Bording Data Generel introduktion til Web2Publishing
INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse 1 introduktion til web2publishing 3 Grundopsætning af web2publishing 3 Brugere og Afdelinger 4 Roller 4 Systemejer (Administrator) 4 Skabelonejer (Preparer) 4 Udfylder (Author) 4 Ordreanmoder (Order Request) 4 Udfylder (Order) 4 Oversætter(Restricted Author) 5 Indholdsgodkender (Content Approver) 5 Download (Package Download) 5 Tilføjelse af egne billeder (Fillout ImageUpload) 5 Kopier skabeloner (Template Copy) 5 Skift afdeling (Change department) 5 Medieejer (Media) 5 Medie bruger (Media user) 5 Navigation i Web2publishing 6 Login i Web2Publishing 6 Opbygning af Web2Publishing programmet 8 Hovedmenu 9 Skabelontræ 10 Status 11 Knappanel 11 Låste skabeloner 12 Arbejde med skabeloner 13 Preview af den aktuelle side 14 Zoom i preview 15 Filinformationer 15 Information og produktionsspecifikationer 15 Knappanel 15 Faneblade 15 Info 16 Avanceret 16 Side 1
FIGUR 13: FANER 16 Oversigt 17 Redigér 18 Status for skabeloner 18 Klargøring 18 Skabelon trukket tilbage 18 Skabelon kopieret 19 Simpelt ordreflow 19 Udvidet ordreflow 19 Oversættelses flow 19 Side 2
INTRODUKTION TIL WEB2PUBLISHING Web2Publishing gør det muligt at producere alle typer grafisk materiale online. Med systemet er det muligt at lægge færdige skabeloner fra Adobe InDesign server CS5 ind, og efterfølgende vælge hvilke felter (rammer), der skal gøres redigerbare for slutbrugeren. Det er f.eks. muligt at tillade udskiftning af visse billeder, hvor der kan vælges mellem et foruddefineret antal billeder pr. felt. Man kan også vælge at lade slutbrugeren ændre tekster. På den måde sikrer man, at virksomhedens designmanual og farvevalg overholdes, samtidig med at slutbrugeren får fuld fleksibilitet. Hvis man vil anvende muligheden for, at nogle brugere kræver godkendelse af deres bestillinger, kan systemet sættes op til enten kun at acceptere godkendere fra egen afdeling eller godkendere i hele virksomheden. Når en skabelon publiceres, kan den enten åbnes generelt pr. afdeling, hvor hver enkelt bruger i afdelingen deles om den samme skabelon og kan se hinandens arbejde. Publicerer man derimod brugerspecifikt, vil den enkelte bruger i afdelingen blive tildelt sin egen personlige kopi og vil ikke kunne se andres arbejde, selvom de er i samme afdeling. Dette dokument beskriver fælleselementer i arbejdet med skabeloner uanset rolle og konfiguration i Web2Publishing. Arbejdet med skabelonen bestemmes af rolle og skabelonens status. Dette påvirker både de tilgængelige knapper og den overordnede funktion af Web2Publishing. GRUNDOPSÆTNING AF WEB2PUBLISHING For at anvende Web2Publishing skal man oprettes som kunde i systemet. Der oprettes en hovedafdeling, hvortil der tilknyttes en bruger med administrative rettigheder. Denne bruger kan så oprette yderligere afdelinger, brugere mv. I forbindelse med oprettelsen af kunden kan der oprettes kundespecifikt topbanner ved siden af Web2Publishing logoet. Ligeledes kan teksten i vandmærket på Preview-PDF tilpasses, så den afspejler den enkelte virksomhed. Bording Data vedligeholder disse grundoplysninger. Såfremt der er ønsker om ændringer, skal Bording Data kontaktes. FIGUR 1: OPRET KUNDE Side 3
BRUGERE OG AFDELINGER En bruger er tilknyttet én kunde og én afdeling. Der kan være flere brugere med samme rettigheder i systemet. Brugernavne bør oprettes som brugernes e-mailadresse. Kodeord vedligeholdes af den administrative bruger. Skabeloner lægges ind i Web2Publishing på hovedafdelingen og gøres tilgængelige for underafdelinger. Flere brugere tilknyttet samme underafdeling har derfor adgang til de samme skabeloner, men kun 1 bruger kan anvende skabelonen ad gangen. ROLLER Web2Publishing har en række overordnede roller som opsættes, når systemet implementeres. Ikke alle roller kan kombineres frit. Enhver bruger i Web2Publishing har tilknyttet en eller flere roller. De tilknyttede roller definerer hvilke muligheder og rettigheder, brugeren har. Nedenfor beskrives de roller, der findes i Web2Publishing. Systemejer (Administrator) Systemejer er ansvarlig for at vedligeholde organisationens stamdata via administrationsmenuen. Skabelonejer (Preparer) Skabelonejers primære opgave er at lægge nye skabeloner ind i Web2Publishing og gøre disse klar til udfyldelse af slutbrugere. Desuden er skabelonejer ansvarlig for at vedligeholde organisationens skabelontræ og billeddatabasen. Skabelonejer skal tildeles en bruger på øverste niveau i organisationen. Udfylder (Author) Udfylder med bestiller rettigheder udfylder klargjorte og publicerede skabeloner i henhold til de regler, skabelonejer har opsat på skabelonen. Ordreanmoder (Order Request) Hvis udfylder ikke har ret til at bestille til produktion hos en leverandør, kan de i stedet tildeles ret til at anmode en kollega med denne rettighed om at få sendt en ordre til en leverandør. Udfylder (Order) Udfylder har ret til at afgive en bestilling til en leverandør, baseret på en anmodning fra en udfylder. En bruger kan have både udfylder- og bestillerrettigheder og kan i dette tilfælde både udfylde og bestille uden andres godkendelse. Side 4
Oversætter(Restricted Author) Udfylder kan være oprettet som oversætter. I det tilfælde vælges en skabelon til oversættelse, og når oversættelsen er afsluttet markeres skabelonen som færdigoversat, hvorefter den skal godkendes. Der kan ikke bestilles tryk eller print. Hvis en bruger med denne rettighed åbner dokumentet, får brugeren adgang til at ændre/tilføje/slette i alle åbne tekstfelter og afslutningsvis godkende skabelonen som oversat eller korrekturlæst. Når brugeren godkender skabelonen, skal indholdet godkendes af en Indholdsgodkender. Indholdsgodkender (Content Approver) Når en skabelon har været behandlet af en oversætter/korrekturlæser godkendes den af indholdsgodkender. Oversætter og godkender skal tilhøre samme afdeling. En godkender kan godt være oversætter samtidig, men det er ikke et krav. Download (Package Download) Enhver skabelon der lægges på Web2Publishing samt alle de børn, der dannes af brugere i organisationen, ligger som InDesign dokumenter og kan til enhver tid downloades og viderebehandles i InDesign. Tilføjelse af egne billeder (Fillout ImageUpload) Med denne rettighed kan brugeren tilføje egne billeder i de billedfelter, der er åbnet for udskiftning under klargøring. Kopier skabeloner (Template Copy) Med denne rettighed kan brugeren lave kopier af eksisterende skabeloner, for at have flere versioner af den samme skabelon liggende samtidig. Kopierede skabeloner kan også slettes. Skift afdeling (Change department) Med denne rettighed kan brugeren skifte imellem de forskellige afdelinger. Dvs, det er let at gå ind i en anden afdeling lige og udfylde en skabelon, eller tjekke en kollegas arbejde uden at have flere logins. Medieejer (Media) Med denne rettighed kan brugeren uploade, slette og vedligeholde de medier der ligger i mediebiblioteket. Medie bruger (Media user) Med denne rettighed kan brugeren hente filer ned fra mediebiblioteket. Side 5
NAVIGATION I WEB2PUBLISHING LOGIN I WEB2PUBLISHING Web2Publishing er en internetbaseret applikation. For at åbne programmet, skal du åbne din browser og i adresselinjen skrive www.web2publishing.dk (alternativt www.web2publishing.com). Det åbner nedenstående side. FIGUR 2: FORSIDE Side 6
Klik på log ind i menuen til højre for at åbne loginsiden: FIGUR 3: LOG IND Indtast dine brugeroplysninger og klik på knappen Log ind. FIGUR 4: FORSIDE Når du står på forsiden, skal du vælge den mappe hvor den skabelon, du vil arbejde med er placeret. Side 7
OPBYGNING AF WEB2PUBLISHING PROGRAMMET 4 1 3 FIGUR 5: SKÆRMOPBYGNING 2 1. Hovedmenu: Afhængig af dine rettigheder har du her mulighed for at vælge mellem Mine opgaver, Status, Skift afdeling, Skabeloner, Medier, Overblik og Administration. Her er vist menuen for en administrator, havde det være en udfylder eller bestiller, ville Administration ikke være tilgængelig. 2. Skabelontræ: Her vælger du den mappe, din skabelon ligger i. Hvis du er skabelonejer, kan du også vælge at se billedbiblioteket. Træet fungerer som et normalt træ under Windows. 3. Skabelonliste: Den indeholder de skabeloner, der ligger i den mappe, du har valgt. Du kan kun se de skabeloner, du har rettighed til. 4. Tilføj skabelon: som skabelonejer og systemejer har du rettigheden til at uploade nye skabeloner. Havde man været logget ind som udfylder, eller bestiller ville denne funktion ikke være tilgængelig. Side 8
HOVEDMENU Hovedmenuen skifter indhold afhængig af hvilke roller, brugeren er tilknyttet brugeren. Indholdet peger på forskellige hovedområder i Web2Publishing, f.eks. Web2Publishing eller Ordrer. SYSTEMEJERS hovedmenu giver adgang til vedligehold af: Afdelinger Leverandører Anvendelser Adresser Automatisk tekster Papirkurv Brugere Statistik Log Rolle SKABELONEJERS hovedmenu giver adgang til: Vedligehold af skabelonmapper Vedligehold af mediemapper Upload af medier Upload af skabeloner Klargøring af skabeloner Publicering af skabeloner Redigering af skabeloner Sletning af skabeloner UDFYLDERS hovedmenu giver adgang til: Udfyldelse af skabeloner Anmodning om bestilling af trykklar PDF Nulstilling af skabelon Kopier skabeloner Slette egne kopier Uploade billeder efter tilladelse GODKENDERS hovedmenu giver adgang til: Godkendelse af anmodninger Afvisning af anmodninger Se status på afgivne ordrer Genbestille ud fra tidligere ordrer Side 9
Alle roller kan kombineres (dog ikke udfylder og skabelonejer), og det er muligt for en bruger at have alle rettigheder. Hovedmenuen ved alle roller: SKABELONTRÆ Skabelontræet er en træstruktur, som administrator vedligeholder for alle lokale brugere. Træet fungerer som et almindeligt træ kendt fra Windows Stifinder. Skabelontræet vedligeholdes af administrator. Det kan ikke ændres af slutbrugere. Se Vedligeholdelse af skabelontræ. SKABELONOVERSIGT SKABELONEJER FIGUR 6: SKABELONOVERSIGT UDFYLDER KLARGØR/ÆNDRE Denne rettighed er kun tilgængelig for de brugere, der skal klargøre (Skabelonejer) skabeloner. Knappen bruges til at klargøre en ny skabelon, eller ændre regler på en eksisterende skabelon. UDFYLDER Denne rettighed er kun tilgængelig for de brugere, som der skal udfylde (Author) en publiceret skabelon. Side 10
SLET Sletfunktionen er tilgængelig for både udfylder (Author) og skabelonejer (Preparer), men det er kun skabelonejer der kan slette alle skabeloner. Udfylderen har kun rettighed til at slette de kopier som han selv har udrettet. HENT SKABELON Både skabelonejer og udfylder har rettigheden til at hente skabeloner, og gemme dem på deres eget netværk som en zip fil der kan åbnes i InDesign. KOPIER SKABELON Både skabelonejer og udfylder har mulighed for at kopier en skabelon. Der kan laves så mange kopier af samme skabelon som man der ønskes. FLYT Som skabelonejer har man rettigheden til at flytte skabeloner til andre mapper. VIS PDF Både som skabelonejer og udfylder har man rettigheden til at se sit materiale i PDF inden bestilling. For hver skabelon vises navn, status, Låst af, Information, ikraftrædelsesdato og udløbsdato. Det er muligt at sortere listen ved at klikke på kolonneoverskrifterne. Klikker du på miniaturebilledet til højre åbner en pop-up med skabelonen i PDF format. Denne udgave er i lav opløsning og har et vandmærke, men det er muligt at printe den ud, sende den til en kollega og/eller gemme den på netværket. Status En skabelon har en status afhængigt af hvem der arbejder med skabelonen. Du kan se en oversigt over status under afsnittet: Statuskoder for skabeloner. Knappanel Knappanelet viser, hvilke operationer du kan foretage på den pågældende skabelon. Knappernes funktion skifter afhængigt af din rolle og skabelonens status. Som det ses på billedet nedenunder, har du ved Side 11
funktionerne: Åbn skabelon, Kopier skabelon og Vis PDF mulighed for at anvende genvejs funktionen som er pålagt hver af skabelonernes miniature billede. FIGUR 7: GENVEJS FUNKTIONER Låste skabeloner Skabeloner i Web 2 Publishing kan kun tilgås af én bruger ad gangen, dermed forhindrer Web2Publishing, at 2 brugere retter i samme skabelon samtidig. Side 12
ARBEJDE MED SKABELONER Du arbejder med skabeloner i Web2Publishing i ét skærmbillede som vist i figur 7 side 13. Den aktuelle side vises i preview i højre side af skærmen. Til højre i skærmbilledet ser du thumbnails af de øvrige sider i dokumentet. Du kan skifte side ved at klikke på den relevante thumbnail. De rammer, som du kan vælge at arbejde i, skifter farve, når musen føres over dem på preview-siden. Den valgte ramme er markeret med en rød boks. Du kan også vælge rammen via fanen Oversigt og derfra vælge side og ramme. Det er især nyttigt, hvis rammer dækker over hinanden. Uanset din rolle er skærmen delt op i en række områder. Forskellene i funktionalitet for hver rolle bliver beskrevet i specifikke afsnit nedenfor. Generelt er der forskel ved klargøring og udfyldelse af skabeloner. Under klargøring vælges hvilke felter der skal være tilgængelige for redigering af slutbrugere. Slutbrugere har kun adgang til felter, der er åbnet for redigering. Skærmen er opdelt i følgende afsnit: 1. Sider i skabelonen 2. Preview af den aktuelle side 3. Zoom i preview 4. Faneblade FIGUR 8: HOVEDSKÆRMEN TIL AT ARBEJDE MED SKABELONER Side 13
5. Filinformationer 6. Information og produktionsspecifikationer 7. Knappanel 8. Sider i skabelonen Du kan se alle sider/opslag i skabelonen som thumbnails. Når du vælger en side med musen, vises siden i preview midt i skærmbilledet. Siderne kan være grupperet i opslag (f.eks. i foldede brochurer), derfor kan der være flere sider pr. opslag. Opslaget vises som ét element i listen, selvom den består af mere end én side. PREVIEW AF DEN AKTUELLE SIDE Den valgte side vises i previewet, og det aktive felt er markeret med en rød ramme. Tilgængelige felter fremhæves, når musen køres over feltet. I figuren nedenfor kan du se det valgte felt markeret med en rød ramme, mens figuren til højre viser effekten af mouse-over i et aktivt felt. FIGUR 9: PREVIEW Side 14
ZOOM I PREVIEW Du kan ændre zoom-indstillinger for preview nederst på siden. Dette er særligt anvendeligt, når du arbejder på store sider/opslag (f.eks. A3-format). Som standard vil Web2Publishing prøve at rumme hele siden på skærmen. FILINFORMATIONER FIGUR 10: ZOOM KNAP Filinformationer viser: skabelonens navn, aktuelle anvendelse, dato for upload, dato for ændring og skabelon filnavn. Dette er navnet, som skabelonen blev givet, da det blev uploadet. Afhængig af rolle og rettigheder kan brugeren ændre navn og skifte anvendelse på skabelonen. INFORMATION OG PRODUKTIONSSPECIFIKATIONER Du kan beskrive indholdet og formålet i Info tekst. I Produktionstekst kan du angive papirkvalitet, farver (CMYK, RGB) osv. KNAPPANEL Afhængig af dine rettigheder og status for skabelonen har du forskellige muligheder i knappanelet. Hvis en knap er nedtonet, er den ikke aktiveret - f.eks. fordi de relevante felter ikke er udfyldt. FANEBLADE I venstre side af skærmen finder du en række faneblade. Du har adgang til forskellige faner afhængig af din rolle. Generelt giver Info-fanen dig mulighed for at se oplysninger til slutbruger eller trykker. Avanceret giver mulighed for at sætte alle tekst, og billede felter eller alle rammer redigerbare, eller ikke redigerbare. Oversigt viser alle sider og rammer, mens Rediger giver dig mulighed for at redigere den aktive ramme. FIGUR 11: FANER Side 15
Info Info indeholder to tekstfelter og to niveauer, som klargøren udfylder. Felterne er navnet på skabelonen og den tiltænkte brug af skabelonen. Udfylderen kan se men ikke ændre felterne. Fanen bliver vist, når du åbner skabelonen. I info-feltet kan klargøren skrive en besked til udfylderen. Det kan dreje sig om færdiggørelsen af skabelonen, oplysninger om programmet og eventuelle begrænsninger. Produktionstekstboksen indeholder informationer til trykkeren af den færdige PDF-fil. Både forfatter og skabelonejer kan indsætte tekniske specifikationer f.eks. papirtype og kvalitet. Det er på infofanen muligt at ændre skabelonnavn og output. FIGUR 12: FANER Avanceret Avanceret giver mulighed for at sætte alle tekst-, billedfelter og rammer redigerbare eller ikke redigerbare. Dette sker ved at trykke på den thumbnail som du ønsker, der skal være gældende. FIGUR 13: FANER Side 16
Oversigt Oversigten viser alle tilgængelige felter i de enkelte sider i skabelonen. Som udgangspunkt er fanen ikke udfyldt. For at se indholdet skal du klikke på rammen. Du kan skifte side ved at klikke på overskriften i oversigten. De to ikoner til venstre for feltnavnet indikerer rammetypen. Det blå ikon er tekstfelt, mens det rødbrune ikon er et billedfelt. Til venstre for typeikonerne kan du se statusindikation for rammen. Status er enten grøn eller rød. Hvis feltet er grønt, er feltet udfyldt og godkendt. Hvis feltet er rødt, skal du godkende indholdet. Det gør du enten ved at klikke opdatér på et tekstfelt eller ved at udskifte et billede i et billedfelt. Du kan ikke bestille skabelonen, før alle felter er markeret med det grønne symbol. I eksemplet nedenfor skal du ændre teksten og et billede i det øverste felt, mens ingen handling er påkrævet i den nederste. I oversigten anvendes enten navnet på rammen, som skabelonejer har givet, eller indholdet af tekstfeltet, eller alternativt filnavnet på billedet i billedrammen. Hvis ingen af disse findes, benyttes det interne løbenummer for feltet. FIGUR 14: UDFYLDERS OVERSIGTSFANE Side 17
Redigér Afhængigt af hvilket type felt du redigerer, er der forskellige muligheder på redigeringsfanen. Redigerer du et tekstfelt, har du adgang til en teksteditor. Er du derimod ved at ændre et billedfelt, vises de billeder du kan vælge, samt muligheden for at uploade egne billeder (Ikon med + tegn). FIGUR 15: REDIGÉR BILLEDFELT FIGUR 16: REDIGÉR TEKSTFELT STATUS FOR SKABELONER En skabelon har altid en status. Afhængigt af hvilket trin i processen skabelonen befinder sig på, er der flere muligheder. Klargøring Operation Skabelon tilføjet men ikkeklargjort Skabelon under klargøring Skabelon publiceret Skabelon genåbnet efter sletning Statusværdi Tilføjet Under klargøring Publiceret Genåbnet Skabelon trukket tilbage Operation Afpubliceret Statusværdi Under klargøring Side 18
Skabelon kopieret Operation Kopi skabelon Statusværdi Kopieret Simpelt ordreflow Operation Ikke anvendt Udfyld Ordre afgivet Statusværdi Publiceret Under udfyldelse Produceret Udvidet ordreflow Operation Ikke anvendt Udfyld Send ordreforespørgsel Ordre bekræftet Ordre afvist Statusværdi Publiceret Under udfyldelse Afventer ordrebekræftelse Produceret Afvist Oversættelses flow Operation Ikke startet Udfyld Sendt til godkender Afvist Godkendt Frigivet Statusværdi Publiceret Under oversættelse Afventer godkendelse Indhold afvist Indhold godkendt Frigivet Side 19