ZebraByer i Roskilde Kommune konkretisering af pilot Baggrund & projektidé Følgende er en konkretisering af hvordan løsningen ZebraByer, i samarbejde med lokalsamfund, lokale decentrale institutioner samt andre relevante aktører, skal testes i pilot. ZebraBy er udarbejdet som løsning på Byrådets innovationsspørgsmål om Flere gode leveår, Nye fællesskaber og Medborgerskab. En ZebraBy er et lokalsamfund, hvor der er stærke forpligtende netværk og samarbejder imellem lokalsamfundets mange forskellige aktører. Aktørerne er fx. laug, idrætsforeninger, erhvervsliv og decentrale institutioner som skoler, plejecentrer og biblioteker samt den kommunale administration. ZebraBy kombinerer de unikke indsigter og energier lokalsamfundene har, med de decentrale institutioners høje faglige kompetancer. Ved at skabe intelligente koblinger, udnyttes allerede eksisterende ressourcer på nye innovative måder, der skaber større borgerværdi. To plus to kommer til at give fem. ZebraBy skaber forpligtende netværk der går på kryds og tværs af de eksisterende, ofte interessebestemte, økonomiske eller fagligt definerede skel der er i lokalsamfund, decentrale institutioner og administration. Ved at bringe indsigter og forskelligheder sammen på tværs, skabes et mere helhedsorienteret perspektiv, der sikrer aktørerne fælles retning og øjeblikkelig handlemulighed. ZebraBy styrker aktivt de lokale netværk og skaber rum for at mindre, værdiskabende idéer og udfordringer, straks kan løses. ZebraBy styrker også muligheden for at komplicerede problemstillinger, i et tæt samarbejde mellem lokale aktører, decentrale institutioner og administration, kan løses på nye innovative måder. Med ZebraBy: Kommer borgerne tættere på områdets udvikling, får mere indflydelse og ansvar. Mange af borgerne er medproducerende i løsningen af områdets problemer. Indgår de lokale institutioner, på tværs af eksisterende institutioner og med lokalsamfundet, i forpligtende samarbejder omkring deres opgaver. Katalyseres nye netværk og samarbejdsformer mellem lokalsamfundets aktører. Samarbejder lokalsamfund og Rådhus på nye værdiskabene måder samt udvikler nye usædvanlige løsninger på lokalsamfundets problemer. Udfordres de kommunale organisatoriske silo- og fagopdelinger på måder der giver mening og betyder mere fleksible, hurtigere og mere helhedsorienterede løsninger på lokale problemer.
Projektets formål Pilotprojektets formål er at afdække og afprøve nye former for værdifulde fælleskaber, der igennem forpligtende netværk, skaber rammer for, at problem og løsning kan mødes. Pilotprojektet udforsker også stærke fællesskabers mulige støtte og evt. medproduktion af løsninger på lokale problemer. Projektets mål I ZebraByerne Generelt Etablerer en ramme for nye forpligtende fællesskaber i lokalsamfundene. Aktivt styrke eksisterende og nye netværk. Skabe mødeplads hvor problem, idé og løsning kan mødes. Skabe rum for at idéer og udfordringer samt andre lavthængende frugter, straks kan løses i netværket og skabe værdi. Styrke at komplicerede problemstillinger, i et tæt samarbejde mellem lokale aktører, decentrale institutioner og Rådhus, kan fører til radikalt nye innovative løsninger. Opnår indsigter som bidrager med værdifuld viden om hvordan vi generelt kan facilitere/understøtte stærke forpligtende lokalsamfund. Udforsker stærke lokalsamfunds mulige støtte og evt. medproduktion af kommunens opgaver. Hvem deltager Lokale aktører Det er omkring de lokale aktører at ZebraBys fulde omdrejningspunkt bliver. Lokale aktører er både borgere der har organiseret sig i Råd, Laug. Idrætsforeninger, Kulturcentrer m.m. samt erhvervsvirksomheder, børnehaver, skoler, plejecentrer, biblioteker osv. De lokale aktørers engagement er helt centralt og særdeles nødvendigt i ZebraByen da det er koblingen af aktørernes unikke indsigter, energier samt høje faglige kompetencer der kan gøre en forskel. Med til (kommende) lokale aktører hører også frivillige foreninger som fx Ældresagen og Frivilligcentret. Disse foreninger har særdeles stor viden, indsigt og engagement indenfor deres specifikke områder. Et stærkere netværk mellem lokalsamfund og foreninger vil både styrke lokalsamfund og foreninger. Politisk følgegruppe Den politiske følgegruppe vil løbende drøfte mange spørgsmål og valg omkring hvordan innovationsløsningerne bedst testes i pilotprojekterne. Følgegruppen kan indstille om større beslutninger vedr. fx løsninger der kræver særlig beslutningskompetence eller brug af udfordringsretten, skal forelægges relevante fagudvalg, økonomiudvalg og endeligt Byrådet, for godkendelse. Den politiske følgegruppes vigtigste opgaver bliver at deltage i mødet med borgerne, sparre med projektgruppen samt sikre innovationshøjden i pilotprojektet. Følgegruppens forskellige fagligheder,
personlige erfaringer som borger såvel som politikker forventer at blive bragt i spil og bidrage positivt til projektet. Herudover vil der blive arbejdet for at følgegruppen involveres i samarbejdet med borgerne på nye og værdiskabene måder. ZebraTeam Et tværgående team bestående af fire medarbejdere fra hhv. Teknik & Miljø, Børn & Kultur, Social & Sundhed og Økonomi & Beskæftigelse. En medarbejder fra Digitalisering & Borgerservice kobles løst til teamet. I lokalsamfundet skal teamet være katalysator for at nye tværgående netværk, traditionelle såvel som sociale medier, udvikles. Teamet skal faciliterer, at idéer, der straks kan omsættes til værdi, bliver udført. Teamet skal også sikre udviklingen af nye usædvanlige løsninger samt være murbrækker for realisering både på Rådhuset og i lokalsamfundet. Administrativ styregruppe Bestående af Direktør fra Børn & Kultur, Direktør fra Teknik & Miljø, repræsentant for Social & Sundhed, Programleder fra Byrådssekretariatet samt projektlederen. Hvor Det foreslås at Gundsømagle danner rammen om den første ZebraBy pilot med start 1. januar 2013. Gundsømagle udmærker sig ved at være velafgrænset og af en passende størrelse på omkring 2000 indbyggere. Byen har særdeles aktive borgere der kontinuerligt arbejder for at forbedre byen på mange fronter. Gundsømagle er ydermere meget velorganiseret med både landsbylaug, idrætsforeninger med mere. Især forholdet omkring det veldrevne, energi- og idérige landsbylaug vægter højt i et kommende første samarbejde omkring test af ZebraBy. Af decentrale institutioner har Gundsømagle bla. en veldreven skole, daginstitutioner samt et bibliotek. At byen netop, igennem et projekt som Zealand Business Connection har gennemført, har fået papir på at de er et velfungerende lokalområde med stort potentiale har skabt særdeles god motivation for at deltage i ZebraBy. Forvaltningen skønner, at en række interessenter i Gundsømagle ønsker at være aktive i en test omkring byens fortsatte positive udvikling. Motivationen, samt at byen er så velorganiseret, skaber særdeles gode muligheder for at resultater hurtigere vil kunne opnås og bruges i efterfølgende ZebraByer. Som den anden ZebraBy foreslåes Viby med start 1. august 2013. Viby er med sine 4500 indbyggere dobbelt så stor som Gundsømagle. Viby er på nuværende tidspunkt ikke helt så velorganiseret som Gundsømagle. Der er ikke etableret et laug eller forening der varetager byens almene interesser. Til gengæld har byen en stærk idrætsforening, borgere der arbejder på at etablere et Kulturhus samt en sammenslutning af forældre fra de lokale børneinstitutioner der har fokus på hvordan de kan være medvirkende til at Viby gøres så attraktiv at nye børnefamilier vælger at flytte til byen. Af decentrale institutioner findes et bibliotek, flere børnehaver, skoler og plejecentrer. På den måde fremstår Viby mere kompleks end Gundsømagle. Der er hos Vibys borgere en oprigtig bekymring for byens fremtidige eksistens og stor fokus på hvordan afvikling kan afløses af udvikling. Forvaltningen skønner derfor, at det absolut er muligt at aktivere eksisterende ressourcer og potentialer i Viby og at en test af ZebraByen i Viby vil skabe betragtelig værditilvækst i byen. De erfaringer der først opnås i Gundsømagle og senere i Viby vil danne et særdeles godt erfaringsgrundlag i arbejdet med den tredje ZebraBy - som kunne være et lokalområde i fx vestbyen. Et lokalområde her vil modsat de andre to ZebraByer ikke have en klar fysisk afgrænsning, de lokale aktører er typisk ikke organiseret i helhedsorienterede laug eller foreninger, og skoler og plejecentre har et større opland hvilket muligvis har (negativ) betydning for deres engagement i lokalområdet.
Tidsplan 1: ZebraTeam tager kontakt til lokalområdet (Jan & Feb. 2013) for at spørge om de har lyst til at deltage i ZebraBy. ZebraTeam identificerer, igennem samtaler og interviews med lokale aktører, allerede eksisterende netværk i lokalområdet. 2: ZebraTeam introducerer og præsenterer ZebraBy i relevante dele af administrationen, hos de decentrale institutioner samt opstarter opbygningen af netværk på tværs af den kommunale organisation. (Jan & Feb. 2013) Det er vigtigt at kendskabet til ZebraBy bredes ud i organisationen både på Rådhuset men også hos de decentrale institutioner. Ved at sikre at de positive energier i projektet bliver kendte, dannes et nødvendigt grundlag som skal sikre det fremtidige samarbejde på tværs af fagskel, økonomiske og organisatoriske interesseområder. Præsentationen kan foregå som en klassisk præsentation som den blev præsenteret for Byrådet, men kan også ske ved samtaler, interviews eller andre inddragende måder. Her vil den politiske følgegruppe også spille en rolle omkring formidlingen af tankerne om ZebraByen. 3: Lokalsamfundets problemer og potentialer identificeres (Feb. & Marts 2013). Dette sker i et samarbejde mellem lokale aktører, lokale institutioner, frivillige foreninger samt ZebraTeam som facilitator. Metoderne vil være interviews, workshop (Workshop 1), spørgeskemaer samt innovative antropologiske tilgange som observation, kontekstuelle interviews, retrospektiv gennemgange, brugerrejser og andre borgerproducerede data. 4: Problemer og potentialer er identificeret. I samarbejde mellem lokale aktører, borgere, lokale institutioner, frivillige foreninger samt ZebraTeam som facilitator prioriteres de fundne problemer og potentialer som kan løses straks i de nye forpligtende fællesskaber. Udvælgelsen foregår på en faciliteret workshop (workshop 2) hvor også den politiske følgegruppe deltager (Marts 2013). En bruttoliste forelægges for Byrådet ved forårsseminaret (April 2013). 5: Identificeres der problemer og potentialer som kræver nye usædvanlige løsninger udvælges 3-5 emner som derefter undergår en målrettet og fokuseret innovationsproces der indeholder fire trin: Fokuser, Oplev, Skab og Insister (Maj 2013). Processen udføres i et forpligtende samarbejde af udvalgte grupper bestående af relevante aktører fra fx lokale aktører, lokale institutioner, frivillige foreninger, samt administrative medarbejdere fra Rådhuset. ZebraTeam er facilitator. For hver fase identificeres omtrentlige start- og sluttidsrammer samt muligheder for iteration (tilbageløb mellem faserne). Der gennemførers en proces der klæder grupperne på til innovationsprocessen. Workshoppens formål er også at videndele samt styrke de nye netværk. 6: De udvalgte innovationsemner er alle igennem de tre første punkter i innovationsprocessen (Sep. & Okt. 2013). En videndelingsaften afholdes for at videndele indsigter samt udbrede kendskabet til de skabte resultater. Udover lokale aktører, lokale institutioner og frivillige foreninger deltager også borgere fra lokalområdet og den politiske følgegruppe samt borgmester. 7: ZebraTeam indhenter oplysninger om lokalområdet på Rådhuset (Kontinuerligt). Oplysningernes vigtigste formål er at kunne bidrage til løsning af de problemer der i processen identificeres af lokalområdet
8: ZebraTeam udarbejder delevaluering (Juni 2013 samt Sep.2013) der danner grundlag for Byrådets beslutning om ZebraBys forsættelse. Evaluering foretages ud fra den værdi ZebraBy allerede skaber eller har potentiale til at skabe. Der evalueres ud fra fire parametre øget produktivitet, bedre service, større effekt eller styrket demokrati.