Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Udarbejdet af Seismonaut i samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen Oktober 2013 OPDATERET 30. OKTOBER 2013
Indhold 1. Indledning... 4 1.1 Hvad er formålet med et digitalt generationsmøde?... 4 1.2 Indhold af drejebogen... 4 2. Det første generationsmøde... 5 3. Tjekliste til arrangører... 6 3.1 Planlægning... 6 3.2 Afvikling... 7 3.3 Opsamling... 7 4. Erfaringsopsamling fra Silkeborg... 9 4.1 Kursus, samtale eller politisk debat?... 9 4.2 Præmissen... 10 4.3 Programmet... 10 4.4 Rekruttering... 11 4.5 Tilmelding... 11 4.6 Forberedelser... 12 4.7 Opstilling og klargøring... 12 Bilag A. Invitation til Digitalt Generationsmøde (pdf) B. Annonce til lokal presse (pdf) C. Opfordringsbrev til pensionistforeninger skabelon (word) D. Minutprogram (excel) E. Detaljeret beskrivelse af formiddagsprogram (doc) F. Bruttoliste med temaer og spørgsmål til formiddagen (doc) G. Workshopdesign med øvelsesbeskrivelser (doc) H. Forslag til bordopstilling til workshop (jpg) I. Velkomst-flyers til workshop (pdf) J. Workshop øvelse 1 - interviewguides (pdf) K. Workshop øvelse 1 - temakort og spørgsmålskort (pdf) L. Interviewspørgsmål til pressedækning og videospots idékatalog (word) M. Intern praktisk huskeliste - tjekliste med ansvarsfordeling (word) Download alle bilag her: http://generationsmoede.dk/bilag.zip Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 3
1. Indledning I lyset af den stadig stigende digitalisering af samfundet sætter Det Digitale Generationsmøde fokus på vores muligheder for at lære af hinanden på tværs af generationer. Det første pilotprojekt på et digitalt generationsmøde blev arrangeret den 8. oktober 2013 på Silkeborg Højskole forud for Seniorsurf-dagen 2013. Denne drejebog opsamler erfaringerne fra dagen og kan fungere som inspiration og vejledning til planlægning af fremtidige digitale generationsmøder. 1.1 Hvad er formålet med et digitalt generationsmøde? Det er vigtigt at gøre sig klart på forhånd, hvad deltagerne skal have ud af generationsmødet. Der er umiddelbart tre veje at gå: 1. Et kursus hvor unge og ældre lærer hinanden om it helt konkret. 2. Et politisk debatmøde hvor man debatterer digitaliseringen af samfundet. 3. En samtale hvor unge og ældre taler sammen om teknologiens betydning for hverdagen. De tre veje udelukker ikke hinanden, og et digitalt generationsmøde kan sagtens indeholde elementer fra alle tre veje. Det digitale generationsmøde på Silkeborg Højskole havde eksempelvis momenter, som pegede i retning af kursusformen - en lejlighed til, at de ældre kunne få håndgribelig erfaring med digitale løsninger. Undervejs på dagen var der endvidere momenter, der trak i retning af en politisk debat om økonomiske forhold, borgernes sikkerhed og demokratisk ret. Det primære element blev dog samtaleformen, hvor de unge og ældre talte sammen og udvekslede erfaringer om teknologiens betydning i hverdagen og om forståelsen af det offentlige system og sprog. Vi anbefaler, at mødet primært udformes som en samtale. Det vil drejebogen her vil kaste lys over. 1.2 Indhold af drejebogen Drejebogen indledes med et resumé af begivenhederne på Silkeborg Højskole udformet som en kort fortælling om dagen. Derefter fokuserer vi i andet afsnit på hhv. forberedelse, afvikling og opsamlingen af arrangementet. I punktform kommer vi her med en tjekliste, der kan bruges som inspiration til planlægningen af kommende generationsmøder. Tjeklisten er udarbejdet på baggrund af erfaringsopsamlingen, som udgør tredje afsnit med detaljerede refleksioner og evalueringer over de vigtigste temaer. Bemærk i øvrigt bilagene. Her er der masser af materiale at dykke ned i og lade sig inspirere af. God fornøjelse! Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 4
2. Det første generationsmøde Tirsdag den 8. oktober fra 9.30 til 15.00 afviklede Digitaliseringsstyrelsen det første Digitale Generationsmøde i Samarbejde med Silkeborg Højskole. 60 elever fra højskolen var på forhånd inviteret til at deltage sammen med 60 ældre fra det østjyske. Formiddagen var afsat til oplæg til inspiration og værdimæssig debat om teknologiens udfordringer og potentialer for deltagernes hverdagsliv. Dagen startede med at deltagerne budt velkommen af formanden for Ældre- og Sundhedsudvalget i Silkeborg Kommune, hvorefter det digitale konsulenthus Seismonaut tegnede de store penselstrøg for teknologiens seneste udvikling iblandet historiske filmklip fra fælles mindeværdige øjeblikke, som løftede stemningen i salen. Skuespiller og ambassadør for Seniorsurf-dagen 2013, Lisbet Dahl, og hendes barnebarn, Caroline Dahl Jónsdóttir, satte derefter fokus på generationernes forskellige tilgange til teknologien. Under mantraet Det er nemmere end du tror satte Lisbet Dahl udfordrende spørgsmålstegn ved de ældres tilbageholdenhed overfor ny teknologi. Diskussionen fortsatte i paneldebatten med de øvrige oplægsholdere samt repræsentanter fra Silkeborg Bibliotekerne og Digitaliseringsstyrelsen. Mikrofonen gik efterfølgende rundt i salen til de mange deltagere, som hver især delte forskellige anekdoter om teknologien betydning i deres hverdag. I frokostpausen fortsatte snakken på tværs af generationerne ved bordene i spisesalen, hvor unge og ældre var bænket om hinanden. Ved et cafébord i foyeren havde de nysgerrige deltagere også mulighed for at snakke med Borgerservice fra Silkeborg Kommune, som også kunne straksudstede NemID. Over middag fortsatte dialogen for en mindre gruppe af deltagere, der havde tilmeldt sig eftermiddagens workshop. De 34 deltagere blev ledt igennem procesøvelser baseret på livsnære temaer og begivenheder, der inspirerede til diskussionen af de offentliges digitale løsninger og forståelsen af det offentlige system, og det offentliges sprogbrug. De yngre og ældre deltagere udarbejdede derefter i fællesskab gode råd til at forstå det offentlige at til forstå og gøre brug af teknologiens udfordringer og potentialer. Generationsmødet blev rundet af med en fælles præsentation af de gode råd og en evaluering af dagens begivenheder. Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 5
3. Tjekliste til arrangører I det følgende beskriver en række punkter og anbefalinger, som det kan være relevante at overveje i forbindelse med planlægningen af et digitalt generationsmøde opdelt under hhv. planlægning, afvikling og opsamling. Tjeklisten er lavet på baggrund af vores erfaringer fra generationsmødet på Silkeborg Højskole som udfoldes mere i det efterfølgende afsnit 4. 3.1 Planlægning Gennemtænk præmissen for generationsmødet - er det tydeligt, hvad vi kan lære af hinanden, og hvad, der legitimerer generationsmødet? (se afsnit 4.2) Overvej omfanget af arrangementet og antallet deltagere for hhv. formiddag, eftermiddag eller som helhed (se afsnit 4.3) Fastsæt en udformning af arrangementet og afstem forventningerne for arrangører, medvirkende og deltagerne (se afsnit 4.1) Aftal evt. et samarbejde med kommunen, bibliotekerne og borgerservice. Ved messestande kan aktørerne være repræsenteret pausen, så der opnås synlighed overfor deltagere og samtaler efter deltagernes interesse. Tydeliggør afsenderen og formålet overfor deltagerne på generationsmødet, men nedton de officielle præsentationer af myndighedernes rolle, offentlige tiltag mv. Overvej om man kan gøre en for målgruppen kendt og respekteret person til ansigt for arrangementet udadtil. Samarbejdet med ambassadøren for Seniorsurf-dagen, Lisbet Dahl, var oplagt qua hendes alder og erfaring med teknologien samt kendisfaktor og scenetække. Overvej om arrangementet skal afholdes på et sted, hvor der i forvejen er unge eksempelvis en uddannelsesinstitution eller højskole. De kan rekruttere de yngre deltagere og har gode faciliteter som foredragssal, spisesal samt foyer til check-in-opstilling. Tænk få, men dybdegående oplæg i formiddagsprogrammet, og giv mere plads til paneldebat og samtale ved bordene. Sæt deltagerne i spil - de har meget at snakke om. Arranger bespisning med højskolens køkken - det er en billig løsning, og spisesalen giver gode rammer for den videre snak i pausen. Annoncer for generationsmødet i den lokale avis med billede af den kendte ambassadør som trækplaster og tilmeldingsinformationer. Opsæt en simpel hjemmeside med fanerne, velkommen, program og tilmelding, som denne: http://generationsmoede.dk Giv mulighed for telefonisk tilmelding i ugerne op til arrangementet. Med platformen www.wufoo.com, kan en tilmeldingsform enkelt sættes op med deltagerbegrænsning. Ved tilmelding angives navn, telefonnummer og mailadresse. Tilmeldingsformen integreres på hjemmesiden og bruges også ved telefonisk tilmelding for at have det samlede overblik. Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 6
3.2 Afvikling Sammensæt et minutprogram og del det med de medvirkende (se bilag D) - bør gennemgås på dagen for arrangementet til en briefing af alle aktører. Udvælg et mandskab og aftal rollefordelingen: Hvem tager sig af Check-in og velkomst? Hvem er ansigtet til den officielle velkomst? Hvem er ordstyrer om formiddagen? Hvem er ansvarlig for lyd, lys og mikrofon (mobil under paneldebat)? Hvem har kontakten og koordineringen med skolen på dagen? Hvem faciliterer workshoppen om eftermiddagen? Hvem dækker begivenhederne med foto og video til senere brug (PR)? Lav en aftale med skolen om at teste teknikken og sikre, at mikrofoner og lyden bagerst i salen fungere til deltagernes behov. Der kan være behov for både headset og en trådløs mikrofon, der kan gå rundt blandt deltagerne. Lav en aftale med højskolen om at komme tidligt og arrangere bordopstillingen på dagen. Det fungerede godt med store kvadratiske borde med plads til otte mand. Afstem med højskolen og deltagerne, hvis der er pressedækning og/eller visuel indholdsproduktion til PR-materiale - eks. til hjemmesider og sociale medier. Klargør et område med caféborde til eks. bibliotekerne og borgerservice, Det må gerne ligge i naturlig sammenhæng med pauseområdet og spisesalen. Opstil et check-in-bord med deltagerlister og husk den varme velkomst (se afsnit 4.7) Forbered et nummersystem til bordene og lodtrækning af siddepladser ved indgangen - halvdelen af numrene fra hvert bord skal i en pulje til de unge og den anden halvdel i en pulje til de ældre deltagere. Dermed sikres så vidt muligt en lige fordeling af unge og ældre ved bordene - eks. fire unge og fire ældre til hvert bord (se afsnit 4.7) Forbered gode spørgsmål til diskussion og summeøvelser i løbet af formiddagsprogrammet for at sikre aktivitet og dialog blandt deltagerne (se bilag F) Ordstyreren skal overveje, hvordan paneldebatten håndteres, hvis det udvikler sig til en politisk debat. Tænk gerne i måder hvorpå debatten anerkendes men parkeres, sådan at det egentlige debattema fastholdes. Overvej, hvordan frokostpausen kan tages i brug til at lave ny bordopstilling, og om I på forhånd skal søge hjælp hos de deltagende elever eller højskolens personale (se bilag H) Til workshoppen er det facilitatorens fornemmeste opgave at følge deltagerne, lytte og tage fat i det, der giver mening for dem i situationen. Vær forberedt på at lave om i øvelserne og give mere tid til nogle elementer og mindre tid til andre. 3.3 Opsamling Afslut dagen med en kort evaluering, der giver plads til deltagernes spørgsmål, kommentarer og forslag til ændringer. Læg gerne op til et spørgsmål af typen, Hvad kan vi gøre nu?, så evalueringen bliver handlingsanvisende. Sørg for at indsamle de produkter, deltagerne har bidraget med (eks. plancher med gode råd), der kan bruges i evalueringen eller integreres som indhold i PR-materiale. Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 7
Saml billeder fra aktører og fotografer og udvælg de bedste til dokumentation af arrangementet og øvelserne. Overvej om man kan fastholde relationen til deltagerne efterfølgende. Kan der skabes et fællesskab omkring generationsmødet på andre platforme, eller kan deltagerne med det samme inviteres til andre relevante arrangementer? Send takkemails til medvirkende aktører med dokumentation fra dagen og de fremadrettede perspektiver. Send takke- og opsamlingsmails til deltagerne på baggrund af mailinglisten i tilmeldingsformularen. Vedhæft gode billeder og link til evt. pressedækning eller dokumentation på en dertil indrettet hjemmeside. Evaluer med andre medarrangører og få formuleret en fælles opsamling med forslag til forbedringer og udvikling af konceptet til kommende generationsmøder. Fotos: Digitaliseringsstyrelsen Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 8
4. Erfaringsopsamling fra Silkeborg Med dette afsnit samler vi op på de væsentligste af vores refleksioner og evalueringspunkter på baggrund af det Digitale Generationsmøde på Silkeborg Højskole den 8. oktober 2013. Der er inddelt temaer, som bør tages op til overvejelse i forbindelse med kommende generationsmøder 4.1 Kursus, samtale eller politisk debat? Vi erfaret, at mødet kan udformes og dermed opleves af deltagerne på flere forskellige måder. Med udformningen menes både programsammensætningen samt faciliteringen på selve dagen. Udformningen er afgørende for at kunne forventningsafstemme arrangørerne, de medvirkende og deltagerne imellem, og for at deltagerne i sidste ende får en god oplevelse. Helt konkret skal det overvejes, om generationsmødet skal have form af et kursus, en samtale eller en politisk debat, som udfoldes i det følgende. Arrangementet vil uundgåeligt have elementer fra alle former, men bør så vidt muligt målrettes én form. Det vil gøre det nemmere at kommunikere til samarbejdspartnere og deltagerne, hvad de kan forvente. Det kan være en hjælp at stille sig selv følgende spørgsmål: Kursus: Bidrager udformningen til, at deltagerne konkret lærer at bruge en PC, en tablet eller smartphone, eller får hands on-erfaring med internettet, digitale værktøjer (på borger.dk) og sociale medier? Hvis deltagere forventer et kursus, kan de blive skuffede over de mere overordnede diskussioner og debatten om digitaliseringen. Gør det derfor klart, at der med workshop ikke menes et hands onkursus, men samtaler og kreative øvelser over de udvalgte emner. Samtale: Bidrager udformningen til, at deltagerne kommer ind på livet af hinanden og arbejder med at forstå hinandens livssituationer for at skabe nye perspektiver på de udvalgte emner? Vi mener, at denne form er bedst til at nuancere forståelsen og konkret bringe generationerne sammen om digitaliseringen. Det er også et forarbejde, der er nødvendigt, før en eventuel kursusform kan være effektiv efterfølgende. Pas på ikke at køre samtalen op på samfundsdebatniveauet, men hold den nærværende til værdierne i hverdagen hos den enkelte. Politisk debat: Bidrager formen til, at deltagerne debatterer politiske linjer og positive og negative sider af digitaliseringen på et samfundsniveau? Den politiske debat kan nemt tage styringen over, hvad der snakkes om i grupperne, og det kan være for abstrakt og politisk til, at deltagerne lærer af deres egne erfaringer og forskelligheder med teknologien i hverdagen. Hvis en offentlig myndighed står bag arrangementet, kan det give forventninger til politisk debat og svar på politiske, juridiske og økonomiske aspekter af digitaliseringen. Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 9
Hvis flere deltagere ønsker at tage den politiske debat, skal det overvejes, hvordan denne debat eventuelt kan parkeres, så ordstyreren ikke afviser de politiske kommentarer, men får placeret diskussionen i en anden sammenhæng, hvor den kan fortsættes. Det kan være på et andet arrangement, en hjemmeside eller blot tilsagnet om, at pointerne bliver skrevet ned og tages med hjem til det videre arbejde. 4.2 Præmissen I planlægningen af generationsmødet arbejdede vi ud fra en præmis om, at unge kender til teknologien, og ældre kender til det offentlige og dets løsninger. Præmissen var med til at tydeliggøre, at ældre ikke blot kommer for at lære, men bestemt har noget at bidrage med - deres erfaring med det offentlige. Modstillingen skulle altså motivere mødet: Vi kan lære af hinanden. Men denne modstillingen var også med til at sætte deltagerne i bås og til tider gøre snakken unuanceret. Under arrangementet oplevede vi flere situationer, hvor ældre havde kendskab til aktuelle hjemmesider, som flere unge ikke kendte til (eks. sundhed.dk). Desuden kunne de ældre bidrage med interessante erfaringer med teknologien i dens tidligere stadier, der sætter nutidens digitale medier i perspektiv. Men mest af alt kunne de ældre deltagere bidrage med deres store livserfaring i forhold til de temaer, der er vigtige for unge lige nu, såsom flytning, uddannelsesvalg, arbejdsforhold, økonomi og skat, det offentlige sprog mv. På baggrund af vores erfaringer bør den motiverende modstilling i beskrivelsen af generationsmødet derfor i højere grad vinkles med de ældres livserfaring som det bærende punkt, så vi ikke unødigt sætter deltagerne i ukonstruktive roller: De unge har kendskab til den nye teknologi, de ældre har en enorm livserfaring. Sammen kan vi nå en nuanceret forståelse af, hvordan vi som mennesker, som borgere og som samfund kan drage nytte af digitaliseringens muligheder og udfordringer. I sidste ende er det de meningsfulde temaer hos hver generation, som skaber lysten og behovet for at bruge både teknologien og de offentlige services. Digitaliseringen sker ikke for teknologiens skyld, men handler om mennesker og må tage udgangspunkt i det menneskelige. Det er gennem disse meningsfulde dialoger med hinanden, at deltagerne kan nuancere deres indstilling til digitaliseringen. 4.3 Programmet Generationsmødet var planlagt ud fra idéen om et klassisk højskolearrangement om formiddagen med inspirerende oplæg og værdimæssig debat. Dette skulle give anledning til, samt kvalificere den senere workshop, hvor der blev bygget bro mellem formiddagens emner og deltagernes egne praksisser med teknologi og offentlige løsninger. Ud fra en helhedsforståelse giver progressionen mening, men da kun et mindre udsnit af formiddagsdeltagerne fortsatte, gav det mange af de andre deltagere en oplevelse af en manglende dialog og tilknytning til emnet. Da formiddagsprogrammet havde en overvægt af debat om ældres tilgang til de digitale, følte nogle unge sig forbigåede. Desuden var nogle ældre ærgerlige over, at de ikke havde fået meldt sig på til workshoppen i tide, eller ikke var blevet informeret, og nu ikke kunne få plads til eftermiddagsprogrammet også. Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 10
Vi anbefaler derfor enten at invitere alle deltagere til et samlet formiddags- og eftermiddagsprogram for at give en bedre helhedsoplevelse som intenderet, eller at inkludere nogle workshop-elementer allerede om formiddagen. Uanset løsningen vil vi anbefale at starte samtalen mellem deltagerne tidligt, da samtlige deltagere både fremhævede de nære samtaler som det mest givende og efterspurgte mere indhold i den retning. Et forslag til et revideret program, der giver mere plads til dialogen og det nære for alle, kunne se ud således: Formiddagsprogrammet: Faglige oplæg og samtaler o Ekspertoplæg: Det teknologiske statusbillede o Første interviewøvelse fra workshop-programmet (med sidemanden, ung-ældre) o Erfaringsoplæg: Generationsportræt med en kendt ælde og en ung o Samtale: Snak igen med sidemanden om de forskellige indstillinger til teknologien o Værdimæssig paneldebat (ikke politisk) med inddragelse af salen Frokost Eftermiddagsprogrammet (evt. alle deltager hele dagen): Workshop o Anden øvelse fra programmet med besøg af hhv. de unges og de ældres verden o Tredje og fjerde øvelse med gode råd på plancher, der præsenteres for hinanden. Afslutning med kaffe, kage og åben evaluering 4.4 Rekruttering Det var en stor fordel at arrangere generationsmødet i samarbejde med Silkeborg Højskole. Dels var det enkelt at rekruttere de yngre deltagere gennem kontakten til højskolen, og vi kunne på forhånd aftale, hvem af dem, der ville og kunne fortsætte til workshoppen. Dels var de i forvejen bekendte med formen på højskolemødet og var vant til den type værdimæssig debat. Derudover står de fleste højskoleelever et sted i livet, hvor de skal vælge uddannelse, flytte og generelt stå på egne ben. Her er der mange touchpoints mellem de unges situation og de løsninger og services, det offentlige tilbyder online. Til rekrutteringen af de ældre satte vi en annonce i lokalavisen med informationer om tidspunkt, lokation, oplægsholdere og tilmeldingsmuligheder sammen med et billede af Lisbet Dahl. Annoncen virkede nogenlunde således at forskellige ældre fra egnen tog kontakt per telefon eller tilmeldte sig selv online, via denne side: www.generationsmoede.dk I rekrutteringen af de ældre virkede det desuden godt at Digitaliseringsstyrelsen skrev et opfordringsbrev ud til foreninger for ældre i Silkeborg og omegn. Vi fik indtrykket af, at mange slog sig sammen i foreningerne og tilmeldte sig 5-8 stk. af gangen pr. telefon, hvilket hurtigt fyldte de sidste pladser. Det kan derfor overvejes, om annoncering i lokal presse var nødvendig, omend det gav en større diversitet blandt deltagerne. 4.5 Tilmelding I ugerne op til arrangementet, havde vi både en telefonisk og en online tilmeldingsprocedure for de ældre. Mange benyttede sig af den telefoniske, for at melde sig til hele programmet og uden nødvendigvis at kende det nøjagtige program, som kun lå online. Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 11
Omend det var en omstændig procedure, var vi via den telefoniske tilmelding allerede i dialog med de ældre og kunne afstemme forventninger til eftermiddagens workshop. Det var ofte tydeligt, at de ikke helt var med på, hvad de tilmeldte sig. På samme måde kunne deltagere online nemt tilmelde sig heldagsprogrammet uden at kende til indholdet af eftermiddagen. Man kan derfor overveje, om man skal søge en klar forståelse af eftermiddagsprogrammet, fremfor at sikre mere ureflekterede tilmeldinger til workshoppen. Omvendt blev mange også positivt overraskede over det givtige i workshoppen, som programmet skred frem på selve dagen. Dette kan pege i retning af, at deltagerne nok skal tilpasse sig øvelserne og hinanden, når de først går ind i processen. Vi hørte flere i løbet af dagen, der ikke kendte til eftermiddagsworkshoppen eller følte sig lidt snydt, da de ikke havde haft muligheden (for sen tilmelding). Disse misforståelser kan igen undgås med en klarere forståelse af wokshoppen, tilmeldingsfristen og deltagerbegrænsningen. Men det kan også undgås ved at lave programmet mere inkluderende hele dagen igennem. 4.6 Forberedelser Der er et par basale praktiske foranstaltninger, der bør tænkes ind i forberedelserne, der alle relaterer sig til de ældre deltagere. For det første betyder deltagernes alder, at arrangementet må holdes inden for en rimelig tidsgrænse og ikke være for hektisk. Vi havde mange elementer med, der ville mange ting (jf. diskussionen om kursus, samtale eller debat). Det affødte automatisk, at vi måtte skøjte hurtigere hen over flere elementer, end flere deltagere kunne nå at følge med. Derfor må der med omtanke skæres ned i programmet - gør det mere simpelt og mindre komprimeret og ambitiøst. Målet er ikke at få belyst så mange vinkler som muligt, men at deltagerne selv oplever nuanceringen ud fra deres egne behov og en diskussion om udfordringer og potentialer. For det andet kan det opleves som en lang og begivenhedsrig dag for de ældre deltagere, Eftermiddagens øvelser krævede en del fysisk bevægelse, da hver øvelse foregik et nyt sted i foredragssalen. Det var planlagt således for at hjælpe med fokusskift i diskussionerne og skabe en mere direkte oplevelse af progression gennem øvelserne. Når det opvejes med det lange program og deltagernes energi, bør der dog skæres ned på bevægelsen mellem øvelserne og gøres mere simpelt. For det tredje er det helt essentielt at sikre en god lyd og akustik i rummet og have teknikken i orden. Vi oplevede at flere ældre deltagere, som ikke sad forrest i salen, ikke ordentligt kunne høre, hvad der foregik. 4.7 Opstilling og klargøring Der er flere ting mht. opstilling og klargøring på selve dagen, som er værd at have med i planlægningen. Til velkomsten er det vigtigt, at vi have en check-in-opstilling med deltagerlister, bordnumre og en person, som er ansvarlig for den varme velkomst. Det viste sig, at mange af de ældre deltagere kom samtidigt og i god tid før starten af arrangementet. Det skabte en flaskehals ved indgangen til salen, og det kan skyldes at mange ældre kom med den samme busrute til højskolen inde fra byen og oplandet. Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 12
I den forbindelse virkede det godt at have en repræsentant stående og småsnakke med deltagerne i foyeren, inden de kunne komme til check-in. Her kan spørges ind til deres forventninger og motivation til arrangementet. Ved check-in-opstillingen kan samme person stå for at uddele bordnumre og svare på praktiske spørgsmål. Ved check-in-opstillingen anvendte vi to deltagerlister - én til formiddagsprogrammet og én til heldagsprogrammet inkl. workshoppen. Til deltagerne på sidstnævnte liste, havde vi yderligere printet flyers, der gav en kort intro til eftermiddagsworkshoppen. Disse praktiske foranstaltninger viste sig dog at bære en symbolværdi i, at formiddagsdeltagerne følte sig overste uden den printede flyer. Det gav altså en oplevelse af eksklusivitet, at nogle deltagere havde sin egen liste og fik et særskilt papir udleveret. Og det var yderligere en torn i øjet på de af formiddagsdeltagerne, der gerne vil have været med om eftermiddagen alligevel, eller ikke havde meldt sig til i tide. Det anbefales derfor, at der ikke gøres forskel på deltagerne med hensyn til udleverede materiale. Alternativt kan brochurer / flyers udlades helt. Til opstillingen i foredragssalen havde vi arrangeret otte borde og blandet deltagerne ved hjælp af blandede bordnumre i hatten ved indgangen. Det er helt centralt for diskussionerne, at de yngre deltagere får en særskilt pulje at trække fra med halvdelen af hvert bordnummer, sådan at de ældre og yngre deltagere blandes ligeligt ved bordene så vidt muligt. Idéen med at blande yngre og ældre fungerede efter hensigten, men at blande de ældre via lodtrækningen ved indgangen fungerede ikke helt smertefrit. Flere ældre kom sammen som ægtepar eller vennepar og var opsatte på i det mindste at sidde sammen med deres ægtefælle og venner udover de yngre deltagere ved bordet. Det affødte nogle sure miner ved indgangen, og man kan derfor overveje, om de ældres nummerpulje skal være kronologisk, sådan at de så vidt muligt sidder med sine egne. Dog havde det også den fordel i diskussionerne, at de kom til at fokusere på sig selv i forhold til personer, de ikke kendte og i større grad kunne udforske det ukendte. Flere ældre fremhævede efter frokostpausen, at metoden havde været god fordi det fik dem til at møde nye mennesker. Man skal derfor heller ikke undervurdere det givtige i, at deltagerne flyttes ud af deres komfortzone. Det er trods alt også, hvad digitaliseringen fordrer. Drejebog for planlægning af Digitalt Generationsmøde Opdateret 30. oktober 2013 Side 13