Survey Xact ~ Kort introduktion
Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 I GANG MED SURVEY XACT... 4 FIND RUNDT I SURVEY XACT... 4 Overskrifter inden for en måling... 5 LAV EN NY MÅLING/ ET NYT SPØRGESKEMA... 5 Rediger i Smart Designer... 6 Redigér i Avanceret Designer... 6 Redigér baggrundsskema i Avanceret Designer... 7 Layout og udseende... 7 Redigér skemahoved... 8 UDSEND/ DISTRIBUÉR SPØRGESKEMAET... 8 Opret respondenter... 8 Import af respondenter/ hele besvarelser... 8 Distribution... 9 E-mail skabeloner... 9 Indtastning... 9 ANALYSE...10 Former for analyser... 10 Side 2/12
Indledning Varde Kommune har valgt Survey Xact som et elektronisk program til udarbejdelse af spørgeskemaundersøgelser. Der er én administrator hos Varde Kommune, som kan oprette brugere Vibeke Jensen, Kommunikation og Udvikling. Alle ansatte hos Varde Kommune kan blive oprettet i systemet og kan deltage i kurser hos Survey Xact. Når man bliver oprettet som bruger i Survey Xact, får man tilsendt en e-mail med et direkte link til at logge på. Man kan også logge sig på med brugernavn og password via www.surveyxact.dk. Herfra kan man også få tilsendt password, hvis man har glemt det. Nærværende vejledning giver en kort introduktion til, hvordan man gelejder sig rundt i systemet, hvad man finder, hvor, mv. Har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte Kommunikation og Udvikling Vibeke Jensen, vije@varde.dk, 7994 6726/ 2113 6726. Side 3/12
I gang med Survey Xact For at komme til spørgeskemasystemet Survey Xact, skal man oprettes i systemet. Kontakt den overordnede administrator for Survey Xact for at blive oprettet i systemet det tager ganske få øjeblikke. Er man oprettet kan man trykke på linket i den tilsendte mail eller gå ind på www.surveyxact.dk og indtaste brugernavn og password. Man kan tilgå systemet fra alle pc ere med internet-forbindelse. Find rundt i Survey Xact Det er valgt, at organiseringen af undersøgelser overordnet følger Varde Kommunes organisation. Det er forskelligt, hvordan organisationen herunder er opbygget. På sin startside kan man se de organisationer, man har adgang til. Man kan få administrator-rettigheder til egne organisationer, så kan man selv oprette underorganisationer. Bemærk dog, at alle har adgang til alle underliggende organisationer og undersøgelser men ikke til sideordnede. Det er den overordnede administrator for Survey Xact, der kan tildele rollen som administrator. Denne kan derfor vejlede dig i, hvordan du får din egen organisation, hvis du får behov for det. I det første vindue får du under den enkelte organisations titel et overblik over de underliggende spørgeskemaer, rapporter, mv. Det er først inde under en konkret måling, (spørgeskema) du laver det store arbejde. Side 4/12
Overskrifter inden for en måling Spørgeskema Her ser du dit spørgeskema, som det tager sig ud indtil nu. Her kan du også lave en testindtastning af dit spørgeskema. Det er desuden fra denne side, at du kan ændre dit spørgeskema og opretter spørgsmålene fra start af. Sidepanelet på siden viser forskellige informationer omkring spørgeskemaet. Dataindsamling Her opretter du nye målinger, eller arbejder videre med eksisterende. Du opretter også respondenter, indberetter besvarelser, distribuere spørgeskemaet, mv. Sidepanelet på siden viser forskellige informationer omkring målingen og status. Analyse Her laver du de analyser, du ønsker. Her finder du også gemte rapporter for det aktuelle spørgeskema. Lav en ny måling/ et nyt spørgeskema Her er en vejledning til at komme i gang: Tryk på den lille pil ved siden af organisationens navn Vælg Opret ny måling Vælg Skabelon Varde Kommune (eller den skabelon, du skal bruge i det givne tilfælde) Navngiv din måling i det felt, der kommer forneden Grundlaget for dit skema er nu oprettet, og du er ready to go. Du kommer nu ind til siden, hvor du kan oprette dine spørgsmål, og rette dit skema til. (se skærmdump på side 5) siden hedder Spørgeskema. Side 5/12
Før musen hen over overskrifterne over det store felt. Så kan du se, hvad der ligger indenunder. De er hver i sær beskrevet mere uddybende i de næste afsnit. Det vil oftest være Smart Designer og Avanceret Designer du vil få brug for at anvende. De øvrige valgmuligheder under Spørgeskemaer er mere for den avancerede bruger, der godt kan lide at lege med udseendet. Der er lavet en standard for Varde Kommunes spørgeskemaer. Derfor burde det ikke være nødvendigt at rette i udseendet. Kontakt eventuelt den overordnede administrator, hvis der er noget du ønsker at ændre. Rediger i Smart Designer Smart Designer bruger du først til at lave al teksten i dit spørgeskema. Det er den visuelt mest rare måde at starte på, og den er nemmere at lave hurtige ændringer i. Har du valgt skabelonen for Varde Kommune, er der allerede lavet en kasse til introduktionsog afslutningstekst. Der er også lavet et enkelt spørgsmål derimellem, og mulighed for udskrift af spørgeskemaet for respondenten. Du kan slette det hele eller anvende det i dit skema ved at omformulere det. Det er blot sat ind, for at inspirere dig til hurtigt at komme i gang. På de næste sider finder du en beskrivelse af, hvad de forskellige knapper betyder. Indsæt spørgsmål her indsætter du nye spørgsmål i dit skema. Du kan vælge forskellige former. Der er angivet et billede af, hvilken type du vælger. Husk de internationale standarder: betyder, at man kun kan vælge én af valgmulighederne betyder, at man kan vælge flere af valgmuligheder Indsæt tekst her kan du indsætte et tekstfelt eksempelvis for indledende tekst til efterfølgende spørgsmål, introduktions- eller afslutningstekst, mv. Indsæt sideskift tryk her for at indsætte et sideskift, så de næste spørgsmål kommer på næste side. Det er en fordel, at der er max to selvstændige spørgsmål pr. side, så respondenten ikke skal scrolle. Indsæt spring her kan du indsætte et spring, så man springer til en ny side, hvis man svarer noget bestemt. Redigér i Avanceret Designer Når du har oprettet alle dine spørgsmål i Smart Designer, kan du gå over i Avanceret Designer, og lave nogle mere tekniske ting. Side 6/12
Du kan i den avancerede designer indsætte Valideringsregler (V) eksempler: o Hvis der er besvaret Andet skal man også give en bemærkning. o Hvis du har svaret Ikke relevant kan du ikke vælge andre svarmuligheder heller ikke selv om der er tale om et multiple choice spørgsmål. o Autotjek om indtastet e-mail eller dato er korrekt Aktiveringsregler (A) eksempler: o Et spørgsmål bliver kun vist, hvis man har svaret noget bestemt. Referencer (E) til tidligere besvarelser o Har man angivet en tekst i et kommentarfelt i fbm. svaret Andet, bliver denne tekst angivet senere i skemaet. Spring eksempler: o Få respondenten til at springe spørgsmål over, hvis de svarer noget bestemt. o Bemærk, at du også kan lave disse i Smart Designer. Laver du dem i Avanceret Designer kan det betyde, at du ikke kan rette spørgsmål i Smart Designer bagefter. Randomisér (R) valgmuligheder o Gør det forskelligt, hvilken rækkefølge valgmulighederne står i. Du kan også i Avanceret Designer indsætte nye spørgsmål. Det er lidt mere teknisk, og derfor ikke gennemgået her i denne korte introduktion. Redigér baggrundsskema i Avanceret Designer Baggrundsskemaet er de oplysninger du som udgangspunkt ligger ind i skemaet e-mail, mv. Det er primært oplysninger, som du finder relevante allerede inden skemaet sendes ud. Du kan dog vælge at lade respondenten selv udfylde disse så skal du dog distribuere via hjemmeside eller andet. Baggrundsdataene kan du bruge til at sortere respondenter. Det er derfor som udgangspunkt uhensigtsmæssigt at indarbejde spørgsmålene i spørgeskemaet. Du skal derfor gøre op med dig selv hvilke oplysninger, du vil have som baggrunds- og indholdsoplysninger. Layout og udseende Her kan du ændre i layoutet på din undersøgelse. Du kan ændre skrifttype, størrelse og -farve, baggrundsfarve, og meget andet. Er du en ørn til det med at kode så er det her du rigtigt kan slå folderne ud. Bemærk, at du står på egne ben, hvis du laver ændringer i spørgeskemalayoutet. Kommunikation og Udvikling kan være behjælpelige med at nulstille dine indstillinger til det oprindelige men vi kan ikke programmere nye koder til dig. Side 7/12
Redigér skemahoved Her kan du indsætte dit eget logo i hovedet på spørgeskemaet, hvis ikke du ønsker Varde Kommunes overordnede. Husk dog altid på Varde Kommunes designmanual og vær bevidst om, om skemaet bør udstråle Varde Kommune eller din egen virksomhed. Udsend/ distribuér spørgeskemaet For at udsende spørgeskemaet til respondenterne skal du først trykke på Fanebladet Dataindsamling foroven (se skærmdump på side 5). Herunder får du en række valgmuligheder. Status Status angiver, hvor mange respondenter, der er i undersøgelsen (hvis den er sendt direkte til respondenten) samt, hvor mange der har været inde på, delvist gennemført og gennemført spørgeskemaet. Respondenter Her opretter du respondenter og distribuerer skemaet. Og du har endvidere et overblik over, hvem, der har svaret på dit skema, herunder, hvor langt de er nået. Det er også under Respondenter, du opretter e-mailskabeloner, genererer links til brug på hjemmesider og distribution via almindelig mail (ikke personlig). Har du sendt spørgeskemaet i papir, kan du indtaste de returnerede skemaer fra denne side. Opret respondenter Hvis du vælger at udsende individuelt spørgeskema via e- mail eller brev, skal du oprette hver enkelt respondent. Det kan du gøre manuelt eller ved at importere en liste over respondenter. Det kan også være, at du har valgt at indtaste besvarelserne selv. Så kan du gøre det manuelt eller ved at importere hele besvarelser. Læs mere herom under Import af respondenter/ hele besvarelser. Import af respondenter/ hele besvarelser Import af respondenter og hele besvarelser er lidt omstændeligt. Du skal gemme en udgave af den skabelon, der er vist i importeringsvinduet, og udfylde det med de angivne kriterier (1 og 0, mv.) Du kan også gemme det oprindelige skema i DocsOpen/ KMD Sag, så du evt. får andre til at udfylde deres data. Side 8/12
Når du har udfyldt regnearket, skal du gemme det som en csv-fil. Overførsel til csv-fil sker ved at gemme uden for KMD-systemet. Inden du trykker på gem, skal du huske at vælge filtypen CSV (semikolon separeret). Tryk eventuelt på shift og hold den nede mens du trykker på Filer afvent at et windows - vindue åbner. Nu kan du slippe shift-knappen, og skifte filtypen. Vælg nu, hvor du vil have filen til at ligge. Det er denne csv-fil du skal uploade i importerings-vinduet. Systemet vil fortælle dig, hvis der er noget som ikke virker rigtigt. Distribution Under Distribution finder du forskellige muligheder i fht. at udsende spørgeskemaet. Du finder skabeloner for e-mails du kan sende direkte til den enkelte respondent, samt danne links til udbredelse af spørgeskemaet via hjemmeside, mail fra eget mail-program, mv. Hvis du ønsker at udsende et brev med en kode, så respondenten kan svare elektronisk, skal du brevflette respondent-nøglen ind i et brev. For at gøre dette skal du vælge Eksportér stamdata, og gemme filen på din pc. Fra dit brev, kan du nu bruge de generelle muligheder for brevfletning. Har du problemer med at brevflette kan du spørge din superbruger i kontorprogrammer, kontakte ESDH-konsulenterne eller kontakte den overordnede administrator for Survey Xact. HUSK altid at teste skemaet selv. Det kan du gøre ved at oprette dig selv og andre som respondenter eller ved at lave en testindtastning under Fanebladet Spørgeskema foroven. E-mail skabeloner Her kan du formulere e-mails, som sendes med ud, hvis du vælger at sende undersøgelsen pr. e-mail. Der er tre former for e-mails: Informationsmail her kan du formulere en mail, hvori du varskoer om, at der kommer en spørgeskemaundersøgelse. Distributionsmail her kan du formulere en mail, hvori du angiver et link til spørgeskemaet (hvis du altså distribuerer pr. mail) Rykkermail her kan du formulere en mail, hvori du rykker for svar eller giver reminder om, at svarfristen nærmer sig. Bemærk, at du under E-mail skabeloner udelukkende udformer mailen. Du udvælger modtagere af de enkelte mails under Respondenter. Indtastning Her kan du lave manuelle indtastninger af svar. Det er særligt relevant, i tilfælde, hvor du har valgt papirudgave af spørgeskemaet som distributionsform. Side 9/12
Analyse Du har nu oprettet et spørgeskema og sendt det ud til dine respondenter. Så kan du vælge at afvente din fastlagte svarfrist eller du kan begynde at lave de statistiske analyse-grundlag du ønsker. Du kan således allerede nu lave de analyserapporter du skal bruge i fht. opfølgning på undersøgelsen. Du skal blot huske at opdatere dit datagrundlag, når du skal lave den endelige opgørelse. Du får altid vist det aktuelle datasæt det vil sige informationerne for de respondenter, der allerede har besvaret skemaet. Former for analyser Der kan laves forskellige former for analyser krydstabulering, index, observation, mv. Du skal udvælge de data, som er relevante lige præcis for din undersøgelse. Frekvens er en beskrivende metode, der giver et overblik over besvarelserne. Krydstabulering anvendes, hvis man vil have sine besvarelser vist i fht. en bestemt sortering. Det kan eksempelvis være, hvis man vil se, hvordan man på forskellige fagområder har svaret. Det er i fht. krydstabuleringen vigtigt, at vælge den rigtige sammenhæng. Dvs. der skal være kausalitet/ årsag-virkningssammenhæng imellem forholdene. Man skal tænke, at den (kolonnevariabel) man ønsker krydset med, skal påvirke de faktorer (rækkevariabel), man ønsker beskrevet. Eksempelvis påvirker ens læsevaner ens ansættelse/ uddannelse, eller påvirker ansættelsen/ uddannelsen ens læsevaner? Indeksanalyse bruges, hvis man vil lægge svar sammen. Den er især relevant ved andre end ordinær- og intervalskalaer, hvor skalaen er forskellig. Et eksempel er, at man sammenligner 5- punkts og 7-punkts skalaer. Informativt indeks En egenskab udgøres af flere elementer (eksempelvis social status, udgøres af penge, stilling, bopæl, m. mere) Refleksivt indeks Side 10/12
Egenskaben udviser sig i besvarelsen Gennemsnit giver et hurtigt overblik på ordinær- og intervalskalaer. Man skal her huske at fjerne Ved ikke -besvarelserne, eller lave dem missing i den avancerede designer (markér svarmuligheden og angiv uoplyst/ missing. Observationsanalyse anvendes især til sortering, men også til analyse af tekstfelter, idet man her kan filtrere på indhold i tekstfelterne. Bemærk, at man bør undlade at søge på værdiladede ord som flot, god, mv. Observationsanalysen viser den enkelte respondents besvarelse. Analyserapporter, samler dine rapporter. Når du har trykket Vis (øverst til højre), får du vist din rapport, som du har ønsket. Her kan du vælge at trykke Gem som analyserapport eller lukke vinduet og lave indstillingerne om. Har du valgt at gemme som rapport kan du genfinde rapporten under fanebladet Statistik under Analyse. Det er disse rapporter, der bliver opdateret, når du laver et nyt datasæt. Side 11/12
Side 12/12