SIDE 1 af 14 BUT ANL-ANA.R003

1 af 14 BUT ANL-ANA.R003

2 af 14 BUT ANL-ANA.R003 INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)... 3 1. Alment... 3 2. Orientering... 3 3. Udbud... 3 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 4 5. Tilbud... 5 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 6 7. Vedståelsesfrist... 6 SÆRLIGE BETINGELSER (SB)... 7 1. Alment... 7 2. Rådgivningen... 7 3. Honorering... 8 5. Tidsfrister... 8 6. Ansvar... 9 GRUNDLAG OG FORUDSÆTNINGER... 10 1. Vejdirektoratets ydelser... 10 2. Rådgiverens ydelser... 10 3. Projektforudsætninger... 10 4. Rådgiverens dokumentation... 11 PARADIGME FOR STYRING OG SAMARBEJDE... 12 1. Generelt... 12 2. Ydelsens indhold... 12 3. Dimensioneringsgrundlag (krav til rådgivningen)... 12 BILAG: A. Ydelsesbeskrivelse for rådgiverydelser vedr. Vejdirektoratets støjisoleringsordning. B. Rammeaftale om rådgivning og bistand. C. Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand, februar 2011. D. Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). E. Paradigme for rekvisition af aftale om rådgivning og bistand. F. Støjisolering af boliger mod vejtrafikstøj - Projektvejledning for administration af Vejdirektoratets tilskudsordning 2009. G. Støjbekæmpelse langs statsvejene - Vejledning for boligejere. H. Tekniske løsninger - Støjprojektet Lydisolering, Banedanmark.

3 af 14 BUT ANL-ANA.R003 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om det udbudte projekt, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING 3. UDBUD Nærværende Udbudsbetingelser gælder i forbindelse med udbud og kontrahering af rammeaftale om rådgivning vedrørende støjisolering af boliger mod vejtrafikstøj langs nyanlagte statsveje eller statsveje under anlæg. Opgaven omfatter rådgivning og administration for Vejdirektoratet i forbindelse med støjisolering af boliger langs nyanlagte statsveje eller statsveje under anlæg i hele Danmark. Arbejdet udføres iht. anlægsloven. Opgaven skal løses i et samarbejde med Vejdirektoratets Anlægsdivision. Rammeaftalen tildeles én aktør. Udbuddet er benævnt Udbud ANL-ANA.R003 Rammeaftale om rådgivning vedr. støjisolering af boliger langs statsveje. 3.1 Udbudsform Opgaven skal udføres i perioden november 2012 til november 2016. Opgaven udbydes i offentlig licitation i henhold til tilbudsloven. Tilbud skal afgives på dansk. Kontrakt- og arbejdssproget er dansk. 3.2 Kontraktform Opgaven udbydes i delt rådgivning. 3.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT. De i Særlige Betingelser (SB), ad 2.1.1, nævnte dokumenter.

4 af 14 BUT ANL-ANA.R003 3.4 Bedømmelsens faser Bedømmelsen sker i 2 faser: Der sker en udvælgelse, hvor ukonditionsmæssige tilbud og tilbud, som ikke opfylder mindstekrav, jf. afsnit 3.5, forkastes. Der sker en bedømmelse af prisen. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.5 Udvælgelse 3.5.1 Serviceattest Bygherren forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, med hvem bygherren agter at indgå kontrakt, forinden kontraktindgåelse fremlægger serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. artikel 45, stk. 3 i udbudsdirektivet. Serviceattesten skal i givet fald foreligge senest 3 uger efter anmodning og må højst være 6 måneder gammel. 3.5.2 Kriterier for udvælgelse Mindstekrav: Tilbudsgiver skal kunne fremlægge referencer fra tidligere udførte opgaver indenfor støjisolering af boliger. 3.6 Tildeling 3.6.1 Generelt Kriterium for tildeling er laveste pris. 3.7 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt www.skat.dk www.mst.dk www.at.dk 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb.

5 af 14 BUT ANL-ANA.R003 Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til udbud@vd.dk med kopi til sthan@vd.dk. Bygherren vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort på leverandorportal.vd.dk senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Bygherren forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: ANL- ANA.R003 Spørgsmål vedr. støjisolering af boliger langs statsveje. 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Forbehold Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises af bygherren. Tilbud, der indeholder ikke-væsentlige forbehold kan afvises, eller forbeholdene prissættes. 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i lukket kuvert/pakke mærket Udbudsnr. og titel. Mærkat til påklæbning er vedlagt tilbudslisten. Kuverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, e-mail adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (CD-rom eller andet) og som pdf med underskrift. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Anlægsdivisionen Thomas Helsteds Vej 11

6 af 14 BUT ANL-ANA.R003 Postboks 529 8660 Skanderborg senest på tidspunktet anført på leverandorportal.vd.dk under Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Tilbud åbnes i overværelse af de bydende, der måtte ønske at være til stede. Tilbudssummer og eventuelle forbehold vil blive oplæst ved åbning af tilbud. 6. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet. Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, men det kan medføre en lavere vurdering af tilbuddet. Udfyldt og underskrevet tilbudsliste indeholdende tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud. Referenceliste for tidligere udførte opgaver indenfor støjisolering af boliger. Referencerne må max. være 5 år gamle, og der ønskes oplyst ordregiver, projektnavn, honorarstørrelse, beskrivelse af opgaven samt periode for opgavens gennemførelse. 7. VEDSTÅELSESFRIST Tilbuddet vedstås i 20 arbejdsdage.

7 af 14 SB ANL-ANA.R003 SÆRLIGE BETINGELSER (SB) 1. ALMENT ad 1.0 ad 1.0.1 Reglernes anvendelse og formål Denne SB indeholder supplerende, særlige betingelser til ABR 89 for udbuddet. De enkelte numre refererer til ABR 89. 2. RÅDGIVNINGEN ad 2.1 ad 2.1.1 Rådgivningsaftalen Aftale indgås på grundlag af: a. Eventuelle rettelsesblade udsendt i tilbudsfasen. b. Tilbudsliste. c. Udbudsbetingelser (UB). d. Ydelsesbeskrivelse for rådgiverydelser vedr. Vejdirektoratets støjisoleringsordning. e. Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). f. Rammeaftale om rådgivning og bistand. g. Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand, februar 2011. h. Paradigme for rekvisition af aftale om rådgivning og bistand. i. Støjisolering af boliger mod vejtrafikstøj - Projektvejledning for administration af Vejdirektoratets tilskudsordning 2009. j. Støjbekæmpelse langs statsvejene - Vejledning for boligejere. k. Tekniske løsninger - Støjprojektet Lydisolering, Banedanmark. l. Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand ABR 89. Oversigt over forkortelser kan findes på leverandorportal.vd.dk >Til Entrepriseudbud og > Forkortelser. ad 2.3 ad 2.3.1 Rådgivningens faser Rådgiverens bistand ydes i følgende faser: Registrering og beskrivelse. Detailstøjberegning. Indhentning af BBR-oplysninger og udsendelse af indbydelse til boligejere. Besigtigelse og udarbejdelse af rapport. Vurdering af tilbud og fremsendelse af tilsagnsbrev. Kontrolbesøg og godkendelse. Etablering og opdatering af database. ad 2.4 Forhold under rådgivningen

8 af 14 SB ANL-ANA.R003 ad 2.4.1 Evt. myndighedsbehandling varetages af rådgiver på vegne af Vejdirektoratet. 3. HONORERING ad 3.1 ad 3.1.1 Honorarformer Fast honorar Følgende rådgivningsydelser afregnes som fast honorar pr. bolig: Registrering og beskrivelse. Detailstøjberegning. Indhentning af BBR-oplysninger og udsendelse af indbydelse til boligejere. Besigtigelse og udarbejdelse af rapport. Vurdering af tilbud og fremsendelse af tilsagnsbrev. Kontrolbesøg og godkendelse. Etablering og opdatering af database. ad 3.1.2 Honorar efter regning Følgende rådgivningsydelser afregnes som honorar efter regning i henhold til timesatserne oplyst i TBL.: Ingen Såfremt der træffes aftale om honorar efter regning, afregnes tidsforbrug i forbindelse med kørsel med en timesats på 80 % af timesatsen anført i tilbudslisten. ad 3.2 ad 3.2.1 ad 3.2.2 Udlæg Rådgiveren afholder selv samtlige udlæg forbundet med udførelse af rådgivningsopgaverne og eventuelle ekstraydelser, herunder CAD udgifter og interne arbejdskopier, medmindre andet er fastsat nedenfor eller konkret aftalt mellem Vejdirektoratet og rådgiveren. En sådan aftale skal være skriftlig. Udlæg til kørsel afholdes af rådgiveren ved en afstand på op til 100 km fra rådgiverens nærmeste kontor med kvalificerede medarbejdere til Vejdirektoratets tjenestested (mødested, entreprisens arbejdspladser mv.). Udlæg til kørsel udover 2 x 100 km refunderes iht. Statens gældende sats for erhvervsmæssig befordringsgodtgørelse. 5. TIDSFRISTER ad 5.1 Rådgivningen igangsættes den 1. november 2012. Opgaven skal være afsluttet senest den 1. november 2016.

9 af 14 SB ANL-ANA.R003 Opgaven kan påregnes overdraget senest 4 uger efter afgivelse af tilbud og kan igangsættes umiddelbart derefter. Projektets hovedtidsplan er som anført under BUT, afsnit 2 Orientering. 6. ANSVAR ad 6.1 ad 6.2 ad 6.2.2 Ansvar for tidsfristoverskridelser Ingen. Ansvar for fejl og forsømmelser Rådgiveren skal have sit professionelle ansvar forsikret med personskade på minimum 12,5 mio. kr. og for tingskade minimum 10 mio. kr. Rådgiveren kan ikke begrænse ansvaret for denne opgave til mindre end 10 mio. kr. Forsikringssummen skal til enhver tid være til rådighed i den periode aftalen gælder.

10 af 14 GRUNDLAG OG FORUDSÆTNINGER ANL-ANA.R003 GRUNDLAG OG FORUDSÆTNINGER 1. VEJDIREKTORATETS YDELSER Vejdirektoratet stiller evt. støjkort samt adresselister til rådighed for rådgiveren. Ligeledes stilles det tilgængelige materiale for opgavens løsning til rådighed for rådgiveren, herunder paradigmer, i den udstrækning de forefindes, samt alle Anlægsdivisionens systembeskrivelser af tegningsarkiv og tilbudslistesystemer m.v. Se endvidere afsnit 3. Projekteringsforudsætninger. Vejdirektoratet deltager aktivt i dialogen med rådgiveren og tager løbende stilling til oplæg fra rådgiveren. Vejdirektoratet leverer i øvrigt de ydelser, som i henhold til ABR 89 er pålagt Vejdirektoratet. 2. RÅDGIVERENS YDELSER Rådgiveren skal udarbejde opgaven på baggrund af de i punkt 3.1 angivne forudsætninger, samt gældende regler, forskrifter og retningslinjer for denne type af opgave. Det er for Vejdirektoratet en væsentlig forudsætning, at rådgiverens skriftlige ydelser er i kvalitetssikret stand. Skriftlige ydelser som alligevel indeholder fejl, som en kvalitetssikring ville have identificeret, skal rettes af rådgiver uden beregning af honorar. Rådgiveren skal udarbejde en tidsplan, der skal indeholde de enkelte delopgaver for hele projektperioden. Til vedligeholdelse og opdatering af Vejdirektoratets anlægsoverslag skal rådgiveren løbende i hele projektperioden levere input hertil. Der henvises i øvrigt til afsnit 4. Rådgiverens dokumentation samt Ydelsesbeskrivelser (YB). 3. PROJEKTFORUDSÆTNINGER 3.1 Vejregler, vejregelforslag, normer, instrukser, bestemmelser og lign. Udbuddet udføres iht. gældende udgave af normer, regler, standarder og vejledninger. For udbuddet gælder nedennævnte regler m.v. i gældende udgave: Arbejdsmiljø under projekteringen: Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1416 af 27. december 2008, Bygherres pligter. Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1422 af 27. december 2008, Projekterendes og rådgivers pligter.

11 af 14 GRUNDLAG OG FORUDSÆTNINGER ANL-ANA.R003 3.2 Projektmateriale Vejdirektoratet stiller nedenstående projektmateriale til rådighed, der skal danne baggrund for rådgiverens ydelser. Følgende materiale stilles til rådighed ved projektopstart: Detailstøjberegninger i det omfang de eksisterer. Adresselister over boliger som skal tilbydes støjisolerende arbejde. De i projektet evt. indhentede myndighedsgodkendelser skal overholdes, og projektet udføres i overensstemmelse hermed. 4. RÅDGIVERENS DOKUMENTATION 4.1 Dokumentation Sagsrelevant dokumentation fra udførelsesfasen i form af referater, protokoller, væsentlig korrespondance mv. leveres til journalisering i Vejdirektoratets 360º-system efter nærmere aftale. Breve, referater og protokoller skal udformes i overensstemmelse med Vejledning: Rådgiveres brug af Vejdirektoratets skabeloner i anlægsfasen.

12 af 14 STYRING OG SAMARBEJDE ANL-ANA.R003 STYRING OG SAMARBEJDE 1. GENERELT Ydelsesbeskrivelsen for Styring og Samarbejde angiver bestemmelser for rådgiverens indsats ved styring af projektet samt samarbejdet med Vejdirektoratet og øvrige myndigheder. Der henvises til Krav til rådgiverens kvalitetsarbejde. Se leverandorportal.vd.dk > Standarder og paradigmer > rådgiveraftaler. 2. YDELSENS INDHOLD Rådgiveren skal i sit tilbud påregne at ydelsen omfatter: Kvalificering af modtaget materiale fra Vejdirektoratet. Straks efter indgåelsen af aftalen skal rådgiveren vurdere behovet for indhentning af yderligere grundlagsmateriale og rekvirere dette hos Vejdirektoratet. Alle aktiviteter i forbindelse med projektopstart. Styring af kvalitet. Udarbejdelse og vedligeholdelse af projektplan og kvalitetsplan/dokumentkontrolplan Udarbejdelse af og opfølgning på projektets tidsplan Samarbejde med Vejdirektoratets øvrige rådgivere. 2.1 Projektgennemgang og møder 2.1.2 Opstartsmøde På disse møder gennemgås projektets mere overordnede forhold, og der tages stilling til eventuelle justeringer af projektet eller projektorganisationen. Møderne skal foregå i en åben og fordomsfri dialog mellem parterne med det formål at skabe det bedste samarbejde om gennemførelse af projektet. Der udfærdiges referat af møderne med angivelse af konklusioner og beslutninger. Referat udfærdiges af rådgiver. Dagsorden til opstartsmøde: 1. Projektomfang / ydelsesbeskrivelse 2. Projektgrundlag / forudsætninger 3. Tidsplan 4. Økonomi 5. Andet Til mødet deltager rådgiverens projektleder og fagansvarlige samt Vejdirektoratets projektleder. 3. DIMENSIONERINGSGRUNDLAG (KRAV TIL RÅDGIVNINGEN) 3.1 Styring og dokumentation af kvalitet Rådgiveren skal anvende et dokumenteret kvalitetssystem, som tager udgangspunkt i DS/EN ISO 9001:2008 eller lignende relevant standard. Til dokumentation heraf skal

13 af 14 STYRING OG SAMARBEJDE ANL-ANA.R003 rådgiveren senest den 1. december 2012 forelægge kvalitetshåndbog samt anden relevant dokumentation for Vejdirektoratet til accept. 3.1.2 Modtagekontrol Rådgiveren skal sikre et planlagt forløb for aflevering af leverancer, således at Vejdirektoratet løbende kan modtage leverancer i en aftalt kvalitet, dels indholdsmæssigt og dels i digitale formater, der kan indlæses i Vejdirektoratets systemer. Vejdirektoratet vil foretage modtagekontrol ved modtagelse af leverancer fra rådgiveren undervejs i projektets forløb og ved afslutning. Ved modtagekontrollen sikrer Vejdirektoratet, at rådgiveren leverer det aftalte produkt, som er kvalitetssikret jf. rådgiverens kvalitets/dokumentkontrolplan. Det vil sige kontrolleret og godkendt af rådgiveren med indbygget frist for evt. rettelser påpeget af Vejdirektoratet. Modtagekontrollen vil således ikke fungere som en kvalitetssikring af rådgiverens leverancer, idet det er rådgiverens eget ansvar, at leverancen er i aftalt kvalitet. 3.1.3 Kvalitets/dokumentkontrolplan Aktiviteter må ikke påbegyndes før Vejdirektoratets accept af kvalitets / dokumentkontrolplanen. Såfremt der er behov for at påbegynde aktiviteter inden accept, skal dette aftales med Vejdirektoratet, herunder behov for efterfølgende kvalitetsaktiviteter. Rådgiveren skal udføre kvalitetskontrol og granskning af egne leverancer før de afleveres til Vejdirektoratet. Rådgiverens kvalitets/dokumentkontrolplan vedlægges leverancerne som dokumentation for kvalitetssikring. 3.1.4 Audit Vejdirektoratet kan gennemføre 1 eller flere audit hos rådgiveren som opfølgning på kravene til rådgiverens kvalitetsstyring. 3.2 Arbejdsmiljø under projekteringen Rådgiveren skal opfylde gældende bekendtgørelse om bygherrens pligter med henblik på at overholde bestemmelser om arbejdsmiljø i projekteringsfasen. Rådgiveren skal senest ved projekteringsarbejdets igangsætning oplyse navn på den medarbejder, der varetager arbejdsmiljøfunktionen, samt ved dennes CV og kursusbevis dokumentere de i At-bekendtgørelsen anførte kompetencekrav. Rådgiveren skal følge Vejdirektoratets instruktioner, vejledninger og paradigmer for arbejdsmiljø under projekteringen. Se under arbejdsmiljø: Arbejdsmiljø under projektering. Alle dele af kortlægningen og PSS en skal fremsendes til Vejdirektoratet for gennemsyn af Vejdirektoratets ansvarlige Arbejdsmiljøkoordinator i projekteringen. Det færdige udarbejde materiale skal fremsendes til Vejdirektoratet fagansvarlige til arkivering i arkiveringssystemet 360 af hensyn til Arbejdstilsynets evt. senere forespørgsel. Den der varetager arbejdsmiljøkoordinatorfunktionen hos rådgiveren, skal sørge for at overdrage sin viden fra arbejdsmiljøkortlægningen i projekteringen til den, der i Vejdirektoratets tilsynsorganisation skal varetage arbejdsmiljøkoordineringen i anlægsfasen.

14 af 14 STYRING OG SAMARBEJDE ANL-ANA.R003 3.3 Tidsplan Den udarbejdede tidsplan skal indeholde tid til Vejdirektoratets gennemgang og kommentering. Af tidsplanen skal fremgå: Særlige tidsmæssige bindinger. Tidsplanen vil under gennemførelse af opgaven blive lagt til grund for Vejdirektoratets vurdering af, om opgaven fremmes behørigt. 3.4 Fremdriftsrapportering Rapportering af fremdrift skal sker på baggrund af Vejdirektoratets paradigme for fremdriftsrapportering. (excel og word-format). Skabelonen udleveres af Vejdirektoratet. Fremdriftsrapporten skal påregnes fremsendt pr. mail til Vejdirektoratet. Fakturering skal ske jf. Vejdirektoratets standardvilkår afsnit 5, såfremt der ikke er angivet andet i dette afsnit. Rapportering af fremdrift sker på baggrund af Vejdirektoratets paradigme for fremdriftsrapportering. (excel og word-format). Paradigmet udleveres af Vejdirektoratet. 3.5 Udskiftning af medarbejdere Bemandingen fastlægges ved opstarten af hver opgave. Rådgiveren skal sikre, at de medarbejdere, der tilknyttes opgaverne/opgaven repræsenterer Vejdirektoratet loyalt og på en måde, der bidrager til at opretholde et positivt og respekteret omdømme i forhold til omgivelserne, og de skal i alle forhold, der omhandler løsning af opgaverne/opgaven præsentere sig som repræsentanter for Vejdirektoratet. Samtidig skal rådgiveren sikre, at medarbejderne, der tilknyttes opgaverne/opgaven til enhver tid har de fornødne kompetencer til at sikre optimal løsning af opgaverne/opgaven. Personer, der giver anledning til berettiget kritik, kan af Vejdirektoratet kræves fjernet og erstattet. 3.6 Kontakt til myndigheder og lodsejere Kontakt til myndigheder og korrespondance med myndigheder varetages af Vejdirektoratet, men rådgiver skal på vegne af Vejdirektoratet udarbejde dokumenter til brug i denne korrespondance jf. SB ad 2.4: I forbindelse med korrespondance til myndigheder og lodsejere, hvor Vejdirektoratet er underskriver, skal breve sendes på Vejdirektoratets papir. Ved information til myndigheder og lodsejere, hvor Vejdirektoratet ikke er underskriver, kan rådgiveren anvende eget papir. Al korrespondance med myndigheder og lodsejere, skal sendes til Vejdirektoratet enten som mail, brev eller pdf-fil af brevene, som dokumentation i forbindelse med udsendelse og i henhold til dokumentplanen.