Byrådet Roskilde Kommune Seminar den 26/3 2014
Program Rammesætning Indtryk og udsagn fra samtaler Konsulentanbefalinger på grundlag af samtalerne Drøftelse i grupper Opsamling i plenum
Rammesætning Det lokalpolitiske lederskab er af mange grunde under pres i disse år. Og mange af grundene kan byrådet ikke gøre så meget ved. Men byrådet bestemmer selv inden for forholdsvis vide rammer: Hvordan byrådet vil arbejde. Hvordan arbejdet organiseres og tilrettelægges. Hvem der skal bistå og rådgive byrådet. Og hvordan samspillet med administrationen skal være. Mange steder bestemmes det ved ikke-beslutning. Sigtet er jeres aktive stillingtagen. Gerne løbende.
Kommunalpolitikernes frustrationer 1995 2003 2012 Samarbejdet 27 % 29 % 24 % Byrådskollegers opførsel 25 % 23 % 22 % Sognerådspolitik 12 % 8 % 8 % Langsommelighed 11 % 10 % 11 % Administrationens arbejde 7 % 5 % 9 % Den statslige styring 2 % 5 % 3 % Negative økonomiske konjukturer 2 % 4 % 10 % Kilde: Bækgaard m.fl. (2013). Kommunalpolitikernes frustrationer (og glæder) ved arbejdet i kommunalbestyrelsen. Økonomi & Politik. Dec. 2013. 86. årgang. Respondenterne er stillet spørgsmålet: jeg oplever frustrationer ved kommunalbestyrelsesarbejdet, når (fortsæt selv sætningen). N = 789, 873 og 1025.
Problemstilling Kommunikerende Problemløsende adfærd Målsættende adfærd adfærd Ledelse handler om at beslutte, hvor man skal hen, og at løse de problemer, der er forbundet med at nå derhen. Hvordan kan byrådet blive (endnu) bedre til sammen med andre at sætte mål, løse problemer og kommunikere? Hvordan kan byrådet blive (endnu) bedre til at udøve politisk lederskab?
Indtryk og udsagn fra samtaler Byrådsarbejdet opleves som spændende og meningsfuldt. Der er mulighed for at gøre en forskel. Tonen er blevet hårdere i byrådet. Der skal være være plads til uenighed, men nogle gange er tonen for hård. Arbejdsbelastningen er meget stor i særdeleshed for mindre partigrupper. Flere siger, at sagsmængden og kompleksitet rykker forholdet mellem politikere og embedsmænd til fordel for sidstnævnte. Generelt indtryk at udvalgsarbejdet opleves som konstruktivt, samarbejdende og løsningsorienteret. Nogle oplever, at det bliver lidt for sagsbehandlende, og at man nogle gange blot blot nikker til færdige oplæg. Flere efterlyser en frigørelse fra dagsordens maskinen. Forskellige synspunkter på mødetidspunkterne; nogle foretrækker den nuværende model andre Frederiksberg-modellen.
Indtryk og udsagn fra samtaler - fortsat Mange giver udtryk for, at administrationen generelt er dygtig og professionel nogle også for, at den er stærk og kræver et stærkt modspil. Der efterlyses lidt større åbenhed fra administrationen. De er dygtige, men det kan godt være, at der er noget, de kan lære af andre. Og de skal indrømme det, når de laver fejl! Delte opfattelser vedr. arbejdsgiverrollen; Generel enighed om, at det ikke er o.k. at kritisere medarbejdere udadtil (sker det alligevel?). Mindre enighed, når det handler om chefer. God praksis er ved at være etableret omkring byrådsmedlemmers spørgsmål. Generelt indtryk, at det opleves som om det rigtige kommer på dagsordenen; Hverken for meget eller for lidt. Sagsfremstillingerne og indstillinger? Oplevelser er delte. Der er både gode og mindre gode eksempler. Og der er fortsat plads til forbedring. Og flere udtrykker ønske om bedre support af det enkelte byrådsmedlem og ønsker en større borgerinddragelse.
Anbefalinger i sammenhæng Anbefalingerne er ikke udtryk for kritik, men de spejler det ambitionsniveau, der bør være i Roskilde Kommune. Det handler generelt om løbende at gøre tingene endnu bedre, og mere specifikt om, at skabe grundlag for endnu bedre politisk lederskab. Altså; Ikke enten/eller, men mere af/mindre af. Kommunen er en meget stor kompleks organisation, og der er mange erfaringer/gode eksempler/etc., som man kan bygge på.
Anbefaling: Tal byrådet op Giv plads til politisk uenighed og fasthold på samme tid en ordentlig tone? Pas på de situationer/debatter, hvor alle skyder hinanden i fødderne. Forsøg at etablere en fælles forståelse om at tale byrådet op i stedet for at tale det ned. Der er en fælles interesse i, at byrådet er omgivet af respekt. Byrådet tegner kommunen udadtil. Det er vigtigt, at der er et rekrutteringsgrundlag. Flere får lyst at engagere sig, hvis der respekt om det politiske arbejde. Giv hinanden kollegial feedback. Sig til, hvis der er nogle, der går over stregen (der er tilsyneladende ikke et ønske om et nedskrevet kodeks). Som byrådsmedlem lever man for politik, man lever ikke af politik
Anbefaling: Prioriter kompetenceudvikling Roskilde Kommune har en interesse i, at bestyrelsen dygtiggør sig og det bør ske i hele byrådsperioden. Suppler mesterlæren, Kattegat og introforløb med andre typer kompetenceudvikling f.eks.: Viden om det formelle grundlag, økonomistyring, sektorområderne, etc. Færdigheder som kommunikation, formidling og medietræning Personlige kompetencer som mødeledelse og forandringsledelse. Giv mulighed for, at hver byrådsmedlem kan disponere over et vist beløb til individuel kompetenceudvikling. Når man er valgt, så er man pr. definition kvalificeret, men
Anbefaling: Sæt dagsordenen Overvej om byråd/udvalg kan blive endnu mere dagsordensættende? Kan byråd/udvalg inddrages mere og tidligere i beslutningsprocesserne? Byrådet/udvalg kan arbejde med rullende dagsordener/ to dolister, der fastlægger hvilke emner/sager som byråd/udvalg vil behandle i den kommende periode (f.eks. hvilke emner/sager vil vi behandle i 1. kvartal, 2. kvartal, og opdater listen løbende). Synliggør hvilke sager, der er på vej fra administrationen, således at byrådsmedlemmerne har mulighed for at spore sig ind på sagen, overveje handlemuligheder og drøfte med kolleger i god tid inden der skal træffes beslutning. Hvilke problemer har vi/hvad er problemet? Hvilke vil vi gøre noget ved? Hvor vil vi gerne hen? Hvilke handlemuligheder er der? Hvilke konsekvenser er der (+/-) Hvad beslutter vi?
Anbefaling: Beslutningsgrundlag afhængig af sagstype Husk, at I er opdragsgiverne. Spørgsmålet er derfor, hvilke beslutningsgrundlag I vil have, og hvilke kvalitetskrav I stiller? Formulerede ønsker er: Kort og klar sagsfremstilling (1 a4 side som udgangspunkt resten i notater og bilag). Uden fagjargon. Dækkende overskift og manchet, så man hurtigt kan få indtryk af, hvad sagen handler om. Klare indstillinger med beskrivelse af et politisk handlerum med alternativer at vælge mellem (når det er relevant). På de politisk interessante sager er der alternativer og der er fordele/ulemper forbundet med dem i forhold til det omgivende samfund. Begge dele må meget gerne beskrives. (Der er også sager, hvor det ikke er relevant at beskrive alternativer). Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Fordele Ulemper
Anbefaling: Varier og evaluer møde- og arbejdsform Overvej at variere møde- og arbejdsformen mere. En struktureret mødeform (fast dagsorden, faste pladser, talerække, etc.) er god til beslutningstagning med formelle procedurekrav, men mindre god til politikudvikling og idéudvikling. Drøft arbejds- og mødeformen regelmæssigt f.eks. årligt på grundlag af oplæg fra en nedsat arbejdsgruppe, der giver stafetten videre til næste arbejdsgruppe? Brug de personlige kompetencer, der er i byrådet. Det kan ske inden for den givne udvalgsstruktur. Drøft om alternativer med tematiske ad hoc udvalg bedre befordrer politisk lederskab. Der er erfaringer fra andre kommuner omkring dagsordensløse møder. Undersøg om, det er erfaringer som I kan lade jer inspirere af (Hedensted Kommune er nævnt som et eksempel). Evne/vilje til at skifte fysiske og sociale omgivelser er 1 af 4 kreativitetskompetencer. - Robert Epstein
Mødets formål og mødeformen Formål Information/involvering Mødeform/teknik Workshop; gruppe og plenum Cafémøde Det agenda løse møde Idéudvikling Brainstorm Fremtidsværksted Walk and talk/stående møder Problemløsning Summegrupper Omvendt brainstorm, 8-talsmetode Beslutning Trad. udvalgsmøde
Anbefaling: Støt byrådsmedlemmerne Flere udtrykker ønske om en bedre support af det enkelte byrådsmedlem. Drøft, hvorledes dette behov kan imødekommes. (Hvis I personligt ikke har dette behov, så lyt til de byrådskolleger, der har behovet). En mulighed er, at ansætte studentermedhjælpere til de enkelte parti-grupper. En anden mulighed er, at undersøge om, der kan etableres et samarbejde med RUC s forvaltningsuddannelse, hvor studerende leverer sekretariatsydelser til byrådsmedlemmer, og hvor samarbejdet kvalificerer RUC s forvaltningsuddannelse.
Anbefaling: Vær bevidst om arbejdsgiverrollen Vær bevidst om arbejdsgiverrollen. Den bliver vigtigere og vigtigere, og kommunen er i kamp om de dygtigste medarbejdere og chefer. Undlad at kritisere embedsmænd i pressen, hvor de ikke har mulighed for at svare igen. Hvis de ikke er dygtige nok, så skal de kompetenceudvikles, og hvis det ikke rækker, så skal I finde nogle andre, der er dygtigere. Der er én ansvarlig øverste chef for administrationen; borgmesteren. Hold fast i det udadtil. Der er én øverste administrativ chef; KD. Hold fast i det indadtil. Vær tydelig på, hvad der skal nås og hvorfor. Og giv frihed og autonomi i forhold til, hvordan det skal nås. Fokuser på at udøve lederskab af den kommunale organisation; ikke på at udøve ledelse i den kommunale organisation. PS! Roskilde har resultatmål på kerneydelserne. Brug dem!
Kontakt Henning Meldgård Nielsen Partner, Genitor Aps hm@genitor.dk Mobil 41310563