ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 29. september 2011 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 22. september 2011 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Steen Pedersen, Erik Bengtsson, Erling Schrøder, John Monberg Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Lars Ulrik Hansen, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, Anne Schiøler, Jesper Langkilde Åben del Sag 7762 Godkendelse af referat Sag 7763 Revisionsprotokol Sag 7764 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7765 Udlejningsforhold Sag 7766 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7767 Skoleparken 1 Sag 7768 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7769 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 Sag 7770 Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe Sag 7771 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7772 Det årlige møde med Byrådet Sag 7773 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. Sag 7774 Rygepolitik selskabslokaler Sag 7775 Personaleforhold Sag 7776 Kredsudvalget Sag 7777 Fritidsudvalget Sag 7778 BL-cirkulærer Sag 7779 Eventuelt Sag 7780 Næste møde Sag 7781 Øvrige datoer Lukket del Sag 7782 Eventuelle sager til behandling
Åben del 7762 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 25. august 2011 er udsendt den 1. september 2011 Godkendt. 7763 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 11. maj 2011 vedrørende byggeregnskab for Pileparken 6/8, siderne 559-561 er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. maj 2011. 7764 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret til bestyrelsesmødet den 25. august 2011 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 7/8 - juli/august 2011 Udsendt den 1. september 2011 * Kopi af sag 213 fra møde i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 23. august 2011 vedrørende evaluering af styringsdialog 2010/2011 * Kopi af pressemeddelelse af 31. august 2011 fra Gladsaxe Kommune vedrørende Klima/Klar Udsendt den 8. september 2011 * Kopi af brev dateret den 8. september 2011 vedrørende invitation til det årlige møde med Byrådet 2
7765 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for august 2011 er udsendt den 1. september 2011. b. Høje Gladsaxe henvendelse fra Gladsaxe Kommune O-sag Fra Gladsaxe Kommune er modtaget brev af 5. september 2011 med ønske om dialog vedrørende en fælles udlejningsplatform for Høje Gladsaxe. Kopi af brev udsendtes med dagsordenen. 7766 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Pileparken 1 badeværelsesrenovering E-sag Hovedentreprisen på badeværelsesrenoveringen pågår, og der er nu taget fat på sidste etape af renoveringen. Mangeludbedringen forløber nu på en måde, hvor der færdiggøres boliger. Hovedentreprenøren får 2 forsøg på at færdiggøre mangeludbedring i en bolig, herefter udbedres manglerne af selskabet for hovedentreprenørens regning. Der færdiggøres nu boliger i en lind strøm. Der skal ikke herske tvivl om, at hovedentreprenør har en økonomisk dårlig sag. Det gør, at der til tider stilles urimelige krav. P.t. har vi en tvist om ekstraarbejder i forbindelse med opbygning af installationsskakter, hvor der er projektændring. Boligselskabet har derfor anmodet Voldgiftsnævnet for Bygge- og Anlægsvirksomhed om en sagkyndig beslutning jf. AB 92 46 vedr. hovedentreprenørens krav. Som følge af erstatning for mangeludbedring, dagbøder, forkert stade jf. fakturaer samt enkelte færdiggørelser har selskabet gjort tilbagehold i en faktura. Hovedentreprenøren har truet med at standse arbejdet. For at modgå dette og samtidig få bekræftet erstatningens størrelse har boligselskabet derfor anmodet Voldgiftsnævnet for Bygge- og Anlægsvirksomhed om en sagkyndig beslutning jf. AB 92 46. 3
b. Lyngparken 2 Råderetskatalog B-sag Råderetskatalog for Lyngparken 2 med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 11. maj 2011 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Indstillingen følges. c. Borreparken - Havereglement B-sag Havereglement for Borreparken med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 16. maj 2011 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Indstillingen følges. d. Dispensation for varmemålere O-sag Gladsaxe Kommune er ved brev af 12. september 2011 og i fortsættelse af de tidligere givne dispensationer tilskrevet om dispensation for opsætning af individuelle varmemålere som vedtaget på afdelingsmødet i nedenstående afdelinger: * 05 Pileparken 1 * 07 Pileparken 2 * 11 Pileparken 3 * 12 Pileparken 4 * 21/16 Pileparken 6/8 * 24 Pileparken 7 * 18 Kildeparken 1 * 28 Kildeparken 3 * 32 Kildeparken 4 * 13 Stationsparken 1 * 29 Stationsparken 2 * 22 Torveparken 4
7767 Skoleparken 1 a. Helhedsplan E-sag Boligselskabet har været i kontakt med et par rådgivere, som har erfaring med at gennemføre komplicerede helhedsplaner via Landsbyggefonden. Landsbyggefonden kræver en helt speciel sagsgennemførelse, hvor man i flere omgange er inde og afklare det videre forløb med Landsbyggefonden, og følger man ikke denne procedure, kan man risikere, ikke at få det optimale ud af sagen. Som en indledning skal der udføres en tilstandsvurdering, og på baggrund af denne skal man afklare med Landsbyggefonden i hvilken retning man skal søge årsager for eventuelle byggeskader. Det er derfor i høj grad et spørgsmål om tillid til at en rådgiver kan gennemføre en sådan sag i Landsbyggefonden, og derved bliver det også en opgave, der er svær at byde ud blandt erfarne firmaer, idet det er svært at opstille andre relevante konkurrenceparametre end bedste pris. Vi skal have tillid til, at vi opnår det bedst opnåelige resultat. Vi forventer derfor i forbindelse med helhedsplanen at indgå etapeopdelte SKI-aftaler med en rådgiver i første omgang om gennemførelse af en tilstandsvurdering. Den samlede proces med udarbejdelse af en helhedsplan forventes at have en varighed på 2-4 år. b. Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Hovedprojektering frem mod et entreprenørudbud i partnering pågår. Generelt er der god fremdrift i hovedprojekteringen og aftalte terminer omkring udbud og tilbud forventes overholdt. Rådgiverne arbejder på et dispositionsforslag, som der afholdes byggemøde med administrationen om den 16. september 2011. Dispositionsforslaget vil blive udleveret og gennemgået på bestyrelsesmødet. Herefter er der følgende nøgletider: Licitation: umiddelbart før bestyrelsesmødet den 3. november 2011 Ansøgning om skema B: medio november 2011 Hovedprojekt: medio november 2011 til ultimo januar 2012 Byggeperiode: medio februar 2012 til ultimo december 2012 5
7768 Støtte til visse boligafdelinger E-sag Vadgårdsparken, byggeskaderenovering, brug af restbeløb Gladsaxe Kommune har ved brev af 12. september 2011 meddelt, at afvikling af restbeløb af afsatte beløb kan anvendes i overensstemmelse med de specifikt ansøgte formål. Restbeløbet på 75.293 kr. godkendes hermed anvendt til opretning af skader mv. på bl.a stibelægninger hidrørende fra byggeskadesagen. Der arbejdes herefter videre med afslutning af sagen i overensstemmelse hermed. Kopi af brev af 12. september 2011 fra Gladsaxe Kommunes Byrådssekretariat, udsendtes med dagsordenen. Til efterretning, hvorefter sagen udgår af dagsordenen. 7769 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 E-sag a. Byggeprojektet Som orienteret på bestyrelsesmødet den 25. august 2011, arbejdes der videre med sagen med henblik på udarbejdelse af skema B. De foreløbige økonomiberegninger udviser en overskridelse, som skyldes det nye bygningsreglement med øget isolering (altangange), ventilation samt miljøhåndtering. Rådgiverne har indledt dialog med Gladsaxe Kommune for at afklare dette. Det er blevet besluttet, at arbejde videre med projektet for at få et licitationsresultat, med den deraf følgende afklaring af en eventuel overskridelse. Herefter tages der kontakt til Landsbyggefonden for afklaring af finansieringen af den eventuelle overskridelse. Udbuddet sker i hovedentreprise og licitation forventes afholdt ultimo oktober 2011, således at der til bestyrelsesmødet den 3. november 2011 vil foreligge en foreløbig udmelding om, hvorvidt økonomien kan overholdes eller ej. Ansøgning om skema B forventes derfor at foreligge medio november 2011 med godkendelse i kommunen i januar 2012. Byggestart februar/marts 2012 og ibrugtagning marts 2013. 6
b. Repræsentantskabets godkendelse af forslag ( call in -bestemmelse) I forlængelse af sag 7746 pkt. c på bestyrelsens møde den 25. august 2011 er der nu indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde, som afholdes tirsdag den 20. september 2011. På afdelingsmødet den 20. september 2011 var der fremmødt 2 husstande af de 3, der er beboet. Efter en gennemgang af projektet, blev det enstemmigt godkendt. De fremmødte udtrykte tilfredshed med projektet og genhusningen. 7770 Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe E-sag Referat fra mødet afventes forsat. 7771 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes videre med sagen, herunder bl.a. med videreførelse efter Almenboliglovens 91 a. 7
7772 Det årlige møde med Byrådet B-sag Invitation til det årlige møde med Byrådet, som afholdes den 31. oktober 2011, er modtaget den 1. september 2011 og udsendt til bestyrelsen den 8. september 2011. Invitationen er ligeledes udsendt til afdelingsbestyrelserne den 8. september 2011 med opfordring til fremsendelse af forslag og/eller emner til selskabets kontor. Boligselskabet kan som tidligere deltage med 2 repræsentanter fra selskabets bestyrelse og 1 repræsentant fra hver afdeling. Tilmelding og fremsendelse af eventuelle forslag/emner til drøftelse er senest den 6. oktober 2011. Deltagelse fra bestyrelsen samt eventuelle forslag og/eller emner aftales til mødet. Ryno Scheil og Mogens Rysgaard deltager fra Organisationsbestyrelsen. Jesper Loose Smith og Henning Juul Hovmand deltager fra administrationen. Det blev besluttet, at fremsende følgende forslag til behandling på mødet: Tilbagebetaling af kloaktilslutningsafgift set fra en almen boligafdeling, samt et ønske om en orientering fra kommunen omkring regn- og spildevandsplan. 7773 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2011 er udsendt den 8. september 2011. Kurset afholdes som tidligere nævnt torsdag den 29. september 2011 kl. 18.00 i administrationens mødelokale. 8
7774 Rygepolitik selskabslokaler E-sag I henhold til beslutning på bestyrelses møde den 25. august 2011 sag nr. 7758, hvor det blev afklaret, at rygepolitikken og dennes betydning for selskabslokaler, skal behandles i bestyrelsen. Der udsendtes protokollat vedrørende rygepolitik i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe samt BL informerer nr. 3407, som fortolker lov om røgfrie miljøer, med dagsordenen. Både i rygepolitikken og i BL informerer står der, at rygeloven er gældende undtagen i selskabs- og fælleslokaler der udlejes eller udlånes alene til private formål, og hvor der ikke er tale om en arbejdsplads. Da lokalerne serviceres af personalet, betragter selskabet det som en arbejdsplads. Som der står i rygepolitikken 2. afsnit Det er dog ikke acceptabelt for selskabet, at fest- og fælleslokaler ikke kan serviceres af personalet som følge af rygning. Efter en dialog blev det besluttet, at der i de afdelinger, som har fest- og fælleslokaler, skal der på førstkommende afdelingsmøde medtages et pkt. omkring afstemning om rygeforbud i fest- og fælleslokaler. Virksomhedsnævnet oplyses om, at dette forhold i rygepolitikken afventer ovenstående forhold. 7775 Personaleforhold Medarbejderseminar O-sag Jf. orientering på bestyrelsesmøde den 25. august 2011 sag 7754 er der planlagt medarbejderseminar tirsdag den 4. oktober 2011 fra kl. 08.00 til kl. 15.30 i selskabslokale A og B i Høje Gladsaxe. Den dag vil både administrationen og varmemesterkontoerne være lukket for henvendelse. Dette vil blive annonceret i Gladsaxe Bladet, på vores hjemmeside og på varmemesterkontoerne. Indholdet vil være orientering omkring selskabet, samt emnet samarbejde. Programmet er afklaret i en dialog med ledergruppen og de 2 tillidsrepræsentanter. Der er blevet inddraget en konsulent fra BL, som via oplæg og gruppearbejde vil lede dagen. 9
Det endelige program m.m., bliver afklaret på Virksomhedsnævnets møde den 20. september 2011. Beboerne bliver informeret herom, med oplysning om tlf.nr. ved akut opståede tilfælde. 7776 Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget har været afholdt den 14. juni 2011. Referat herfra er udsendt den 16. juni 2011. Næste møde i udvalget afholdes den 20. september 2011 i Kildeparkens selskabslokale. Dagsorden er udsendt til bestyrelsen den 1. september 2011. På mødet var der en rigtig god debat, hvilket tillige gjorde sig gældende i underudvalgene. b. KlimaKlar Jf. beslutning omkring kollektiv indmeldelse af alle boligafdelinger i KlimaKlar, henvises der til tidligere udsendte pressemeddelelse fra Gladsaxe Kommune. Det kan yderligere oplyses, at denne pressemeddelelse tillige har været vist på Boligens hjemmeside www.blboligen.dk Herudover kan det oplyses, at KlimaKlar har tilbudt de boligafdelinger, som er medlem af KlimaKlar, at leje en elbil i uge 38 og 39 til en meget fordelagtig pris. 10
7777 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 29. august 2011. Referat herfra er udsendt til bestyrelsen den 1. september 2011. Næste møde i udvalget afholdes den 26. september 2011. 7778 BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 51 af den 23. august 2011 vedrørende Ny ajourført lovbekendtgørelse af almenboligloven * BL informerer nr. 52 af den 24. august 2011 vedrørende Plakat om Almene Boligdage * BL informerer nr. 53 af den 26. august 2011 vedrørende Fristforlængelse for aflevering af Skema B fra 9 til 12 måneder * BL informerer nr. 54 af den 5. september 2011 vedrørende Råderetsbeløb, beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr regulering af satserne * BL informerer nr. 56 af den 9. september 2011 vedrørende Aftrapning af rentesikring 2012 * BL informerer nr. 57 af den 9. september 2011 vedrørende Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift Udsendes med dagsordenen den 15. september 2011 * BL informerer nr. 55 af den 8. september 2011 vedrørende BL og Dansk Byggeri har indgået et partnerskab om praktikpladser m.v. * BL informerer nr. 58 af den 14. september 2011 vedrørende Arkitekturens dag 30. september 2011 11
7779 Eventuelt Der var et ønske om at få et overblik over ventetiderne på boliger. Det afklares på næste bestyrelsesmøde ifølge aftale. 7780 Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 3. november 2011. 7781 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 22. september 2011 er udsendt den 15. september 2011. * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 22. september 2011 udsendes den 29. september 2011 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 6. oktober 2011. * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 7. oktober 2011. 12
Lukket del 7782 Eventuelle sager til behandling E-sag 13
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x Boligsocial Helhedsplan x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x 14