IeDA systems Elektronisk dokumenthåndtering: godkendelse, validering, intelligent workflow & arkiv Fremtiden er lige nu!

Hvorfor elektronisk? I stadigt større grad foregår udveksling af oplysninger mellem virksomheder elektronisk. Senest har den danske regering besluttet, at for at handle med det offentlige, skal man kunne sende en elektronisk faktura. At informationerne bliver gjort elektroniske er naturligvis noget der gør kommunikationen lettere, især ved anvendelse af Internettet. Men tit er det ikke nok for en virksomhed, at de blot kan modtage det elektroniske dokument. Ofte skal det behandles af en eller flere medarbejdere. Alt for ofte ses det, at en faktura f.eks. printes ud, og dermed alligevel ender med at eksistere på papir! Det er herefter denne papirudgave, som bliver stemplet, konteret og underskrevet, for så endelig igen at komme ind til bogholderiet, kun for at blive tastet ind i et økonomisystem. Enhver kan se, at denne arbejdsgang kræver ressourcer. IeDA systems gør det muligt for en virksomhed at modtage, håndtere, kontere, underskrive, godkend, validere, videresende, opbevare osv. osv. elektroniske dokumenter, fra modtagelse til arkivering. Alt sammen i en 100 % elektronisk form. Dét er fremtiden! Side 2 af 8

Hvad betyder "validering"? Validering er først og fremmest sikring af kvaliteten af de data der modtages, uanset om informationerne oprindeligt kommer fra en anden virksomhed, eller om de bliver tilføjet af en medarbejdere senere i processen. Kan man ikke sikre kvaliteten af de elektroniske data, er disse data intet eller meget lidt værd for en virksomhed! IeDA systems indeholder mange muligheder for validering, som kan foregå på mange niveauer og mange steder i processen. For eksemplets skyld, kan der tages udgangspunkt i en faktura der modtages af virksomheden. En faktura kan modtages på mange måder. Et par eksempler kunne være: E-mail XML EDI Papirfaktura scannes OIOXML Osv. IeDA systems kan modtage fakturaer og dokumenter i på alle disse måder, og for medarbejderen ser det hele ens ud! Processen kan automatiseres fuldt ud, og der kan derfor allerede her laves besparelser. Hvis der findes oplysninger i virksomheden der modtager fakturaen, som kan anvendes til validering allerede her, er dette muligt. Et eksempel kunne være en indkøbsordre i økonomisystemet. Man kunne f.eks. lave en valideringsregel der gjorde det muligt for modtagne fakturaer at gå direkte til betaling, såfremt der fandtes en indkøbsordre med oplysninger (pris, mængde/antal, rabat osv.) og disse stemte overens med fakturaen. En elektronisk faktura modtages En medarbejder tilføjer oplysninger, ændrer, konterer eller videresender fakturaen Fakturaen er godkendt, og kan importeres i økonomisystemet Fakturaen arkiveres Hvis der ikke findes oplysninger som kan anvendes til validering, er en eller form for handling (f.eks. en godkendelse), nødvendig. Dette skal gøres af medarbejderen. IeDA systems kan automatisk sende fakturaen til en medarbejders indbakke (som det f.eks. allerede sker med e-mails), hvorefter medarbejderen kan tage de nødvendige skridt for at fakturaen kan komme videre i processen. Man kunne f.eks. forestille sig, at der skulle sættes et kontonummer, et projektnummer eller måske begge dele på fakturaen? Med IeDA systems kan der valideres på de data som medarbejderen tilføjer. Man kunne f.eks. forestille sig, at medarbejderen kun var autoriseret til at bruge bestemte kontonumre, at bestemte kombinationer af et kontonummer og et projektnummer kun var gyldig på visse fakturaer? Måske kan medarbejderen kun godkende fakturaer på under 10.000,00? Alt dette er eksempler på validering af data, og dette kan alt sammen sættes op som standard i IeDA systems. Endeligt skal fakturaen importeres til en kassekladde i økonomisystemet, og endelig arkiveres. Igen kan denne proces automatiseres i IeDA systems. Arkivet i IeDA systems gør det efterfølgende nemt for medarbejdere at finde frem til gamle fakturaer, f.eks. for at tjekke priser, kontering, rabatter osv. Side 3 af 8

Godkendelse & kontering Medarbejderen kan let og enkelt overskue dokumenter i IeDA systems, der er designet med henblik på brugervenlighed og i overensstemmelse med Microsoft anbefalinger til Windows og Office. Det er derfor let og enkelt for medarbejderne straks at tage IeDA systems i brug. Fra hjælpemenuen er der adgang til manualerne til hele systemet. Udover standard manualerne, er der mulighed for at virksomheden kan ligge deres egne manualer ind, som kan skræddersyes målrettet til den enkelte virksomhed. Side 4 af 8

Vigtigste funktioner IeDA systems kan tilpasses i meget høg grad til den enkelte virksomhed, og dog alligevel forblive et standardsystem! Nogle af de vigtigste muligheder er oplistet i det følgnde: Medarbejderen: Administratoren (bogholderen): Virksomheden: Enkelt og overskuelig brugerflade Validering sikrer vejledning omkring kontering osv. Alle dokumenter kan tilgås fra virksomhedens netværk Medarbejdere kan via almindelig e-mail underrettes om dokumenter i deres indbakke Enkelt og hurtig genfinding af bilag. Tilpasning af rettigheder - hvem kan se hvad i arkivet Minimering af omkostninger ved godkendelse Optimering af arbejdsprocesser Kortere uddannelsestid for nye medarbejdere Ingen dokumenter der forsvinder Informationsdeling - dokumenter er tilgængelige for alle medarbejdere hele tiden Pladsbesparelse (evt. scannede papirbilag kan uden videre smides ud) Tilfredse medarbejdere Driftssikkerhed Besparelser på IT Side 5 af 8

For de mere tekniske interesserede. Dette afsnit indeholder en del tekniske begreber og beskrivelser af IeDA systems, og er absolut kun henvendt til de mere teknisk Server systemer: Sikkerhed: Drift: Microsoft SQL Server 2000 Windows Server 2000 eller 2003 Intenet Information Server (Del af Windows Server) COM+ (del af Windows Server) Integreret Windows godkendelse via ActiveDirectory Single Sign-On (ét password) COM+ roles 100 % web baseret Ingen data hos medarbejderen Ét system der skal vedligeholdes Central backup Internet Explorer 6 hos brugerne Evt. en TIFF billedviser Integrationer til databaser: Integrationer til økonomisystemer: Drift: Bemærk at det kun er integrationer der tales om! IeDA systems kræver Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server IBM AS/400 Oracle MySQL Principielt alle systemer der kan tilgås via OLEDB eller ODBC. Systemer i drift, listen er kun ment som eksempler: Mapics Solutions Microsoft Business Solutions Axapta Microsoft Business Solutions XAL SAP R2 SAP R3 Principielt alle systemer der kan tilgås via OLEDB eller ODBC. Web baseret, ingen data hos medarbejderen, ét system der skal vedligeholdes Central backup Side 6 af 8

Interesseret? For flere informationer kontakt en af partnerne på IeDA systems. Side 7 af 8