Carlshøj Afdeling A1-A2-A3 Referat af ordinært afdelingsmøde mandag den 24. september 2012 kl. 18.30 på Lyngby Stadion, Lundtoftevej 53, restauranten/forhuset 1) Velkomst Afdelingsformand Lone Sode-Olsen bød velkommen til de fremmødte beboere, til formanden for boligselskabet Carlshøj Mona Bengtsson, til bestyrelsens medlemmer og suppleanter, til ejendomskontorets repræsentanter samt til forvaltningskonsulent Tormod Ousager fra DAB. 2) Valg af dirigent Tormod Ousager, DAB blev valgt som dirigent. Han takkede for valget, og konstaterede herefter, at reglerne for indkaldelse til mødet var overholdt, og at mødet dermed var beslutningsdygtigt. 1 Jørgen Zeiner gjorde indsigelse mod at gennemføre mødet. Han henviste til, at Jette Hasle den 7. september 2012 havde indsendt forslag til bestyrelsen, men at dette ikke var omdelt med mødematerialet. Jørgen Zeiner redegjorde for, at en nabo gennem længere tid havde generet de omboende med støj, og at der var utilfredshed med DAB s behandling af sagen. Derfor havde Jette Hasle foreslået at skifte administrator. Dirigenten forespurgte afdelingsbestyrelsen om baggrunden for, at forslaget ikke var omdelt til beboerne. Formanden Lone Sode-Olsen bekræftede, at hun havde modtaget en mail fra Jette Hasle med forslaget, og at det ikke var udsendt. Hun beklagede fejlen. Jørgen Zeiner ønskede afdelingsmødet udsat og indkaldt påny med forslaget på dagsordenen. Dirigenten afviste at udsætte afdelingsmødet. Han redegjorde for, at forslaget dels omhandlede en personsag, som alligevel ikke ville kunne drøftes på afdelingsmødet, dels at kompetencen til at beslutte ændringer af administrator ikke tilkom den enkelte afdeling, men selskabet. Selv hvis forslaget havde været udsendt, så ville det derfor alligevel ikke kunne besluttes på afdelingsmødet. Endvidere det formelle, at forslag iht. indkaldelsen af 17. september 2012 skulle have været afleveret skriftligt på ejendomskontoret og ikke mailet til formanden. Endelig at mødet udmærket kunne gennemføres med alle de punkter, som var anført på dagsordenen, og at der derfor ikke var nogen grund til ikke at fortsætte mødet som planlagt. Han nævnte, at både forslagsstilleren og Jørgen Zeiner kunne tage emnet op til drøftelse, men ikke til beslutning, under punktet eventuelt. 1
Jørgen Zeiner fremførte, at dirigenten som medarbejder i DAB var inhabil til at træffe afgørelse om behandling af et forslag, som omhandlede DAB. Dirigenten havde forståelse for dette synspunkt, og for at undgå enhver tvivl meddelte han mødet, at han ikke kunne være dirigent for afgørelse af Jørgen Zeiners indsigelse. Han bad derfor formanden lade vælge en anden dirigent til dette punkt. Carl Petersen blev foreslået og valgt som ny dirigent. Han fortsatte som dirigent for resten af mødet. I egenskab af dirigent erklærede han sig enig med Tormod Ousager i, at mødet skulle gennemføres af de grunde, som netop var blevet nævnt. Tina Christensen var enig sagen var vigtig, men mødet burde fortsætte. Hun ville gerne vide, hvad proceduren er, når der tales om ny administrator. Inge Jensen forklarede, at den øverste myndighed er repræsentantskabet, og at det kan tage stilling til evt. ny administrator. Afdelingsbestyrelsen vil tage sagen op i selskabsbestyrelsen og i repræsentantskabet. 3) Valg af referent Som referent valgtes Margit Buchmann, Ejendomskontoret. 4) Valg af stemmeudvalg Dorte Sode-Olsen og Mona Bengtsson valgtes til stemmeudvalget, hvor dirigenten indgår som formand. 5) Afdelingsbestyrelsens beretning Inge Jensen oplæste afdelingsbestyrelsens beretning. Beretningen lyder som følger: Bestyrelsens beretning, september 2012 Bestyrelsen i afdeling A var ved valget i september 2011 Formand Mia Jilø, Næstformand og kasser Lone Sode- Olsen, Annette Vestergaard, Henriette Vain, Christian Obel, 1. suppleant Søren Vestergaard og 2. suppleant Inge Jensen. Formanden Mia Jilø blev ramt af stress i januar og meldte sig fra bestyrelsesarbejde. Mia Jilø vendte kort tilbage, og i april flyttede hun til Virum afdeling D. Mia Jilø mærkesager var bl.a. grøn energi hvilket bestyrelsen arbejder videre med. Lone Sode-Olsen rykkede op som formand. Søren Vestergaard gik ind som bestyrelsesmedlem, og med sin erfaring i Afdeling A er Søren hurtig kommet ind i opgaverne. Inge Jensen (suppleant) har deltaget siden efteråret 2011 ved samtlige bestyrelsesmøder, vision seminar 2012 og repræsentantskabsmøde som er den øverste myndighed i Carlshøj siden Christian Opel trak sig på grund af sygdom i juni Inge Jensen har været bestyrelsesmedlem siden. Ved seminar 2012 i marts måned deltog fra bestyrelsen Mia J., Annette V. Henriette V. Lone S., Inge J. og fra ejendomskontoret Tommy. På seminaret blev bl.a. drøftet, -beboersammensætning og hvordan kan vi sørge for at Carlshøj får noget for huslejen; et fremtidssikret hjem, et trygt og pænt sted at bo! -helhedsplan med afdeling B blok 11 som eksempel (samme løsning som afd. A stemte ned til ekstraordinært afdelingsmøde den 31, maj) 2
-regnskabssammenlægning af afdelings A1-A2-A3, fordele ved bl.a, at søge midler i LBF -nyt beboerhus, fælles med afdeling B hvor der kunne være forskellige aktiviteter efter beboerbehov og ønsker. Der har efterfølgende være et handlingsplanmøde som afdeling A ikke var inviteret med til (og derfor ikke kan referer fra) vi afventer stadig referat, både fra seminaret og handlingsplansmødet dette vil blive lagt på hjemmesiden og kopi på ejendomskontoret. Ekstraordinært afdelingsmøde den 31.maj - blev der vedtaget ny husorden vedligehold mv referatet ligger på hjemmesiden samt i kopi på ejendomskontoret det der fyldte mest ved mødet var for afdeling A1 helhedsplan eller tag, vinduer mm mere om det ved budgetgennemgang. Husenes tilstand, har fyldt meget i bestyrelsens arbejde, efter mødet den 31. maj har der været skrevet/holdt møder/telefonsamtaler mellem ejendomskontoret og bestyrelsen, for projekt tag på A1, vinduer A1,A2 og A3 mm med budgetter fra Jacob Jahn. Den 13. september modtog bestyrelsen fra Tormod DAB 10 A4 sider om finansiering; henlæggelse, trækningsret, landsdispositionsfonden (kun ved helhedsplan), dispositionsfond, arbejdskapital, lån 2013-2033/2013-2043! Regnskab 2011, et regnskab for Carlshøj er delt op i, selskabets regnskab og de enkelte afdelinger! Afdeling A. A1, A2 og A3 afdeling B er ligeledes opdelt i mindre enheder Afdeling D som ligger i Virum er regnskabsmæssigt hængt sammen med Afdeling A. Derudover er der et varmeregnskab. En årsberetning på 278 sider, som alle i bestyrelsen modtog før repræsentantskabsmøde 6. juni hvor regnskabet skulle godkendes af bestyrelsen! Hvordan har bestyrelsen så tacklet den? Ved repræsentantskabsmødet (den øverste myndighed i Carlshøj) undlod bestyrelsen at underskrive regnskabet gældende for afdeling A med begrundelsen, vi vil se bilag, have svar på spørgsmål og ikke mindst sættes ind i hvordan læses det selvejende almene bolig organisationsregnskab!, hvilke aftaler ligger der med DAB!, hvad ligger der i de enkelte konti og hvad er fordelingstallene mellem A-D, A-B og inden for A blokke 1-2,3-4,5-6! Skriftlige spørgsmål blev sendt til DAB og Mona som formand for selskabsstyrelsen. De modtagne svar, gav anledning til flere spørgsmål samt en erkendelse af at det er mere end denne bestyrelse kan/vil være ansvarlig over for beboerne. Lyngby Taarbæk kommune har tilsynspligt med Carlshøj, spørgsmål og svar er tilsendt og Inge Jensen har talt med Steen Bille. Indtil Lyngby Taarbæk kommune har hjulpet med ovennævnte, mener bestyrelsen at vi skal vente med at godkende Regnskabet for 2011. Fredag den 21. september er der rykket for svar på mail til Steen Bille. Ejendomspersonaler er gået i gang med - udendørsbelysning ved indgangspartierne der er sat en prøvebelysning op ved Poppelhegnet 15 - Briksystem, der vil på indgangsdørene blive sat elektronisk nøglesystem op hvilket betyder at hoveddørsnøglen vil blive erstattet af en magnetisk brik. Dette tiltag er lavet for at sikre adgangen til vores opgange. Der vil komme et skriv ud om dette. - kælder/garageregistrering, der er allerede nogle her ved mødet der har modtaget en skrivelse om at oplyse hvilke og hvor mange kælderrum de har, bestyrelsen besluttet i samråd med ejendomskontoret at få dette registreret da der har været nogle udfordringer ved dødsfald og fraflytninger, hvilke kælderrum hørte til de forskellige lejligheder. Da der er flere ledige kælderrum kan beboerne få gavn af muligheden for at leje et ekstra kælderrum. Priser på ekstra kælderrum vil komme på et skriv når ejendomskontoret har overblikket. På ejendomskontoret kan man blive skrevet op til ekstra kælderrum. Nyhedsbrev, bestyrelsen har besluttet at opprioritere nyhedsbrev, bestyrelsen vil komme med indslag og Tommy Høj har givet udtryk for at Margit må bruge tid på at sætte det op. Det er bestyrelsens hensigt at udsende hver 2.- 3. måned 3
Altankasser pånittet, det er lykkedes at få kontakt til det firma der i sin tid leverede altanerne, firmaet var gået konkurs men er senere startet op igen. Vi har fået tilbud på 50 altankasser, som dækker både dem der mangler samt et mindre lager, er medtaget i 2013 budget. Skraldeøer i A1, ud for blokkene 1 og 2 står i alt fire skraldeskure, bestyrelsen har indhentet tilbud på underjordiske skraldeøer der vil kunne blive en besparelse og da afdelingen A1 i forvejen har skure skal Lyngby Taarbæk kommune ikke spørges. Legeplads mellem blokkene 2, 3 og 4, der ligger i budget 2013 penge til ny legeplads flere tilbud er indhentet Tommy Høj har adresser på opstillet legepladser som der ligger tilbud fra bestyrelsen vil under eventuelt høre om der er nogle her i aften der vil gå ind i et legeplads-udvalg! Køkken/bad med udgangs punkt i et badeværelser fra 2003, det er bestyrelsen plan at undersøge forhold mellem håndværkerregninger og det lånte beløb som CEJensen har optaget det står ikke i forhold til det udførte ejendomskontoret vil gennemfører en status/standard undersøgelse. Fastelavnsfest/loppemarkedet, i år var det bestyrelsen fra afdeling A s tur til at stå for fastelavnsfesten, det synes vi selv var sjovt at møde alle deltagerne, glade udklædte børn der skulle kæmpe om bedste udklædning og om at blive dronning eller konge af tøndeslagningen samt modtage de obligatoriske slikposer, og stolte de forældre der havde brugt fantasi, tid og penge på børnenes kostumer. Det var dog aldrig gået uden afdeling B s hjælp de mødte op, og med deres erfaringer håndterede de både kaffemaskinen, hvor tønderne skulle hænge, og i hvilke aldersgrupper tøndeslagningen skulle foregå. Vi kan kun opfordre til at beboerne deltager selv om de ingen børn eller børnebørn har med. Loppemarkedet som for anden gang blev afholdt, denne gang den 9. september ser vi også som en succes, beboere som ikke selv havde en stand, kunne man opleve sidde i en stol under et træ, blot for at følge med i mylderet. Igen kan vi takke afdeling B s bestyrelse for idemagere, servering af kaffe og styring af hvor de tilmeldte kunne stille sine loppeting op. Ejendomspersonalet deltog med forberedelse, tilmelding, ansøge kommunen om at lukke vejen for gennemkørsel, skrive og sætte sedler i parkeret biler mm. Bestyrelsen mødes den sidste tirsdag i måneden, dette laves nok om, når den nye bestyrelse sætter sig sammen. I er altid velkommen til at møde op i tidsrummet 19.00 19.30 adressen er Lyngvej 41. Referater af møderne lægges på hjemmesiden og kopi kan rekvireres på ejendomskontoret. Mona Bengtsson havde en kommentar til sammensætning af bestyrelserne. På repræsentantskabsmødet bliver man valgt til selskabsbestyrelsen, som tager sig af den daglige drift, hvorimod repræsentantskabet tager sig af vedtægter m.v., samt at der ikke var tale om et handlingsplanmøde, men kun evaluering af et seminar, som var holdt i fællesskab. Tina Christensen ville gerne vide, hvad er skraldeøer er. Tommy Høj Jensen forklarede, at det drejer sig om 5 meter dybe affaldskasser med låg, som er langt mere hygiejniske end skraldespande. Skraldeøer findes f.eks. uden for SuperBest på Lyngbygårdsvej. Tina Christensen ønskede briksystemet til døre nærmere uddybet. Inge Jensen forklarede, at det drejer sig om en rund brik, der køres hen foran døren. Brikken er kodet, så man kan se, hvem der bruger dem, altså går ind og ud ad dørene. Hvis en brik bliver væk, kan ejendomskontoret spærre låsen. Christian Obel understregede, at brikker er billigere end almindelige nøgler og meget lettere at inddrive. Postvæsenet får også en brik. Tommy Høj Jensen nævnte som eksempel, at det ved fraflytning er langt nemmere og sikrere at erstatte brikker end nøgler, hvis en af disse mangler. En beboer har været ude for, at hendes nøgle pludselig ikke duede i det gamle system. 4
Tommy Høj Jensen oplyste, at brikken kan bruges til det samme som nøglen, altså en hel blok. En ny brik koster kun 25 kr. En beboer understregede vigtigheden af, at alle indgangsdøre bør smækkes. Tommy Høj Jensen oplyste, at der i budgettet for 2013 er afsat penge til nye indgangsdøre. Afdelingsbestyrelsens beretning blev taget til efterretning. 6) Fremlæggelse af regnskab 2011 til orientering Afdelingsbestyrelsen havde bedt Tormod Ousager, DAB, fremlægge regnskaberne. Han redegjorde for regnskabsprocessen samt for større afvigelser i forhold til budgetterne, der var vedtaget for to år siden. Om de enkelte regnskaber nævnte han bl.a. følgende: A-1 Afdelingen havde haft større udgifter end ventet til vand og vaskeri samt til tab ved fraflytninger, og der havde været mindre renteindtægter end ventet. Omvendt var udgifterne mindre end ventet til forsikringer, energiforbrug, bidrag til boligorganisation og byggefond samt til renholdelse. Samlet udgjorde årets resultat et overskud på 37.357 kr. som var anvendt til nedbringelse af lån i egne midler i forbindelse med forbedringsarbejder i afdelingen. A-2 Afdelingen havde haft større udgifter end ventet til vand, renovation og vaskeri, og der havde været mindre renteindtægter end ventet. Omvendt var udgifterne mindre end ventet til forsikringer, energiforbrug, bidrag til boligorganisation og byggefond samt til almindelig vedligeholdelse. Samlet udgjorde årets resultat et overskud på 22.703 kr. som var anvendt til nedbringelse af lån i egne midler i forbindelse med forbedringsarbejder i afdelingen. A-3 Afdelingen havde haft større udgifter end ventet til vand, renovation og vaskeri samt til tab ved fraflytninger. Endvidere havde der været mindre renteindtægter end ventet. Omvendt var udgifterne mindre end ventet til ejendomsskat, bidrag til boligorganisation og byggefond samt til almindelig vedligeholdelse. Samlet udgjorde årets resultat et overskud på 11.543 kr. som var anvendt til nedbringelse af lån i egne midler i forbindelse med forbedringsarbejder i afdelingen. Han gennemgik herefter udvikling og saldi for afdelingens henlæggelseskonti, som samlet udgør henholdsvis 4,717 mill. kr. for A-1, 2,476 mill. kr. for A-2 og 1,941 mill. kr. for A-3. Tormod Ousager besvarede herefter spørgsmål i tilknytning til regnskaberne. Herefter tog forsamlingen regnskabsorienteringen til efterretning. Bestyrelsen oplyste, at den arbejder videre med godkendelsen. 7) Fremlæggelse af budgetforslag 2013 til godkendelse Dirigenten ville gerne vide, hvad de forskellige udtryk egentlig dækker over, A1, A2, A3, Blok 1, Blok 2 osv. 5
Michael Sode oplyste, at Blok 1 og 2 hører til A1, Blok 3 og 4 er A2, Blok 5 og 6 er A3. a) Generel orientering Afdelingsbestyrelsen havde bedt Tormod Ousager, DAB, fremlægge budgetforslagene. Han orienterede om den forudgående budgetproces samt om principperne for balanceleje. Herefter redegjorde han for generelle ændringer i budgetforslagene i forhold til budgetterne for indeværende år: Der må i 2013 generelt forventes øgede omkostninger til ejendomsskat og renholdelse samt til henlæggelse til planlagt vedligeholdelse. Endvidere må der forventes lavere renteindtægter. Øvrige budgetfaktorer som udgifter til vand, renovation og øvrige henlæggelser har forskellig budgetvirkning i de forskellige afdelinger, afhængigt at niveauet i indeværende år. Dette udmønter sig i budgetforslagene for de enkelte afdelinger: Dirigenten gav mulighed for spørgsmål hertil. Tina Christensen bemærkede, at planlagt vedligeholdelse og fornyelse (A3) er dækket af henlæggelser, men ville gerne vide hvordan. Tormod Ousager forklarede 10-års planen med langtidsbudgettet. Tina Christensen ville gerne vide, hvorfor så mange ting er lagt i 2013-budgettet. Hun mente, at hvis man går det hele igennem, er alt tilsyneladende pakket ind i budget 2013 og ville gerne vide hvorfor. Tormod Ousager forklarede, at et rådgivende ingeniørfirma i 2011 gennemgik alle bygninger og installationer og udarbejdede en tilstandsrapport for alle tre afdelinger med tilhørende anbefalinger for vedligeholdelse og renovering. Der var her konstateret et vedligeholdelsesmæssigt efterslæb, og det var rådgivernes anbefaling at få rettet op på det snarest. Der havde været mange overvejelser om det, men det var både rådgivers, DAB s og afdelingsbestyrelsens vurdering, at det ville være hensigtsmæssigt nu at få gjort en samlet indsats for at hæve bygningernes standard. Samtidig ville der være en fordel i at gøre det samtidigt, fx. mht. finansieringen af renoveringerne. Dirigenten oplyste, at alt ikke kunne laves på én gang. Tina Christensen nævnte, at mange beboere ikke har råd til yderligere stigning, og at det drejer sig om en enorm stigning på én gang. Michael Sode mindede om, at der igennem 10 år er blevet skiftet administrator 2-3 gange. Først da DAB kom til, kom der rådgivende ingeniører ind i billedet, så man kunne se hvor galt det stod til. Tina Christensen sagde, at afdeling A ikke har 10 mill. kr., de skal lånes, og der vil komme en huslejestigning på 9%. Hun ville gerne vide, om alle projekter da er så presserende. En beboer foreslog, at dirigenten svarede på spørgsmålene, og gik ud fra, at stigningen vel sker gradvis. Jørgen Zeiner mente, at der måske er nogle ting, som skal laves nu og her men tagene på A1 behøver ikke at blive udskiftet. Mindre reparationer er tilstrækkelige. 6
Dirigenten oplyste, at det vil blive nødvendigt at fjerne tagstenene. Knud Kirk nævnte, at tidligere bestyrelser ikke har været gode nok til at vedligeholde og som følge heraf lade huslejen stige. Tina Christensen spurgte om, hvorvidt projektet hvis det vedtages - skal gennemføres i 2013. I papirerne står der, at arbejdet skal stå færdigt inden oktober 2013. Inge Jensen nævnte, at der i budgetterne er 10 steder, hvor pengene kan hentes. Projekterne har ikke været i udbud endnu, men beløbene er højt sat. Peter Jahn har været inde og se på det. Tina Christensen spurgte om, hvorfor projektet indregnes i budgettet, når det endnu ikke har været i udbud, og vi ikke kender den endelige pris. Det vil i værste fald betyde en huslejestigning på 9,1%. Hun ville gerne vide, om der skulle stemmes om det i aften, og om det er det så nødvendigt, at det skal gøres nu, eller om nogle af posterne kan udskydes. Inge Jensen oplyste, at det er nødvendigt, da husene generelt er i rigtig dårlig stand. Jørgen Zeiner mente ikke, at taget på A1 skal skiftes, da ingen tagsten er itu. Han mente, nye tegl er af dårligere kvalitet end dem, der ligger der nu, og anbefalede bestemte murere, der har specialiseret sig i understrygning af tage. Svend spurgte, om der i forbindelse med etageadskillelse skal der isolering mellem kælder og stueetage. Henriette Vain oplyste, at der er store kuldepartier over garager og over kældre, som skal isoleres. Christian Obel sagde, at han har boet her i 8 år, og at der aldrig er brugt tilstrækkeligt med penge til alle de ting, der trænger til udskiftning. Det bliver dyrt, men det er nødvendigt for at få ordentlige huse at bo i. Inge Jensen oplyste, at firmaet Peter Jahn (repræsenteret ved Jacob Lembcke) har lavet en tilstandsrapport der er blevet brugt mange penge på lapperier og A1 skal have et nyt tag nu! Michael Hansen spurgte, om Jørgen Zeiner har været oppe på loftet og set det det har han selv. Tormod Ousager oplyste, at renoveringsopgaver (nye vinduer, nye tage m.v.) er selvstændige punkter, som iht. dagsordenen ikke skal behandles nu, men først under det efterfølgende punkt 8. Dirigenten meddelte, at der skal tages stilling til de fremlagte budgetforslag. 7b) Budgetforslag 2013 afdeling A-1 Budgetforslaget indebærer regulering af lejen med 2,64% med virkning fra 1. januar 2013. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning med følgende resultat. For: 28 Imod: 0 Budgetforslaget var dermed enstemmigt vedtaget. 7
7c) Budgetforslag 2013 afdeling A-2 Budgetforslaget indebærer regulering af lejen med 2,47% med virkning fra 1. januar 2013. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning med følgende resultat: For: 20 Imod: 0 Forslaget var dermed enstemmigt vedtaget. 7d) Budgetforslag 2013 afdeling A-3 Budgetforslaget indebærer regulering af lejen med 2,50% med virkning fra 1. januar 2013. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning med følgende resultat: A3 For: 20 Imod: 0 Forslaget var dermed enstemmigt vedtaget. 8) Behandling af øvrige forslag a) A-1 udskiftning af tag m.v. (forslaget stilles af afdelingsbestyrelsen) Forslaget er udsendt til alle husstande sammen med den endelige dagsorden. Det omfatter projekt til anslået 14,6 mill. kr., der delvis lånefinansieres, jvf. finansieringsoverslaget. Lejekonsekvensen udgør 7,96%, når projektet er gennemført. Spørgsmål fra beboerne: Jørgen Zeiner spurgte til isolering af vinduer En anden beboer spurgte, hvad man forstår ved mekanisk ventilation. Dette blev forklaret. Lise håbede, at man nu slap for avispapir i udsugningen, når man fryser. Jørgen Zeiner efterlyste svar på, hvad et nyt tag vil komme til at koste. Dette fremgår af budgettet. Tina Christensen ville gerne vide, om huslejen stiger fra januar. Inge Jensen kunne oplyse, at huslejen først stiger, når arbejdet er færdigt. Der stemtes skriftligt om det udsendte forslag om udskiftning af tag mv. i A-1 Resultatet var: For: 24 Imod: 5 Hverken for eller imod: 1 Forslaget var dermed vedtaget med stort flertal. 8
b) A-2 udskiftning af vinduer, isolering m.v. (forslaget stilles af afdelingsbestyrelsen) Forslaget er udsendt til alle husstande sammen med den endelige dagsorden. Det omfatter projekt til anslået 7,85 mill. kr., der delvis lånefinansieres, jvf. finansieringsoverslaget. Lejekonsekvensen udgør 4,96%, når projektet er gennemført. Spørgsmål fra beboerne: En beboer spurgte, hvordan vinduerne kommer til at se ud. Der er endnu ikke valgt vinduestype, men et prøvesæt vil blive opsat i ejendommen. En beboer ville gerne vide, om der ved etageadskillelser er taget hensyn til, at lofterne er isoleret. Tommy Høj Jensen oplyste, at det drejer sig om kuldebroer over garager, kældre og lign. Der stemtes skriftligt om det udsendte forslag om udskiftning af vinduer, isolering m.m. i A2. Resultatet var: For: 17 Imod: 4 Hverken for eller imod: 1 Forslaget var dermed vedtaget med stort flertal. c) A-3 udskiftning af vinduer, isolering m.v. (Forslaget stilles af afdelingsbestyrelsen) Forslaget er udsendt til alle husstande sammen med den endelige dagsorden. Det omfatter projekt til anslået 8,9 mill. kr., der delvis lånefinansieres, jvf. finansieringsoverslaget. Lejekonsekvensen udgør 6,60%, når projektet er gennemført. Spørgsmål fra beboerne: Tina Christensen spurgte, om der ikke findes et billigere lån end 7½%, da de årlige omkostninger er temmelig høje. Tormod Ousager oplyste, at de 7½% er ydelsesprocenten ikke renteprocenten. Der findes lån med lavere ydelse, fx. lån som er afdragsfrie i en årrække. Men det vil ikke være retfærdigt over for fremtidige beboere at overføre hele afdragsbyrden til dem, når allerede de nuværende beboere jo får glæde af renoveringsarbejdet. Endvidere kan variabelt forrentede lån være billigere på kort sigt, men der er risiko for at renten stiger i lånets løbetid, og det vil ikke være rimeligt at påføre kommende lejere denne risiko. DAB fraråder derfor disse muligheder, som det endvidere vil være tvivlsomt, om tilsynsmyndigheden i givet fald ville godkende. I stedet anbefales fast forrentede annuitetslån, så økonomien er kendt og ligger fast i hele løbetiden. Det er finansmarkedet, der bestemmer renten og dermed ydelsesprocenten, som pt. er ca. 7½%. Det omfatter både rente, afdrag og bidrag til realkreditinstituttet. Der stemtes om det udsendte forslag om udskiftning af vinduer, isolering m.m. i A3 Resultatet var: For: 18 Imod: 2 Hverken for eller imod: 0 Forslaget var dermed vedtaget med stort flertal. 9
Tina Christensen spurgte, om budget 2014 hvor der er indeksregulering, bliver reguleret efter den samlede husleje før eller efter stigningen. Christian Obel sagde, at det er den nye husleje men det vil blive det samme beløb. En beboer spurgte, hvorfor forbedring af køkken, bad, altan ikke kan behandles sammen med tag og vinduer Mona Bengtsson oplyste, at det drejer sig om to forskellige ting. Forbedring af køkken, bad og altan drejer sig om selve lejemålet. Jørgen Zeiner spurgte, om bestyrelsen har fundet ud af, hvad vi skylder på altanerne. Tormod Ousager oplyste, at lånet løber indtil 2022. Eftersom alle har altaner, kunne det godt gå ind i den almindelige husleje i modsætning til køkken og bad. Jørgen Zeiner ville gerne vide, hvad DAB skal have for dette. Tormod Ousager forklarede, at ekstraarbejder ved bygge- eller forbedringssager ikke indgår i DAB s almindelige administrationshonorar. Hvis det gjorde det, så ville afdelinger og selskaber, som ikke havde bygge- eller forbedringssager komme til at betale for de afdelinger, som udfører noget ekstra. Det særlige honorar for bygge- og forbedringssager udgør 2½% plus moms. d) Markiser (forslaget stilles af overdækningsudvalget v/solveig Christensen) Dirigenten læste forslag fra bl.a. Solveig Christensen om markiser på 2. sals lejligheder. Grete Wendelbo, Alice Bins og Solveig har undersøgt sagen. Der skal bruges 2½ x 3½ m pr. altan til priser mellem 16.000 og 27.000, alt efter om det er håndsving eller med motor. Solveig meddelte, at altanen på 2. sal er meget våd, og knap kan bruges - derfor ønsket om markise. Dirigenten oplyste, at der har hele tiden været mulighed for at opsætte markiser i bestemte farver. Solveig mente, finansieringen kan godt blive voldsom, da markiserne skal være af en vis kvalitet, En beboer foreslog, at det kunne ordnes på samme måde som køkken og bad over en periode på 10-15 år. Mona Bengtsson oplyste, at det skal ind i vedligeholdelsen, da det er fællesskabet, som skal betale. Inge Jensen spurgte, om forslagsstillerne havde spurgt markisefabrikanten, om hvordan det kan afdrages. Solveig oplyste, at hun havde hørt Profil markiser. Der er mængderabat hos Profil markiser men ved afdrag ryger noget af rabatten. Dirigenten så ingen grund til afstemning om tilladelse til markiser, da de i forvejen er tilladt. Han spurgte, hvor mange 2. sals lejligheder der var repræsenteret på mødet. Tina Christensen mente også, at resten af beboerne havde ret til at tage stilling til, om hvordan det skal finansieres. Tormod Ousager anbefalede, at overdækningsudvalget og afdelingsbestyrelsen taler sammen om forslaget og vender tilbage om det på næste afdelingsmøde. 10
9) Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen I årets løb er 1. suppleant Søren Vestergaard indtrådt i bestyrelsen i stedet for Mia Jilø, som er fraflyttet afdelingen. 2. suppleant Inge Jensen er indtrådt i stedet for Christian Obel. Henriette Vain og Annette Vestergaard, valgt i 2011 for en 2-årig periode og er ikke på valg i år. På valg er Lone Sode-Olsen, Søren Vestergaard og Inge Jensen. De var villige til genvalg, alle for en 2-årig periode. Eftersom der ikke var øvrige kandidater, var de hermed genvalgt. Der var ikke valg af formand, idet afdelingsmødet 31. maj 2012 besluttede, at bestyrelsen selv konstituerer sig. 10) Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen Knud Kirk blev valgt som 1. suppleant. Michael Hansen blev valgt som 2. suppleant. 11) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer a. Beslutning om valgmetode Salen besluttede, at bestyrelsen selv finder ud af medlemmer til repræsentantskabet. b. Evt. valg af 4 medlemmer til boligselskabets repræsentantskab Ikke relevant. 12) Eventuelt Tina Christensen spurgte, hvem der godkender referaterne, når de kommer ud. Det blev oplyst, at referenten skriver referaterne, og at dirigenten godkender dem med begges underskrifter. Tina Christensen havde indsigelser mod referatet fra afdelingsmødet den 31. maj. I referatet fra mødet 31. maj, står der, at Tina Christensen har ønsket et nyt badeværelse. Dette er IKKE tilfældet. En beboer havde et spørgsmål om strygerulle og besigtigelse af lejligheder. På mødet 31. maj sagde Henriette Vain, at hun havde lagt svaret i beboerens postkasse. Henriette Vain svarede, at der var blevet afleveret et brev i beboerens postkasse. Dette kunne beboeren ikke se, var sket. Beboeren har postboks, og ønskede at vide, om bestyrelsen en kopi af brevet. Bestyrelsen undersøger sagen. 11
En beboer ville vide, hvor Margits stilling havde været slået op. Den har tilsyneladende ikke stået i Søndagsavisen. Tommy Høj Jensen meddelte, at stillingen helt bestemt havde været slået op i Søndagsavisen, men at stillingen var opslået af DAB på vegne af Carlshøj. En beboer udtrykte ønske om, at der altid kommer skriftligt svar på skriftlig forespørgsel. Altså: Et spørgsmål på papir skal besvares på papir og ikke som e-mail. Tina Christensen ville gerne vide, om der er kommet mere arbejde, eftersom det har været nødvendigt at ansætte en kontorassistent, Margit Buchmann. Tommy Høj Jensen kunne meddele, at 1½ person har erstattet 2 mand. De to foregående medarbejdere på kontoret er blevet erstattet af Tommy og Margit sidstnævnte arbejder på halv tid. --- Dirigenten afsluttede herefter mødet og gav ordet til formanden Lone Sode-Olsen. Hun ønskede alle en god hjemtur og afsluttede mødet kl. 22.45. Margit Buchmann Referent Carl Petersen Dirigent 12