Job- og personprofil for stillingen som Kontorchef for Regnskabssupport og Indkøb, Århus Kommune 1. Kontoret for Regnskabssupport og Indkøb Kontoret for Regnskabssupport og Indkøb er en del af Økonomi og Personale i. Kontoret har ansvar for tilrettelæggelse af det sammenhængende elektroniske dokumentflow i hele sagsgangen fra indkøbsbehov over bestilling til faktura og bogføring. Sagsgangen består af de sammenhængende delprocesser som er udbud, indkøbsaftaler, e-handelskataloger, der forestås af Indkøb samt ordreafgivelse, fakturabehandling og bogføring som forestås af Regnskabssupport. Størsteparten af delprocesserne sker elektronisk i forskellige it-systemer, som f.eks. er Århus Kommunes elektroniske indkøbsaftalehåndbog, Opus e-indkøb og Opus Økonomi samt SAS-analysesystem. Kontoret er ledet af en kontorchef og er opdelt i to teams Regnskabssupport og Indkøb. Den daglige ledelse forestås af to teamledere. Udover teamlederen er der i Regnskabssupport ansat 4 medarbejdere og i Indkøbsfunktionen ligeledes 4 medarbejdere. Regnskabssupport Regnskabssupport yder teknisk og regnskabsmæssigt support til samtlige brugere af KMD OPUS i MSO s afdelinger og lokalcentre omkring fakturabehandling, regningsudskrivning, e- indkøb og generelt omkring regnskabsmæssige forhold. I forbindelse med regningsudskrivningen varetager Regnskabssupport betalingskontrol samt afstemning af alle MSO s betalingsarter og har ansvaret for behandling af fejllisterne. Regnskabssupport har ansvaret for, at kreditorudbetalinger sker i henhold til kommunens betalingsbetingelser. Opfølgningen heraf sker blandt andet via bogholderen og rykning via kontrolcentret. Regnskabssupport tilpasser og vedligeholder det økonomiske hierarki i KMD OPUS. Ud fra organisationens styringsbehov og under hensyntagen til Indenrigsministeriets autoriseret kontoplan oprettes/ændres profitcenter-, omkostningssteds- og bevillingsansvarshierarkiet. Via FM-driver vedligeholdes kapitalmidlerne. Ydermere oprettes en projektstruktur bestående af en projektdefinition og psp-elementer. Administration af brugerrettigheder i alle KMD OPUS systemer er en opgave, der varetages af Regnskabssupport, og i nærmeste fremtid vil dette ske via brugerrettighedsstyring. Herudover forestår regnskabssupport hele opsætningen af work- og godkendelsesflowet i forhold til ordre og faktura samt dataafgrænsningen for alle brugere i KMD OPUS. Regnskabssupport udsender interne instruktioner, forretningsgangsbeskrivelser og vejledninger, sikrer afstemning af statuskonti, afregner moms og varetager andre fælles opgaver for MSO, samt indgår i fælles opgaveløsning og udviklingsopgaver med andre 1
magistratsafdelinger i Århus Kommune bl.a. i form af KMD OPUS funktionsgrupperne. Efter behov gennemfører Regnskabssupport uddannelse af brugere, bl.a. i anvendelsen af e- handelssystemet, samt medvirker til implementering af nye Opus faciliteter i MSO. Regnskabssupport er Revisionens kontaktled i MSO og medvirker til fremskaffelse af det fornødne revisionsgrundlag ( materialeliste ) samt planlægningen af revisionsbesøg i MSO. Desuden foretager Regnskabssupport også selv regnskabstilsyn på enheder med kontantkasser. Indkøb Indkøbsfunktionen indgår aftaler på relevante områder indenfor den af Byrådet vedtagne Indkøbspolitik i det tværmagistratslige indkøbssamarbejde i Århus Kommune. Fra 2010 udarbejdes der i Århus Kommune en fælles indkøbsstrategi, som vil være en ledetråd for MSO s indkøbsfunktions opgavevaretagelse. Indkøbsfunktionen er aftaleansvarlig for en aftaleportefølje på ca. 50 aftaler i MSO. Aftalerne i porteføljen skal løbende fornyes ved gennemførelse af genudbud. Vedligeholdelse af MSO s andel i Århus Kommunes elektroniske indkøbsaftalehåndbog i form af sortimentstilpasninger, prisændringer, informationer på indkøbsaftaler, udarbejdelse af e-kataloger samt opretholdelse af e-handel udgør en stor del af opgaven og er i stigende vækst. Ligeledes medfører den stigende opmærksomhed vedr. miljø og arbejdsmiljø større krav til indkøbsaftaler, og disses vedligeholdelse. Indkøbsfunktionen yder faglig support i indkøbsforhold til forvaltningens andre kontorer. Pt. er ca. 660 disponenter autoriseret til Århus Kommunes elektroniske indkøbsaftalehåndbog. Der er etableret et struktureret samarbejde mellem de ca. 30 decentrale Indkøbsansvarlige (IA er) og Indkøbsfunktionen, bl.a. i form af planlagte møder, vedligeholdelse af struktur, uddannelse m.v. Indkøbsfunktionen deltager i det tværmagistratslige indkøbssamarbejde og fungerer som bindeled til MSO s lokalcentre og afdelinger. Indkøbsfunktionen tilstræber og tager initiativer til løbende at påvirke best practice i disponeringsprocessen i MSO. Udover den vedtagne indkøbspolitik og strategi i Århus Kommune, er beslutninger på koncernniveau en guideline for prioritering og opgavevaretagelsen i indkøbsfunktionen. Efter behov gennemfører Indkøb uddannelse af brugere bl.a. i anvendelsen af Århus Kommunes elektroniske indkøbsaftalehåndbog. 2
2. Jobprofil 2.1. Stillingsbetegnelse Kontorchef for Regnskabssupport og Indkøb 2.2. Ansættelsesområde Kontorchefen er ansat i Århus Kommune indtil videre med ansættelse i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg, Kontoret for Regnskabssupport og Indkøb. Kontoret er en del af Økonomi- og Personaleafdelingen der ligeledes består af kontorerne Målog Økonomistyring, IT og Digitalisering, Personalerådgivning, Borgerjournal, Pension og Boligstøtte samt Økonomichefens stab. 2.3. Reference Kontorchefen refererer til Økonomichef Thor Davidsen, der er nærmeste overordnede. 2.4. Ansvarsområde Kontorchefen har det overordnede ledelsesmæssige ansvar for de opgaver, der udføres i Regnskabssupport og Indkøb. Kontorchefen har således det overordnede ledelsesmæssige ansvar for: Drift og videreudvikling af hele indkøbs- og regnskabssupportfunktionen Ansvar for kontorets budget og regnskab Det overordnede personalemæssige ansvar for kontorets ansatte, herunder afholdelse af MUS (TUS) og opfølgning herpå. At virke som medarbejdernes sparringspartner på kontorets fagområder og yde opbakning til kontorets medarbejdere og de faglige problemstillinger Kontinuerligt og aktivt at medvirke til egen og kontorets kompetenceudvikling At repræsentere kontorets fagområder såvel internt i magistratsafdelingen som i forhold til samarbejdspartnere i hele Århus Kommune At fungere som koordinator og kontaktperson i MSO i forhold til Revisionen og være med til at sikre at love, bekendtgørelser og instruktioner omkring regnskabsførelse overholdes i MSO, herunder kasse og regnskabsregulativet. At fungere som koordinator omkring implementering af KMD OPUS i MSO 3
At deltage som MSO s repræsentant i OPUS Strategigruppen og OPUS ledelsesmøder. Deltagelsen i OPUS Strategigruppen indebærer, at der skal træffes beslutninger om blandt andet anvendelsen af OPUS og igangsættelse af nye funktionaliteter, hvorved en dyb indsigt på området er vigtig for varetagelsen af MSO s interesser i OPUS. At skabe gode rammer for indgåelse af anvendelige indkøbsaftaler samt medvirke til at understøtte overholdelse af disse. Samarbejde med lokalcentrene og andre decentrale aktører om indgåelse af nye indkøbsaftaler. At deltage som MSO s repræsentant i Styregruppen for Indkøb og det tværmagistratslige Budget- og Regnskabsudvalg. At deltage som repræsentant for MSO i diverse tværmagistratslige fora omkring økonomiske forhold, herunder økonomiske analyser. 2.5. Udfordringer for kontoret for Regnskabssupport og Indkøb Kontoret for Regnskabssupport og Indkøb står overfor en række udfordringer indenfor det kommende år: Der skal ske en markant styrkelse af indkøbsområdet. E-handel skal være nemmere at gennemføre end indkøb via telefon og fax. Ændringerne i OPUS skal gennemføres i samarbejde med Borgmesterens Afdeling. Der skal skabes overblik over, hvor stor en del af MSO s indkøb, der er aftaledækket, samt hvor stor en andel af indkøbet i de aftaledækkede områder, der indkøbes via indkøbsaftaler Udvikle og fastholde organisationens fokus på indkøb som et økonomistyringsredskab. Samarbejde med lokalcentrene og andre aktører om indgåelse af nye aftaler. Kontoret skal skabe mere rationelle arbejdsgange omkring indkøb og regnskabsførelse i MSO. OPUS er et forretningsunderstøttende system, som skal udvikles og bruges, så hverdagen bliver markant lettere for den decentrale administration på lokalcentrene. Der skal opstilles mål for graden af forretningsunderstøttelse. Hvor effektiv er den del af administrationen, som bruger OPUS. At fortsat yde den bedste regnskabssupport i Århus Kommune. Ansvarlig for at MSO overholder kasse og regnskabsregulativet og sikrer, at afdelingen forsat ikke får anmærkninger fra revisionen. 4
3. Personprofil Kontorchefen for Regnskabssupport og Indkøb skal være kendetegnet ved følgende faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer: Faglige kompetencer En relevant akademisk uddannelse fx som cand.ocoen eller cand.merc i revision eller økonomistyring Erfaring fra lignende stilling eller stilling med lignende fagligt indhold. Erfaring med økonomistyring i en kommunal administration, gerne med vægt på udvikling af nemmere arbejdsgange i hverdagen. Kendskab til budget- og regnskabssystemet i kommuner kasse- og regnskabsregulativet Viden om KMD OPUS (SAP) Kendskab til indkøbsområdets forskellige elementer - købmandskab, økonomi og jura samt viden om de markeder som offentlige myndigheder henvender sig til Viden om direktiver og love for udbud af varer og tjenesteydelser Grundlæggende interesse for områderne og anerkendelse af de regler og rammer der er gældende på hhv. bogholderi og indkøbsområdet, Grundlæggende interesse for at gøre hverdagen nemmest mulig for de mange brugere af indkøb og OPUS. Ledelsesmæssige kompetencer Ledelseserfaring fra en politisk ledet organisation Relevant lederuddannelse og en opdateret ledelsesmæssig værktøjskasse Har en synlig, delegerende og motiverende lederstil, der tilpasses den enkelte situation. Evner at udvise interesse og respekt for den enkelte medarbejder Er beslutningsdygtig og i besiddelse af gennemslagskraft. Evner at belyse en sag bredt. Evner at skære igennem i forhandlinger men er samtidig diplomatisk Er udadvendt, initiativrig, vedholdende og opfølgende i forhold til igangsatte initiativer og kan medvirke til at fastholde og udvikle et højt fagligt niveau, hvor nytteværdien er i højsædet 5
Personlige kompetencer Er i besiddelse af meget gode samarbejdsevner med henblik på at kunne samarbejde på tværs af organisatoriske skel og fagområder Er engageret, visionær og udviklingsorienteret Har gode kommunikative evner såvel mundtligt som skriftligt Har et godt overblik. Kan tænke i store linjer og helheder og kan se nye veje og muligheder Evne til hurtigt at sætte sig ind i nye fagområder. Evner at fordybe sig i faglige problemstillinger Er målrettet og dynamisk og i besiddelse af en veludviklet analytisk og kritisk sans Har lyst og evner til at stå i spidsen og repræsentere og tegne kontoret udadtil 6