Notat Svendborg Kommune, Miljø og Teknik 17. januar 2012 Revideret 24. februar 2012 Projekt nr. 205322 Udarbejdet af MVG Kontrolleret af JEB Godkendt af MVG Evaluering af tilbud DRIFT OG VEDLIGHOLDELSE AF GRØNNE OMRÅDER, VEJE MV. 1 Modtagne bud Der var prækvalificeret følgende 5 firmaer: Arkil Vejservice A/S Hededanmark a/s LK Gruppen a/s NCC Roads A/S Skælskør Anlægsgartnere A/S Svendborg Kommunes entreprenørafdeling afgav kontrolbud. 2 Tilbuddenes konditionsmæssighed Tilbuddene er gennemgået med hensyn til om de opfylder krav til indhold. Alle tilbud indeholder de krævede oplysninger. Ingen tilbudsgivere har taget forbehold. Alle tilbud vurderes at være konditionsmæssige. 3 Evaluering samlet oversigt Den følgende oversigt omfatter givning, som er uddybende er redegjort for i pkt. 5 og 6. Der er tillagt kontrolbuddet omkostninger på 484.000 kr. excl. moms, som omfatter nogle indirekte omkostninger, der ikke var indeholdt i buddet afgivet ved licitationen. Konklusion på evalueringen er anført i pkt. 7. NIRAS A/S Vestre Havnepromenade 9 Postboks 119 9100 Aalborg CVR-nr. 37295728 Tilsluttet F.R.I www.niras.dk T: 9630 6400 F: 9630 6474 E: niras@niras.dk D: 9630 6460 M: 24690641 E: mvg@niras.dk
Tilbudsgiver Tilbudssum (70%) Kr. Point Opgaveløsn. (20%) Point Opgaveløsning (30%) Organisering (10%) Point Samlet Point Arkil Vejservice A/S 23.478.951,40 53,9 17 6 76,9 Hededanmark a/s 20.499.699,54 68,6 20 8 96,6 LK Gruppen a/s 22.244.419,02 60 18 5 83 NCC Roads A/S 20.979.263,18 66,2 16 5 87,2 Skælskør Anlægsgartnere A/S Svendborg Kommunes entreprenørafdeling (kontrolbud) 20.230.195,88 69,9 18 10 97,9 20.218.012,76 70 15 6 91 4 Tilbudssammenligning Tilbudsgiverne vurderes i henhold til Udbud og Betingelser på tilbudssum, der vægter 70% og opgaveløsning med en vægt på 30%. Opgaveløsningen indeholder underkriteriet opgaveløsning med en vægt på 20% og organisering med en vægt på 10%. De konkrete parametre under såvel opgaveløsning som organisering fremgår nedenfor. Opgaveløsning Tilbudsgiver bedømmes på: a. Hvorledes tilbudsgiver vil sikre overholdelse af kvalitetskrav inden for de respektive fagområder, herunder tilbudsgivers sikring af at der er de rette kompetencer på opgaven (kompetencestyring) og sikring af materiellets b. Hvorledes tilbudsgiver vil gennemføre kvalitetskontrol (egenkontrol) for egne arbejder og for eventuelle underentreprenørers arbejder, jf. Samarbejdsform pkt. 7. c. Hvorledes tilbudsgiver vil følge op på mangler/afvigelser i forhold til kontrakt, herunder hvordan tilbudsgiver vil forbedre udførelsen på områder hvor der konstateres overskridelser af kvalitetskrav. d. Hvorledes tilbudsgiver ved kontraktstart og i kontraktperioden vil sikre, at de medarbejdere der løser opgaven får den fornødne gennemgang og instruktion af arbejdsop- Side 2 / 11
gaver, at medarbejderne har den rette opgaveforståelse og føler ansvar og engagement for opgavens korrekte udførelse og opfylder informationspligt om drifts- og vedligeholdelsesbehov. Organisering Tilbudsgiver bedømmes på: a. Den tilbudte organisation for den konkrete opgave, herunder organisationens struktur og processer m.h.t. tilbudsgivers entreprisen for de respektive fagområder (veje, grønne områder, vandløbsvedligeholdelse, sengekørsel, vintertjeneste). Der skal fremlægges en organisationsplan. Ved anvendelse af underentreprenører skal det fremgå, hvilke opgaver, de påtænkes at varetage samt hvorledes underentreprenører styres. b. Navn, funktion, ansvar, kvalifikationer og erfaring for den kontraktansvarlige, entrepriseleder, for fagansvarlige (for veje, grønne områder, vandløbsvedligeholdelse, sengekørsel, vintertjeneste) samt øvrige nøglepersoner. Tildeling af point Point tildeles de enkelte tilbud efter følgende formel: (point for A: Tilbudt pris) + (point for B: Tilbudt opgaveløsning). Hvor tilbudt pris max. kan opnå 70 point og tilbudt opgaveløsning max. kan opnå 30 point. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det tilbud, der opnår den højeste pointsum. A: Tilbudt pris De i tilbudslisten angivne enhedspriser er ved såvel tilbudssammenligning som ved kontraktudførelse gældende frem for den udregnede tilbudssum. Underkriteriet Tilbudt pris har maksimalt 70 point til rådighed. Tilbudt pris defineres som samlet tilbudt pris for 1 år. Laveste pris tildeles 70 point. Øvrige point tildeles på baggrund af følgende model: Tilbud med højere pris end laveste pris, tildeles point svarende til den procentuelle forskel mellem laveste pris og aktuelle pris. Prisforskel på 1% tildeles 1 point, der fratrækkes 70 point. Det betyder f.eks., at et tilbud, der er 50% højere end laveste tilbud får 20 point. Der gives ikke negative point, hvorfor tilbud der afviger mere end 70% fra laveste tilbud tildeles 0 point. Point beregnes med 1 decimal. B: Tilbudt opgaveløsning Side 3 / 11
I henhold til Udbud og Betingelser, pkt. 2.6, tildeles opgaveløsning point efter følgende principper: 0 point tildeles de tilbud, som er konditionsmæssigt, men som ikke tilfører Svendborg Kommune kvaliteter og egenskaber, eksempelvis ved fremlæggelse af beskrivelser, som i realiteten er indholdsløse eller er meget begrænsede i omfang. Max point til rådighed på delkriteriet Opgaveløsning, tildeles de tilbud, som tilbyder Svendborg Kommune meget høj kvalitet og driftsikkerhed og en meget velegnet kvalitetsstyring i forhold til den konkrete opgave. Max point til rådighed på delkriteriet Organisering, tildeles de tilbud, som tilbyder ordregiver en organisation der er udformet, så den i høj grad matcher de faglige og samarbejdsmæssige kvalifikationer, der kræves og som tilbyder ledere, fagansvarlige og nøglepersoner med meget velegnede og gode kvalifikationer. Øvrige point tildeles forholdsmæssigt. Flere tilbud kan opnå samme point. Metode Til grund for evalueringen tillades det udelukkende at tage afsæt i det, tilbudsgiverne har beskrevet i tilbuddet. Evaluering af tilbuddene indeholdende tilbudslister og redegørelser for opgaveløsning og organisering er foregået som beskrevet nedenfor. Tilbudslister er gennemgået for regnefejl og manglende priser. Priser er ligeledes vurderet i forhold til, om der f.eks. er afgivet urealistiske lave priser. Tildeling af point vedr. pris er foretaget efter formlen ovenfor. Tildelingen af point vedr. pris er sket efter, at evaluering og tildeling af point vedr. opgaveløsning er foretaget. Point vedr. pris har således ikke været en kendt parameter ved evalueringen af opgaveløsning. Evaluering af opgaveløsning er foretaget af tre uafhængige personer, der hver især har tildelt tilbudsgiverne point og herefter sammenlignet og drøftet pointgivningen med det formål at afgive én samlet vurdering med tilhørende point. Resultatet viste, at de tre uafhængige personer havde samme udfald på de tre højst scorende tilbud. 5 Uddybning af evaluering for opgaveløsning Evalueringen er foretaget således at den meget tilfredsstillende opgaveløsning tildeles maksimumpoint. I efterfølgende skemaer er for hvert delkriterium anført med begrundelse for point. Arkil Vejservice point. Overholdelse af kvalitetskrav, sikring af kompetencer, materiel- 1 God sikring af kvalitetskrav. Kvalitetssikringssystem suppleret med personlig gen- Side 4 / 11
lets funktionsdygtighed arbejder Instruktion og sikring af opgaveforståelse, om drifts- og vedligeholdelsesbehov. Sum 3 nemgang af instruktioner mm. Ansvar for kvalitetssikringen fremgår ikke. Ok kompetenceafklaring og udvikling. Meget god beskrivelse og sikring af materiellets 0 Ok egenkontrol, som medarbejdere selv udfører suppleret med stikprøvekontrol udført af kollega samt ekstra egenkontroller ud fra tilfældighedsprincippet. Kontrolskemaer fra udbuddet suppleret med egne kontrolskemaer. God kontrol med underentreprenørers arbejder som egne arbejder. 0 God beskrivelse af opfølgning. Gode konkrete handlinger. Læring i forhold til fremtidige hændelser. 2 Ok instruktion og sikring af opgaveforståelse. Uddelegering og selvstyrende team, situationsbestemt ledelse, dog mindre om sikring af Arkil har ikke beskrevet, hvordan tilbagemeldingspligten om drifts- og vedligeholdelsesbehov sker. Hededanmark Overholdelse af kvalitetskrav, sikring af kompetencer, materiellets arbejder. 0 God kvalitetssikring veletableret kvalitetssikringssystem og servicekoncept. Entrepriseleder fungerer som kvalitetsansvarlig. Meget god sikring af kompetencer vha. lærings- og udviklingsprogram samt MUSsamtaler. Særdeles godt system til servicering af materiel. 0 God og hyppig egenkontrol stikprøvekontroller som supplement. Ligeledes fælleskontroller. Kvalitetssikringsplan. Udvikling af papirløs KS dokumentation. Ok kontrol med underentreprenører. 0 God opfølgning med konkrete redskaber - som f.eks. lean, logbog og handlingsplaner. Læring som et bærende element i opfølg- Side 5 / 11
Instruktion og sikring af opgaveforståelse, om drifts- og vedligeholdelsesbehov. Sum 0 ningen. 0 Meget god instruktion og sikring af opgaveforståelse, ansvar og engagement gennem blandt andet uddelegering af beslutninger og ansvar, timestyringssystem og trivselsmålinger. Hededanmark redegør for tilbagemeldingspligt. Tilbagemelding er naturligt for Hededanmarks medarbejdere anviser redskaber hertil. LK Gruppen Overholdelse af kvalitetskrav, sikring af kompetencer, materiellets arbejder. Instruktion og sikring af opgaveforståelse, om drifts- og vedligeholdelsesbehov. Sum 2 1 Ok kvalitetssikringssystem suppleret med eksisterende kompetencer til sikring af kvalitetskrav. Kvalitetssikringsansvarlig fremgår ikke. Ok sikring af kompetencer vha. udviklingsplaner og efteruddannelse. Mangler konkret handling til sikring af materiellets 0 God kontrol bestående af egenkontrol og stikprøvekontrol i et passende omfang såvel ved entreprisestart som løbende. Ok kontrol med underentreprenører. 0 Meget god opfølgning på mangler og afvigelser. Hurtig opfølgning. Afdækning af mangler som læring i fht fremtidige hændelser. Dokumentationssystem med fotokontrol. 1 God instruktion gennem dialog og møder. Der arbejdes med multimedie instruktioner som supplement. Aktivitetsplaner for den enkelte opgave. God tilgang og initiativer til sikring af LK Gruppen har ikke beskrevet, hvordan tilbagemeldingspligten om drifts- og vedligeholdelsesbehov sker. NCC Side 6 / 11
Overholdelse af kvalitetskrav, sikring af kompetencer, materiellets arbejder. Instruktion og sikring af opgaveforståelse, om drifts- og vedligeholdelsesbehov. Sum 4 1 Ok overholdelse af kvalitetskrav gennem grundig planlægning suppleret med kvalitetssikringssystem. Kvalitetssikringsansvarlig. Kompetencesikring ok. NCC beskriver ikke, hvordan de vil sikre materiellets 0 God egenkontrol med passende frekvens. Kontrolskemaer med billeddokumentation suppleret med GPS-dokumentation i nødvendigt omfang. Ok kontrol med underentreprenører - underleverandøraudit. 1 Anviser mindre konkrete i handlinger til opfølgning. Ledelse som et redskab, jævnlige medarbejdermøder. 2 God instruktion. Mindre om ansvar og engagement. NCC har ikke beskrevet, hvordan tilbagemeldingspligten om drifts- og vedligeholdelsesbehov sker. Skælskør Anlægsgartnere Overholdelse af kvalitetskrav, sikring af kompetencer, materiellets arbejder. Instruktion og sikring af opgaveforståelse, om drifts- og vedlige- 0 God tilgang til overholdelse af kvalitetskrav. Kvalitetssikringssystem god styring. Udpegning af kvalitetssikringsansvarlig. Kompetencesikring og -udvikling godt beskrevet og gode løsninger. Overholdelse af materiellets funktionsdygtighed ok. 0 God egenkontrol af egne og underentreprenørs arbejder. Egenkontrolplaner for hvert arbejdsområde, kvalitetsansvarlige gennemfører fastsatte kontroller. 0 God opfølgning. Egenkontrolplan som dialogværktøj og aftalegrundlag for opfølgning - leder og medarbejder imellem. 2 God instruktion og løbende sikring af opgaveforståelse. Mindre om sikring af ansvar og engagement. Skælskør Anlægsgartnere har ikke beskrevet, hvordan tilbagemel- Side 7 / 11
holdelsesbehov. Sum 2 dingspligten om drifts- og vedligeholdelsesbehov sker. Svendborg Kommunes entreprenørafdeling Overholdelse af kvalitetskrav, sikring af kompetencer, materiellets arbejder. Instruktion og sikring af opgaveforståelse, om drifts- og vedligeholdelsesbehov. Sum 5 2 Sikring af kvalitetskrav middel. Der mangler redegørelse for, hvordan kompetencer sikres. Mangler konkrete handlinger i forhold til materiellets funktionsdygtighed, dog anvendelse af logbog. 1 Beskrivelse indeholder meget om registrering og dokumentation og mindre om kvalitetsopfølgning. Ok med stikprøvekontroller. 0 God opfølgning. Drøftelse med pågældende team samt suppleret med kontrol på området. 2 God instruktion til opgaven. Mindre om Tilbagemeldingspligten om drifts- og vedligeholdelsesbehov er ikke beskrevet. 6 Uddybning af evaluering for organisation Evalueringen er foretaget således at den meget tilfredsstillende organisations tildeles maksimumpoint. I efterfølgende skemaer er for hvert delkriterium anført med begrundelse for er. Arkil Vejservice 2 Ledelsestung organisation med stabsfunktion. Enkelte fagområder dækkes af to fagledere. Mindre tydelig organisation i forhold til fagområder og Svendborg Kommunes bestillere. Ok redegørelse for styring ved opstart samt gennemførelsen af entreprisen. Bred anvendelse af entreprenører til entreprisens hovedopgaver - tilgodeser i mindre grad helhedsorienteret drift. Side 8 / 11
Kontraktansvarlige, entrepriseleder, Sum 4 2 Kompetencer ok. Entrepriseleder ansættes/udpeges - der redegøres ikke for kvalifikationer. Hededanmark Kontraktansvarlige, entrepriseleder, Sum 2 1 Velegnet organisation, der matcher Svendborg Kommunes organisation mht. bestiller og fagområder. Back-up funktioner i organisationen, der kan støtte op om entrepriseledelsen. Beskrivelse af processer og styring kunne være bedre. 1 Tilbyder faglige, kompetente, ledende medarbejdere. Mangler dog dokumentation på, at fagansvarlig for veje har den fornødne kompetence. LK Gruppen Kontraktansvarlige, entrepriseleder, Sum 5 2 Ok organisation. Dog vurderes organisationen skrøbelig ingen back-up funktioner i organisationen. Ok styring og processer. 3 Entrepriseleder ingen erfaring med styring af vejopgaver. Det fremgår ikke, hvem der er kontraktansvarlig. NCC 3 NCC beskriver helhedsorienteret projektorganisation. Anvendelse af 3A og beskrivelse er dog ikke overbevisende i forhold til den helhedsorienterende organisation. Valg af entreprisechef fra Svendborg Kommune eller nyansat vurderes at være mindre hensigtsmæssig i forhold til fra start at Side 9 / 11
Kontraktansvarlige, entrepriseleder, Sum 5 kunne lede entreprisen, herunder også underentreprenøren, der har betydelig rolle i opgaveløsningen. Solide back-up funktioner intern i egen organisation. Ok redegørelse for styring. 2 Driftsleder på grønne områder vurderes kompetencemæssigt at være mindre stærk, idet han ikke har praktisk erfaring fra lignende opgaver. Skælskør Anlægsgartnere Kontraktansvarlige, entrepriseleder, Sum 0 0 Tilbyder særdeles velegnet organisation, der matcher Svendborg Kommunes organisation mht. bestillere samt fagområder. Samtidig organisation, der tilgodeser en helhedsorienteret opgaveløsning. Fin redegørelse for processer ved opstart og for styring gennem dialog mellem projektleder og medarbejdere i fbm gennemførelsen af opgaven. 0 Tilbyder faglige, kompetente ledende medarbejdere. Svendborg Kommunes entreprenørafdeling Kontraktansvarlige, entrepriseleder, Sum 4 1 Tilbyder en velegnet organisation, der matcher Svendborg Kommunes bestillere og fagområder. Usikkert hvorvidt organisation og styring tilgodeser en helhedsorienteret opgaveløsning. Beskriver styring og processer i mindre grad. 3 Entrepriseleder meget begrænset erfaring i ledelse af lignende driftsopgaver. Tilbyder faglige, kompetente driftsledere. Side 10 / 11
7 Konklusion Det økonomisk mest fordelagtige tilbud er følgende: Skælskør Anlægsgartnere A/S Side 11 / 11