KRAVSPECIFIKATION Offentligt udbud Udbud af Amgros daglige bankforretninger 1
Indhold 1. Beskrivelse af Amgros, Amgros likviditet, omfanget af banktransaktioner samt økonomisystem 3 1.1 Amgros 3 1.2 Amgros likviditetsmæssige forhold 3 1.3 Amgros økonomisystem 5 2. Ydelsesspecifikation 6 Opbygning af kravspecifikation 6 Mindstekrav: 6 Bør-krav: 6 3. Samlet økonomi 7 3.1 Renter og gebyrer 7 4. Kvalitet 8 4.1 Konti, kreditfacilitet og renteberegning 8 4.2 Netbank og tekniske forhold 8 4.3 Udbetalinger 9 4.4 Indbetalinger 10 4.5 Kreditkort 10 4.6 Implementeringsplan 12 5. Serviceniveau 13 5.1 Servicering og rådgivning 13 2
1. Beskrivelse af Amgros, Amgros likviditet, omfanget af banktransaktioner samt økonomisystem 1.1 Amgros Amgros er et interessentskab, som pr. 1. januar 2007 ejes af landets fem regioner, og som er oprettet med hjemmel i sundhedslovens 78, stk. 3. Hver af de 5 interessenter hæfter uden begrænsning og solidarisk for Amgros forpligtelser. Virksomhedens formål er at fungere som medicingrossist og koordinator for indkøb af lægemidler og andre apotekervarer for interessenterne, dvs. de offentlige sygehuse (regionerne) og andre offentlige myndigheder eller offentlige organer. Amgros foretager indkøb navnlig på baggrund af EU-udbud, som Amgros afholder for sine interessenter og andre offentlige myndigheder/organer. Amgros indgår aftaler om indkøb af lægemidler, blodprodukter, høreapparater og andre hjælpemidler til de danske regioner og andre offentlige myndigheder og organer. Herudover opsamler og formidler Amgros analyser omhandlende estimeret medicinforbrug på sygehusapotekerne og forbrug af høreapparater på de offentlige klinikker, ligesom Amgros opretholder og vedligeholder varekartoteker og medicindatabaser for dens kunder. Amgros sælger som udgangspunkt ikke til private personer eller virksomheder, men har mulighed herfor, hvis der er tale om indkøb til brug for behandling af offentligt betalte patienter i privat regi. Foruden udbuds- og indkøbsopgaver, har Amgros en række andre arbejdsområder: IT-udvikling: Rådgivning til kunder, leverandører og internt i Amgros vedrørende anvendelsen af it til understøttelse af forretningsbehov Gennemførelse af projekter om informations- og kommunikationsteknologi for Sygehusapotekerne i Danmark Udvikling og support omkring Amgros' elektroniske udbudssystem Forskning og udvikling, indenfor: Klinisk farmaci Patientsikkerhed Stabilitet af lægemidler Registrering: SAD-lægemidler er lægemidler der produceres på SygehusApotekerne i Danmark (SAD). Amgros har et team der: Varetager registreringen Udarbejder og opdaterer dokumentation til brug for markedsføringstilladelser RADS: Sekretariatsrolle for Rådet for Anvendelse af Dyr Sygehusmedicin (RADS) 1.2 Amgros likviditetsmæssige forhold Som det fremgår af nedenstående, har Amgros et betragteligt cash flow. Omfanget af banktransaktioner har i 2012 været som nedenfor (jf. opgørelse fra nuværende bankforbindelse): 3
Indbetalinger Antal Beløb (MDKK) Dankor t/ Master car d 29 - Konto til konto 998 10 Indbetalingskort * 246 7.934 Overfør sler fr a udlandet 51 3 Øvr ige 40 2 I alt 1.364 7.949 Udbetalinger Mastercar d 930 1 Konto til konto 956 3.198 Indbetalingskor t 9.516 4.781 Overfør selsser vice m.m. 59 41 Overfør sler til udlandet 19 2 Øvr ige 35 3 I alt 11.515 8.026 * Bag dette antal ligger udstedelse af ca. 200.000 Indbetalingskort. Antallet er opgjort som samleposter fra nuværende bankforbindelse Amgros betalingsstrømme forventes som udgangspunkt at være på nogenlunde samme niveau i de kommende år, idet der dog forventes en mindre stigning i betalingsstrømmene over tid. Amgros har pt. ikke planlagt tiltag, der vil ændre signifikant på antallet eller typen af banktransaktioner fremadrettet. Der er udsving i Amgros driftslikviditet. Amgros likviditet har i 2012 set ud som vist nedenfor 1. Gennemsnitssaldoen har i 2012 ligget på ca. DKK 173 mio.. 1.000.000.000,00 900.000.000,00 800.000.000,00 700.000.000,00 600.000.000,00 500.000.000,00 400.000.000,00 300.000.000,00 200.000.000,00 100.000.000,00 0,00 Saldo 02-01-2012 02-02-2012 02-03-2012 02-04-2012 02-05-2012 02-06-2012 02-07-2012 02-08-2012 02-09-2012 02-10-2012 02-11-2012 02-12-2012 1 Likviditetsoversigt og gennemsnitssaldo er vist/beregnet med basis i bankdage. Saldi i week-end og på helligdage indgår således ikke i likviditetsoversigt eller i beregning af gennemsnitssaldo 4
Som følge af, at Amgros tilretter betalingsbetingelser som følge af EU s direktiv om sene betalinger, forventes en mindre forskydning af likviditeten. Dette er baseret på en ændring af betalingsvilkår fra løbende måned til nettodage, som bevirker et mere jævnt flow af ind- og udbetalinger, og dermed også mindre udsving i saldo. Det forventes dog ikke, at gennemsnitssaldoen ændrer sig markant, da eksisterende betalingsbetingelser ikke afviger markant fra de nye vilkår for både kunder og leverandører 2. De nye betalingsbetingelser forventes at være fuldt implementeret ved indgåelse af kontrakt. 1.3 Amgros økonomisystem Amgros anvender Microsoft Dynamics NAV 2009 R2, som afvikles på en Microsoft SQL server. Microsoft Dynamics NAV benyttes af op til 18-20 samtidige brugere på LAN og anvendes til bl.a. betaling af leverandører og modtagelse af information om betaling fra kunder. Som bankmodul er implementeret Continia Payment Management fra Continia Software. Operativsystem er Windows 7 eller Windows server 2008. Der anvendes Microsoft Internet Explorer, ver. 9. Internetforbindelse er beskyttet ved hjælp af firewall, og antivirussystem er Kaspersky. Begge administreres af Amgros egen IT-afdeling og hostes af EG Datainform. 2 Eksisterende standard betingelser er løbende måned + 15 dage for indbetalinger og løbende måned + 20 dage for udbetalinger. Nye betalingsbetingelser er netto 25 dage for indbetalinger og netto 30 dage for udbetalinger 5
2. Ydelsesspecifikation Opbygning af kravspecifikation Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi: Mindstekrav Bør-krav Mindstekrav: Nedenfor er bankopgaven yderligere beskrevet ud fra de mindstekrav, som tilbudsgiver skal leve op til. En række punkter er angivet som mindstekrav. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Der kan heller ikke tilbydes alternative løsninger, som ikke lever op til disse mindstekrav. Mindstekrav skal altså opfyldes, og leverandøren garanterer ved afgivelsen af sit tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Mindstekravene er således ufravigelige. Såfremt et af mindstekravene ikke er opfyldt, er Amgros forpligtet til at afvise tilbuddet som ikkekonditionsmæssigt. Bør-krav: Er Amgros ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Bør-krav kan opfyldes helt eller delvist. Tilbudsgivers besvarelse af de i kravspecifikationen stillede bør-krav vil indgå i tilbudsevalueringen. 6
3. Samlet økonomi 3.1 Renter og gebyrer Amgros lægger vægt på, at det fremtidige bank-engagement er baseret på enkelhed og gennemsigtighed. Det betyder, at afregningen af bankens ydelser er baseret på principper, som gør Amgros i stand at skabe et overblik over forholdet mellem ydelser og betalinger. En enkel og gennemsigtig afregningsmodel opnås enten gennem en gennemskuelig transaktionsbaseret afregningsmodel eller ved en fast pris omfattende dele af eller alle de nævnte ydelser. Som udgangspunkt ønsker Amgros en fastprisaftale for de udbudte forretninger. Ved en fastprisaftale forstås, at Amgros ikke har yderligere udgifter, f.eks. i form af gebyrer, rentetab og tab af valørdage, end de i aftalen nævnte. Fastprisaftalen medfører således, at ændringer i forudsætningerne, f.eks. antal transaktioner og beløb, ikke resulterer i øgede gebyrer eller omkostninger for Amgros. De tilbudte rentesatser, de anførte gebyrer og valørregler, skal være de endeligt gældende vilkår for perioden, inklusiv optionsperioden. Bør-krav: Tilbudsgiver bedes udfylde bilag 3, samt eventuelt redegøre for en løsningsmodel, der vil indgå i tildelingskriteriet Samlet økonomi, således: Tilbudsgiver villig til at indgå en fastprisaftale Tilbudsgiver bedes angive de samlede årlige omkostninger for Amgros, for alle ydelser inkluderet i dette udbud under en fastprisaftale. Dette bedes angivet i vedlagte bilag 3 Såfremt fastprisaftalen ikke indeholder alle ydelser medtaget i dette udbud, skal tilbudsgiver anføre ydelser der ikke indgår i fastpris tilbuddet, hvor Amgros pålægges yderligere omkostninger, samt nævne de pågældende ydelser. Kan der ikke opgøres en samlet pris, skal prisen opgøres på transaktionsniveau Såfremt der er ydelser der ikke er indeholdt i dette udbud, og som er en fast bestanddel af en forretningsforbindelse med tilbudsgiver (f.eks. specielle opgørelser, rapporter, engagementsoplysninger til Amgros revision eller lignende), skal tilbudsgiver gøre opmærksom på disse, og angive omkostning herfor, såfremt det ikke er indeholdt i fastprisaftalen Tilbudsgiver bedes oplyse rentesatser (kreditrentesats såvel som debetrentesats på kreditmaksimum som anmodet andetsteds i dette udbudsmateriale) samt frekvens for rentetilskrivning Eventuelle øvrige principper for rentetilskrivning Priser og vilkår for eventuelle ydelser, der ikke er inkluderet i en fastprisaftale Eventuelle afvigelser fra tilbudsgivers standard valørregler 7
4. Kvalitet 4.1 Konti, kreditfacilitet og renteberegning Der skal indenfor rammerne af denne udbudsforretning oprettes et minimalt antal konti, forventeligt 1-2. Ind- og udbetalinger foretages primært gennem én af disse konti. Der skal tilknyttes en kreditfacilitet på DKK 25 mio. til en af disse konti. Amgros har ingen behov for renteoptimering/cash pool løsning. Amgros ønsker endvidere mulighed for kortvarig placering af overskudslikviditet på aftaleindlån. Vel vidende, at rentevilkår fastsættes på det tidspunkt hvor likviditeten placeres, forbeholder Amgros sig ret til at placere likviditet hvor der sikres konkurrencedygtige rentevilkår. Mindstekrav (konti, kreditfacilitet og renteberegning): Der skal stilles kreditfacilitet på DKK 25 mio. til rådighed Tilbudsgiver skal oplyse de tilbudte debet- og kreditrentesatser De tilbudte debet- og kreditrentesatser skal angives som tillæg/fradrag til anerkendt referencerente Bør-krav (konti, kreditfacilitet og renteberegning): Tilbudsgiver bedes redegøre for en løsningsmodel, der vil indgå i tildelingskriteriet Kvalitet, således: Tilbudsgiver bedes angive eventuelle krav om covenants og/eller sikkerhedsstillelse for den tilbudte kreditramme Tilbudsgiver bedes beskrive mulighed for kort placering af overskudslikviditet, indeholdende bindingsperioder samt eventuelle andre vilkår. 4.2 Netbank og tekniske forhold Amgros skal have adgang til banken via internetbaseret netbanksløsning. Netbanksløsningen skal kunne integreres med MS Dynamics NAV 2009 R2, således Amgros kan udveksle betalings- og informationsfiler med banken automatisk. Amgros har i dag implementeret Continia Payment Management til dette formål. Det er vigtigt for Amgros, at systemet indeholder mulighed for differentiering af fuldmagtsforhold, således opretter af betalinger ikke nødvendigvis kan godkende betalinger. Mindstekrav (netbank): Netbank skal stilles til rådighed, og indeholde standard integrationsmuligheder til MS Dynamics NAV 2009 R2 Der skal kunne gives forskellige fuldmagtsformer til brugere i netbanken (opretter/godkender fuldmagter) Revisions-/transaktionsspor for godkendelse af betalinger skal være tilgængelig for ordregiver ved forespørgsel Bør-krav (netbank): Tilbudsgiver bedes redegøre for en løsningsmodel, der vil indgå i tildelingskriterierne Kvalitet således: Tilbudsgiver bedes beskrive den tilbudte netbank i detaljer, herunder o Integration (filudveksling) til/fra MS Dynamics NAV 2009 R2 o Filudlæsning til Excel o Sikkerhed og kryptering o Fuldmagtsforhold og administration o Bilagssøgning (hvordan og hvor lang tid tilbage) o Back-up procedurer ved nedbrud Tilbudsgiver bedes beskrive hvordan filudveksling mellem tilbudsgiver og Amgros finder sted og hvilke formater der understøttes, for så vidt angår o Betalingsfiler til tilbudsgiver o Informationsfiler fra tilbudsgiver (transaktioner, balancer m.m.) 8
Tilbudsgiver bedes angive eventuelle krav til Amgros hardware/software, for at kunne anvende tilbudsgivers netbank Tilbudsgiver bedes oplyse hvorvidt banken på opfordring kan levere en samlet oversigt over fuldmagtshavere 4.3 Udbetalinger Der er tale om følgende hovedtyper af udbetalinger: Kreditorbetalinger Lønudbetalinger Amgros modtager størstedelen af fakturaer (>95%) elektronisk, og foretager udbetalinger, primært som samlebetalinger, men også enkeltstående Indbetalingskort, fra banken. Udbetalingsanmodningerne overføres fra Navision til bank, og betalingerne godkendes i Netbank. Herefter foretages automatisk bogføring af transaktionerne i Navision. MS Dynamcis NAV Bank software MS Dynamcis NAV Betalinger oprettes Fil med betalinger overføres til bank software via Continia Payment Management Betalingsfil(er) checkes Fil(er) godkendes af udbetaler og herefter af teamleder/afdelingschef (forskellige fuldmagtsforhold) Bogføring af transaktioner i Navision Lønudbetalinger Løn behandles i lønsystemet MulitLøn Erhverv (Bluegarden). Lønsystemet varetager løn for alle Amgros ansatte, som alle er funktionærer. Mindstekrav (udbetalinger): Der skal etableres automatisk indlæsning af betalingstransaktioner fra ordregivers konti, direkte fra MS Dynamics NAV 2009 R2 Bør-krav (udbetalinger): Tilbudsgiver bedes redegøre for en løsningsmodel, der vil indgå i tildelingskriteriet Kvalitet, således: Tilbudsgiver bedes beskrive detaljeret, hvordan fremsendelse af betalingsinformationer foregår. Informationerne ønskes opdelt i gennemførte og afviste transaktioner, herunder entydig udbetalingsidentifikation Tilbudsgiver bedes informere om cut-off tider for fremsendelse af betalingsanmodninger Tilbudsgiver bedes anføre øvrige eventuelle krav til ordregivers systemer eller procedurer 9
4.4 Indbetalinger Udarbejdelsen af fakturaer foretages gennem MS Dynamics NAV 2009 R2. Fakturaen etableres primært (næsten udelukkende) elektronisk via OIOUBL, med de nødvendige betalingsoplysninger (kortartskode 71). Amgros modtager indbetalingsfiler fra nuværende bankforbindelse, hvorefter Amgros foretager automatisk udligning af debitorbetalinger. Den fremtidige bankforbindelse skal understøtte indbetalingskort, hvor indbetaler identificeres entydigt, og tilbyder samme mulighed for filoverførsel med indbetalingsoplysninger. MS Dynamcis NAV Bank MS Dynamcis NAV Kunde Indbetaling Fakturaer udstedes elektronisk til offentlige kunder. Ganske få kunder er ikke offentlige, og der sendes faktura per post. Kortartskode 71 anvendes Når indbetalinger modtages i bank, sendes informationer til Amgros, til brug for automatisk udligning. Indbetalingsfiler downloades i Navision, og >95% af indbetalinger udlignes automatisk. Resterende del af indbetalinger udlignes via åben post. Rykkerprocedurer igangsættes ved manglende betaling. Mindstekrav (indbetalinger): Tilbudsgiver skal kunne danne filer med indbetalingsoplysninger til direkte indlæsning i MS Dynamics NAV 2009 R2 og excel Bør-krav (indbetalinger): Tilbudsgiver bedes redegøre for en løsningsmodel, der vil indgå i tildelingskriteriet Kvalitet, således: Tilbudsgiver bedes beskrive indhold af den tilbudte løsning til filoverførsler direkte til MS Dynamics NAV 2009 R2 Tilbudsgiver bedes tillige beskrive muligheden for udlæsning af filer til excel. 4.5 Kreditkort Amgros skal have kreditkort til medarbejdere, til brug for kontanthævning og som betalingsmiddel i ind- og udland. Til de enkelte kreditkort skal tilknyttes forsikringsdækning i forbindelse med rejser, herunder rejser til udlandet, uagtet om rejsen sker indenfor arbejdstid eller ej, og uagtet om rejsen er betalt med kreditkortet eller ej. Kreditkortene skal være medarbejdernes eget personlige kreditkort (personlig hæftelse), med et kreditmaksimum på minimum DKK 25.000 på de enkelte kort. Amgros tilbyder dette kreditkort til alle vores medarbejdere, pt. ca. 80. Amgros ønsker endvidere tilbud på et mere eksklusivt kreditkort til ledende medarbejdere i Amgros. Af de 80 medarbejdere, vil der være tale om ca. 15 kreditkort til ledende medarbejdere. 10
Mindstekrav (kreditkort): De ønskede kort skal kunne leveres til Amgros medarbejdere Bør-krav (kreditkort): Tilbudsgiver bedes angive karakteristika for de tilbudte kreditkort, herunder vilkår, beløbsgrænser m.v. for forsikringsdækning. Dette gælder for begge typer af kreditkort. Tilbudsgiver bedes angive hvorvidt kreditkortene er betinget af kreditgodkendelse af de enkelte medarbejdere 11
4.6 Implementeringsplan Tilbudsgiver skal hjælpe med det praktiske arbejde ved overtagelse af de daglige bankforretninger i Amgros, og skal forestå den nødvendige oplæring og instruktion af Amgros medarbejdere, således de får den bedst mulige udnyttelse af tilbudsgivers netbank og øvrige ydelser. Bør-krav (implementeringsplan): Tilbudsgiver bedes redegøre for en løsningsmodel, der vil indgå i tildelingskriteriet Kvalitet, således: Detaljeret implementeringsplan, herunder hvornår og hvordan Amgros skal medvirke, samt et forventet tidsforbrug hos Amgros. Beskrivelsen bør ligeledes indeholde oplysninger om tidsplan, kontaktpersoner, samt hvem der sørger for hvad hos tilbudsgiver Tilbudsgiver bedes bekræfte, at ordregivers medarbejdere kan blive undervist i brugen af netbank, af tilbudsgivers rådgivere, samt hvor og hvordan dette vil foregå. 12
5. Serviceniveau 5.1 Servicering og rådgivning Tilbudsgiver skal rådgive og informere i forbindelse med nye tiltag og ændringer som f.eks. informationsteknologi, cash management samt andre områder, der måtte være af interesse for Amgros. Amgros ønsker en fast tilknyttet rådgiver/relationship manager, der kan yde rådgivning af faglig høj kvalitet, og samtidig koordinere eventuelle tiltag og/eller rådgivningsopgaver, som vedkommende ikke selv håndterer. Rådgivning foretrækkes at kunne finde sted på Amgros kontor i København. Bør-krav (serviceniveau): Tilbudsgiver bedes redegøre for en løsningsmodel, der vil indgå i tildelingskriteriet Service, således: Servicering af Amgros kunderelation i banken, herunder hvem der servicerer Amgros samt hvorfra dette finder sted Tilbudsgiver bedes oplyse om der stilles en hotline funktion eller lignende til rådighed for Amgros til håndtering af problemer som måtte opstå i forbindelse med den daglige drift og administration af Amgros kunderelation Tilbudsgiver bedes oplyse hvordan Amgros orienteres om og holdes ajour med nye produkter, produktændringer og lovmæssige tiltag, der er relevante for Amgros Tilbudsgiver bedes beskrive øvrige områder, som formodes at have indflydelse på tilbudsgivers serviceniveau overfor ordregiver 13