Hjemmesidepolitik for Danmarks Domstole
Indhold 1. Hjemmesidens indhold og opbygning 2. Lokal informationsarkitektur 3. Funktionalitet 4. Teknik 5. Tilgængelighed 6. Design 7. Billeder 8. De lokale forsider 9. Skriv til nettet 10. Redaktøren 11. Vedligeholdelse 12. Webmaster og netværk
Overordnede mål Det er målet, at domstol.dk skal være brugernes primære kanal til information om Danmarks Domstole. Det er desuden målet, at hjemmesiderne skal indeholde både informationer og interaktive serviceydelser, der sikrer en god service for brugerne af hjemmesiden, hvor brugerne har mulighed for at betjene sig selv. I overensstemmelse med Danmarks Domstoles Kommunikationspolitik er målet med den eksterne kommunikation: At styrke forståelsen for den samfundsmæssige betydning af et velfungerende retssystem. At borgere, presse og samarbejdspartnere møder størst mulig åbenhed, dialog og samarbejde fra Danmarks Domstole. At borgere, presse og samarbejdspartnere bliver effektivt og troværdigt informeret om Danmarks Domstoles virksomhed. Derfor skal vores kommunikation med omverdenen sikre: At vejledning og information fra og om Danmarks Domstole er dækkende, relevant og let tilgængelig for borgerne. Det gælder både generel oplysning om vores virksomhed og information om konkrete sager, som har offentlighedens interesse. Hjemmesiden skal bidrage til: At offentligheden får et bredt kendskab til det arbejde, som Danmarks Domstole udfører. At vejlede borgerne om betydningen af almindeligt forekommende begreber og handlinger inden for retsvæsenet. At lette og forbedre kontakten mellem domstole og borgere i de tilfælde, hvor en vejledningspligt fremgår af loven eller af praksis. Det er ambitionen, at domstol.dk vinder Bedst på nettet prisen i 2010 og får fem netkroner i 2008.
1. Ensartede hjemmesider Hjemmesidernes indhold og opbygning Domstol.dk indeholder informationer, som er af fælles karakter for Danmarks Domstole. Under domstol.dk har alle enheder i Danmarks Domstole hver en hjemmeside, som indeholder informationer af lokal karakter. Domstol.dk og de lokale hjemmesider skal struktureres efter brugerens situation og tage afsæt i de gængse spørgsmål, som brugerne stiller. Det skal desuden altid klart fremgå, hvilken hjemmeside brugeren befinder sig på. Det skal tilstræbes, at alle organisationens hjemmesider er ensartet opbygget i form og udbud af informationer dog med plads til lokal identitet. Opbygning af hjemmesiderne skal foretages på en sådan måde, at den almene bruger ubesværet kan finde de ønskede informationer Hovedemnerne (med fed) nævnt i oversigten Lokal informationsarkitektur er minimumskrav til indholdet på retternes hjemmesider. Underpunkterne er til inspiration. (se næste side). Informationsarkitekturen tilpasses løbende. Hjemmesiderne skal løbende udvikles i takt med de muligheder, som internettet giver. Hjemmesiderne skal være troværdige, og alle informationer skal derfor være aktuelle og opdaterede. Der skal være links til andre offentlige myndigheder og almennyttige tjenester på internettet. Grundlaget for informationerne, der skal være tilgængelige på hjemmesiderne, skal være den information, som brugerne efterspørger, og hvor lovgivningen foreskriver, at informationerne skal gives til borgerne. Derudover skal fakta- og kontaktoplysninger for alle enheder i Danmarks Domstole være tilgængelige.
2. Forslag til lokal informationsarkitektur hovedemnerne (med fed) er minimumskrav Hovedemner kan efter omstændighederne udelades, hvis de ikke giver mening set i forhold til den enkelte organisation (fx Tinglysningsretten) Lokal informationsarkitektur Om Retten i X-købing Medarbejdere Organisationsdiagram Handlingsplaner Domsudskrift Praktiske oplysninger (her vises rettens adresse, telefonnumre, fax, e-mail, EANnummer, bykort og åbnings- og telefontider) Bankoplysninger Elektronisk fakturering Handicapadgang Offentlig transport Parkeringsforhold Pressekontakt Webmaster Nyheder Domsresuméer Pressemeddelelser Nyhedsbreve Øvrige nyheder Retslister Civile sager Straffesager Job i retten (her henvises til ledige jobs) Om at arbejde i retten Praktik Rådgivning (lokalt relateret indhold) Advokater/retshjælp (herunder link til Advokatvagten, lokal retshjælp) Fri proces (herunder link til lokale, beneficerede advokater) Dødsbo (herunder link til lokale advokater/ bobestyrere) Gældssanering (herunder link til lokale advokater) Tal og fakta Civile sager Straffesager Embedsregnskaber Besøg i retten Skoler Andre grupper
3. Mulighed for interaktion og selvbetjening Funktionalitet Funktionaliteten på hjemmesiderne skal være udarbejdet på en sådan måde, at brugerne med færrest mulige museklik eller genvejstaster kan navigere rundt. Eksterne links og links til filer (dokumenter) skal åbne på nye sider for at opnå korrekt visning af de sider, der bliver linket til. Hjemmesiderne skal gennem en stadig teknisk udvikling åbne mulighed for interaktion mellem borgeren og domstolene. 4. Teknik 5. Alle skal have optimale betingelser for at benytte hjemmesiden Teknik Ved valg af teknik og software, skal der tages højde for den almene brugers pc og opkobling, så funktionaliteten, svartid og lignende er acceptabel for brugeren. Tilgængelighed Domstol.dk (både fællessider og lokale sider) skal i teknisk og designmæssig henseende udformes, så brugerne har optimale betingelser for at benytte hjemmesiderne. Hjemmesiderne skal opfylde statens retningslinjer for offentlige hjemmesiders tilgængelighed samt de internationale W3C-retningslinjer.
6. Brug designguiden Design Hjemmesidernes layout skal være enkelt, venligt og imødekommende. Det skal være indhold og kvalitet (nytteværdi), der kendetegner hjemmesiderne. Designet skal først og fremmest signalere troværdighed. Designguiden skal respekteres. Det vil sige, at det er de i guiden nævnte fonte, fontstørrelser, farver m.m., der skal benyttes på hjemmesiderne. 7. Vær kritisk og brug evt. en professionel fotograf Billeder Billederne på domstol.dk skal være med til at skabe et indblik i dagligdagen i de forskellige domstole. Det skal tilstræbes, at billederne på de lokale hjemmesider viser egne retsbygninger inde- som udefra. Det er vigtigt, at alle hjemmesiderne har et ensartet visuelt udtryk, der afspejler, at vi er én organisation. Designguiden skal respekteres. Det vil sige, at det er den i guiden nævnte billedstil samt de nævnte billedstørrelser, der skal benyttes på hjemmesiden. Tænk også på kvaliteten: Et sløret og utydeligt billede virker ikke efter hensigten. Vær kritisk og brug eventuelt en professionel fotograf.
8. Ensartede forsider De lokale forsider Hjemmesiderne skal udtrykke ensartethed. Det betyder, at forsiden på den lokale hjemmeside skal indeholde følgende elementer: To top-billeder i god kvalitet og billedstil Benyt eventuelt temabannere med tekst og links. Temabannere er et godt supplement/alternativ til kampagnefelter. Læs mere om billeder under punkt 7. Kort introducerende tekst Teksten skal følge designguidens retningslinjer for fonttype og -størrelse. Farven på teksten og eventuelt link skal også følge retningslinjerne. Der må som udgangspunkt max. være fem linjer (inkl. tomme linjer) i den introducerende tekst. I særlige tilfælde kan tekstfeltet også benyttes til kortere meddelelser, f.eks. at retten holder lukket p.g.a. temadag eller lignende. Rullemenuen Til dig der er Rullemenuen er rettens mulighed for at målrette lokale informationer til bestemte målgrupper, f.eks. journalister, advokater m.fl. Retten kan i rullemenuen også vælge at linke til målrettede fælles informationer. To kampagnefelter i bunden af forsiden I bunden af forsiden har retten mulighed for at gøre brugerne opmærksomme på to forskellige temaer ad gangen. Kampagnefelterne bør indeholde billeder af god kvalitet i den i designguiden anførte størrelse og billedstil. Kampagnefelterne bør udskiftes med jævne mellemrum, og der bør kun være to kampagner/temaer ad gangen. Seneste nyt Dette element opdateres automatisk med de seneste tre nyheder. Der skal således ikke redigeres i dette element.
9. Tænk på modtageren, når du skriver Skriv til nettet Før du går i gang med din tekst, bør du overveje: Hvem er målgruppen? Hvad er det centrale budskab? Brug det som kortfattet overskrift! Hvad skal siden hedde? Navnet skal give læseren et klart indtryk af indholdet! Når du skriver At skrive til skærmen kræver desuden en forståelse af, hvad det vil sige at læse ved skærmen. Selvom mange printer relevante tekster ud, er det som oftest først efter at have skimmet teksten, at denne beslutning bliver taget. Man kan derfor ikke uden videre overføre sine skrivevaner til web-tekster. Du bør derfor tilstræbe overskuelige tekster. Det bliver de ved korte afsnit/tekster frem for én lang tekst, ved gode overskrifter til hvert afsnit, som hjælper brugeren på vej, og ved luft mellem afsnittene. Tjekliste til web-tekster: Skriv vækkende og dækkende overskrifter. Skriv kortfattet og informativt: Uden omsvøb og unødvendige ord. Skriv klart: Undgå lange afsnit, brug ekstra linjeskift mellem afsnittene og aktive ord frem for passive. Skriv uformelt: Brug ikke ord, som for mange er mere eller mindre uforståelige. Skriv mundtligt: Sproget skal være mundret og indholdet umiddelbart til at forstå. Skriv objektivt: Undgå adjektiver/tillægsord som fantastisk, storslået, enestående, dårligt osv. Skriv konkret: Brug eksempler, der viser, hvad teksten handler om. Skriv direkte til læseren: Hav målgruppen for øje og skriv gerne du til læseren/brugeren. Skriv overskueligt: Gode overskrifter, ét budskab per afsnit, punktopstillinger, fremhæv nøgleord med fed (ikke understregning eller for eksempel rød farve, da det kan forveksles med links kursiv bør heller ikke anvendes, da det ikke er læsevenligt på en skærm). Skriv korrekt: Undgå stavefejl og grammatiske fejl. Links: Indsæt relevante links, herunder links fra de lokale sider til fællessiderne, og husk at angive tooltip. Billeder: Indsæt relevante billeder og husk at angive tooltip.
10. Redaktørens opgaver og profil Webredaktører Webredaktørerne i Danmarks Domstole skal medvirke til at varetage organisationens behov for kommunikation og videndeling internt som eksternt. Nedenfor følger Domstolsstyrelsens anbefalinger for webredaktørens opgaver og profil: Opgaver Webredaktørerne bør tælle mindst én person fra hver ret, og redaktørernes primære opgave er at vedligeholde rettens lokale intranet og hjemmeside, herunder f.eks. medvirke til fastlæggelse af den lokale informationsarkitektur på både intranet og hjemmeside oprettelse af nye områder på intranet eller hjemmeside i den af retten på forhånd fastlagte struktur produktion/redigering af tekster, der skal lægges på rettens lokale intranet eller hjemmeside bistå kolleger og eksterne brugere i brugen af intranet og hjemmeside oplæring af nye webredaktører ved retten Webredaktørens profil Webredaktøren er tæt knyttet til præsidentens ledelsesteam, herunder den person, der er udpeget som rettens repræsentant i Kommunikationsnetværket. På den måde kan man sikre, at webredaktøren har reelle muligheder for at medvirke til at styrke rettens kommunikation og videndeling. Opgaven som webredaktør skal være en prioriteret opgave, hvor der er klarhed om ansvarsfordelingen. Webredaktøren bør have følgende kvalifikationer: Gode formuleringsevner Bred it-forståelse Rutineret bruger af Microsofts Officepakke Kendskab til Internet Explorer Kendskab til Microsoft Sharepoint
11. Vedligeholdelse Vedligeholdelse Hjemmesiden skal altid være opdateret for at bevare dens troværdighed og nytteværdi for brugerne. Det er den enkelte domstol, der har ansvaret for, at den lokale hjemmeside løbende bliver opdateret. Det er Domstolsstyrelsens ansvar at vedligeholde den fælles del af domstol.dk. 12. Webmaster og netværk Webmaster og netværk Domstolsstyrelsens Kommunikationssekretariat har det overordnede ansvar for domstol.dk Webmaster Domstolsstyrelsens webmaster har ansvaret for daglig vedligeholdelse af den fælles del af domstol.dk support af lokale redaktører udarbejdelse af vejledninger Ønsker om ny funktionalitet og nye fælles informationer kan sendes til styrelsens webmaster. Webmaster vil herefter videreformidle ønskerne til de relevante beslutningstagere. Redaktør-netværk Det er målet og ønsket, at redaktør-korpset ved Danmarks Domstole skal være en homogen enhed, der løbende inspirerer og motiverer hinanden til at gøre hjemmesiderne endnu bedre ved at udveksle gode idéer og tanker om brugen af hjemmesiderne. Der er oprettet et websted på intranettet til formålet. Kommunikationsnetværk Kommunikationsnetværket drøfter hjemmesidespørgsmål af generel karakter. Det kan f.eks. være, hvilke tekster og vejledninger, der bør ligge på henholdsvis den fælles del af hjemmesiden og på de lokale hjemmesider. Kommunikationsnetværkets arbejde i forhold til hjemmesiden skal medvirke til at sikre mere ensartede, funktionelle og informative lokale hjemmesider. Kommunikationsnetværket har bemyndigelse til at foretage en revision af hjemmesidepolitikken, når netværket skønner, at det er nødvendigt.