Møde i Studentersamfundets bestyrelse Den 19. august, 2015 klokken 16.30, Ridderlokalet, Fibigerstræde 15. Ordinære medlemmer: Lærke Hæstrup, Formand ** Marcus Birk, næstformand Johan Sørensen, kasserer Tsinat Berhane, bestyrelsesmedlem Nete Bjerregaard, bestyrelsesmedlem Rikke Taasti Jensen, bestyrelsesmedlem Chris Frost Hansen, bestyrelsesmedlem Morten Johansen, bestyrelsesmedlem Daniel Viholm, bestyrelsesmedlem (Afbud) Simon Mæng Tjørnehøj, bestyrelsesmedlem Observatører: Lena Bæk Nielsen, sekretariatsleder Tina Pedersen, sekretær Christian Gasberg, OMSORG, Sport og Fritid, Festudvalget, EDB drift, AAU Runners, Kritisk revisor og kernefrivillig Andreas Lundgaard, OMSORG Kristoffer Sundmark, OMSORG Maria Stubberup Højberg, SD Chris F. Petersen, Barbaren Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (OB) [5 min] 3. Nyt... (ODB) [30 min] fra Formanden fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer - siden sidst fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra Økonomien fra OMSORG fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Forventningsafstemning med sekretærerne (OB) [15min] 5. Besøg fra Stavanger, Norge, studenterforeningen StOr (ODB) [15min] 6. Næste bestyrelsesmøde (ODB) [10min] 7. Boatrace (ODB) [10min] 8. Lukket punkt (ODB) [15min] 9. Lukket punkt (ODB) [15min] Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig.
Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Lærke Hæstrup Referent: Nete Bjerregaard Godkendelse af dagsorden Dagsorden er godkendt 2. Igangværende opgaver (OB) [5 min] Kasseapparat Der arbejdes på kasseapparettet. 3. Nyt... (ODB) [30 min] fra Formanden Ikke noget at berette fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer - siden sidst Marcus: Har været i CPH for at koordinere studiestart Koordination med Esbjerg omkring studiestart Simon Holdt møde Søren, med opdatering på SD s projekter og igangværende opgaver Planlægning af Grill n Greet Chris Planlægning af Grill n Greet Morten Møde med redaktøren på Agenda omkring samarbejdet, for at få en bedre sammenhæng i bladet. Der er bestilt tryksager til studiestart + medlemsklistermærker. Rikke Der arbejdes på QueueIt for at få det til at virke til webshoppen til studiestart. Tsinat Været i CPH for at få en update på Slusen, omkring fremtidig kommunikation og planer for efteråret. Johan Nete Plan for arrangementer i barerne i efteråret. Der er blevet lavet dørskilte Har været forplejnings ansvarlig for det arbejdende folk. Planlægning af tutorseminar Koordinering af tutorer Planlægning af morgenmad på Gammeltorv den 1. september. fra Studenterpolitiske Direktion Der er gang i planlægning af Basseralle.
Der er styr på diverse planer omkring studiestart Der er gang i planlægningen af AAU-valg. Omstrukturering af UPF er igangsat. Planlægning af Studiemiljøudvalg, hvordan det gøres dynamisk og slagkraftigt. Planlægning af Landsforums møde den 19. september på AAU. fra Administrationen Er tilbage efter sommerferie, og er i gang med studiestart og diverse opgaver. Lena og Lærke har møde på fredag omkring kantinen og dens indretning. fra Erhvervsgruppen Ikke til stede fra Studenterhuset Ikke til stede fra Økonomien Der kommer opdatering omkring dette på næstkommende bestyrelsesmøde. fra OMSORG Er i gang med et organisationsdiagram for at give et overblik over organisationen. Der bliver kigget på et oplæg om visionspapirer og motivation af frivillige. fra grupper repræsenteret ved mødet Barbaren: Chris er med til tutorseminar for info omkring barernes arrangementer i september. I gang med planlægning af deres bar til Gigantium I gang med planlægning af Boatrace, hvor der bliver lavet boder fra både barerne og fagforeninger. RedBull saga kommer efter afviklingen af Boatrace. Der vil under Boatrace bliver lavet videoer omkring dette, for at brede kendskabet omkring AAU og Studentersamfundet. Planlægning af jubilæum for Barbaren til Grill n Greet. Sport og Fritid Arbejder på hvordan Sport og Fritid skal fungere fremtidigt, og hvilke udvalg der ligger under Sport og Fritid. Møde med UniFitness på tirsdag den 25. august AAU runners Er i kontakt med Sport og Fritid omkring indkøb af løbetrøjer Festudvalget Der er kommet mange nye friske ansigter til, og er i gang med planlægning af Rusfesten. Der er møde på tirsdag den 25. august. EDB-drift Mangler frivillige. Er i gang med omstrukturering af mail. Lyd og Lys Er i gang med at lave en hjemmeside, hvor man kan se hvad der kan lejes til rusture. Alle leverandøraftaler til Studiestart er gået igennem.
4. Besøg fra Stavanger, Norge, studenterforeningen StOr (ODB) [15min] Marcus arbejder videre med at få arrangeret dette. 5. Næste bestyrelsesmøde (ODB) [10min] Motivation: Johan Sørensen Bestyrelsesmødet den 2. september aflyses pga. studiestart. Der afholdes bestyrelsesmøde den 26. august hvis dette findes nødvendigt. 6. Grill N Greet (ODB) [10min] Motivation: Simon Mæng Tjørnehøj Planlægning af hvordan arrangementet skal afholdes. Mangler svar fra mad og Carlsberg. Bestyrelsesmedlemmerne kontakter deres grupper for at høre om deltagelse og evt. hjælp. 7. Boatrace (ODB) [10min] Motivation: Tsinat Berhane Bestyrelsen har en bod til Boatrace, til salg af medlemskaber. 8. Samarbejde med Danski/Red Mountain (ODB) [5min] Motivation: Simon Mæng Tjørnehøj Vil gerne arrangerer skitur med Studentersamfundet. Dette forslag sendes videre til Sport og Fritid. 9. Forventningsafstemning med sekretærerne (OB) [15min] Sekretariatet ønsker at bestyrelsen overholder åbningstiderne så vidt det er muligt. Der kan komme til at være dage hvor sekretariatet ønsker at holde lukket, hvor bestyrelsen kan overtage åbning af sekretariatet. 10. Lukket punkt (ODB) [15min] Motivation: Marcus Birk 11. Lukket punkt (ODB) [15min] 12. Lukket punkt (ODB) [15min] 13. Lukket punkt (ODB) [15min] Motivation: Johan Sørensen
Eventuelt Mødeevaluering Godkendelse af referat Referatet er godkendt.