Referat bestyrelsesmøde Erhvervsakademiet Lillebælt

Referat bestyrelsesmøde Erhvervsakademiet Lillebælt 11/12 2017 kl. 15.30-18.00 på Seebladsgade 1, 5000 Odense C. Lokale A0.09 Deltagere: Peter Zinck Martin Rasmussen Peter John Andersen Jens Ejner Christensen Lars Hedal Poul Erik Madsen Søren Jan Nielsen Dan Johansen Lasse Tage Bonnén Nielsen Kasper Thor Philipsen Lindquist Jens Mejer Pedersen Ole Hjort Willatzen Sara Maria Christensen (referent) Gæst under punkt 6.: Jonas Casper Dalsgaard Hansen Afbud: Anders Klinge Lone Engberg Thomsen Britt Lindegaard 1 Godkendelse af dagsorden samt underskrift af referat fra seneste møde Peter indledte mødet med at orientere bestyrelsen om, at han desværre må forlade mødet før tid og at Martin Rasmussen vil lede mødet videre, såfremt mødet ikke er slut. Derefter bød Peter de to nye bestyrelsesrepræsentanter, Lasse og Kasper velkommen. Der blev desuden budt velkommen til Jonas, tidligere bestyrelsesmedlem for de studerende, som var inviteret til at præsentere resultaterne af sin opgave omkring fusionen ml. UCL/EAL. Herefter blev referatet underskrevet uden yderligere bemærkninger. 2 Godkendelse af budget 2018 Ole Hjort Willatzen fremlagde budget 2018, som viser et aktivitetsniveau på 3.989 STÅ, en omsætning på 299 mio. kr. og et overskud på 3,0 mio. kr. svarende til 1,0 %. I budgettet er der reserveret et ikke-disponeret beløb til imødegåelse af fusionsomkostninger, udviklingsinitiativer knyttet til effektiviseringshandleplanen og faglig kapacitetsopbygning og/eller budgetsvigt på i alt 8,7 mio. kr. Generelt betragtet udtrykker budgettet en nedskæringerne taget i betragtning relativt kontinuerlig videreførelse og udvikling af læringsformer og aktiviteter, hvor nedskæringerne i vidt omfang er

imødegået ved en kombination af vækst og reduktion i det økonomiske resultat kombineret med selektive tilpasninger. Bestyrelsen drøftede muligheder for tilkøb af jord mhp dels at etablere flere p-pladser, dels sikre udbygningsmuligheder omkring Boxen. Direktionen udarbejder et beslutningsoplæg til næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen anerkendte direktionen for at tænke både i effektivisering og udvikling af kerneaktiviteter samtidig. Bestyrelsen godkendte herefter budget 2018. 3 Orientering om budgetudkast 2019-21 med forecast Ole Hjort Willatzen orienterede om budgetterne for 2019 2021, som viser en ret stabil udvikling i aktivitetsniveauet fra 2019 hen imod 2021, hvor vi forventer et aktivitetsniveau på 3.932 STÅ. Omsætningen er jævnt faldende fra 284 til 276 mio. kr. Der er et budgetteret overskud på 2,8 mio. kr. i 2019, svarende til en overskudsgrad på 1,0, voksende til ca. 4,4 mio. kr. i 2020 og 2021 svarende til en overskudsgrad på 1,6 %. Budgettet reflekterer 2 % generel nedskæring af statstilskuddet (omprioriteringsbidraget), effekterne af de dimensioneringer, vi blev pålagt i 2014, 2016 og 2017 samt de kapacitetsbegrænsninger (optagslofter), vi frivilligt har indført. Desuden er der fra og med 2019 indregnet en reduktion i statstilskuddet på 2,0 mio. kr. pr. år som er den forventede effekt af indførelsen af et nyt tilskudssystem. Der er i budgetterne indregnet fusionsomkostninger på 1,3 mio. kr. i 2019. Det betyder, at vi i den ordinære driftsøkonomi en bloc betragtet skal reducere omkostningerne fra budget 2018 til budget 2021 1 med 9,8 % fordelt med 8,4 % på uddannelserne og 11,7 % på stabene. De største usikkerheder i budgetterne er optag, frafald og beståelsesfrekvenser. Bestyrelsesformanden anerkendte direktionen for at anlægge et flerårigt perspektiv for udviklingen i de økonomiske vilkår. Bestyrelsen tog orienteringen om budgetudkast 2019-21 til efterretning uden yderligere kommentarer. 4 Orientering om strategisk rammekontrakt Jens Mejer gav en status på arbejdet omkring udarbejdelsen af den strategiske rammekontrakt. På første forhandlingsmøde med Uddannelses- og Forskningsministeriet (UFM) blev vores fremsendte oplæg drøftet, ligesom UFM ønskede at drøfte mere generelle strategiske spørgsmål med EAL. 1 Eksklusive reservationer til udviklingspuljer. 2

Tilbagemeldingen fra UFM er, at vi frem til næste møde skal udforme et forhandlingsudspil, der adresserer tre temaer: Tema 1: Fokus på uddannelsernes videngrundlag og relevans gennem en prioritering af mere og tættere samarbejde med regionens erhvervsliv. Tema 2: Nye og bedre læringsformer, der især adresserer fremtidens behov for digitale kompetencer, forbedrer gennemførelse og garanterer en høj studieintensitet. Tema 3: Fokus på potentialet i at udvikle nye former og samarbejder for efter- og videreuddannelse i samspil med aftagere i offentlige og private sektorer. Disse tre temaer flugter fint med vores nuværende strategi: Kvalitet og Relevans, samt de strategiske mål og potentialer, der er beskrevet for fusionen med UCL og således vil den strategiske rammekontrakt være en delmængde af den nye institutions samlede strategiske grundlag. Hertil bemærkes, at det er netop foreslås i den nye bevillingsreform, at opnåelse af mål i den strategiske rammekontrakt vil være bevillingsudløsende, hvilket har betydning for det ambitionsniveau, der lægges i formuleringen af mål. UFM beder om kontraktudkast tilsendt ultimo februar, med henblik på andet forhandlingsmøde ultimo marts. I forlængelse af tidligere input til kontrakt, udarbejdes i december/januar et forhandlingsudspil, der folder strategiske mål og indikatorer ud inden for de ovennævnte tre temaer. Dette udspil koordineres tæt med UCL, således at det vil kunne sammenskrives til en fælles strategisk rammekontrakt if. med godkendelsen af fusionen. Det forslås at sende udkastet i høring i bestyrelsen ultimo januar, med henblik på fremsendelse til ministeriet den 28. februar. Jens Mejer bemærkede at det vil være naturligt at bruge de strategiske rammekontrakter som afsæt for en mere overordnet strategiproces i den nye institution. Peter Zinck bemærkede at man gerne både vil være ambitiøs og realistisk og i tråd med EALs strategi i øvrigt. Poul Erik Madsen bemærkede, at man i professionshøjskole-regi er enige om at UFM har givet vide rammer til institutionernes indspil til rammekontrakt, det er dog vurderingen at ministeriet er særligt optaget af studieintensitet, frafald og it. Ift erhvervsakademisektoren har ministeriet haft fokus på, at rammekontrakterne skulle adressere beskæftigelsen. Bestyrelsen tog orienteringen om udformningen af strategisk rammekontrakt til efterretning. Det blev aftalt at bestyrelsen får fremsendt udkast til andet forhandlingsudspil til endelig godkendelse ultimo januar 2018. 5 Godkendelse af nye uddannelser 3

Peter Zinck indledte med en bemærkning, at det er og bør være et centralt punkt for bestyrelsen at drøfte og træffe beslutning om nye uddannelser. Herefter orienterede Jens Mejer om, at man i forlængelse af institutionsakkrediteringen forventer at søge udbud af tre nye uddannelser fra sommeren 2019, samt en uddannelsesstation i Fredericia fra sommeren 2018. Pba. i E-handel, som er en 1,5 års overbygningsuddannelse med fokus på digital forretningsforståelse, e-handelsteknologier, digital markedsføring, customer experience og creative content. Adgangen til Pba. i E-handel kan ske fra række erhvervsakademiuddannelser, såvel de merkantile uddannelser, som logistik- og multimedieuddannelserne. EAL har bidraget til udvikling af uddannelsen, som udbydes i Århus. Der søges prækvalifikation til udbuddet såvel i Vejle som Odense i februar 2018, og det er ambitionen er at få udbudt uddannelsen til sommer 2019. Pba. i IT sikkerhed er en 1,5 års overbygningsuddannelse, som kan tilgås med en datamatiker eller elektronikteknolog baggrund. Uddannelsen fokuserer på IT sikkerhed, IT-Governance, systemsikkerhed, netværks- og softwaresikkerhed. Uddannelsen er udviklet og udbydes i København og Århus. Der søges præ-kvalifikation til udbuddet i Odense februar 2018, og det er ambitionen at udbyde uddannelsen fra sommeren 2019. AU i El-installation er en deltidsuddannelse, der kan tilgås af studerende med en elektrikerbaggrund. Uddannelsen kvalificerer til at projektere, tilrettelægge og styre udførelsen af el-tekniske installationer, bygningsautomatik og anlæg. Uddannelsen giver mulighed for at søge godkendelse som el-installatør. EAL har været involveret i udviklingen af uddannelsen, men fik i første omgang afslag på ansøgningen om udbud. Der skal søges prækvalificering til februar 2018 med udbud i Vejle og Odense, og etableres som udbud, så snart EAL er akkrediteret. Automationsteknolog er en to-årig erhvervsakademiuddannelse, der i dag udbydes i Odense. Optaget har været stigende (op til 50 studerende om året) og har nået et passende niveau ift ansøgertal og efterspørgslen fra det lokale erhvervsliv. Erhvervsliv og kommuner i Trekantområdet har markeret et stærkt ønske om at få udbudt uddannelsen i trekantområdet, og derfor foreslås at etablere en såkaldt uddannelsesstation på Fredericia Maskinmesterskole (FMS). Dette sker som led i det strategiske samarbejde med FMS og også med henvisning til, at vi derved undgår investeringer i udstyr og faglighed på vores campus i Vejle. En uddannelsesstation er en forsøgsordning, som kan bruges til afprøve søgningen blandt studerende og efterspørgslen fra virksomheder. Der søges om etablering af uddannelsesstation, efter godkendelse i henholdsvis FMS og EAL bestyrelser. Bestyrelsen godkendte ovenstående forslag til nye uddannelsesudbud. 6 Status på fusionsprocessen Med henvisning til det medsendte statusnotat, orienterede Jens Mejer om, at der er en løbende dialog med Uddannelses- og Forskningsministeriet, om de mere formelle dele af sammenlægningsredegørelsen, herunder bestyrelsens sammensætning og funktionsperiode, 4

institutionens ikrafttrædelsesdato samt håndtering af de igangværende institutionsakkrediteringsprocesser. Som bestyrelserne blev orienteret om på møderne i oktober, vil EAL og UCL anmode om opdeling af institutionsakkrediteringen. Bilagt er et udkast til brev, som kan danne grundlag for fremsendelse af brev til Akkrediteringsinstitutionen. Peter Zinck supplerede med en bemærkning om at det går godt med at udfolde fusionen mellem EAL/UCL og bestyrelserne vil blive opdateret om processen imellem bestyrelsesmøderne. Poul Erik bemærkede at det har været en meget positiv oplevelse, at høre vicedirektørernes oplæg if. at udvikle fælles afdelinger, hvilket giver en oplevelse af at vi også er godt på vej på det indholdsmæssige plan. Jens sluttede med at nævne at man arbejder videre med at udfolde de fem strategiske indsatsområder, som er beskrevet i beslutningsgrundlaget. Peter Zinck orienterede om at styregruppen har drøftet navnet til den nye institution og er enige om, at ordene Lillebælt, Professionshøjskole og Erhvervsakademi skal indgå. Det er på baggrund heraf besluttet, at navnet bliver Erhvervsakademi og professionshøjskole UC Lillebælt. Navnetrækket vil blive opsat efter nedenstående model. Dvs. Erhvervsakademi og professionshøjskole står øverst og derefter navnet på institutionen. Erhvervsakademi og professionshøjskole UC LILLEBÆLT Den kommende institution skal have udarbejdet et nyt logo og en visuel identitet. Det ønskes at den visuelle identitet for den nye institution bevarer en tydelig genkendelighed ift. EALs nuværende visuelle identitet. Rektor Jens Mejer Pedersen og Erik Knudsen udgør styregruppe for udarbejdelse af logo og visuelt identitet med bistand fra et eksternt bureau. Herefter fortalte Jonas om resultaterne af sit bachelorprojekt, som omhandler medarbejderes syn på fusionen. Projektet er baseret på såvel fokusgruppe interviews og spørgeskemaundersøgelse. Hovedkonklusionen er, at der er positive forventninger til fusionen, og at der tilsvarende er en forventning til, at medarbejdere bliver involveret i den kommende udfoldning af den nye institution. Jonas understregede, at der er stor forståelse for, at fusionen giver en stærkere position, at der bliver bedre muligheder for tværfaglige projekter og uddannelsesudvikling og en stærkere forsknings- og videnposition. Derimod er der mange, der er bekymret for, at fusionen vil forringe den interne kommunikation og medarbejdertrivslen generelt. Der er en tendens til at EAL medarbejdere frygter at blive overtaget, mens UCL medarbejdere har mindre forståelse for fusionens relevans for deres uddannelser. Jonas anbefalede at give tid og plads til at medarbejdere lærer hinanden at kende og inddrages i det videre arbejde. 5

Jens og Peter kvitterede for oplægget og bemærkede at man tager det som en positiv udfordring at man bør have fokus på trivsel og intern kommunikation, desuden er man enige om, at man især i forhold til udvikling af nye uddannelseselementer vil have gode muligheder for at involvere medarbejderne. Poul Erik supplerede med at netop nærhed til beslutninger, decentralisering og involvering i størst mulig omfang er en del af fusionens fundament. Til slut bemærkede Jens, at man efter Jonas indsamling har afholdt fælles hils på dine nye kolleger arrangementer i Odense og Vejle, hvilket til dels imødekommer ønsket om kendskab til hinanden. Peter John bekræftede, at der var et godt udbytte af disse gensidige besøg. På baggrund heraf tog bestyrelsen orienteringen om status på fusionsarbejdet siden bestyrelsesmøderne i oktober til efterretning, og godkendte, at de to institutioner indsender anmodning om opdeling af institutionsakkrediteringen, herunder godkender Udkast til brev til Akkrediteringsinstitutionen. 7 Orientering om ledighedsbaseret dimensionering 2018 Jens gav en kort orientering om dimensionering fra 2018 af yderligt følgende uddannelser. EAL er blevet pålagt at dimensionere på følgende uddannelser: UDD Tilgang 2016 Loft 2018 Loft 2019 Loft 2020 Loft 2021 Energiteknolog 5174 18 17 17 16 16 Produktudvikling og teknisk 5326 22 21 20 19 18 integration (PBa PTI) Digital konceptudvikling (PBa) 5499 102 92 82 73 63 Tilgangen til disse uddannelser var i 2017 hhv. 10, 20 og 85. For optaget 2018 har vi i forvejen begrænsninger på hhv. Pba. PTI og Pba. Digital Konceptudvikling på hhv. 25 og 90 pladser grundet begrænsning af engelsksproget udbud og frivillig kapacitetsbegrænsning. Internt på EAL er for laborantuddannelsen fremsat ønske om at øge optagsbegrænsningen fra 29 pga. øget efterspørgsel både if. til søgning af uddannelsen og beskæftigelse. Derudover ønskes på et tidspunkt at etablere uddannelsesstation for Pba. PTI i Fredericia, hvilket skal kunne rummes inden for en dimensionering. Udbuddet af Energiteknolog foregår både i Odense og Vejle, men udbuddet i Vejle er ikke oprettet de sidste to år pga. for få ansøgere. På sigt vil det være hensigtsmæssigt at gennemføre Pba. PTI udelukkende på dansk så uddannelsen kan tiltrække flere ansøgere fra dansksproget udbud. Multimediedesigner har ikke de sidste tre år udnyttet dimensioneringen og har således et reelt overskud af pladser. Udmøntning For 2018 udmøntes dimensioneringen således: - At optaget til PBa Digital Konceptudvikling fastsættes til 90 - At optaget til Produktudvikling og Teknisk integration (PBa PTI) fastsættes til 23 (2 pladser fra Digital Konceptudvikling) - At udbuddet af Energiteknolog lukkes i Vejle 6

- At Laborant tilføjes 5 pladser så loftet bliver 34 - At Multimediedesigners optag reduceres med 5 pladser som overføres til Laborant. Multimediedesigners loft fastsættes dermed til 161 i 2018 - I løbet af 2018 tages stilling justering af dimensioneringsfordelingen mellem nye og tidligere dimensionerede uddannelser i årene 2019-2021 På seneste bestyrelsesmøde den 2/10 2017 bemyndigede bestyrelsen direktionen til at dimensionere uddannelsesudbuddet konkret i overensstemmelse med perspektiverne for beskæftigelse, kapacitet og bæredygtighed. Bestyrelsen tog den foreslåede udmøntning af dimensionering til efterretning. 8 Orientering om tre-partsaftale vedr. efter- og videreuddannelser Trepartsaftalen blev indgået tidligere på efteråret, og set ud fra vores perspektiv er følgende særligt interessant: Der skal etableres en fælles, national platform i form af videreudvikling af efteruddannelse.dk. For videregående VEU vil portalen indeholde link til lokal tilmelding, men når det ny studieadministrative system (SIS) er fuldt implementeret, vil tilmelding til videregående VEU og ansøgning om SVU blive integreret i portalen. Hurtigere udvikling af fagspecifikke kurser. Der skal kunne oprettes særskilte moduler på 5 ECTSpoint, og der etableres fast meritpraksis for disse kurser ind i deltidsuddannelser. Det skal evalueres efter 2 år. Der skal etableres sektorfælles digitale redskaber til erhvervsakademiernes og professionshøjskolernes realkompetencevurdering (RKV), ligesom der etableres fælles retningslinjer for RKV. Der etableres en arbejdsgruppe, der skal kortlægge potentialer og barrierer for RKV og vurdere muligheden for at lave institutionsuafhængige RKV-enheder. Der nedsættes en arbejdsgruppe, der skal rådgive og følge op i for hold til hurtigere kursusudvikling, RKV og den digitale og teknologiske udviklings påvirkning af uddannelser og kompetencebehov. Der afsættes 5 mio. årligt til analyser og eventuelle tiltag. Der skal etableres et datavarehus, der skal medvirke til mere systematisk data og videnopsamling om VEU. Der afsættes desuden 3,1 mio. udviklingsprojekter og analyser, fx af kvalitet og effekt. Der skal etableres en national strategisk indsats for digitalisering af hele VEU-området, hvor der afsættes en udviklingspulje, der løber over 4 år (der er ikke sat beløb på). Den skal trække på eksisterende erfaringer og søsætte nye projekter. Fokus vil være på både digitale undervisningsformer og digitale kompetencer, og der vil blive lagt vægt på genkendelighed i brugergrænseflader på tværs af de projekter, der gives støtte til. For at styrke digitale læringsforløb, kan der i den 4-årige periode opnås VEU-godtgørelse, også når undervisningen er uden tilstedeværelse. Der etableres en fælles, national vejledningsenhed i regi af e-vejledningen under Undervisningsministeriet. Der udvikles et digitalt værktøj til at afdække uddannelsesmuligheder og behov samt en digital uddannelsesplan, hvor den enkelte kan samle planer over 7

uddannelsesønsker. Koordination og aktørsamarbejde skal styrkes (udbydere, erhvervsfremme, jobcentre, A-kasser mm). Der afsættes 25 mio. i aftaleperioden til at udarbejde en konkret RAR-model for koordination og aktørsamarbejde. VEU-centerkonstruktionen udfases i 2018. Der opfordres til frivillige partnerskaber mellem udbydere og regionale aktører. Endelig skal VEU-rådet og REP mødes en gang årligt for at styrke en sammenhængende rådgivning af Regeringen om VEU. Der etableres en omstillingsfond, hvor der afsættes 65 mio. årligt til deltagerbetaling for videregående VEU. Den nuværende referencegruppe for VEU-milliarden skal følge opstarten af fondens aktiviteter på det videregående område i 2019. Alle initiativer starter som udgangspunkt i 2018, og nødvendige lovforslag søges fremsat i Folketingssamlingen 2017/2018. Jens Mejer bemærkede, at man ser frem til VEU aftalens indgåelse, og forventer, at det kan bidrage til at skabe større aktivitet på området. Bestyrelsen tog orientering om tre-part aftalen til efterretning. 9 Orientering om persondatabeskyttelse for selvejende institutioner Ole Hjort Willatzen orienterede om hvordan EAL arbejder med at blive klar til at den nye personbeskyttelsesforordning, som træder i kraft maj 2018. Der er skabt et overblik over de processer, der er berørt af den nye lovgivning, og der er igangsat en beskrivelse af de relevante workflows både ift medarbejdere og studerende. Der gennemføres en tilsvarende proces i UCL, og det vurderes, at begge institutioner er på vej til at kunne leve op til kravene, om end man ikke er endeligt i mål hermed ultimo maj 2018. Det vurderes dog, at det vil være acceptabelt at vi ikke er helt i mål, sålænge vi kan dokumentere, at vi er godt i gang med at indføre procedurer, der sikrer at vi lever op til forordningen. 10 Orientering om ny bevillingsreform Ole Hjort Willatzen orienterede om den foreslåede bevillingsreform. Målet med reformen er at øge uddannelsekvaliteten og det ledelsesmæssige fokus på god undervisning og forbedret relevans. En del af tilskuddet vil blive ydet på basis af præstationer (resultater) målt i forhold til en række politiske prioriteringer. Modellen vil bliver rullet over en 3-årig periode fra 2019-2022. Det vurderes at EAL vil miste ca 2 mio kr årligt i tilskud på baggrund af bevillingsreformen, givet at alle udløsende faktorer holdes på konstant niveau. De nærmere tekniske detaljer er fortsat ved at blive afklaret i dialog med ministeriet, herunder hvilke beskæftigelsestal der vil blive anvendt. Det blev bemærket at systemet er komplekst, og at det bliver en udfordring at langtidsplanlægge for institutionerne. 11 Meddelelser fra formand og rektor 11.1 formand 11.2 rektor 8

- Aktiviteter siden sidst (bilag) - Status på institutionsakkreditering Jens gav en status på processen, herunder at man netop har sendt yderligere 1800 siders bilag ind til akkrediteringsinstitutionen med henblik på at der kommer 2. Panelbesøg til februar 2018. - Dimissioner (bilag) 12 Eventuelt Martin Rasmussen rundede mødet af med en særlig tak til både direktion og bestyrelse for det gode arbejde og ønskede, på vegne af formanden, en god jul. Herefter blev der delt julegaver ud til medlemmer af bestyrelsen. 9