder om en støtte på 10.000 kr., som vi mener, vil være fyldestgørende til at skabe betydelige forbedringer. Det som pengene konkret skal bruges til er arrangementer så som bowling/biograf aften, evt. teambuilding aktiviteter og desuden en optimering af menuen til rusfesten, samt porto til introbrevene, som sendes ud til hver enkelt studerende for at skabe en personlig kontakt og et godt førstehåndsindtryk. Jeg takker Dem for Deres tid og glæder mig til at høre fra Dem. Med venlig hilsen Christina Pamela Christiansen Decentral studievejleder Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 6 af 12
Sprog og International Virksomhedskommunikation (SIV) Aalborg Universitet - Kroghstræde 3 (lokale 3.228), 9220 Aalborg Øst Bilag 2. Beskrivelse af arrangement Boatrace afholdes i år d. 18. september. Til Boatrace samles det meste af universitetet på tværs af studieretninger for at se frygtløse studerende dyste i at krydse Klingenbergsøens mudrede vande i gummibåde eller en anden form for hjemmelavet fartøj. I konkurrencen gælder alle kneb for at gennemføre hurtigst, og vinde skønne præmier. Dagen byder livemusik, kolde øl og forhåbentlig masser af sol samt godt humør. Boatrace er kendt for at være én af de bedst besøgte aktiviteter arrangeret af Café-du-ve og vi håber at den igen i år bliver en succes. Arrangementet foregår primært udendørs, altså på Klingenbergsøen overfor og 16. Servering af øl, sodavand, kaffe og te vil desuden ske fra udendørs severingstelt ved Fibigerstræde 15. Vi vil desuden sælge fra Caféens normale sortiment i Caféens lokale indendørs i Fibigerstræde 15. Arrangementet vil ligge indenfor normal åbningstid i Café-du-ve. Budgettet findes som bilag til dette dokument og bygger først og fremmest på gennemsnitlige udregninger af hvad vi har solgt tidligere år. Vi bestiller desuden fra Carlsberg, som event og kan dermed sende eventuelt overskydende øl tilbage efter Boatrace. Vi søger konkret til betaling af live-musik til boatrace. 8000kr. Hvorfor skal Boatrace modtage støtte fra aktivitetspuljen? Vi mener at Boatrace opfylder kravene til aktivitetspuljen, da det er en event der er alment tilgængelig for alle studerende og desuden hjælper til med at opbygge et fællesskab, ikke mindst blandt de nye studerende, da eventen ligger kort efter studiestart. Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 7 af 12
Bilag 3. Indtægter Total kr 238.350 Mellemregninger Noter Billetter Antal solgte billetter 1000 Procent salg til medlemmer 95 Procent salg til ikkemedlemmer 5 Procent salg i døren 0 100 Sammenlagt procent Billetpris for medlem 100 kr 95.000 Billetindtægter for medlemmer Billetpris for ikke-medlem 200 kr 10.000 Billetindtægter for ikke-medlemmer Billetpris i døren 0 kr 0 Billetindtægter for salg i døren kr 105.000 Billetter total Bar Antal øl pr. person 2,8 2800 Antal øl Salgspris for øl kr 18 kr 50.400 Øl indtægter Antal somersby pr. person 0,7 700 Antal Somersby Salgspris for Somersby kr 25 kr 17.500 Somersby indtægter Antal enkelt sprut pr. person 0,7 700 Antal enkelt sprut Salgspris for enkelt sprut kr 25 kr 17.500 Sprut indtægter Antal dobbelt sprut pr. person 0,25 250 Antal dobbelt sprut Salgspris for dobbelt sprut kr 35 kr 8.750 Dobbelt sprut indtægter Antal shots pr. person 1,1 1100 Antal shots Salgspris for shots kr 10 kr 11.000 Shots indtægter Antal sodavand pr. person 0,08 80 Antal sodavand Salgspris for sodavand kr 15 kr 1.200 Sodavand indtægter Antal kildevand pr. person 0,1 100 Antal kildevand Salgspris for kildevand kr 5 kr 500 Kildevand indtægter kr 89.350 Bar total Garderobe Pris for garderobe kr 25 Antal, der bruger garderobe 400 kr 10.000 Garderobe total Bus Pris for bus: kr 25 Antal, der bruger bus 400 kr 10.000 Bus total Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 8 af 12
Overskud fra Forårsfest 09 24.000 24.000 overskud total Indtægter i alt (inkl. moms) kr 238.350 Musik Udgifter Total kr 234.824 Mellemregninger Noter Johnny Deluxe Bandhonorar kr 70.000 Ingen moms på bandhonorar Bookergebyr kr 0 Der er moms på bookergebyr Forplejning, bandrum mv. kr 1.000 kr 71.000 Johnny Deluxe total Opvarmning Bandhonorar kr 25.525 Ingen moms på bandhonorar Bookergebyr kr 0 Der er moms på bookergebyr Forplejning, bandrum mv. kr 500 kr 26.025 Opvarmning total DJ Honorar kr 2.000 Nogle gange med moms Bookergebyr kr 0 Der er moms på bookergebyr Forplejning, bandrum mv. kr 100 kr 2.100 DJ total kr 99.125 Musik total Bar Øl Pris pr. fustage kr 419 kr 25.125 Øl udgifter Pris pr. CO2 kr 257 kr 1.796 CO2 udgifter Pris pr. rør ølkrus kr 53 kr 2.310 Krus udgifter kr 29.231 Øl total Somersby Pris pr. Somersby kr 9,75 kr 6.825 Somersby udgifter Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 9 af 12
kr 6.825 Somersby total Spiritus Gennemsnitspris for sprutfl. kr 110 kr 4.180 Sprut udgifter Pris pr. rør enkelt krus kr 53 kr 525 Krus enkelt udgifter Pris pr. rør dobbelt krus kr 53 kr 210 Krus dobbelt udgifter kr 2.850 Sodavand til sprut udgifter Gennemsnitspris for shotsfl. kr 90 kr 3.150 Shots udgifter Pris for rør shotsglas kr 12 kr 264 Shotsglas udgifter kr 11.179 Spiritus total Kildevand og sodavand Pris pr. sodavand (krus) kr 3,00 kr 240 Sodavand udgifter Pris pr. rør sodavandskrus kr 53 kr 105 Sodavandskrus udgifter Pris pr. kildevand kr 5,00 kr 500 Kildevand udgifter kr 845 Vand total kr 48.080 Bar total Hjælpere Antal hjælpere 100 Antal hjælperøl under fest 3 kr 2.673 Øl udgifter Antal hjælpervand under fest 3 kr 900 Sodavand udgifter Hjælperpleje kr 1.500 Udgifter hjælperpleje Mad til hjælpere efter fest kr 2.400 Sandwich Procent til hjælperfest 70 70 Antal hjælpere, der kommer Hjælperfest (Varibel) kr 5.000 kr 5.000 kr 12.473 Total hjælper udgifter Studentersamfundet Armbånd kr 2.000 Sekretærbistand kr 8.000 Billetter kr 250 T-shirts kr 3.500 Lyd og lys kr 1.000 kr 14.750 S'et total AAU Betjente Rengøring Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 10 af 12
Bil kr 1.000 kr 1.000 AAU total Eksternt køb Lyd og lys kr 15.000 Bus kr 8.000 KODA kr 5.775 kr 28.775 Eksternt total Godik Is kr 1.250 Is til drinks Radioer kr 5.000 24 stk. radioer med headsats mv. Gorillahegn kr 3.600 36 meter gorillahegn Højt hegn kr 336 Rygerhegn Transport mv. kr 2.936 Øvrige udgifter kr 13.122 Godik total Barpynt mv. kr 3.000 Gaffa kr 500 PR kr 4.000 Aktivistpleje og forplejning kr 6.000 Diverse kr 4.000 kr 17.500 Øvrigt totalt Udgifter i alt (inkl. moms) kr 234.824 Resultat: kr 3.526 Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 11 af 12
Bilag 4. Ansøgning om støtte fra aktivitetspuljen til fælles hvervearrangement på INS Tirsdag d. 8. september er IDA Event vært for en omfattende kulturaften på Kongres og Kulturcentret i Aalborg. Aftenen bliver en blanding af lokale kulturindslag og kendte stand up artister. Vi satser på fuldt hus, dvs. 14 1600 deltagere. Programmet er endnu ikke helt fastlagt, da tilskuddene fra IDA først faldt på plads torsdag d. 13. august. På nuværende tidspunkt inkluderer det Casper Christensen, Jonathan Spang og Omar Marzouk som bærende navne, og en række små lokale artister og gøglere, der endnu ikke ligger helt fast. Målgruppen er de studerende på INS med andre ord alle, som er medlemsberettigede i IDA. Formålet er to delt dels ønsker vi at brande IDA Nord og AAU som den førende region / det fedeste studiested, og dels ønsker vi at sikre en effektiv hvervekampagne. De sidste par år har medlemsprocenten på INS været faldene, hvilket har resulteret i færre midler til de studerende og en lidt utilfreds IDA administration. Vi tror på, at vi med dette arrangement kan vende udviklingen og sikre IDA og Studentersamfundet et rigtig fornuftigt optag i september. Det er i vores fælles interesse. Til formålet har vi søgt og netop fået bevilliget en pulje i IDA Nord. Endvidere er vi ved at vende hver en sten i IDA, for at finde dækning for de sidste udgifter. Det samlede budget er p.t. på ca. 210.000 kr., hvoraf størstedelen er direkte tilskud fra forskellige puljer i IDA. Vi ønsker at holde deltagerbidraget på så lavt et niveau som muligt vi er jo trods alt studerende. P.t. arbejder vi med en brugerbetaling på mellem 35 og 50 kr. Der vil ligeledes være adgang for ordinære IDAmedlemmer en betingelse for tilskuddene men vi forventer, at deltagerne primært bliver studerende. Deltagerbetalingen for ordinære medlemmer bliver mellem 75 og 100 kr. Samlet set har vi ikke helt opnået det ønskede tilskud. Faktisk har vi p.t. 40.000, for lidt. Derfor denne ansøg. Vi vil gerne anmode 15.000, i støtte fra Studentersamfundets aktivitetspulje. Som sponsor for arrangementet får I naturligvis jeres logo på plakaten og en plads på en af de forreste rækker. Ellers skal dagen ses som en investering i AAU og medlemsoptaget i 2009/10. Hvis I ønsker at bidrage med et kreativt input i pausen, eller mener sponsoratet bør knyttes til yderligere markedsføring af S et, er jeg åben for jeres forslag. Jeg er selv personligt interesseret i at fremhæve det frivillige arbejde på AAU. IDA Event og primært undertegnede bliver den bærende kraft gennem hele forløbet, så belastningen på S et bliver minimal. Vi håber naturligvis på, at I ligesom os vil gøre hvad der jer falder naturligt, for at fremhæve arrangementet blandt de studerende. Vi sætter stor pris på jeres samarbejdsvillighed også i denne sag og håber meget på, at I vil være med i arrangementet. Har I spørgsmål, er I meget velkomne til at kontakte mig. Venlig hilsen Michael Lind IDA Event 28 93 94 93 Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 12 af 12