KMD Opus Vejledning Randers Kommune. Midlertidige arbejdsgange vedrørende bilagsflow i overgangsfasen Formål: Det er besluttet, at bilagsbehandlingen i regnskab 2008 skal færdiggøres i Webbetaling, mens regnskab 2009 skal føres udelukkende i Opus. Fra den 19. januar 2009 ændrer KMD vores faktura-flow, så alle fakturaer fra denne dato indgår i Opus. Der vil naturligvis være en del fakturaer, som indgår i Webbetaling før dette tidspunkt, men som vedrører regnskabsår 2009. Disse fakturaer skal flyttes manuelt fra Webbetaling til Opus. Tilsvarende vil der efter den 19. januar 2009 indgå 2008-fakturaer i Opus. Disse skal så flyttes manuelt fra Opus til Webbetaling. Denne vejledning beskriver, hvordan man flytter fakturaer fra det ene økonomisystem til det andet. Beskrivelse: Påvirkning af leverandører For at mindske antallet af fakturaer, der skal flyttes mellem de to systemer skal leverandørerne opfordres til så vidt muligt at sende fakturaerne, så kommunen har dem i hænde senest 9. januar, hvis der er tale om indkøb vedrørende 2008 og vente med at sende fakturaer til efter 21. januar, hvis der er tale om indkøb vedrørende 2009. Leverandørerne opfordres via annoncering, via www.randers.dk og via direkte henvendelse til de største leverandører. Samtidig kan indkøberne på de decentrale enheder forsøge at påvirke leverandørerne i forbindelse med indkøbet. Flytning af 2009-fakturaer fra Webbetaling til Opus Kort fortalt er proceduren den, at aftaleenhederne løbende videresender alle 2009-fakturaer til deres respektive sekretariaters bogholdere. Bogholderne flytter herefter fakturaen fra Webbetaling til Opus ved at oprette et manuelt kreditorbilag. Bogholderen inaktiverer herefter fakturaen i Webbetaling og videresender det manuelle kreditorbilag til aftaleenheden for kontering og færdigbehandling. Der kan ikke lægges bilag i bilagsflow før den 1. januar 2009. Bilagene vil derfor først komme til fakturamodtageren efter denne dato. Hvis der er fakturaer der ikke kan afvente dette bedes du rette henvendelse til din bogholder. På de følgende sider følger den mere detaljerede fremgangsmåde: Side 1
1. Aftaleenheden har modtaget en faktura i Webbetaling, som skal bogføres i 2009. 2. Aftaleenheden påfører teksten OPUS 2009 samt konteringsoplysninger i bilagstekstfeltet på fakturaen og klikker på knappen Gem. 3. Aftaleenheden videresender den elektroniske faktura til bogholderen i sekretariatet. Dette kan gøres på to måder: a. Fakturaen kan videresendes via oversigten: Markér først fakturaen på oversigten. Side 2
Anvend derefter knapperne Ret sagsbeh. eller Påfør sagsbeh. afhængig af om fakturaen er fordelt eller ej. En oversigt over bogholdernes DQ-numre og enheder findes bagerst i denne vejledning. b. Fakturaen kan også videresendes fra selve fakturaen ved først at klikke på knappen med de tre prikker og herefter udfylde pop-up vinduet med bogholderens DQ-nummer og enhed. Dette gentages for alle beløbslinjer. Herefter klikkes Gem. 4. Bogholderen eksporterer enten en eventuel indskannet faktura eller OIOXML-filen fra Webbetaling. 5. Bogholderen inaktiverer fakturaen i Webbetaling. 6. Bogholderen opretter eventuelt leverandør. 7. Bogholderen opretter et manuelt kreditorbilag via transaktionen ZMIR7 i Opus og vedhæfter den eksporterede fil. 8. Bogholderen videresender det manuelle bilag til aftaleenheden. 9. Aftaleenheden modtager bilaget i Fakturagodk.01: Fakturamodtager i indbakken i Opus. For at bilaget kan blive bogført i det nye regnskabsår, er der anvendt en bogføringsdato i 2009. 10. Aftaleenheden konterer og godkender det manuelle bilag. 11. Bogholderen følger løbende op på, at ingen fakturaer overskrider betalingsfristen. Side 3
Flytning af 2008-fakturaer fra Opus til Webbetaling Hvis der er modtaget en faktura vedrørende 2008 i Opus, skal fakturaen afvises i Opus og indskannes til Webbetaling. Fremgangsmåden herfor er følgende: 1. Aftaleenheden har modtaget en faktura som vedrører 2008 i indbakken i Opus. 2. Aftaleenheden udskriver fakturaen - enten OIOXML-filen eller en eventuel indskannet faktura. 3. Aftaleenheden skriver i skrivefeltet nederst på fakturaen, at fakturaen vedrører 2008. Oplysningen gemmes ved at klikke på diskette-ikonet. 4. Aftaleenheden afviser herefter fakturaen ved at klikke på knappen Afvis. 5. Aftaleenheden sender den udskrevne faktura til Økonomiafdelingens regnskabskontor på Laksetorvet med oplysninger om eget DQ-nummer og enhed. 6. Regnskabskontoret indskanner fakturaen til Webbetaling. 7. Aftaleenheden modtager og færdigbehandler fakturaen i Webbetaling. Oversigt over brugeridenter og enheder for bogholdere Forvaltning Bruger-ID Enhed Stabene DQØKONO ØØKONOMI Børn og Skole DQBESEK BESEKR Social og Arbejdsmarked DQSESEK SESEKR Milljø og Teknik DQTESEK TESEKR Kultur og Borgerservice DQFESEK FESEKR Sundhed og Ældre DQÆESEK ÆESEKR Medarbejder Jan Klitgaard Mølbæk Telefon 89 15 11 46 Side 4
Arbejdssted Økonomi E-mail jan.m@randers.dk Side 5