Resumé af informations- og spørgemøde om national webstatistik 29. april 2014 Som anført i udbudsbetingelserne afholdtes informations- og spørgemøde den 29. april kl. 13-15 med tilmelding pr. mail senest den 28. april. Af potentielle tilbudsgivere deltog efter tilmelding Michael Ødum og Morten Petersen fra KPI Index (herefter KPI) og Peter Skytte og Jonas Munk fra SAS Institute (herefter SAS). Fra ordregiver Danskernes Digitale Bibliotek deltog Christian Søndergaard Christensen og Josef Assad (herefter DDB). Dagsorden, der blev præsenteret på mødet, var som følger: 1) Præsentation 2) Baggrund for udbuddet 3) Gennemgang af tidsplan 4) Spørgsmål til udbudsmaterialet. Ad 1): Parterne præsenterede sig. Ad 2): Om baggrunden for udbuddet anførte DDB, at ordregiver DDB er et samarbejde mellem Kulturministeriet/Kulturstyrelsen og KL, der er organiseret i henhold til en samarbejdsaftale mellem disse parter. Som aftalepart er DDB ifølge samarbejdsaftalen Kulturstyrelsen, men parterne bag samarbejdsaftalen hæfter ligeligt, hvis DDB ifalder erstatningsansvar, herunder i kontraktforhold. DDB er finansieret ved finanslovsmidler og ved betaling fra de enkelte kommuner. Ifølge finansloven fremmer DDB fælles driftsløsninger og udvikler fælles infrastruktur. Ved tilslutningsaftaler med folkebibliotekskommunerne har DDB forpligtet sig til at varetage en række it-tjenester/-services, herunder en service med webstatistik. Mens de enkelte bibliotekers standardaftaler med leverandøren om webstatistik-service ikke var udbudspligtige, er en samlet aftale med DDB som ordregiver nu blevet udbudspligtig. Ad 3): DDB gennemgik tidsplanen i overensstemmelse med udbudsbetingelsernes pkt. 2.5 (side 5). 1
Ad 4): Om adgangen til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet fremhævede DDB, at det i resuméet så vidt muligt vil blive angivet, hvilken deltagende virksomhed der har stillet de pågældende spørgsmål. Resuméet med spørgsmålene vil blive lagt på DDB s hjemmeside under URL-adressen for udbuddet og sendt til KPI og SAS. Det fremgår af tidsplanen, at det forventes, at resuméet foreligger den 1. maj, men DDB oplyste, at det ikke er sikkert, at det kan nås. DDB gjorde særligt opmærksom på, at DDB ikke endeligt ville besvare de stillede spørgsmål på mødet, men først ved offentliggørelse af resuméet af informations- og spørgemødet. De nedenfor anførte svar på de på informations- og spørgemødet stillede spørgsmål er DDB s endelige svar. Spørgsmål: Til udbudsbetingelserne: 1. KPI (pkt. 4.3.1, side 9): Hvorfor er prisen beregnet over en 2 årig periode, når kontraktudkastet er tidsubegrænset? Svar: Det er korrekt forstået, at aftalen er tidsbegrænset, jf. kontraktudkastets pkt. 28.2. Man har i prisbilaget beregningsteknisk bedt om en pris for en toårig periode. Det skyldes, at kontrakten fra leverandørens side tidligst kan opsiges ved udgangen af 2016 med virkning pr. 1. januar 2018, og at aftalen derfor må forventes som minimum at vare i to hele år. En beregningsteknisk pris over 2 år sikrer, at tilbudsgiverne foretager prisfastsættelsen på samme måde, sådan at tilbuddene umiddelbart kan sammenlignes. 2. KPI (pkt. 5, side 10): Hvornår er der tale om grundlæggende vilkår, og hvornår kan et forbehold kapitaliseres, og hvornår må det afvises? Svar: Spørgsmålet kan kun besvares overordnet og generelt. DDB udfærdiger dog kontraktgrundlaget sådan, at det nøje svarer til udbudsmaterialet, herunder især kravspecifikationen. Med hensyn til de kontraktlige forpligtelser og beføjelser er der i vidt omfang tale om standardklausuler. Der gælder dog regler om servicemål, bod mv., som er fastsat ud fra DDB s behov. DDB finder på denne baggrund, at fx et forbehold over for de fastsatte servicemål udgør et forbehold over for grundlæggende vilkår. Det samme gælder for det fastsatte opsigelsesvarsel for leverandøren. Hvis der er taget forbehold over for kontraktvilkår mv., der ikke kan anses for grundlæggende, skal der foretages en kapitalisering af forbeholdet. Kan det ikke kapitaliseres, kan det føre til en afvisning af tilbuddet. 3. KPI (pkt. 6.8, side 12) Må der henvises til materiale på andre sprog? 2
Svar: Ja, der må gerne henvise til materiale på engelsk, ligesom også baggrundsmaterialet må være på engelsk. Selve tilbuddet, herunder også løsningsbeskrivelsen, skal være udfærdiget på dansk, idet dansk ifølge udbudsbetingelserne er kontraktsproget, og det således ikke er intentionen, at hverken ordregiver eller tilbudsgiver skal være nødt til at afholde udgifter til translatør e.l. Det er således kun materiale, hvortil der i tilbuddet henvises, der må være på engelsk. Dog må også eventuelle licensbetingelser vedlægges på engelsk. 4. SAS (baggrundsspørgsmål): Er det korrekt forstået, at der ikke er fastsat en øvre økonomisk ramme for udbuddet, og hvad er i bekræftende fald baggrunden herfor? Svar: Ja, det er korrekt forstået. DDB har et forholdsvis klart indtryk af prislejet for opgaven med webstatistikken og har derfor ikke fundet det nødvendigt at opstille en øvre økonomisk ramme. Til kontrakten: 5. KPI (pkt. 2.1., side 5): Hvad har leverandøren pligt til at yde, når der tales om øvrige relaterede og/eller deriverede målinger, og hvor er de målinger nærmere beskrevet? Svar: Leverandøren vil skulle yde de relaterede og/eller deriverede målinger, som parterne bliver enige om. I det omfang tilbudsgivers løsningsbeskrivelse indeholder sådanne målinger, vil tilbudsgiver som leverandør blive forpligtet til at yde dem. 6. KPI (pkt. 2.1, side 6): Det anføres, at statistikløsningen skal understøtte almindelige kendte lokale målinger, såsom oversigt over søgeord, referrers mv. Kan ordregiver nærmere uddybe, hvad der ligger heri, navnlig i udtrykket m.v.. Svar: Hvad statistikløsningen mere nøjagtigt skal understøtte vil afhænge af, hvad parterne bliver enige om. Det kommer an på, hvad tilbudsgiver anfører i sin løsningsbeskrivelse. Der henvises herved til, at tilbudsgivers løsningsbeskrivelse vil indgå som bilag 2 i den endelige kontrakt. 7. KPI (pkt. 4.2, side 8): Kan ordregiver uddybe, hvilke brugergrupper og hvilket niveau hos brugerne der sigtes til i afsnittene om Benchmarking, Benchmarking lokalt og Global statistik? Svar: DDB har ladet det være så åbent som muligt, hvilken løsning tilbudsgiver foreslår med hensyn til de nævnte punkter. DDB vil imidlertid gerne præcisere, at den omhandlede personkreds primært vil være professionelle brugere, dvs. bibliotekspersonale, dog at der inden for denne personkreds vil være forskel på, til hvilke formål man vil anvende statistikløsningen. 8. KPI (pkt. 4.2.2, side 10): Hvordan skal afsnittet om Historiske data nærmere forstås? Den nuværende leverandør ligger jo inde med historiske data for en række år, som en eventuel ny leverandør ikke har til rådighed? Svar: Afsnittet skal forstås sådan, at der med udtrykket historiske data fra tidligere år sigtes til, historiske data efter ordretildelingen og kontraktens indgåelse. Det vil sige, at hvis indeværende år 3
er 4. år efter kontraktens indgåelse, vil historiske data fra tidligere år være data fra 1., 2. og 3. år efter kontraktens indgåelse. DDB har nøje overvejet, hvordan tilbudsgiverne stilles så lige, som det overhovedet er muligt i overensstemmelse med det EU-retlige ligebehandlingsprincip. Det vil derfor hurtigst muligt blive afgjort, om DDB vil betale for udlevering af data for tidligere år frem til ordretildelingen/kontraktindgåelsen. Hvis DDB træffer beslutning herom, vil disse data blive stillet til rådighed for den tilbudsgiver, som får tildelt opgaven med webstatistikken. 9. KPI (pkt. 4.2.3, side 11): Hvilke platforme sigtes der til i forbindelse med supportering af browsere? Svar: DDB vil gerne præcisere bestemmelsen derhen, at jo flere platforme, der understøttes, desto bedre. Dog lægges der selvsagt ikke ved vurderingen af tilbuddene vægt på andre kriterier end oplyst i udbudsbetingelserne. 10. KPI (pkt. 4.2.3, side 11): Det anføres under afsnittet Sidevisning, at en sidevisning i systemet ikke må fylde mere end 1024 KB. Men man kan godt forestille sig, at hvis en bruger beder om en mere kompleks rapport, at sidevisningen kan komme til at fylde mere. Skal sidevisning altid fylde mindre end 1024 KB? Svar: DDB finder, at bestemmelsen præciserende skal fortolkes sådan, at en sidevisning som udgangspunkt ikke må fylde mere end 1024 KB. Bestemmelsen svarer i kravspecifikationen til K7, der derfor skal forstås på tilsvarende måde. 11. KPI (pkt. 6.1, side 14): Vil DDB uddybe krav til driftsprøven? Svar: Nej, på dette tidspunkt i udbudsprocessen skal betingelserne for tilbudsgivernes afgivelse af tilbud ligge fast, medmindre der er et påtrængende behov for præciseringer. DDB finder ikke, at der er grund til at uddybe beskrivelsen af driftsprøven, der er holdt i generelle vendinger. Det er op til tilbudsgiver, hvor meget man i løsningsbeskrivelsen vil gøre ud af beskrivelsen af driftsprøven. 12. KPI (pkt. 10.2 og 10.3): Hvorfor har DDB fundet, at optionerne skal kunne udnyttes i 3 år efter kontraktens indgåelse? Svar: At optionernes løbetid er fastsat til en så forholdsvis lang periode, skyldes, at DDB herved får god tid til at udbrede statistikløsningerne til bibliotekerne, og at det forventes, at bibliotekerne successivt vil gøre brug af løsningerne. Til kravspecifikationen: 13. KPI (M5, side 4): Hvad er baggrunden for at sidevisningernes antal er sat til et højere niveau end det nuværende? Svar: Sidevisningernes antal er fastsat til et højere niveau ud fra en forventning om væsentlig mere trafik som følge af den nye fælles infrastruktur. 4
14. SAS (M7, side 4): Vil DDB bekræfte, at minimuskrav 7 om historiske data skal forstås på samme måde, som DDB har svaret med hensyn til kontraktens pkt. 4.2.2, side 10 Svar: Ja, minimumskrav 7 om historiske data skal forstås sådan, at der med udtrykket historiske data fra tidligere år menes historiske data efter ordretildelingen/kontraktens indgåelse. Hvis indeværende år fx er 4. år efter kontraktens indgåelse, vil historiske data fra tidligere år være data fra 1., 2. og 3. år efter kontraktens indgåelse. Hvis DDB vælger at få udleveret data fra de år, der er gået forud for kontraktens indgåelse, vil disse data blive stillet til rådighed for den tilbudsgiver, som får tildelt opgaven med webstatistikken, hvorved det sikres, at tilbudsgiverne stilles lige. Der henvises herved til besvarelsen af spørgsmål nr. 7. M15: KPI (M11, side 5): Tænkes der med minimumskravet om tilgang til systemet via en almindelig internetforbindelse på minimum 2 Mbit/s både på afsendelse og modtagelse. Svar: Ja, der sigtes til både afsendelse og modtagelse, dog mest til modtagelse. 16. SAS (M18, side 7): I kravspecifikationen anføres ordregivers beskrivelse til minimumskrav 18, at systemet skal understøtte øvrige relaterede og/eller deriverede målinger. Betyder det, at tilbudsgiver ud over at være indforstået med, at systemet indeholder målingerne sidevisninger, besøg, besøgende samt besøg pr. 1.000 indbyggere, tillige skal nævne/foreslå nogle relaterede og/eller deriverede målinger? Svar: DDB vil gerne foretage den præciserende fortolkning af minimumskravet, at det er tilstrækkeligt, at tilbudsgiver er indforstået med, at systemet understøtter målingerne sidevisninger, besøg, besøgende samt besøg pr. 1.000 indbyggere. Der er således ikke pligt til at nævne eller foreslå yderligere målinger. Det bemærkes, at der ved tilbuddenes vurdering kun vil blive lagt vægt på de kriterier, der følger af udbudsbetingelserne. 17. SAS (M23, O2, side 8): Der tales om aktivitetsniveauet for det enkelte bibliotek. Er det både bibliotekets og brugernes aktivitet, der henvises til? Svar: Ja, det er begge dele. 18. KPI (M27, side 10): Det anføres i ordregivers beskrivelse, at den samlede webstatistikinformation gøres periodevist tilgængeligt. Hvad menes der med den samlede webstatistikinformation er det de bearbejdede data eller rå data, og hvor ofte er periodevist? Svar: DDB vil gerne præcisere beskrivelsen. Med den samlede webstatistikinformation henvises til de bearbejdede data. DDB finder, at udtrykket periodevist skal forstås sådan, at det er tilstrækkeligt, at webstatistikinformationen gøres tilgængeligt 1 gang om året, fx den 1. januar. 5
19. KPI (M29, side 11): Vil ordregiver uddybe benyttelse af værktøjer til udviklings- og vedligeholdelsesplanlægning? Svar: Der sigtes til, at tilbudsgiver systematisk kan planlægge releases mv., sådan at bibliotekerne er forberedte og orienterede om udvikling og vedligeholdelse af systemet. DDB vil gerne sikre, at statistiksystemets release-planer harmonerer med DDB s øvrige it-tekniske arkitektur. 20. KPI (M30, side 11): I ordregivers beskrivelse hedder det, at der skal føres regnskab over målt driftseffektivitet, svartider og svarhastighed. Hvilke krav stilles til dette regnskab? Svar: Der menes med udtrykket føre regnskab ikke andet, end at driftseffektivitet mv. skal registreres, og at der skal rapporteres herom. Der stilles ikke specifikke krav hertil ud over at det i sagens natur skal kunne konstateres, om servicemålene er opfyldte. 21. KPI (K21, side 12): Skal kravet forstås sådan, at servicemålet både handler om opsamling og analyseværktøjer? Svar: Ja, det handler om begge dele. 6