Spørgsmål og svar EU udbud 2013/S 194-334120 Udbud på levering af ortoser til Jysk Fællesindkøb Dato for modtagelse 1. 30.10.13 2. 30.10.13 3. 30.10.13 Spørgsmål Svar Besvaret d. Udbudsbetingelser, pkt. 2.2. Formkrav Det anføres, at tilbudsmaterialet skal fremsendes i 2 eksemplarer. Er det tilstrækkeligt at fremsende et originalt eksemplar samt et eksemplar i kopi? Kravspecifikation, mindstekrav pkt. 50 samt kravspecifikation, evalueringsparameter pkt. 5 Det anføres, at måltagning til det bevilgede produkt skal ske inden for 5 dage fra bevillingshaverens henvendelse til leverandøren. Udbyder anmodes om, at rette dage til arbejdsdage. Kravspecifikation, mindstekrav pkt. 55 Der anføres, at købelovens regel om undersøgelsespligt ved levering ikke gælder. Det undrer os, at denne pligt bortfalder, når der i kravspecifikation, mindstekrav pkt. 52 anføres, at udlevering af hjælpemidlet skal ske personligt, således at det straks kan konstateres, om hjælpemidlet umiddelbart fungerer. Det er ikke et rimeligt vilkår, at borgeren på den ene side ved udlevering skal vurdere om hjælpemidlet umiddelbart fungerer, samtidig med at der ikke er undersøgelsespligt. Udbyder bedes forholde sig til ovennævnte. Ja, materialet skal fremsendes i 2 papir eksemplarer (og 1 eksemplar elektronisk på USB stik), hvoraf den ene skal være en underskrevet original og den anden gerne må være en kopi. Ordlyden i mindstekrav pkt. 50, samt evalueringsparameter pkt. 5 ændres fra dage til arbejdsdage. Undersøgelsespligten har til formål at konstatere umiddelbare synlige fejl og mangler ved et produkt. Ved udlevering af ortosen, skal borgeren erklære sig umiddelbart tilfreds med produktet før leverandøren må fremsende en faktura, men i og med at der er krav om, at borgeren har min. 3 måneders tilpasningsgaranti, jf. krav nr. 11 og 28, vil borgeren fortsat kunne påberåbe sig fejl og mangler i denne periode, og er altså således ikke begrænset af Købelovens bestemmelser.
5 4 4. 30.10.13 6 5. 5. 30.10.13 6. 30.10.13 Bilag 3 Tro og loveerklæring Vil udbyder ændret formaet, således det bliver muligt at udfylde skemaet elektronisk (ændre det til Word fil). Kravspecifikationen - mindstekrav generelt Udbyder bruger flere benævnelser i forbindelse med angivelse af leveringstider/ventetider mv. Udbyder bedes bekræfte, at der er tale om "antal ARBEJDSDAGE" (altså hverdage), når kommunen henviser til "antal dage". (se bl.a. nedenstående spørgsmål 2, hvor udbyder angiver ventetiden som 5 dage fra henvendelse til første måltagning). Kravspec. - mindstekrav nr. 1 Jf. kravspecifikationens mindstekrav nr. 1, ønsker udbyder at der skal kunne foretages tidsbestilling samt konsultation på alle ugens hverdage inden for normal åbningstid, som minimum mellem kl. 09.00 og 15.00. Udbyder bedes venligst bekræfte, at tilbudsgiver, ved overholdelse af mindstekravene på 5 dage fra henvendelse til første måltagning jf. kravspecifikationens mindstekrav nr. 50, ikke forpligtiger sig til at holde klinikken åben alle ugens hverdage mellem 09.00 og 15.00 såfremt der ikke er borgere der har aftalt tid. Ja. Bilag 3 vil blive lagt på www. Syddjurs.dk som Word fil. Det bekræftes at der er tale om arbejdsdage, når der henvises til antal dage se også svar på spørgsmål 2. Det antages, at spørgsmålet vedrører mindstekrav nr. 2. Det er et krav, at der er åbent for tidsbestilling alle ugens hverdage som beskrevet i kravet. Det er ikke et krav at der er åbent for konsultation, hvis ingen borgere har aftalt tid, så længe alle frister i forbindelse med konsultationer i øvrigt overholdes. Der henvises i øvrigt også til mindstekrav nr. 46, hvori det specificeres at Ordregivers skal tilbyde service og konsulentbistand indenfor samme tidspunkter.
8 7. 7. 30.10.13 Kravspec. - mindstekrav nr. 54 Udbyder ønsker mulighed for "straks-tid", hvor borgeren skal tilbydes konsultation senest arbejdsdagen efter. Udbyder bedes bekræfte, at det er bandagisten i samråd med de relevante fagpersoner tilknyttet borgeren, der i fællesskab afgør, hvorvidt der er tale om en "strakstid". Kravspecifikation - mindstekrav nr. 54 Udbyder ønsker ortoser udleveret efter 4 hverdage efter endt reparation eller tilretning. Udbyder bruger 5 hverdage i alle andre krav og det ville derfor lette administrationen meget, hvis dette krav blev ændret til 5 hverdage. På den måde ville borgeren kunne få udleveret hjælpemidlet ugen efter på samme hverdag, hvilket tit og ofte også er nemmere for borgeren. Det anerkendes at det er bandagisten der, i samråd med de relevante fagpersoner, har den faglige ekspertise til at vurdere, om en defekt er af en sådan karakter, at der er behov for en straks-tid til akutreparation. 9 8. 8. 30.10.13 For Ordregiver er det vigtigt at borgerne undværer deres hjælpemiddel så kort tid som muligt, hvorfor kravet fastholdes. 5 9. 9. 30.10.13 Kravspecifikation - evalueringsparametre nr. 6-8 Udbyder ønsker den faktiske leveringstid angivet, såfremt tilbudsgiver kan leverer på kortere tid end de angivne mindstekrav. Da udbyder vælger at vægte på dette punkt, mener tilbudsgiver det er vigtigt, at den enkelte leverandør i så fald kan dokumentere denne faktiske leveringstid og at denne er gældende for min. 85% af de leverede produkter over ét år. Kommunen bør derfor efterspørge dokumentation omkring leveringssikkerhed hos den enkelte leverandør fordelt på de forskellige hovedvaregrupper Ordregiver ønsker at honorere de Tilbudsgivere der ved kontraktstart fremadrettet måtte være i stand til at levere på kortere tid end mindstekravene tilsiger. Det gælder både de, der allerede i dag har en kortere leveringstid end mindstekravene og de der fremadrettet kan tilbyde det. Ordregiver er således af den opfattelse, at beskrivelsen af den faktiske leveringstid der kan tilbydes, i kombination med en redegørelse for hvordan det er muligt at sikre disse kortere leveringstider i forhold til mindstekravene, vil være fyldestgørende information til at
(AFO/KAFO/HKAFO/m.v.) inden for det seneste år og at denne leveringstid vil være gældende for min. 85% af de leverede produkter. Vælger udbyder IKKE at efterspørge dette, er tilbudsgiver af den holdning, at der ikke kan og bør vægtes på leveringstider udover de stillede mindstekrav. bedømme kriteriet. Vindende leverandørs tilbudte leveringstider vil danne grundlag for kontrakten der indgås, såfremt de er kortere end mindstekravene. Og vil således kunne blive genstand for opfølgning fra Ordregivers side. 10. 30.10.13 Udbudsbrev ortoser - 5. Rammeaftale 8 Redegørelse, s. 17 Udbyder ønsker, at kontrakthaver sammen med hver ansøgning skal fremsende en skriftlig redegørelse til Ordregiver med beskrivelse af og begrundelse for det valgte produkt/de valgte komponenter. Redegørelsen skal endvidere indeholde en beskrivelse af produktets forventede levetid under normal brug. Da den forventede levetid under normalt brug altid vil være med udgangspunkt i en standard for det pågældende produkt, ser tilbudsgiver ikke nogen mening i, at der i hver ansøgning skal beskrives dette. Dette vil udelukkende være ekstra administrative opgaver og derfor noget, som med fordel kunne oplyses andre steder. Tilbudsgiver anbefaler derfor udbyder i at efterspørge dette i tilbuddet under hver hovedvaregruppe (AFO/KAFO/HKAFO/m.v.) og så efterfølgende bede om en redegørelse såfremt produktets forventede levetid afviger fra det i tilbuddet anførte. Information om produktets forventede levetid på hver enkelt sag/produkt vurderes som værende af vigtighed for kommunernes sagsbehandlere, da de således vil have al relevant information vedrørende den enkelte borgers bevillinger /produkter samlet ét sted. Kravet fastholdes derfor.
11. 30.10.13 Udbudsbrev ortoser - 5. Rammeaftale 13 Returvarer, s. 18 Udbyder ønsker, at kontrakthaver er villig til at indgå i dialog om prisreduktion på alle ubrugte standardprodukter. Udbyder bedes venligst redegøre for, hvad der konkret menes med "dialog om prisreduktion". Kan udbyder give eksempler på hvordan dette tænkes at skulle forløbe. Hvis det f.eks. kommer til kommunens kendskab at en borger er afdød inden en standard ortose er taget i brug, f.eks. via en pårørende eller kommunens medarbejdere, skal det overvejes om der kan være komponenter/produktet kan tænkes at blive genanvendt. I så tilfælde kontakter kommunen leverandøren mhp en eventuel returnering af produktet, og der indledes en dialog om mulighederne for eventuel kreditering af en del af beløbet. Det forventes at forekomme yderst sjældent.