Boligorganisationen Munkegård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 30. oktober 2014 Referat af Sted og tidspunkt kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Munkegård Afdelingsbestyrelsens mødelokaler, Dalstrøget 135, kælderen tirsdag den 21. oktober 2014 kl. 17.00 Deltagere Fraværende Fra boligorganisationen Per Kloster Andersen, Peter Valenius, Jens Rytter Hansen, Bjarne Busgaard og Charlotte Gram Fra repræsentantskabet Kirsten Straagaard, Inge Rasmussen og Lis Nyborg Suppleanter Poul Rasmussen og Gert Vinther Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Rita Russel Rahbek Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde 7. april 2014 3. Revisionsprotokollat 4. Optagne lån i perioden 7. april - 21. oktober 2014 5. Indkomne forslag 6. Anvisningsaftale vedrørende seniorboliger 7. Budget 2015 for: a. Boligorganisationen Munkegård b. Afdeling Nordre Munkegård 8. Renoveringsprojekter a. Status Munketorvet 1. Seniorboligerne (8 ældre- og handicapvenlige boliger) 2. Parkeringskælderen 3. Ejerforeningen Munketorvet b. Helhedsplan for renoveringsarbejder c. Status bolignet 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er Bjarne Busgaard og Peter Valenius samt suppleanterne Kirsten Straagaard og Inge Rasmussen 10. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingen c. Fra administrationen d. Fra kommunens repræsentant 11. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag tirsdag d. 14. april 2015 12. Eventuelt 570
ad 1 - Valg af dirigent Peter Valenius blev valgt som dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 7. april 2014 Referatet blev godkendt. ad 3 - Revisionsprotokollat Ingen indførsel. ad 4 - Optagne lån i perioden 7. april - 21. oktober 2014 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 5 - Anvisningsaftale vedrørende seniorboliger Administrationen ønskede at høre, om bestyrelsen ønskede anvisningsaftalen vedrørende boligerne drøftet på det kommende styringsdialogmøde med Gentofte Kommune. Bestyrelsen foreslog, at det i aftalen blev tilføjet, at beboere i boligerne, der er egnet til ældre og handicappede, ikke må have hjemmeboende børn under 23 år. Det blev besluttet at drøfte anvisningsaftalen på det kommende styringsdialogmøde med Gentofte Kommune. ad 6 - Indkomne forslag Ingen forslag er modtaget. ad 7 - Budget 2015 a. Boligorganisationen Munkegård Boligorganisationens budget for 2015 blev gennemgået. Almenbos administrationsbidrag fastholdes med 3.800 kr. inkl. moms og bruttoadministrationsbidraget for 2015 for afdelingerne udgør 4.194 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed pr. år. Administrationen oplyste, at Deloitte er ved at undersøge, om der i henhold til momsregulativet er mulighed for at momsfritage boligorganisationen. Almenbo kan momsfritages for kerneydelserne, der levres til de boligorganisationer, som Almenbo administrerer. Budgettet og administrationsbidraget blev godkendt. b. Afdeling Nordre Munkegård Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2015 på 100.000 kr. svarende til 1,1 %. Dette medfører en gennemsnitsleje på 679 kr./m 2 /år. Der blev spurgt, hvorfor der er afsat 321.000 kr. i 2014 til udskiftning af maskiner i vaskerier. Administrationen svarede, at beløbet er afsat, idet tilfælde at flere maskiner går i stykker på én gang. Pt. er afholdt udgifter til rulle- og vaskemaskine. 571
Det blev nævnt, at den opsatte duesikring på altanerne falder af. Administrationen vil bede Enemærke og Pedersen om at reparere duesikringen samt bede ejendomsmesteren undersøge, om det er et generelt problem. Budgettet blev godkendt. ad 8 - Renoveringsprojekter a. Status Munketorvet 1. Seniorboligerne (8 ældre- og handicapvenlige boliger) Alle boligerne er nu udlejede og lejekontrakter forventes fremsendt i uge 44. Der foretages mangelgennemgang den 4. november og boligerne afleveres af entreprenøren den 18. november. Byggepladsen fjernes den 1. december. Der blev spurgt, om der males direkte på gipsen i boligerne. Administrationen vil undersøge, om dette er aftalt i byggeprogrammet. Til referat kan oplyses, at der ikke er foreskrevet filt på vægge og lofter. Administrationen oplyste, at de vil informere Gentofte Kommune om, at krav i påbudsvarsel den 16. september jf. entreprenør er efterlevet. 2. Parkeringskælderen Administrationen oplyste, at der pt. er to ledige pladser i parkeringskælderen. Der har været problemer med vandindtrængen flere steder i parkeringskælderen. Entreprenøren mener, at problemet løser sig selv, når bygningen er færdig. Almenbo følger sagen. Administrationen orienterede om, at indgangsportene ikke virker, når der ikke er internetforbindelse. Administrationen har derfor bedt entreprenøren aftale et møde med Ishøj Hegn, så problemet kan løses. 3. Ejerforeningen Munketorvet Ejerforeningen skal stiftes ved afholdelse af generalforsamling. Der indkaldes til denne, når boligerne er taget i brug. Den endelige arealfordeling og skøde er under udarbejdelse. b. Helhedsplan for renoveringsarbejder På trods af flere rykkere har Gentofte Kommune endnu ikke svaret på ansøgningen om helhedsplanen, som Almenbo fremsendte den 11. oktober 2013. På det afholdte møde med Gentofte Kommune blev kun drøftet udbygningen af de fire nordgavle, som Gentofte Kommune har givet afslag på med den begrundelse, at delområdet - jf. lokalplanen - er udbygget og udbygningen kommer for tæt på naboskel. Der afholdes snarligt styringsdialogmøde med Gentofte Kommune, hvor administrationen vil rykke for svar for de øvrige arbejder i helhedsplanen. c. Status bolignet Projektet kører planmæssigt og alle installationer forventes udført den 23. oktober. Anlægget tilsluttes den 1. december. Antennebidraget reguleres med den af urafstemningen besluttede stigning på 91 kr. pr. lejemål med virkning fra 1. december 2014. 572
ad 9 - Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Bjarne Busgaard og Peter Valenius blev genvalgt som bestyrelsesmedlemmer. Kirsten Straagaard blev valgt til 1. suppleant og Inge Rasmussen blev valgt som 2. suppleant. Organisationsbestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Per Kloster Andersen, formand 2013-2015 Jens Rytter Hansen 2013-2015 Bjarne Busgaard 2014-2016 Valgt som særlig samfundsrepræsentant: Peter Valenius 2014-2016 Udpeget medlem: Charlotte Gram indtil 31.12.2017 Suppleanter er: Kirsten Straagaard, 1. suppleant 2014-2015 Inge Rasmussen, 2. suppleant 2015-2015 Rita Rahbek Russel, udpeget indtil 31.12.2017 ad 10 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden oplyste, at administrationen - ud fra fuldmagten om at kigge efter ejendomme til ombygning - havde set på en privat ejendom i Gentofte Kommune. Ejendommen vil kunne ombygges og ommærkes til almene boliger, dog med Gentofte Kommunes godkendelse af flere almene boliger i kommunen. Skitseforslaget, der omfatter 11 almene boliger, blev fremvist. Når økonomien kendes, vil bestyrelsen og repræsentantskabet blive indkaldt til et møde. Der blev spurgt, om Gentofte Kommune skal have anvisningsret til boligerne. Administrationen svarede, at ifølge lovgivningen skal kommunen have anvisningsret til en del af boligerne. b. Fra afdelingen Afdelingen havde ingen meddelelser. c. Fra administrationen Administrationen orienterende om, at ejendomsfunktionær Jørgen Jensen er blevet ansat som ejendomsmester i Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker. Der skal derfor ansættes en ny stedfortræder i Nordre Munkegård. Rafn & Søn har vist interesse for den høje bebyggelsesprocent i afdeling Nordre Munkegård og vil undersøge, om der kan opnås besparelser på ejendomsskatten. Administrationen følger sagen og informerer løbende bestyrelsen. Administrationen omdelte styringsrapporten fra Gentofte Kommune og oplyste, at Gentofte Fjernvarme nedsætter tariffen i 2015. 573
d. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde ingen meddelelser. ad 11 - Fastsættelse af dato for næste møde Det blev besluttet, at næste ordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde afholdes tirsdag den 14. april 2015 kl. 17.00. ad 12 - Eventuelt Det blev nævnt, at det var ærgerligt, at den nyopsatte antennekabelbakken er blevet placeret midt på væggen og at den hvide boks er sat fast med sorte skruer. Administrationen forklarede, at antennekabelbakkens placering primært skyldes, at der ikke må være knæk på kablerne. Det blev nævnt, at bestyrelsen har modtaget flere klager over varmereguleringen, idet der er i flere lejemål ikke er varme på om dagen, men til gengæld meget varmt om natten. Administrationen undersøger sagen. Mødet sluttede kl. 19.05. Referent Formand Dirigent Lene Terpe Per Kloster Andersen Peter Valenius 574