Rapport: Kredshjemmesider i Danske Baptisters Spejderkorps Jan 2012 Af Henrik Andersen og Kenneth Yrke Jørgensen Danske Baptisters Spejderkorps IT-udvalg
Kredshjemmesider i Danske Baptisters Spejderkorps Denne rapport er en skriftlig summering af en spørgeskema-undersøgelse foretaget blandt kredsene i Danske Baptisters Spejderkorps i november 2011. Spørgeskemaundersøgelsen havde til formål at undersøge kredsenes nuværende hjemmeside situation. Undersøgelsen havde især til formål at give et grundlag for at beslutte om korpsets hjemmeside-system kredse.dbs.dk forsat skal udbygges. I alt har 21 ud af 26 kredse svaret på henvendelsen og der er kommet 20 besvarelser på spørgeskemaet. Dette dokument summerer besvarelserne for kredsene og foretager også en gennemgang af kredsenes nuværende hjemmesider. Undersøgelsen og rapporten er udført og skrevet af korpset IT-Udvalg. Henvendelser vedrørende rapporten kan sendes til itu@dbs.dk Indhold 1. Nuværende Kredshjemmesider 2. Svar fra kredsene 3. Forventninger til kredshjemmesider 4. Andre kommentarer 5. Konklusion 6. Tak og anerkendelser Nuværende Kredshjemmesider Korpset sørger aktivt for at alle kredse er repræsenteret på nettet via siden www.dbs.dk/ bliv-spejder/her-er-vi, og vi har derfor brugt listen som udgangspunkt for at se nærmere på kredsenes hjemmesider. En gennemgang af siderne viser, at i alt 15 ud af 26 kredse har en hjemmeside. En dybere gennemgang viser, at ud af disse sider er tre sider ikke opdateret gennem længere tid og to er ikke funktionelle lægere. Det betyder, at 10 kredse, ca 40% af korpset kredse, i øjeblikket er aktivt repræsenteret på internettet med en hjemmeside.
I øjeblikket benytter tre kredse sig af korpsets hjemmesidesystem kredse.dbs.dk. Yderligere to kredse benytter sig af korpsets hosting tilbud. Fire kredse benytter sig af eksterne hosting tilbud. Vi har identificeret 4 kredse, der bruger deres eget domænenavn (dvs. noget andet end xxx.dbs.dk) til deres hjemmeside. Kredsene bruger en række forskellige systemer til deres hjemmesider. Der er dog en lille overvægt til egen-udviklede systemer (Bemærk at TYPO3-systemerne er korpsets tilbud på kredse.dbs.dk) Kredshjemmesiderne har et meget forskelligt visuelt udtryk. Ud over siderne oprettet i kredse.dbs.dk, følger ingen af hjemmesiderne korpsets designmanual. Svar fra kredsene Ud af alle besvarelser svarer 75%, at det er vigtigt for kredse at have en hjemmeside. Ingen kredse tilkendegiver, at de ikke ønsker at have en hjemmeside. Ligeledes erklærer ingen kreds sig enige i udsagnet Vi mener ikke, det betyder noget, om vi har en hjemmeside. Den primære (nuværende) informationkilde til kredsenes medlemmer ser ud til at være via e-
mail. Tre kredse angiver at deres hjemmeside er den vigtigste informationkilde. I spørgeskemaet blev kredse inddelt i to grupper, dem der allerede har en hjemmeside og dem uden en hjemmeside. Af de kredse som allerede har en hjemmeside, er langt størstedelen tilfredse med deres nuværende side (se figur), og kun to kredse tilkendegiver at de ønsker en ny hjemmeside. De kredse som i øjeblikket ikke har en hjemmeside blev bedt om at give en grund til dette. Ingen kredse angav, at de ikke ønskede eller ikke prioriterede opgaven højt. Den langt største grund (72%) angives til at være, at kredsen ikke har de nødvendige førerkræfter til opgaven. Ca. 40 % af kredsene angav manglende tekniske færdigheder eller manglende viden om hjemmesider som grund, til at de ikke har en hjemmeside. Alle af de adspurgte kredse uden hjemmesider, angiver at de vil være interesseret i at bruge korpsets system kredse.dbs.dk.
Forventninger til kredshjemmesider For at kunne forbedre tilbudet kredse.dbs.dk har vi spurgt kredsene om input til, hvad de mener er de vigtigste funktioner og den vigtigste målgruppe for en kredshjemmeside. Som det ses af den overstående figur, lægger flest kredse vægt på kommunikation til nuværende medlemmer (spejderne), spejderforældre og førere/ledere. Der er mindre fokus på at bruge hjemmesiden som agitations-materiale i kredsens normale arbejde. Ud fra kredsenes svar har det ikke været muligt at lave en prioriteret liste over funktioner til et hjemmeside system: Det lader til, at alle foreslåede funktioner er omtrent lige vigtige. Udover de funktioner som er listet ovenfor kommer kredsene med en række forslag til
funktionalitet: (assorteret rækkefølge) tilmelding til ture forsidebillede/logo vi selv kan ændre som vi har lyst! download af program, billeder, nyheder, spørg præsten, chat med en fører program for enhederne programskabelon login til nuværende spejdere og login til førere Andre kommentarer Denne sektion vil summere nogle af de kommentarer og ideer som er kommet fra kredsene i forbindelse med undersøgelsen. Ideen med kredse.dbs.dk opfattes positiv: Mange kredse har dårlige hjemmesider der kunne bruge et vældigt løft - andre ingen. Og her vil løsningen være formidabel! Til brug af kredse.dbs.dk siger en kreds [Det er vigtigt] at vi får en god beskrivelse af hvordan vi bruger siden [...] Det påpeges også, at det er vigtigt, at der bliver fulgt op på kredshjemmesiderne. [Det er vigtigt at vi] bliver holdt lidt i ørerne omkring opdatering. Man kunne jo godt få en påmindelse hvis ens hjemmeside ikke er opdateret i et halvt år f.eks. Men så er man jo heller ikke interreseret... Et par kommentarer rejser spørgsmålet omkring hvad der er muligt i forbindelse med billeder af spejderne - og forslår, at der skal være mulighed for login løsning. Jeg mener, der bør være en mulighed for at lave en del af hjemmesiden, hvor man skal have password for at få adgang - af hensyn til de kredse, der har børn, der ikke må være på billeder i offentligheden. Det der er vigtigt for os på en hjemmeside er spejderprogram, men allervigtigst billeder. Billeder fra hvad der er sket, men det område er vores nuværende hjemmeside ikke gearet ordentlig til og vi er ikke godtnok inde i reglerne eller hvordan man bruge internetbaseret fotoalbum i forhold til hjemmesiden! Det bliver også kommenteret, at et tilbud om kredshjemmesider bør være frivilligt og tillade forskelligt design i kredsene.
Desuden håber jeg, at det visuelle udtryk vil kunne ændres, så det er source, der bliver let at rette i. Jeg tror at vi kan vinde meget ved unikke udtryk og ikke en ensformig designlinje... når vi nu alligevel er ens. [Vores nuværende hjemmeside ] virker rigtig godt. Den er ret avanceret og vi ønsker ikke at erstatte den med en simplere version. Det ville være ærgerligt, hvis de forskellige kredse ikke kan få lov at designe deres eget udtryk på en hjemmeside. Det er jo netop her at kredsene kan profilere sig på deres 'specielle kunnen' - og det gennem det visuelle, ikke tekstmæssige. Der foreslås en kommunkations-konsulent-ordning, der bl.a. hjælper den enkelte kreds til en hjemmeside og kommunikations-strategi:: Men hos nogle kredse, kunne jeg forestille mig, at man kunne få mere ud af at sætte en konsulent (som vi har udviklingskonsulenter i kredsen - fra korpset) på, som kan hjælpe kredsene med at vælge den kommunikations-metode der virker bedst for dem. Det handler jo også meget om, hvordan demografien ser ud i en bestemt kreds. Det er ikke sikkert at Herlev skal have samme kommunikationsgrundlag som Holbæk eller Aalborg kreds skal have. Det kommer an på, de spejdere og forældre der er I kredsen - hvordan forstår de kommunikationen og hvad appelerer til dem? Det gøres opmærksom på, at vi skal tage sociale medier seriøst Og Sociale medier skal virkelig tages seriøst - det er nogle af de stærkeste kommunikationsmidler vi har! (det er tankevækkende når 82% af de danske virksomheder mener at det er et af de stærkeste medier til kommunikation, der vil blive brugt meget mere i fremtiden) Der udtrykkes i øvrigt opbakning med korpsets arbejde med kredshjemmesider: Det er så fedt at I tager det seriøst og gør noget ved det! Super, awesome arbejde!!! Kæft' det er et fedt tiltag!!! Jeg er så glad for at det endelig sker :) Og jeg synes at det skal ud så hurtigt som muligt, så det kan testes og evalueres på. Det er endvidere vigtigt, at vi er bedre til at formidle korpset tilbud til kredsene Jeg vidste ikke at I havde lavet et hjemmesidesystem til kredsene. Det er jo synd når I har lagt et godt stykke arbejde i det. Envidere ser det ud til, at det er slut med manglen på frivillige i vores korps, en kreds skriver: Vi hjælper gerne andre kredse igang! Konklusion
Undersøgelse viser, at der generelt er stor opbakning fra kredsene til at bruge et system a la kredse.dbs.dk og til at arbejde videre med ideen. Samtidig skal vi huske at give plads til de kredse, der selv har ressourcer og lyst til at rode med deres egen hjemmeside: F.eks. giver det ikke mening at forbyde hjemmesider med eget domænenavn (f.eks. www.herlevspejderne.dk) eller vedtage en designmanual med alt for rigide designkrav. IT-Udvalget I stedet virker det mere fornuftigt at stille gode ideer, gode råd, vejledning og værktøjer til rådighed for kredsene og så nøjes med et minimum af krav. Kravene kunne så være funderet på almindelig fornuft, f.eks. at der skal være et korpsmærke på kredsweb en. En stor del af den funktionalitet, som kredsene ønsker, er allerede implementeret i kredse.dbs.dk. Andre funktionskrav kan opfyldes i andre systemer, vi har adgang til, f.eks. BaptistKirkens Congresso for tilmelding til ture og weekender (spørg bare i Tølløse og Herlev) og vores eget SMS-system. Dette tyder på, at mange flere kan få gavn af allerede eksisterende løsninger, hvis vi blot bliver bedre til at informere om dem: Ikke kun en enkelt gang - men løbende! Endvidere bemærker vi, at der er stor opbakning til at der er fokus på kredsene, fremfor spejderkorpset, hvilket også passer godt ind i den kommunikations-strategi som kommunikations udvalget arbejder på. De forslag og kommentarer, der er kommet til undersøgelsen er meget lig de tanker, vi har gjort os i IT-udvalget. Vi vil i fremtiden prøve at være endnu mere synlige med vores tilbud til kredsene og prøve at indgå i et tættere samarbejde med kredsene inden for udvalgets kompetenceområder. Baseret på rapporten er følgende initiativer blevet (eller vil blive) igangsat: 1. ITU har indledt et samarbejde med en designer. Designeren er blevet bedt om at udarbejde en række udkast til design af kredshjemmesider. Målet er, at alle kredse vil kunne vælge imellem 2-3 forskellige design til deres kreds (hvis de ikke har ønsker eller ressourcer om at lave deres eget). Målet med dette arbejde er samtidig, at det kan virke som udgangspunkt for implementering af en Kommunikations og Design Manual for spejderkorpset. 2. Vi vil i samarbejde med kommunikations-udvalget begynde på udviklingen af en Kommunikations og Design Manual, der vil indeholde overordnede retningslinjer for det grafiske udtryk for korpsets og kredsenes hjemmesider, samt ideer og forslag til hvordan et sådan design kan realiseres. Det er tanken, at manualen skal indeholde en række gode råd, vejledning og værktøjer til hvordan kredsen kan opnå en effektiv kommunikation fra kredshjemmesiden. 3. For at sikre at alle kredse kender til ITU s tilbud, vil vi personligt kontakte alle kredsførere
i korpset og gøre dem opmærksomme på ITU s / korpsets tilbud. Endvidere vil alle kredse aktivt blive tilbudt adgang og træning i at bruge korpsets hjemmesidesystem, kredse.dbs.dk.
4. ITU vil hjælpe alle kredse, der måtte ønsker det, at få deres eget domæne (ala. www.herlevspejderne.dk) 5. Vi vil løbende udbygge funktionaliteten i kredse.dbs.dk, evt. i samarbejde med et professionelt webudviklingshus (fx Danmarks Kirkelige Mediecenter) 6. ITU vil udarbejde en strategi / et regelsæt for korpsets hjemmesider: Formålet er at få ensrettet et grafisk udtryk, samt at sørge for at vores CMS system udnyttes på en måde, der giver de største synergieffekter i korpset. Tak og anerkendelser IT-udvalget vil gerne takke samtlige kredsfører og webansvarlige, der har deltaget i spørgeskemaundersøgelsen eller er kommet med supplerende bemærkninger og input.