UDBUDSKONFERENCE Erfaringer fra ISS med at byde på opgaver fra Forsvaret 26. OKTOBER 2015 Søren Vilmand Facility Management direktør ISS Facility Services A/S
INDHOLD Udbudsprocessen Hvad der kom ud af det Value proposition Kontrakt Key facts og Leverancen Samarbejdsorganisation Implementering Transition Opstart Erfaringer Opmærksomhedspunkter
Udbudsprocessen ISS prekvalificeres ISS vinder Kontrakten A & B opstartes Nov. 2012 Feb. 2013 Juli 2013 Sept. 2013 Okt. 2013 Feb. 2014 Mar. 2014 DRIFT 4 6 år Udbuddet er en realitet Tilbud afleveres Implementering påbegyndes C & D opstartes A = Rengøring & B = Kantinedrift C = Arealpleje & D = Driftrelaterede opgaver
Hvad der kom ud af det Value proposition Kontrakt A: Rengøring 257 siders Løsningsbeskrivelse og B: Kantineservice Value proposition ISS støtter Forsvarets fokus på militære opgaver ved at varetage opgaver uden for Forsvarets kerneforretning. ISS tilbyder: Omkostningsbesparelser og fleksibilitet gennem synergier og faste omkostninger men med lokale C: Arealpleje tilpasninger Troværdig drift og serviceintegration IT-faciliteret samarbejder (struktur, enkelthed og brugervenlighed) Robust organisation og and klare og entydige kontaktpersoner (governance model) Skalerbarhed kontinuerlig balance mellem fast personale og rutebaserede services D: Driftrelaterede opgaver 4
Hvad der kom ud af det? Value proposition Kontrakt og en relativt velafbalanceret kontrakt på blot 59 sider Uden forhandlingsmulighed! men med 14 ringbind fyldt med bilag! ISS Facility Services A/S Møntmestervej 24 2400 København NV 59 5
Leverancen Services A Indoor Plants Window Cleaning Household linen Hotel Cleaning INSTA Cleaning Washroom Dust control B Fruit Coffee Vending Machines Kiosk Sales Food production Meeting Party VIP Flights C De-Icing Snow removal Waste management Landscaping IPA Landscaping NPA Road maintenance D Shooting ranges Various WO Building maintenance Pest control
Key Facts 27 Canteens 30 mio Sq.m. Landscaping 0,5 mio Sq. m. cleaning 12 main sites 4.000 WO (Month) 433 sits 17.000 hotel cleaning (Month) 45 tons Food (Month) > 200 tons frugt p.a. Danmarkhistoriens største FM kontrakt 5.300 hotel leave cleaning (Month) VO 550 medarb. 12.000 Users > 1.000 Buildings 3.500 Meeting catering (Month)
Key Facts Hjørring (27) Cleaning: 9 Catering: 9 Outdoor / Handyman: 9 Flyvest. Aalborg (47) Cleaning: 23 Catering: 9 Outdoor / Handyman: 13 Specialmedarbejder: 2 Skive (42) Cleaning: 25 Catering: 8 Outdoor / Handyman: 4 Specialmedarbejder: 4 Kasernemester: 1 Holstebro (37) Cleaning: 19 Catering: 8 Outdoor / Handyman: 8 Specialmedarbejder: 2 Borris (14) Cleaning: 9 Catering: 4 Outdoor / Handyman: 1 Nymindegab (15) Cleaning: 7 Catering: 6 Outdoor / Handyman: 2 Oksbøl (38) Cleaning: 20 Catering: 12 Outdoor / Handyman: 4 Specialmedarbejder: 2 Varde (33) Cleaning: 16 Catering: 8 Outdoor / Handyman: 5 Specialmedarbejder: 4 Skrydstrup (47) Cleaning: 24 Catering: 9 Outdoor / Handyman: 6 Specialmedarbejder: 7 Kasernemester: 1 Frederikshavn (63) Cleaning: 34 Catering: 13 Outdoor / Handyman: 9 Specialmedarbejder: 7 Aalborg Kaserner (58) Cleaning: 28 Catering: 12 Outdoor / Handyman: 12 Specialmedarbejder: 6 Hevring (3) Cleaning: 2 Catering: 1 Karup (84) Cleaning: 44 Catering: 15 Outdoor / Handyman: 13 Specialmedarbejder: 12 Aarhus (10) Cleaning: 5 Catering: 1 Outdoor / Handyman: 1 Specialmedarbejder: 3 Fredericia (39) Cleaning: 18 Catering: 8 Outdoor / Handyman: 8 Specialmedarbejder: 5 Haderslev (17) Cleaning: 7 Catering: 3 Outdoor / Handyman: 4 Specialmedarbejder: 2 Kasernemester: 1 Sønderborg (21) Cleaning: 7 Catering: 9 Outdoor / Handyman: 4 Specialmedarbejder: 1 Søgaardlejren (8) Catering: 5 Specialmedarbejder: 3 FSV 11 regioner ISS 6 regioner Nu 4 regioner
Key Facts
10 Implementeringsplan (Forsvarets)
Samarbejdsorganisation Strategisk Niveau 6 møde p.a. Taktisk Niveau 12 møder p.a. Eskalation Operationelt Niveau 12 møder p.a
Implementering Transition Opstart Massiv mødeaktivitet Opstartsmøde Mange møder i de 6 implementeringsspor Store mængder dokumentation Møder med alle forsvarets driftchefer 5 møder med alle medarbejderen Kompetenceafklaringsmøder (One2One) med alle medarbejdere (ISS Jobudviklingscenter (JUC)) 3 store Kick Off møder med alle medarbejderne (ca. 200 på hvert møde) Møder i samarbejdsorganisationen (Styregruppemøder) Møder med faglige organisationer
Implementering Transition Opstart
Implementering Transition Opstart Hvad gik godt i implementeringen 1. Faktiske gik det meste godt Hele planen blev fulgt, og blev godkendt Kick Off møder med medarbejderne var en stor succes og var et godt skridt i change management processen Ambassadører / opstartshjælpere Egne og kundens medarbejdere Styregruppe Både internt og eksternt Alle services blev leveret fra Day One. 550 nye ISS kollegaere fik en ny ansættelseskontrakt Til tiden! Alle medarbejdere fik korrekt løn til tiden, ved første lønudbetaling. Men det var ressourcekrævende. Vi havde 50 til 75 FTE bundet op på implementeringen 4 måneder og ca. 30 i de første 3 driftmåneder
Erfaringer Opmærksomhedspunkter Opmærksomhedspunkter! Første generations outsourcing Det kan være svært! Change Management: o o Herunder oplysningskampagner til brugerne. Fra kollega til en der kommer fra en leverandør Vær skarpe på aftaler, der indgås under implementeringen! Tag bindende referater! Due Dilligence Brug meget energi på at opnå enighed! Få afstemt forståelse af KPI er og SLA er fra starten Ikke på bagkant. Sikkerhedsgodkendelser - Det var og er en større opgave end forventet! Adgang til IT og telefoni hos Forsvaret! Bod systemet! Controlling Den er skarp! Træn medarbejderne! Pas på rapporteringskravene! De er høje! Træn medarbejdere!
Erfaringer Opmærksomhedspunkter Pas på rapporteringskravene og Controlling! De er høje og skarpe! Træn medarbejdere!
Erfaringer Opmærksomhedspunkter 1. Opstartsomkostninger De er højere end du tror! Overarbejde mederbejdere Ledere rejser etc. 2. IT omkostninger De er højere end du tror! 3. VO Tjek og dobbelt tjek VO omkostningerne 4. Synergier og optimeringer kommer ikke day one Pas på budgettet!! 5. Vær opmærksom på ikke at indgå lange serviceaftaler med underleverandører etc. o Kom i gang og tjek behov løbende o Pas på investeringer o Lej evt. materiel / maskiner og biler i den første tid til behovet er helt afdækket 6. Afdæk behov for back office resourcer. 7. Gør ikke noget, som ikke står i aftalen!