Excel 2010 Grundkursus Kursushåndbog Microsoft Office 2010 Dansk programversion
Kursushåndbog Microsoft Excel 2010 Grundkursus DK copyright 2010 innovate revision 1.0a
Indhold
INDHOLD Introduktion Læs dette først 1 Kursets indhold 2 Mål med dette materiale 2 Forudsætninger 2 Læsevejledning 3 Programkommandoer 3 Filnavne og indtastning 3 Taster 4 Musen 4 Noter og lignende 4 Kapitel 1 Kom godt i gang 5 Brugergrænsefladen 6 Introduktion til båndet 6 Backstage-visning 9 Miniværktøjslinjen 10 Værktøjslinjen Hurtig adgang 10 Genvejstaster 11 Boksen Navn 11 Statuslinje 12 Projektmappens opbygning 12 Titellinjen 12 Knappen Vælg alle 13 Markering af den aktive celle 13 Kolonneoverskrifter 13 Rækkeoverskrifter 14 Celler 14 Navigationsknapper og arkfaner 14 Vandret og lodret rullepanel 15 Et lille eksempel 15 Klar til start 16 Tilpasning af kolonnebredde 16 Indtastning af overskrifter 17 Indtastning af data 19 Indtastning af formler 20 Formatering af tabellen 21 Konverter til område 22 Formatering af titelteksterne 23 Oprettelse af et diagram 23 Tilpas arkfanerne 26 Gem dine data 27 Udskriv rapporten 27 Gem og luk rapporten 29 Kapitel 2 Navigation 31 Vinduer i Excel 32 Hvordan flytter man vinduer? 33 Hvordan skifter man mellem vinduer? 34 Hvordan kontrollerer jeg vinduer uden musen? 34 Navigation i regnearket 35 Brug tastaturet 35 Genvejsmenuer 36 Kapitel 3 Filer, projektmapper og regneark 37 Oprettelse af en ny projektmappe 38 Åbn eksisterende projektmapper 39 Gem projektmappen 40 Dokumentegenskaber 41 Luk projektmappen 44 Regneark og projektmapper 44 Tilføjelse af nye regneark 44 Aktivering og markering af regneark 45 Slet regneark 46 Ændring af regnearkets navn 46 Ændring af arkfanefarve 47 Flytning af et regneark 47 Kopiering af et regneark 48 Det nye filformat 48 Hvilke fordele er der ved Office XML-formater? 48 Hvad er de nye filtypenavne? 50 Kan forskellige versioner af Office dele de samme filer? 50 Kapitel 4 Redigering og dataindtastning 53 Datatyper 54 Tekst 54 Værdier 55 Formler 55 Indtastning af værdier 56 Indtastning af tekst 56 Datoer og klokkeslæt 57 Ændring eller sletning af værdier og tekster 57 Slette indholdet i cellen 58 Erstat indholdet i cellen 58 Rediger indholdet i cellen 58 Formatering af værdier 59 Automatisk talformatering 59 Formatering ved hjælp af båndet 59 Andre talformater 59 Grundlæggende celleformatering 61 II
MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDKURSUS Skrifttype og tegnformater 61 Justering 61 Rammer 62 Indtastnings- og opsætningstip 62 Flyt markering efter Enter eller ej 62 Brug piltasterne i stedet for Enter 63 Marker cellerne før indtastning 63 Brug Ctrl+Enter til ens oplysninger 64 Autofuldførelse 64 Flere linjer i en celle 64 Kapitel 5 Formler 65 Introduktion til formler 66 Regnearksoperatorer 67 Operatorprioritet 68 Indtastning af formler 69 Manuel indtastning af formler 69 Indtastning ved udpegning 69 Absolutte og relative cellereferencer 70 Relative referencer 70 Absolutte referencer 71 Blandede referencer 71 Indtastning af ikke-relative referencer 72 Formeltips 73 Indtast aldrig faste værdier 73 Brug formellinjen til beregning 73 Konvertering af formler til værdier 73 Kapitel 6 Praktisk regnearksopbygning 75 Indtastning af fast tekst og faste tal 76 Indsættelse af ekstra kolonner 77 Indtastning af formler 78 Kopiering af celler og blokke 79 Justering af formlerne 80 Optimering af modellen 81 Indsættelse af en ekstra række i regnearket 81 Formler med absolutte cellereferencer 82 Formatering 83 Skab lidt luft 83 Ændring af kolonnebredde 84 Flet og centrer 84 Formater som tabel 85 Tal- og tekstformater 86 Omfarv titlen 87 Gitterlinjer 88 Arkfanen 88 Gem modellen 88 Sidehoved og sidefod 88 Udskriftsområde m.v. 90 Kapitel 7 Introduktion til funktioner 93 Hvad er en funktion? 94 Eksempler på funktioner 94 Mere om funktioner 95 Funktionsargumenter 96 Indtastning af funktioner 97 Manuel indtastning 97 Indsæt en funktion ved hjælp af en dialogboks 97 Anvendte funktioner på dette kursus 101 Ændrede funktioner i Excel 2010 102 Kapitel 8 Introduktion til navngivne celler 103 Fordele ved navne 104 Gyldige navne 104 Manuel oprettelse af navne 105 Dialogboksen Nyt navn 105 Navneboksen 106 Dialogboksen Navnestyring 107 Automatisk oprettelse af navne 107 Sådan anvendes navne 109 Liste over anvendte navne 110 Slet navnene igen 110 Kapitel 9 Diagrammer 113 Et kort overblik 114 Diagramtyper 115 Hvilken diagramtype skal jeg vælge? 115 Oprettelse af diagrammer med et enkelt tastetryk 116 Sådan anvender du gruppen Diagrammer 117 Diagramværktøjer 119 Lidt om forskellige diagramtyper 120 Minidiagrammer 124 Tilpas dine minidiagrammer 126 Slet minidiagrammer 128 III
INDHOLD Kapitel 10 Introduktion til Excel-tabeller 129 Hvad er en Excel-tabel? 130 Hvad kan man bruge tabeller til? 131 Generelt om tabeller 131 Definition af tabellen 132 Konverter til område 133 Slet tabellen 133 Indtastning af data i tabellen 133 Indsæt og slet poster i listen 134 Filtrering af tabellen 137 Autofilter 137 Tekst-, tal- og datofiltre 139 Sortering af tabellen 140 Simpel sortering 140 Avanceret sortering 141 Kapitel 11 Spændende funktioner i Excel 143 Autoberegning i statuslinjen 144 Revisionsværktøjer 145 Fejlmeddelelser 147 Datavalidering 148 Fanen Indstillinger 148 Fanen Meddelelse 149 Fanen Fejlmeddelelse 149 What-if-analyse 150 Målsøgning 150 Gem og gendan Excel-filer automatisk 152 Aktiver og tilpas automatisk gendannelse 152 Gendan lukkede filer, du ikke fik gemt 153 Se og gendan tidligere automatisk gemte versioner af din fil 155 Tilpasning af båndet 155 Tilføj en brugerdefineret fane 156 Skjul eller fjern brugerdefineret faner 159 Tillæg A Genvejstaster m.v. 161 Tillæg B Opgaver 169 Stikord 181 IV
i Læs dette først I dette kapitel Kursets indhold Mål med dette materiale Forudsætninger Læsevejledning Noter og lignende
INTRODUKTION LÆS DETTE FØRST Læs dette først Kursets indhold Excel 2010 Grundkursus er en grundlæggende gennemgang af Microsoft Excel 2010, som er en del af Microsoft Office. Du vil efter kurset have kendskab til programmets opbygning og vil kunne anvende det til løsning af daglige regnearksopgaver. Efter kurset vil du blandt andet kunne: Forstå opbygningen af Excel. Forstå de grundlæggende begreber i regneark. Oprette, hente, gemme og udskrive regneark. Oprette og anvende formler og funktioner. Oprette og anvende navne. Oprette og anvende diagrammer. Oprette, sortere og søge i lister. Anvende de indbyggede revisionsværktøjer. Anvende datavalidering. Anvende målsøgning. Mål med dette materiale Tænk på dette materiale som en slags kogebog. Hent inspiration i materialet og benyt så programmets online-hjælp til at få emnet yderligere uddybet. Materialet er ment som en støtte i forbindelse med kurset med henblik på at forklare nogle af de anvendte begreber og kommandoer, men materialet kan også anvendes til selvstudium uden instruktørbistand. Materialet er ikke beregnet på at erstatte den dokumentation, der følger med programmet. Forudsætninger Det forudsættes, at kursisten har et grundlæggende kendskab til en pc og er vant til at arbejde med brugergrænsefladen i Windows. 2
MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDKURSUS Læsevejledning I dette materiale er der anvendt forskellige typografiske konventioner for at lette læsningen, hvilket gennemgås i det følgende. Programkommandoer Som de andre Office 2010-programmer har Excel 2010 fået en ny og opdateret brugergrænseflade, som du kan læse meget mere om i kapitel 1, Kom godt i gang. Denne nye brugergrænseflade indeholder kommandoknapper grupperet i grupper fordelt på forskellige kommandofaner i stedet for menuer og menupunkter, som du sikkert er vant til fra andre Windows-programmer og tidligere udgaver af Excel. Båndet i Office 2010 er ændret i forhold til båndet i Office 2007, idet Microsoft har erstattet knappen Microsoft Office og menuen Filer i tidligere versioner af Microsoft Office-programmerne med fanen Filer. Når du klikker på fanen Filer, får du adgang til visningen Microsoft Office Backstage (også blot kaldet Backstage-visning), hvor du kan åbne, gemme, udskrive, dele og administrere filer og angive programindstillinger. NOTE Fanen Filer er i modsætning de øvrige faner farvelagt, så den følger Microsofts farveskema for Officeprogrammerne. Fanen Filer i Microsoft Office Excel 2010 er fx grøn, hvor den i Microsoft Word er blå. Hvis jeg skriver Vælg kommandoen Filer Gem, betyder det, at du skal klikke på fanen Filer, der er placeret i venstre side af båndet, og derefter klikke på kommandoen Gem i visningen Microsoft Office Backstage. Hvis jeg skriver Klik på kommandoen Pivottabel i gruppen Tabeller under Indsæt betyder det, at du skal klikke på kommandofanen Indsæt, hvis den ikke allerede er aktiv, og så klikke på kommandoknappen Pivottabel i gruppen Tabeller. Filnavne og indtastning Din indtastning via tastaturet vises i enten halvfed kursiv eller i denne skrift. Filnavne kan være skrevet med en anden skrifttype. Lange indtastninger skrives normalt på separate linier, hvor du for eksempel kan blive bedt om at skrive en tekst som vist her: Salgskoncept og projektplan for år 2010. 3
INTRODUKTION LÆS DETTE FØRST Taster Navne på taster på tastaturet vises i halvfed. Når der skal trykkes på to taster samtidig, skrives dette med et plustegn som vist her: Tryk på Ctrl+S for at gemme. Musen Du vil støde på følgende termer i forbindelse med brug af musen: Musemarkøren Den grafiske markør, som bevæger sig rundt på skærmen, når du flytter på musen. Musemarkøren er normalt en pil, men den ændrer form alt, efter hvilken arbejdsopgave du er i gang med. Peg Flyt musen, så musemarkøren placeres oven på et bestemt objekt. Tryk Tryk på den primære (normalt venstre) museknap, og hold den nede. Dette anvendes normalt i forbindelse med at trække. Klik Tryk på den primære museknap en enkelt gang, og slip den straks. Højreklik Tryk på den sekundære (normalt højre) museknap en enkelt gang, og slip den straks. Den sekundære museknap anvendes til at vise forskellige genvejsmenuer. Dobbeltklik Klik to gange umiddelbart efter hinanden på den primære museknap. Træk Tryk på den primære museknap, og hold den nede, mens du flytter musen. Dette anvendes oftest til at vælge et område med eller til at ændre størrelsen af et objekt. Noter og lignende Jeg har nogle steder valgt at anvende forskellige tekster i venstre margen for at henlede opmærksomheden på et bestemt afsnit: NOTE Dette symbol viser, at noget er vigtigt eller værd at notere sig. Det kan være nogle forklaringer, som hjælper dig med at forstå en bestemt opgave, eller noget fundamentalt for at forstå den efterfølgende gennemgang. TIP Dette symbol henviser til et tip. Et tip kan være en mere effektiv måde at gøre tingene på. EKSEMPEL Dette symbol henviser til forskellige filer på harddisken/disketten. 4
Cut Elly, Cut Dette er kun et lille uddrag af et af vores kursusmaterialesæt. Har du lyst til at købe materialet til dine kurser, kan du bestille det ved at ringe til os på telefon 70 23 00 14 eller skrive til os på innovate@innovate.dk. Det vil også snart være tilgængeligt som e-bog så hold øje med vores hjemmeside med jævne mellemrum! www.innovate.dk
K A P I T E L 6 Praktisk regnearksopbygning I dette kapitel Indtastning i regnearket Oprettelse af formler Udskrivning
KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING Praktisk regnearksopbygning I de foregående kapitler har vi skrevet meget om, hvordan du arbejder med Excel. Efter denne gennemgang er det vist på tide at få afprøvet teorien i praksis, hvorfor vi i dette kapitel vil opbygge en mindre regnearksmodel, som vist i nedenstående figur. Det færdige regneark. Ved at indtaste tekst, tal og formler i et tomt regneark er det nu din opgave at opbygge en prisliste for firmaet Hokus Pokus ApS. For at få struktureret regnearksopbygningen er det en fordel at arbejde med regnearket i følgende rækkefølge (de fire F er eller TTFF): Fast tekst Faste tal Formler Formatering Indtastning af fast tekst og faste tal Når man skal opbygge en model, kan det normalt bedst betale sig at starte med den tekst, der skal være i modellen. Det kan for eksempel være overskrifter i de enkelte kolonner, der anvendes som fundament for resten af regnearket. 76
MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDKURSUS I det følgende vil vi opbygge prislisten trin for trin, hvor vi bl.a. vil beregne avance og salgspris samt formatere regnearket med rammer og farver. 1 Indtast den faste tekst i de viste celler. Første trin i vores modelopbygning. Hvis den tekst, man indtaster, er længere end kolonnen er bred, vil Excel blot lade teksten fortsætte i nabocellerne forudsat at disse naboceller er tomme. Hvis der derimod står noget i en af nabocellerne, bliver teksten afskåret, hvor den næste celle begynder. 2 Herefter indtastes alle de faste tal (og andre oplysninger) som vist herunder. Andet trin i vores modelopbygning. Indsættelse af ekstra kolonner Ved nøje gennemgang af vores skema ser vi, at vi har glemt en kolonne til beregning af moms, hvorfor vi skal have indsat en ekstra kolonne mellem kolonne D og E, som vist på næste side. Det kan gøres på følgende måde: 1 Højreklik på kolonneoverskrift E. 2 Vælg punktet Indsæt i genvejsmenuen. 3 Indtast teksten Moms i celle E3. 77
KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING Ved at højreklikke på kolonneoverskriften vises en genvejsmenu. Hvis du foretrækker at bruge tastaturet, kan det gøres på følgende måde: 1 Placer cellemarkøren i en vilkårlig celle i kolonne E. 2 Tryk derefter på Ctrl+Mellemrumstasten for at markere hele kolonnen. 3 Tryk til sidst på Ctrl++ (Ctrl+Plus) på det ordinære tastatur. Endelig kan du også anvende musen til at flytte indholdet af celle E3 (Salgspris) til F3, så du kan skrive den manglende tekst i kolonne E. Indtastning af formler Nu mangler vi de formler, der skal beregne avancen, momsen og salgsprisen, hvilket gennemgås i det efterfølgende. Avanceberegning Avancen skal udregnes i kolonne D på baggrund af vores indkøbspris i kolonne C, hvor vi til at starte med vil nøjes med en avance på 10%. Dette gøres på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle D4. 2 Indtast formlen =C4*10% (indkøbsprisen gange avancen). 3 Tryk på Enter. NOTE Når du indtaster formler vil du se, at Excel selv foreslår forskellige funktioner (eller navngivne områder) i formellinjen afhængigt af, hvad du skriver. Hvis du fx skriver =C som nævnt ovenfor, viser Excel alle funktioner, der starter med C. Du skal dog blot skrive videre, hvorefter funktionerne forsvinder igen. 78
MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDKURSUS Momsberegning Momsen skal derefter beregnes i kolonne E. Momsen skal tages af både indkøbsprisen og avance n. De 25% moms skal derfor tages af summen af indkøbsprisen og avancen, hvilket gøres på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle E4. 2 Indtast =(C4+D4)*25%. 3 Tryk på Enter. Husk at medtage parenteserne, da beregningen som følge af operatorprioritet i modsat fald vil give et forkert resultat. Salgsprisberegning Her til sidst skal vi så have beregnet salgsprisen i kolonne F. Dette gøres lettest på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle F4. 2 Dobbeltklik på knappen Autosum i gruppen Redigering under Startside, hvorved Excel automatisk indsætter en SUMfunktion i cellen (du lærer mere om funktioner senere i denne kursushåndbog). Kopiering af celler og blokke Når formlerne er indtastet i de rigtige celler, regner Excel straks resultatet ud og skriver det på skærmen i den celle, hvor formlen blev skrevet. Flyttes cellemarkøren derimod hen til en af de celler, der indeholder en formel, kan man i indtastningslinjen se den formel, der blev indtastet, mens man ser resultatet af formlen i selve regnearket. Da vi nu har lavet de tre formler, som er nødvendige for at beregne værdierne i de tre kolonner, er det vist på tide at gentage denne pro- 79
KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING ces for alle de andre varer i firmaet Hokus Pokus. Dette giver selvfølgelig en stor mængde indtastningsarbejde og derved store muligheder for fejl. Det er derfor både langt mere sikkert og langt hurtigere at bruge Excels kopieringsmuligheder. Der er som i alle andre Windows-programmer mange måder at kopiere på. I dette tilfælde kan man med fordel anvende Autofyld, som benyttes ved at markere hele området, dvs. D4:F4 og så trække fyldhåndtaget (det lille sorte kors i markeringens nederste højre hjørne) ned til række 8. Excel kopierer nu de tre formler fra cellerne D4, E4 og F4 ned i de tilsvarende celler i række 5-8. Justering af formlerne Excel er godt klar over, at formlen i D4 skulle kopieres til alle de celler i blokken, der stod i kolonne D, og ligeså for formlerne i E4 og F4. Hvis vi flytter cellemarkøren ned i celle D5, kan vi i indtastningsfeltet se, at det er den rigtige formel, der står i cellen. Da vi indtastede formlen i celle D4, skrev vi =C4*10%. I den kopi af formlen, der nu står i celle D5, står der imidlertid =C5*10%. Dette er naturligvis korrekt, fordi vi jo ikke skal have beregnet avancen på tryllestaven én gang mere, men hellere vil have beregnet avancen på den høje hat og de andre varer i listen. Når vi laver sådanne kopieringer af formler, justerer Excel altså selv de cellereferencer, der indgår i formlerne. I vores tilfælde med prislisten var det smart, at Excel selv var i stand til at justere vores formler, men dette er selvfølgelig ikke altid tilfældet. NOTE Læs mere om relative og absolutte cellereferencer i kapitel 5, Formler. 80
MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDKURSUS Optimering af modellen Da vi skrev formlerne for avancen og momsen, skrev vi direkte i formlen, at avancen skulle være 10% og momssatsen 25%. Vi har tidligere gennemgået nogle formeltips, hvor vi blandt andet nævnte, at det ikke er særligt hensigtsmæssigt at skrive faste værdier i vores formler. Hvis momsen for eksempel stiger til 30%, eller hvis vi bliver nødt til at sætte avanceprocenten op for at klare en lurende konkurs (og hvem vil nøjes med en avance på 10%), må vi skrive alle formlerne om og håbe på, at vi ikke har alt for mange varer i vores liste. Det kunne derfor være smartere at indføje en ny linje lige under kolonneoverskrifterne, hvor vi direkte kan indtaste de gældende avance- og momsprocenter. Vi skal så alligevel skrive vores formler om, fordi formlerne nu skal henvise til de celler, der indeholder den aktuelle avance- og momsprocent men det behøver vi kun denne ene gang. Herefter vil alle priserne automatisk kunne justeres til de nye forudsætninger. Indsættelse af en ekstra række i regnearket Du kan indsætte nye rækker på samme måde, som du indsatte en kolonne til vores momsberegning. Dette gøres på følgende måde : 1 Højreklik på rækkeoverskrift 4. 2 Vælg kommandoen Indsæt i genvejsmenuen. Hvis du i stedet foretrækker at bruge tastaturet, kan det gøres på følgende måde: 1 Placer cellemarkøren i en vilkårlig celle i række 4. 2 Tryk derefter på Shift+Mellemrumstasten for at markere hele rækken. 3 Tryk til sidst på Ctrl++ (Ctrl+Plus) på det ordinære tastatur. TIP Hvis du markerer flere rækker (eller kolonner), indsætter Excel det tilsvarende antal rækker (eller kolonner) i regnearket. Alle formler i de rækker, der flyttes, justeres helt automatisk til de nye cellereferencer, og du skal nu blot indtaste de ønskede procentsatser i celle D4 og E4 (se illustrationen på næste side). 81
KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING Regnearket efter indsættelse af en ekstra række og indtastning af procentsatser. Formler med absolutte cellereferencer Vi skal nu omskrive vores formler, så de henviser til de nye avanceog momsprocenter, vi netop har indtastet i række 4. Ved samme lejlighed kan vi se, hvordanvi kan udnytte indtastning ved udpegning til at lave formler. Lad os starte med at se på, hvordan vi kan indtaste avanceformlen i celle D5. Det gøres på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle D5. 2 Indtast et lighedstegn (=) 3 Flyt cellemarkøren til celle C5. 4 Indtast et gangetegn (*). 5 Flyt cellemarkøren til celle D4. 6 Tryk på F4 (formlen lyder nu =C5*$D$4). 7 Tryk på Enter. I celle E5 skal tilsvarende indtastes den nye formel for momsberegningen. Dette gøres på følgende måde: 1 Flyt cellemarkøren til celle E5. 2 Indtast et lighedstegn og en startparentes. 3 Flyt cellemarkøren til celle C5. 4 Indtast et plustegn. 5 Flyt cellemarkøren til celle D5. 6 Indtast en slutparentes og et gangetegn. 7 Flyt cellemarkøren til celle E4. 8 Tryk på F4 (formlen lyder nu =(C5+D5)*$E$4). 9 Tryk på Enter. 82
MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDKURSUS Vores formel til beregning af salgspris skal ikke ændres, idet den jo blot beregner summen af værdien i de tre celler til venstre. De to nye formler skal nu kopieres ned i de øvrige celler på helt samme måde som vi gjorde før ved hjælp af Autofyld. De formler, som allerede står i cellerne, slettes automatisk. Fordelen ved disse nye formler er, at du nu kan ændre på avance- og momsprocenterne uden at skulle ændre alle dine formler prøv selv! Her ser du et eksempel på en af de nye formler i regnearket. Formatering Listen virker nu efter hensigten den kan beregne en salgspris på baggrund af indkøbspris og avance, men er ikke særlig præsentabel. Det ville nok pynte en del med en smule formatering det vil sige ensretning af talformaterne, tilpasning af kolonnebredden, farvelægning af dele af regnearket og endelig indramning af de forskellige områder. Skab lidt luft Lad os starte med at indsætte nogle ekstra rækker og kolonner, så vi får lidt luft omkring vores data. Det kan for eksempel gøres på følgende måde: 1 Tryk på Ctrl+Home for at gå til arkets øverste celle. 2 Klik på pilen på kommandoknappen Indsæt i gruppen Celler under Startside, og vælg kommandoen Indsæt arkrækker. 3 Klik på pilen på kommandoknappen Indsæt i samme gruppe, og vælg kommandoen Indsæt arkkolonner. 4 Klik på pilen på kommandoknappen Formater i samme gruppe, og vælg kommandoen Kolonnebredde. 83
KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING 5 Klik på OK. Dette kan også gøres med musen ved at trække i den lodrette sorte streg mellem kolonneoverskrifterne eller ved at anvende kolonnens genvejsmenu, som du har prøvet tidligere. Ændring af kolonnebredde Nu er det vist på tide at vise hele indholdet af de enkelte kolonner. 1 Marker kolonne B:G. 2 Højreklik i markeringen, vælg kommandoen Kolonnebredde, indtast en kolonnebredde på 10 i dialogboksen og klik på OK. 3 Marker kolonne C. 4 Højreklik i markeringen, vælg kommandoen Kolonnebredde, indtast en kolonnebredde på 15 i dialogboksen og klik på OK. Du kan også her benytte musen, hvilket gøres ved at placere musemarkøren på skillelinjen mellem eksempelvis kolonne B og kolonne C, holde knappen på musen nede og trække skillelinjen henholdsvis til højre eller venstre og så slippe knappen igen. Man kan også lade Excel selv tilpasse bredden af kolonnen ved at udføre Autotilpas. Det gøres lettest ved at dobbeltklikke på skillelinjen, hvorefter kolonnen tilpasses efter det bredeste felt i kolonnen. Flet og centrer Modellens overskrifter træder ikke så tydeligt frem, så det vil vi gøre noget ved i dette afsnit. Lad os centrere selve firmanavnet midt over de anvendte kolonner og centrere kolonneoverskrifterne i de enkelte kolonner. I samme arbejdsgang kan vi også centrere vores procentsatser og bestillingsnumre samt formatere teksten. Lad os starte med firmanavnet på følgende måde: 1 Marker området B2:G2. 2 Klik på kommandoknappen Flet og centrer i gruppen Justering under Startside. 3 Klik på rullelisten Skriftstørrelse, og vælg skriftstørrelse 26. 84
MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDKURSUS Du kan også blot klikke på kommandoknappen Forøg skriftstørrelse i samme gruppe, indtil skriften har en passende størrelse. 4 Klik på kommandoknappen Fed (eller tryk på Ctrl+F) for fed skrift. 5 Klik på kommandoknappen Juster midt på vandret (skulle egentlig have heddet lodret) i gruppen Justering. 6 Højreklik på rækkeoverskriften for række 3, vælg kommandoen Rækkehøjde, indtast en rækkehøjde på 36 og klik på OK. Formater som tabel Du skal nu bruge Excels nye Formater som tabel-funktion. Denne funktion føjer en masse funktionalitet til tabeller, ligesom funktionen indeholder mange forskellige formater, der gør det nemt og hurtigt at formatere tabellen. Du skal i dette kapitel kun bruge formateringsmulighederne, og så kommer vi tilbage til tabelfunktionerne senere i denne kursushåndbog. 1 Marker området B4:G10. 2 Klik på kommandoknappen Formater som tabel, og vælg et format i oversigten jeg bruger typografien Tabeltypografi Mellem 10 i dette eksempel. 3 Klik på knappen OK i dialogboksen Formater som tabel for at acceptere tabelområdet (sørg for, at afkrydsningsfeltet Tabellen indeholder overskrifter er markeret for at angive, at den øverste række skal formateres anderledes end de øvrige). 4 Klik derefter på kommandoknappen Konverter til område i gruppen Funktioner under Design (kommandofanen Design vises automatisk, når du har markeret en celle i tabellen). Herved fjernes de funktioner, der er tilknyttet Excel-tabeller (tidligere Excel-lister), og du kan nu nøjes med at bruge formatet fra tabeltypografien. 85
KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING 5 Klik på knappen Ja, når du bliver bedt om at bekræfte ovenstående. 6 Marker overskrifterne i B4:G5. 7 Klik på knappen Centreret i gruppen Justering under Startside. 8 Klik på kommandoknappen Juster midt på vandret (skulle egentlig have heddet lodret) i gruppen Justering. 9 Højreklik på rækkeoverskriften for række 4, vælg kommandoen Rækkehøjde, indtast en rækkehøjde på 22 og klik på OK. Procentsatserne formateres på følgende måde: 1 Marker området E5:F5. 2 Klik på rullelisten Skriftstørrelse, og vælg skriftstørrelse 8. 3 Klik på knappen Centreret. Tal- og tekstformater Tallene i vores regneark ser ikke for pæne ud. Nogle har ingen decimaler, mens andre har op til tre decimaler. Lad os ensrette dem lidt og anvende nogle af Excels indbyggede talformater. Dette gøres lettest på følgende måde: 1 Marker området D6:G10. 2 Klik på knappen Separatortegn i gruppen Tal. Det er også muligt at anvende andre talformater i dialogboksen Formater celler, som vi tidligere har gennemgået. Ovenstående talformat indeholder en lille smart detalje, idet det automatisk indsætter luft efter tallet. På den måde er du fri for, at dine tal placeres alt for tæt på den næste kolonne. 86
MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDKURSUS Lad os benytte samme fremgangsmåde med vores varenavne og samtidig prøve at lave vores eget talformat. 1 Marker området C6:C10. 2 Klik på knappen Udvid dialog i gruppen Tal. 3 Vælg kategorien Brugerdefineret, og indtast et mellemrum, et @ og endnu et mellemrum i feltet Type som vist i figuren herover. 4 Klik på knappen OK. Du har netop oprettet et nyt tekstformat, som indsætter et mellemrum før og efter teksten. 1 Marker området B6:G10. 2 Klik på kommandoknappen Centreret. Omfarv titlen Til sidst skal vi have ændret farve og baggrund manuelt på titlen: 1 Marker celle B2 (som jo er flettet af cellerne B2:G2). 2 Klik på pilen på kommandoknappen Udfyldningsfarve, og vælg en farve, der svarer til udfyldningsfarven i B4:G4. 3 Klik på pilen på kommandoknappen Skriftfarve, og vælg en farve, der svarer til skriftfarven i B4:G4. 87
KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING Gitterlinjer De grå streger, som ses i regnearket, kaldes gitterlinjer. Når du nu har brugt lidt tid på at få regnearket til at se pænt ud, og selv har sat en masse streger, vil det som før nævnt være en fordel at fjerne gitterlinjerne. Det gøres ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Gitterlinjer i gruppen Vis/skjul under Vis. Arkfanen Som en sidste afpudsning skal du have givet regnearket et passende navn, ligesom du skal fjerne de to overskydende regneark, som du måske har i din projektmappe. 1 Dobbeltklik på arkfanen med din prisliste, og indtast for eksempel navnet Prisliste. 2 Marker de øvrige ark ved først at klikke på det første af de ark, der skal slettes, hold derefter Ctrl nede, og klik på de resterende ark. 3 Højreklik på et af de markerede ark, og vælg kommandoen Slet i genvejsmenuen. Gem modellen Hvis du ikke allerede har gemt modellen, er det vist på tide: 1 Klik på knappen Gem i værktøjslinjen Hurtig adgang. 2 Giv filen et passende filnavn. 3 Klik på knappen OK. Sidehoved og sidefod Inden du udskriver regnearket skal du her tilføje sidehoved og sidefod ved hjælp af Excels nye Sidelayout-visning. 1 Klik på knappen Sidelayout nederst til højre i programvinduet. Her kan du direkte i regnearket tilføje sidehoved og sidefod. 2 Vælg en passende forstørrelse ved hjælp af Zoom-panelet, så du kan se et helt ark papir på skærmen. 88
MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDKURSUS 3 Klik i venstre side af teksten Klik for at tilføje sidehoved øverst på udskriften. Sidehovedet og sidefoden er inddelt i tre områder, nemlig venstre side, centreret og højre side. 4 Indtast teksten Internt udkast, og klik i den højre side af sidehovedet. 5 Klik på kommandoknappen Aktuel dato i gruppen Sidehoved- og sidefodselementer på den kontekstafhængige kommandofane Design, der automatisk vises, når du har markeret sidehovedet eller sidefoden. Her kan du dels vælge mellem nogle foruddefinerede top- og bundtekster. 6 Klik på kommandoknappen Gå til sidefod i gruppen Navigation under Design eller klik selv direkte i sidefoden, og klik i den midterste boks, hvis den ikke allerede er aktiv. 89
KAPITEL 6 PRAKTISK REGNEARKSOPBYGNING 7 Skriv teksten Side, tryk en enkelt gang på Mellemrumstasten og klik så på kommandoknappen Sidetal i gruppen Sidehoved- og sidefodselementer under Design. 8 Klik udenfor sidefoden, og derefter på knappen Normal i nederste højre hjørne af programvinduet for at vende tilbage til normal visning. Når du vender tilbage til dit regneark, vil du kunne se nogle stiplede vandrette og lodrette linjer, som viser dig, hvor Excel har indsat automatiske sideskift. Udskriftsområde m.v. Hvis du ønsker selv at angive sideskift m.v., kan det gøres på flere måder. Du kan for eksempel angive et udskriftsområde dvs. definere det område, der medtages i udskriften på følgende måde: 1 Marker det område, der skal udskrives, fx B2:G10. 2 Klik på kommandoknappen Udskriftsområde i gruppen Sideopsætning under Sidelayout, og vælg kommandoen Angiv udskriftsområde. Du kan også bruge visningen Vis Sideskift, og derefter trække i de blå rammer for at definere dit udskriftsområde og i de stiplede linjer for at flytte eventuelle sideskift, som vist i efterfølgende figur. NOTE Du kan også indsætte manuelle sideskift ved at markere den række (klik på rækkeoverskriften), som du vil have skal starte på en ny side, klikke på kommandoknappen Skift, og derefter vælge kommandoen Indsæt sideskift i gruppen Sideopsætning under Sidelayout. 90