Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE EU-UDBUD på arbejdsbeklædning samt sikkerhedsfodtøj til Park & Vej Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Ansvarlig indkøbskonsulent: Lone Uhrbrand Tlf. 7253 1184 / Mobil 7253 1194 E-mail: luhrb@faaborgmidtfyn.dk
1: Indledning....2 2: Udbudsbetingelser...3 2.1: Udbudsform....3 2.2: Tidsplan...3 2.3: Opgavens omfang....4 2.4: Kravspecifikationer...5 2.5: Tildelingskriterier....8 2.6: Minimumskrav...9 2.7: Tilbudsfrist...9 2.8: Kommunikation....10 3: Kontraktudkast...11 3.1: Parterne....11 3.2: Kontraktgrundlag og type....11 3.3: Kontraktperiode....11 3.4: Leveringsbetingelser...11 3.5: Fakturering og Følgeseddel...12 3.6: Prisregulering og Priser...12 3.7: Betalingsbetingelser...13 3.8: E-handel....13 3.9: Statusmøder...13 3.10: Produktsammensætning og kontraktændringer...14 3.11: Offentlige påbud...14 3.12: Underleverandører....14 3.13: Overdragelse af leverancer....14 3.14: Miljø...15 3.15: Kontakt mellem parterne...15 3.16: Service...15 3.17: Statistik....15 3.18: Mislighold...16 3.19: Force Majeure....16 3.20: Offentliggørelse af kontrakten og tavshedspligt...17 3.21: Erstatning og Forsikring....17 3.22: Tvister....17 3.23: Underskrift....17 Bilag 1: Tro- og Love Erklæring...18 Bilag 2A: Tilbudsskema til arbejdstøj....0 Bilag 2B: Tilbudsskema til sikkerhedsfodtøj...3 1
1: Indledning. Fællesindkøb Fyn Fællesindkøb Fyn er et indkøbsfællesskab mellem 5 kommuner på Fyn. I fællesskabet deltager Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyns og Nyborg Kommuner, som tilsammen udgør ca. 180.000 indbyggere. Kommunerne har fælles indkøbspolitik med et koordinerende indkøbskontor beliggende på Graabjergvej 3A i Ryslinge. Kontoret er bemandet med fem medarbejdere. De deltagende kommuner har en fælles udbudspolitik, som skal opfyldes. Dennes formål er indkøb på de mest fordelagtige vilkår og derfor søger Fællesindkøb Fyn at skabe de bedst mulige vilkår for optimal konkurrence potentielle leverandører i mellem. Udgangspunktet for dette, er de gældende EU-direktiver samt den nationale lovgivning, herunder principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Kommunerne indgår indkøbsaftaler med henblik på at opnå: De bedst mulige priser for den rette kvalitet. Leveringssikkerhed samt de bedst mulige leveringsbetingelser. Den bedst mulige service. Mindst mulig miljøbelastning. Udbredelse af e-handel. Totaløkonomisk optimering. I bestræbelserne på at opnå de bedst mulige indkøbsaftaler og dermed reducere udgifterne til indkøb mest muligt, skal der sikres at: Kommunerne optræder som en kunde og at der indgås aftaler gældende for alle kommunerne med henblik på at opnå storkundefordele. De indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske, hvilket vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere. Antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der, inden for de enkelte varegrupper, skal ske en standardisering. Alle indkøbsaftaler markedsføres i vores fælles interne indkøbskatalog. Der kan læses mere om Fællesindkøb Fyn på Faaborg-Midtfyn Kommunes hjemmeside: http://www.faaborgmidtfyn.dk/om_kommunen/faellesindkoeb_fyn/ I opfordres hermed til at give tilbud på opgaven. 2
2: Udbudsbetingelser. 2.1: Udbudsform. Rammeaftale på indkøb af arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj på baggrund af nærværende udbudsmateriale med bilag, samt Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept. 2004 om fremgangsmåden ved offentlige udbud af varekøb i EU. Fællesindkøb Fyn har valgt at give fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet kan downloades i pdf format på Fællesindkøb Fyns hjemmeside: http://www.faaborgmidtfyn.dk/om_kommunen/faellesindkoeb_fyn/udbud/igangvaerende_udbud/ Det vil til enhver tid være den offentliggjorte pdf-version af udbudsmaterialet, der er den gældende. Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres og eventuelle forbehold skal fremgå tydeligt. Tilbudet skal belyse alle forhold om tilbudsgivers løsning af leverancen. Tilbud samt tilhørende materiale skal afgives på dansk. 2.2: Tidsplan. EU-udbudet foretages efter nedenstående tidsplan: Fredag d. 21. november 2008 Udbudet offentliggøres i EU-tidende. Fredag d. 12. december 2008 Sidste frist for rekvirering af udbudsmateriale (kl. 12.00). Fredag d. 19. december 2008 Sidste frist for afgivelse af skriftlige spørgsmål (kl. 12.00) Onsdag d. 7. januar 2009 Sidste frist for afgivelse af tilbud (kl.12.00) Mandag d. 11. januar 2009 Tilbudsgivere får besked om, hvorvidt de skal møde med vareprøver. Fredag d. 16. januar 2009 Tilbudsgiver skal stille det tilbudte tøj til rådighed for afprøvning ved Fællesindkøb Fyn. Leverandør vælges. Mandag d. 19. januar 2009 Resultat meddeles samtlige tilbudsgivere pr. mail. Stand-still periode 10 dage. Onsdag d. 1. februar 2009 Kontraktstart 3
2.3: Opgavens omfang. Udbudet omfatter indkøb af arbejdsbeklædning til kommunernes Park & Vej afdelingerne, både ydre- og inderbeklædning, samt sikkerhedsfodtøj. Udbudet er delt op i to dele og det vil være muligt at byde på del 1 eller del 2, men også at byde på begge dele. Indkomne tilbud vil blive vægtet i henhold til tildelingskriterierne. Del 1: Vedrører arbejdsbeklædning. Profiltøj: Jakke, buks, overalls, shorts regntøj, T-shirt, polo-shirt, sweatshirt og veste. (EN 471 mærket) Almindelig arbejdsbeklædning uden krav til synlighed: Bukser, jakker, T-shirts, skjorter, shorts, termoundertøj, sokker mm.. Del 2: Sikkerhedsfodtøj. Sikkerhedsstøvler: Støvlerne skal opfylde lovkravene for sikkerhedsfodtøj. Der skal være stålsnuder samt sømværn. Sikkerhedssko: Herunder træsko. Skoene skal opfylde lovkravene til sikkerhedsfodtøj og have stålsnuder og sømværn. Nedenstående skema beskriver den anslåede volumen pr. år på hver af de to dele. Arbejdsbeklædning Sikkerhedsfodtøj Anslået volumen i kr. pr. år. 1.000.000 kr. ekskl. Moms. 600.000 kr. ekskl. Moms Ovenstående årlig volumen må betragtes som værende vejledende og Fællesindkøb Fyn forpligter sig ikke til at aftage mere end det faktiske årlige forbrug. 4
2.4: Kravspecifikationer. I det følgende bliver produkterne til del 1 beskrevet. Der skal i alt det tilbudte tøj være en tydelig vaskeanvisning, samt produktspecifikation. Alle produkterne skal tilbydes i standardstørrelser: Bukser/shorts/overalls: livvidde 72 cm 120 cm. Jakker/T-shirts/skjorter: str. Small 2XL Der skal ligeledes opgives en tillægspris ved bestilling af størrelser udenfor standard, både større og mindre. Produkterne til del 1: Produkterne til del 1 består hovedsageligt af: Jakker: Profiljakker skal være mærket med EN471 mærket. Jakken skal opfylde kravene for en synlighedsgrad 3. Jakken skal være forkrympet og slidstærk. Profiljakker skal kunne leveres i farverne orange, orange/marine og orange/grøn. Jakker til almindeligt arbejdsbrug uden krav til synlighed skal være slidstærke. Jakkerne skal kunne leveres i farverne orange, orange/marine, orange/grøn, blå, beige, sort og grøn. Der ses gerne, at de tilbudte jakker, både profil og til almindeligt arbejdsbrug er åndbare, samt at lommerne lukkes med tryklås. Bukser/overalls: Profilbukser/overalls skal være mærket med EN471 mærker og opfylde kravene til en synlighedsgrad 3. De skal være forkrympet og slidstærke og kunne leveres i farverne orange, orange/marine og orange/grøn. Bukser/overalls uden krav til synlighed skal være forkrympet og slidstærke. Bukserne skal kunne leveres i farverne orange, orange/marine, orange/grøn, blå, beige, sort og grøn. Der skal i tilbudet også indgå bukser i 100 % bomuld. Der ses gerne, at de tilbudte bukser, både profil samt til almindeligt arbejdsbrug er åndbare, samt at lommerne lukkes med tryklås.. Shorts: Profilshorts skal være EN471 mærket og opfylde kravene til den højest mulige synlighedsgrad. De skal være forkrympet og slidstærke og kunne leveres i farverne orange, orange/marine og orange/grøn. 5
Shorts til almindeligt arbejdsbrug uden krav til synlighed skal være forkrympet og slidstærke og kunne leveres i farverne orange, orange/marine, orange/grøn, blå, sort, beige og grøn. Der ses gerne, at de tilbudte shorts, både profil og til almindeligt arbejdsbrug er åndbare, samt at lommerne lukkes med tryklås. T-shirts og Skjorter: Profil T-shirts skal være EN471 mærket. T-shirts og skjorter til almindelige arbejdsbrug skal være 100 % bomuld. De skal kunne leveres i farverne orange, orange/marine, orange/grøn, blå, beige, sort og grøn. Sokker: Der skal i det tilbudte sortiment af sokker tages højde for deres anvendelse i forbindelse med arbejdet ved Park & Vej i de respektive kommuner. Herunder skal der tage hensyn til svedabsorbering o.s.v. Termoundertøj (ski-undertøj): Termoundertøjet skal være åndbart. Regntøj: Der skal gives tilbud både på profilregntøj, der opfylder kravene for EN471 mærket og giver en synlighedsgrad 3, samt regntøj til almindeligt arbejdsbrug. Tøjet skal være slidstærkt og egnet til arbejde udført af Park & Vej afdelingerne i de 5 kommuner. Leverandøren skal i bilag 2A angive/beskrive: Hvilket tøj, der tilbydes. Hvilken kvalitet tøjet er. (Polyester, bomuld mm.) Pris ved andre størrelser på tøjet end standardstørrelser. Prisen på logotryk på de tilbudte varer. Prisen på logobroderi på de tilbudte varer. Prisen på påtrykning af navn. Prisen på brodering af navn. Pris ved oplægning af bukser, samt eventuel flytning af reflekser. Pris ved ekstra længde på benlængden på bukserne og ærmerne på jakkerne. Pris ved påsætning af inderlomme i arbejdsjakker. Pris ved påsætning af klap over baglommen på arbejdsbukser. Pris ved flytning af lommen på bukser fra venstre til højre side. 6
Leveringstid ved tøj uden tryk og broderi. Leveringstid ved tøj med tryk. Leveringstid ved tøj med broderi. Leveringstid ved omsygning af tøjet (oplægning, påsygning af klap på baglomme, indsætning af inderlomme, flytning af lommer mm.) Garantien for elastikken og velcro på arbejdstøjet. Hvor mange vaske tøjet forventes ah holde til i forhold til synlighed. Hvor mange vaske reflekserne kan holde til. (bliver siddende på tøjet, bevarer synlighed). Der kan i bilag 2A også gives en fast rabat % på den resterende del af sortimentet. Produkterne til del 2: Produkterne til del 2 består hovedsageligt af: Sikkerhedssko og sikkerhedstræsko: Der skal i det tilbudte sortiment tages højde for, at der indenfor Park & Vej afdelingerne i de 5 kommuner, er en bred vifte af arbejdsopgaver, lige fra asfaltarbejde til arbejde på værksted. Det kræves, at en del af det tilbudte sortiment er vandtæt og/eller åndbart. På denne del skal der gives en pris på standardstørrelser (str. 37-48), samt en tillægspris ved størrelser udenfor standard. Sikkerhedsstøvler: Der skal i det tilbudte sortiment tages højde for den brede vifte af arbejdsopgaver i Park & Vej i de 5 kommuner, lige fra asfaltarbejde til arbejde på værksted. Det kræves, at en del af det tilbudte sortiment er vandtæt og/eller åndbart. Skoene i det tilbudte sortiment skal være slidstærke og beregnet til det forskelligartede arbejde indenfor Park & Vej. De skal alle være udstyret med stålsnuder samt sømværn. Leverandøren skal i bilag 2B angive/beskrive: De tilbudte sko/støvler. Den forventede holdbarhed på de tilbudte sko i forhold til det arbejde, de er beregnet til. 7
2.5: Tildelingskriterier. Både i forhold til del 1 og 2 i udbudet, vil leverandøren blive valgt ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på de nedenstående vægtede tildelingskriterier. Pris: 50 % Kvalitet: 20 % Leveringstid: 20 % Sortimentsbredde: 10 % Delaftale 1: Arbejdstøj. Pris: Tilbudet skal afgives i henhold til den vedlagte tilbudsliste i bilag 2A. Den vejledende udsalgspris samt tilbudsprisen skal afgives i nettopriser ekskl. Moms pr. stk. Kvalitet: Kvaliteten af det tilbudte produktsortiment vil blive vurderet fredag d. 16. januar ved prøvning af tøjet. Levering: For Fællesindkøb Fyn er hurtig og korrekt levering af høj prioritet. Der skal oplyses i bilag 2A, hvor lang leveringstiden er i antal arbejdsdage fra afgivelse af bestillingen til modtagelse af varen. Sortimentsbrede: Her vil blive lagt vægt på bredden i det tilbudte sortiment af f.eks. jakker, bukser mm. Delaftale 2: Sikkerhedsfodtøj. Pris: Tilbudet skal afgives i henhold til vedlagt tilbudsliste i bilag X. Den vejledende udsalgspris samt den tilbudte pris skal være nettopriser ekskl. Moms pr. stk. Kvalitet: Kvaliteten af de tilbudte produkter, vil blive vurderet fredag d. 16. januar ved prøvning. Levering: For Fællesindkøb Fyn er hurtig og korrekt levering af høj prioritet. Det skal oplyses i bilag 2B, hvor lang leveringstid i antal arbejdsdage, der skal påregnes fra afgivelse af bestilling til modtagelse af leverancen. Dette skal være opdelt på standardsortiment og skaffevarer. Sortimentsbrede: Her vil blive lagt vægt på, hvor mange forskellige modeller, der gives tilbud på. 8
2.6: Minimumskrav. Følgende kriterier skal være opfyldt til vurdering af tilbudsgivers egnethed. Er nævnte oplysninger ikke medsendt tilbudsmaterialet, vil tilbudet blive betragtet som ikke konditionsmæssigt. Tilbudsgivers økonomiske formåen skal synliggøres ved hjælp af: Fremvisning af tilbudsgivers sidste årsregnskab, eller alternativt en erklæring fra bank eller revisor, der godtgør tilbudsgivers økonomiske situation. Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, herunder organisation, ejerforhold samt personalets faglige kvalifikationer. Aktuel referenceliste med beskrivelse af sammenlignelige leverancer, med angivelse af kontaktpersoner. Erklæring om forfalden ubetalt gæld til det offentlige (tro- og love erklæring bilag 1) skal underskrives og vedlægges tilbudet. Beskrivelse af eventuelt kvalitetssikringssystem og/ellers miljøcertificering. Beskrivelse af, hvorvidt tilbudsgiver bidrager til et rummeligt arbejdsmarked. Yderligere krav I forbindelse med tilbudsgivning skal skemaet i bilag 2A og 2B udfyldes. Der skal vedlægges en beskrivelse af kvaliteten på logotryk, herunder om det kan tåle kemisk rens, forventet holdbarhedstid mm., og prøver skal vedlægges tilbudet. Efter nærmere aftale skal tilbudsgiver stille prøver af det tilbudte tøj til rådighed for ordregiver i forbindelse med prøvning. Tilbudsgiver skal give en beskrivelse af den service, der ydes i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Som minimum skal en konsulent være til rådighed kl. 7 før arbejdets begyndelse i forbindelse med måling af medarbejdere, efter nærmere aftale. 2.7: Tilbudsfrist. Tilbudet skal være Fællesindkøb Fyn i hænde senest onsdag d. 7.januar 2009 kl. 12.00 Tilbudet ønskes fremsendt skriftligt i et underskrevet eksemplar samt en kopi på CD-rom og mærkes tydeligt: Må ikke åbnes i poståbningen. Tilbud på Arbejdsbeklædning 9
Og sendes til: Fællesindkøb Fyn Att.: Lone Uhrbrand Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene, eller få kendskab til oplysninger om de givne tilbudspriser. Tilbudsgiver kan pr. telefon eller mail, efter tilbudsfristens udløb, få oplysninger om antallet af indkomne tilbud, samt navn på hvilke firmaer, der har afgivet tilbud. Tilbudet skal være gældende 90 dage fra tilbudsfrist. 2.8: Kommunikation. Al kommunikation i forbindelse med aftalen, i tale såvel som skriftligt, skal foregå på dansk. Spørgsmål til udbudsmaterialet rettes i udbudsperioden skriftligt til udbyders kontaktperson: Att.: Lone Uhrbrand Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Eller pr. mail: luhrb@faaborgmidtfyn.dk Sidste frist for indkomne skriftlige spørgsmål er fredag 19. december 2008 kl. 12.00. Indkomne spørgsmål vil blive besvaret løbende og vil blive offentliggjort i anonymiseret form på Fællesindkøb Fyns hjemmeside under igangværende udbud. http://www.faaborgmidtfyn.dk/om_kommunen/faellesindkoeb_fyn/udbud/igangvaerende_udbud/ Tilbudsgivere opfordres løbende til at holde sig orienteret på hjemmesiden. 10
3: Kontraktudkast. 3.1: Parterne. Der indgås hermed kontrakt mellem: Udbyder: og Kontrakthaver: Fællesindkøb Fyn Firma Graabjergvej 3A Adresse 5856 Ryslinge By 3.2: Kontraktgrundlag og type. Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler jf. Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet. Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af udbyder udarbejdede udbudsmateriale med bilag (herunder spørgsmål og svar) og kontrakthavers tilbud med bilag udgør det samlede kontraktmateriale. Kontrakten består af to dele: Del 1: Del 2: Arbejdsbeklædning Sikkerhedsfodtøj 3.3: Kontraktperiode. Kontrakten er gældende i 3 år, med option på forlængelse i op til yderligere 12 måneder. Udbyder skal, senest 3 måneder inden kontraktens udløb, give kontraktholder besked om, hvorvidt optionen ønskes benyttet. Kontraktperiode: 1. februar 2009 31. januar 2012. 3.4: Leveringsbetingelser. Alle leverancer skal være frit leveret på den af bestiller anviste adresse og/eller plads. Der accepteres ikke krav om minimum ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. 11
Alle bestillinger skal pakkes til den enkelte medarbejder, med påført navn og afdeling før levering. 3.5: Fakturering og Følgeseddel. Faktura skal ske gebyrfrit og elektronisk fremsendes til bestilleren i hver af de 5 kommuner jf. Lov nr. 1203 af 27. december 2003 om offentlige betalinger på baggrund af oplyste EAN-numre. Bestillingen skal faktureres pr. medarbejder og skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Bestillernavn EAN nummer Ordre-/rekvisitionsnummer Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Medarbejdernavn og afdeling Med hver leverance skal medfølge en følgeseddel, der som minimum skal indeholde følgende oplysninger: Varenavn, varenummer og antal. Bestillernavn Ordrenummer EAN-nummer Dato Medarbejdernavn og afdeling 3.6: Prisregulering og Priser Regulering af prisen skal ske i forhold til nettoprisindekset. Første prisregulering kan ske 1. januar 2010 på baggrund af den seneste oplyste fremskrivningsprocent for det pågældende budgetår. Der kan kun prisreguleres én gang årligt pr. 1. januar. De tilbudte priser skal være konkurrencedygtige i hele aftaleperioden. Eventuelle prisnedsættelser skal automatisk påvirke de tilbudte priser. Ved den valgte leverandørs lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de afgivne priser i dette tilbud, skal produkterne tilbydes kommunerne til disse priser. En eventuel prisstigning skal kunne dokumenteres af leverandøren. Alle prisstigninger skal meddeles og accepteres af Fællesindkøb Fyn. 12
Såfremt der i aftaleperioden kan tilbydes nye produkter, eller at der optages erstatningsprodukter på leverandørens normale prisliste, der pr. tilbudsdato ikke var kendte, skal disse som minimum tilbydes kommunerne til listepris fratrukket den gennemsnitlige rabat for de øvrige eksisterende tilbudte produkter. 3.7: Betalingsbetingelser Løbende måned + 30 dage fra modtagelse af korrekt elektronisk faktura.. 3.8: E-handel. Fællesindkøb Fyn benytter elektronisk varekatalog fra KMD. Her markedsføres aftaler internt i kommunerne og de decentrale indkøbere har her mulighed for at søge information om, hvilke leverandører Fællesindkøb Fyn har aftaler med på hvilke vilkår, se prisbilag, finde link til leverandørernes hjemmeside, e-mail, kontaktperson mm. Aftalekataloget har en yderligere udvidelse, KMD web-bestilling, med mulighed for bestilling direkte ved leverandørerne, når katalog med billeder, beskrivelse af varer og priser er indlagt i systemet. Som leverandør til Fællesindkøb Fyn stilles der krav om levering af et elektronisk varekatalog. Det er et krav, at det ved kontraktstart er muligt at foretage bestillinger fra et elektronisk varekatalog med billeder i KMD web-bestilling. Manglende elektronisk varekatalog vil blive anset som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Information om Fællesindkøb Fyns E-handelssystem kan søges hos KMD eller hos Fælleindkøb Fyn. Der er nu afholdt kurser i de to systemer i alle 5 kommuner, så alle er klar til at handle over det nævnte system. 3.9: Statusmøder Fællesindkøb Fyn ønsker et statusmøde 6 måneder inde i kontrakten, med henblik på en generel vurdering af samarbejdet. Derefter holdes der statusmøde en gang årlig. Fællesindkøb Fyn indkalder til statusmøderne. 13
3.10: Produktsammensætning og kontraktændringer. Hvis der som følge af lovgivningsmæssige ændringer mv. foretages ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthave forpligtet til omgående at informere udbyder om disse, samt omgående ændre produkterne, hvor dette følger af lovkrav og/eller myndighedskrav. Hvis kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med produkter, som falder inden for det produktområde, der er omfattet af nærværende kontrakt, skal kontrakthaver i samarbejde med og efter aftale med udbyder tilbyde sådanne produkter. Udbyder medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang at disse i alle led lever op til de i kontrakten stillede minimumskrav. Nærværende kontrakt, samt bilag til denne, kan kun ændres ved skriftlig kontrakt mellem udbyder og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til punkt 4.6 (Prisregulering og Priser) anses ikke for værende en kontraktændring. 3.11: Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtiget til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud, som naturligt hører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet, som i aftaleperioden. Overtrædelse af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 3.12: Underleverandører. Hvis kontrakthaver benytter underleverandører til opfyldelse af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 3.13: Overdragelse af leverancer. En leverandør kan ikke helt eller delvis overdrage kontrakten eller dele af denne til tredjemand uden Fællesindkøb Fyns samtykke. 14
3.14: Miljø. Udbyder ønsker at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. Dette gøres ved at have en miljøbevidst indkøbspolitik. Tillige ønsker udbyder, at medvirke aktivt til at skabe et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i egne afdelinger, institutioner m.v., men også hos de leverandører, som benyttes i forbindelse med leverancer af varer og tjenesteydelser. Kontrakthaver skal garantere, at alt hvad der bliver leveret, under nærværende kontrakt, til enhver tid opfylder den/de gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mm., der forefindes på området. 3.15: Kontakt mellem parterne. Parterne udpeger hver især de personer, som varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Sælgerbesøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd og at der fra den enkelte sælgers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings indkøbsbehov. Al kontakt skal ske på opfordring fra afdelingerne. 3.16: Service. Leverandøren forpligter sig til, efter aftale, at stille en konsulent til rådighed før arbejdsdagens begyndelse kl. 7 til måling af medarbejderne i forbindelse med tilpasning af tøj. Det er leverandørens ansvar, at målingerne er korrekte, når foretaget af konsulenten og at tøjet bliver tilpasset derefter. I tilfælde af fejlmåling af medarbejderen af konsulenten, er leverandøren forpligtet til at tage tøjet tilbage, samt levere nyt uden beregning. Leverandøren forpligter sig til at føre protokol med de enkelte medarbejdere, der er blevet målt, til brug ved senere bestillinger. 3.17: Statistik. Kontrakthaver skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik med følgende indhold, med mindre andet er aftalt: Statistikken skal indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængder og kr.) fordelt på varer, varegrupper og bestiller. 15
Statistikken skal kunne leveres elektronisk med henblik på bearbejdning i almindelige elektroniske systemer. Udbyder skal efter ønske kunne få oplyst forbrug på hvert enkelt produkt. 3.18: Mislighold. Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er udbyder berettiget til at opsige hele aftalen med en måneds varsel. Som væsentlig mislighold betragtes: Manglende overholdelse af leveringstid Manglende overholdelse af lovmæssige krav til produktet Manglende leverancer Manglende overholdelse af kravspecifikationerne Manglende elektronisk katalog indlæst til KMD web-bestilling ved kontraktstart Såfremt konkurslovens regler ikke er en hindring, kan Fællesindkøb Fyn uden varsel opsige kontrakten, hvis leverandøren erklæres konkurs, træder i likvidation eller anmelder betalingsstandsning ved skriftlig henvendelse til boet. Undlader kommunerne under Fællesindkøb Fyn at opfylde deres kontraktlige forpligtelser, er leverandøren berettiget til, efter skriftlig henvendelse, at hæve kontrakten med en måneds varsel. Forudsætningen for dette er, at leverandøren kan påvise, at undladelsen er af væsentlig betydning for leverandøren og at kommunerne er meddelt rimelig frist til at afhjælpe den påberåbte misligholdelse. 3.19: Force Majeure. I tilfælde at force majeure, som defineret i Købelovens 24, herunder også strejke og lockout, som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part besked herom skriftligt, så snart force majeure kendes eller konstateres, med mindre force majeure i sig selv umuliggør dette. En force majeure isoleret i kontrakthavers virksomhed eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan udbyder kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. Ved force majeure, der er forårsaget af strejke og/eller lockout eller anden konflikt, er parterne berettiget til at hæve kontrakten efter leveranceudeblivelse i 30 kalenderdage. 16
3.20: Offentliggørelse af kontrakten og tavshedspligt. Nærværende kontrakt er fortrolig og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Udbyder offentliggør dog aftalen for medarbejderne i kommunerne ved hjælp af KMD web-aftale (aftalekataloget). Kommunerne under Fællesindkøb Fyn er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige begge parter og andre til at få indsigt. Fællesindkøb Fyn henviser i den sammenhæng til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtiget til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne aftales indhold. Dette gælder også efter endt kontrakt. 3.21: Erstatning og Forsikring. Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og/eller tingskade, herunder også erhverv- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. 3.22: Tvister. Uoverensstemmelser i forbindelse med nærværende kontrakt søges afgjort ved forhandling. Hvor intet andet er anført, gælder købelovens garanti- og ansvarsregler. Dog anses enhver forsinkelse og mangel for væsentlig 3.23: Underskrift. Denne kontrakt inkl. Tilhørende bilag, er udfærdiget og underskrevet i 2 eksemplarer, hvoraf det ene beror hos Udbyder og det andet hos Kontrakthaver. Udbyder Kontrakthaver 17
Bilag 1: Tro- og Love Erklæring Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE. - om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Virksomhedens navn, adresse samt CVR nr.: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Dato og underskrift 18
Bilag 2A: Tilbudsskema til arbejdstøj. I nedenstående skema bedes udfyldt hvilket mærke i hvilken kvalitet, der tilbydes, leveringstiden og prisen på de forskellige varer. I tilfælde af at der tilbydes flere kollektioner, bedes skemaet udfyldt flere gange. Mærke: Beskrivelse af varen. Kvalitet Pris med logotryk ex. moms Pris med logobroderi ex. moms Pris for navn (tryk) ex. moms Pris for navn (broderi) ex. moms Leveringstid Vejl. udsalgs- Pris ex. moms Rabat i % Tilbudspris ex. moms
1
Beskrivelse af opgaven Pris ex. Moms Leveringstid Oplægning af bukser + eventuel flytning af reflekser Ekstra længde på bukseben og jakkeærmer Påsætning af inderlomme i arbejdsjakker Klap over baglomme på arbejdsbukser Flytning af lomme fra venstre til højre side på arbejdsbukser Tillæg for størrelser udenfor standardstørrelser (både større og mindre) Produkttype Holdbarhed i vask for reflekserne Forventet antal vaske/tid Holdbarhed i vask for profiltøj (flouriserende stoffer) (EN471) Garanti på elastikker og velcro i/på tøjet Rabat på resterende del af produktsortimentet: 2
Bilag 2B: Tilbudsskema til sikkerhedsfodtøj. I det nedenstående skema bedes udfyldt hvilket mærke sko, der tilbydes, hvorvidt de er vandtæt, sko eller støvler, hvilket arbejdsområde indenfor Park & Vej de egner sig til, forventet holdbarhed samt prisen. Mærke Sko eller støvler Herre/dame model. Vandtæt Arbejdsområde Forventet holdbarhed Vejl. udsalgspris Rabat i % Tilbudt pris 3