Referat ekstraordinært bestyrelsesmøde den 20. marts 2014 kl. 16 Til stede: Jane Brøndum (JB), Lisa Vogel (LV), Dan Olvhøj (DO), Mette Overgaard (MO), Henrik Hougaard (Hou), Anders Gadkjær (AG), Michael Steenberg (MS) og Julie Hejndorf (JH). Afbud: Charlotte Dohm (CD), Jannick Jacobsen (JJ) og Klaus Abildgaard (KB). Referent: Julie Hejndorf (JuH) Der afholdes et ekstraordinært møde med fokus på økonomi og renovering af fase 1 (3. og 4. sal). PUNKT 1: Økonomi vedr. renoveringen JB: Vi havde jo haft en vis forventning om renoveringen af 3. og 4. sal ville koste op til 1,5 mio. kr. Men nu har vi fået en helt anden pris, nemlig 4,8 mio. kr., derfor holder vi nu et ekstraordinært møde om det. Vi er i flertal, så vi er beslutningsdygtige. Hou: Ja, vi har også fået en helt uforventet pris på renoveringen. Men der er også blevet tilbudt en fuldpakke med mange unødvendige luksusmaterialer, der kan fravælges. DO: Oprindeligt skulle det koste ca. 3500 kr. pr. kvm, men nu er det steget så voldsomt. Hvordan kan det lade sig gøre? MS: Jeg har kontaktet dem for at høre hvorfor. Hou: Da jeg fik prisen at vide, kontaktede jeg straks banken og forklarede situationen. Vi er nødt til at låne. For at kunne låne, skal ejendommen vurderes. Vurderingsmanden kom på besøg i dag og vurderede ejendommen. Jeg håber på værdien lyder på mindst 14. mio. kr. Dengang var ejendommen vurderet til 18. mio. kr., men for nylig var den på 15. mio. kr. Jeg har valgt at være pessimistisk og siger at nu er den på ca. 14 mio. kr. Hou: Jeg er absolut ikke interesseret i at vores afdrag på lånet er større end vores indtægt. Indtægten skal være større end afdraget for at vi kan holde os økonomisk. Der skal være plads til uforudselige udgifter. Hvis vi skal låne 2,5 mio. kr. skal ejendommens værdi mindst være 13,7 mio. kr. Vores likviditet er på 600.000 kr. og det er ikke inkl. 2,5 mio. kr. Dvs. vi har 3,1 mio. kr. i alt. Fundraising vil være meget svær til denne situation, og der er en stor risiko for afslag. Hvis vi søger nu, er der risiko for vi også får afslag til fase 2. Det vil vi jo ikke risikere. Jeg vil satse på lån til fase 1, så er fase 2 finansieret udelukkende af fonde. Der satser vi fundraising til. MS: Til mødet vidste Krydsrum godt at vi ville reagere på prisen, så de beroligerede straks os ved at sige at den er en fuldpakke. Jeg er egentlig ligeglad med prisen jeg fokuserer på æstetik, og synes at den er det vigtigste. Derfor har vi en projektgruppe, der kan supplere hinanden ved at fokusere på forskellige områder. Hou fokuserer mere på økonomi, og egentlig ikke er så interesseret i æstetik som jeg gør. Vi skal samarbejde og gøre alle tilfredse.
MS: Pakken fokuserer kun på 3. og 4. sal, men nogle af dem passer bedre til hele ejendommen, så de kan gemmes til fase 2. Vi må prioritere. F.eks. vil lampe koste 400.000 kr., og det område kan vi godt spare. JB: dvs. vi kan spare 400.000 kr.? Hou: Nej, vi kan spare ca. 200.000 kr. ved at reducere vores behov. MS: Jeg må undertegne at æstetik er meget vigtig. Alle skal være ensartede, men i princippet kan vi godt klare at loftet er mindre pænt end gulvet. Gulvet er vigtigere end loftet. Glasvæg til hele salen er ikke nødvendigt nogle af dem kan erstattes med glasdør. Vi kan nedskære med ca. 2 mio. kr. DO: Hvordan kan det lade sig gøre? MS: Det er muligt. Det drejer om prioritering. På tirsdag har vi et møde med Krydsrum igen, og der vil vi fremlægge hvor meget vi har råd til så må de selv finde ud af hvordan vi kan nedskære. Hou: Det dyreste ved det hele er at oprette en byggeplads foran ejendommen. Det vil koste 300.000 kr., men det kan vi jo ikke nedskære, da det er en must. Hou: Jeg vil lige gøre opmærksom på at vi har en gæld (på 5,5 mio. kr.) i forvejen, så vi bare ikke kan låne det fulde beløb, men DDLs husleje vil hjælpe os med at afdrage det nye lån, så det skulle ikke være et problem med at låne. JB: Jeg er stadig usikker. Jeg mangler overblikket. Jeg vil have det hele skal være 100% korrekt, dvs. sort på hvid. Så risikerer vi ikke at få uforudselige udgifter. MO: Er I opmærksomme på at bygning, uanset hvor, næsten er altid forsinket og overholder aldrig deadlinen? Hvad er konsekvensen? AG: Ja, det er vi klar over. Derfor vil vi lave en aftale med dem om dagbøde. De vil få bøde for hver dag, der er overskredet ift. tidsplanen. Hou: Vi giver dem et fast beløb hvis beløbet overstiger, betaler vi ikke. Beløbet er fast uanset hvad. Det skal de acceptere. AG: Entreprenørskabsfirmaet, vi skal bruge, har kun lave fejlvurderinger på 1%! Ikke mere. Så de er meget præcise omkring økonomi. Vi skal ikke være bekymrede. LV: Kan vi virkelig nå det hele? MS: Ja, ifølge den nuværende tidsplan. Når vi skal nedskære, så bør tidsplanen være kortere, idet der er færre ting at lave. JB: Vil det så sige at vi skal nedskære fra 4,8 mio. kr. til 2,5 mio. kr.? MS, AG og Hou nikker og siger ja. Hou: Vi har et andet lån, der også skal afdrages. Det vil tage 15 år. Det nye lån afdrager vi 20 år. DO: Hvor meget afdrager vi på det nye lån? Hou: Der findes forskellige typer lån. Hvis vi vælger tilpasset lån, vil vi afdrage 178.000 kr. årligt, dvs. 14.800 kr. månedligt. Ifølge den nuværende situation skal DDL betale 225.000 kr. årligt for husleje hos os men huslejen vil stige efter renoveringen, idet alting bliver moderniseret. Dvs. vi vil tjene på huslejen. Dog er der ikke udarbejdet en kontrakt til DDL. JB: Men de skal bo minimum 10 år hos os, korrekt? Eller vil det være en stor risiko for os. Hou: Ja, det er altid en risiko. MO: Der er altid andre virksomheder, der kan leje hos os, hvis.
Hou: Rente vil lyde på 0,5% hvis vi vælger tilpasset lån. Fastforrentet lån er på 3%. DO: Det er bedre at starte med tilpasset lån, så kan vi altid skifte, hvis renten stiger. LV: Det er meget vigtigt at banken står bag os og støtter os. Hou: Banken anbefaler også tilpasset lån. LV: Hvor er smertegrænsen? MS: Jeg ser helst i at vi låner så meget som muligt. Det hele vil være attraktivt hvis der er elevator, terrasse m.m. vi er nødt til at tage chancen. Vi skal ikke hæmme os selv, for ellers vil det aldrig ske. Det vil være meget ærgerligt hvis vi skærer ekstrameget ned. Vi må se langsigtet det er fornuftigt at satse, end at fortryde om nogle år. Hou: Min holdning er at afdrag på lånet må ikke være større end indtægt. Alle er enige. LV: For at være præcis - hvor meget skal vi låne? 3 mio. kr.? Hou: Nej, vi låner 2,5 mio. kr., og så har vi 600.000 kr. ved siden af. JB: Kan AG og MS vurdere hvad der skal nedskæres? AG: Jeg og Hou holdt et møde i går (MS syg), og det endte med at vi nedskar det hele til 2,8 mio. kr. Så det er muligt. Hou: Så lader vi Krydsrum til at skære resten ned. Vi siger blot hvor meget vi max vil betale for renoveringen. Nu skal vi jo finde ud af hvad det max beløb er. MO: Jeg foreslår at vi bruger 3,15 mio. kr. Hou: Nej, jeg foretrækker 3 mio. kr. Det er vigtigt at have lidt penge til uforudselige udgifter. MS: Det bliver en udfordring til på tirsdag. Men når mødet er afholdt, skal vi have et møde igen hvor I godkender budgettet. Alle er enige. JB: Skal vi aftale at vi låner 2,5 mio. kr.? MS: Vent til hvad banken siger. Det er jo ikke sikker at banken er enig med os. MO: Vi skal også høre DDL ad. Vi vil jo have at de bliver så længe som muligt. Vi skal høre hvad de vil, og de skal have en smule indflydelse på renoveringen. LV: i denne situation er jeg inhabil, idet jeg arbejder på DDL. JB: Har Hou snakket sammen med Kasper Bergmann? Hou: Ja, det har jeg. Vi er rimelig enige i det hele. Kasper var meget forstående. DO: Skal hele bestyrelsen skrive lånedokumentet under? Bliver vi personligt hæftet? Hou: Ja, mindst 2 af bestyrelsesmedlemmer skal skrive under, og der er ingen personlige hæftelser. LV: i princippet kan vi sælge tolkecentret hvis vi ikke kan betale gælden af. Vi har tolkecentret som nødplan. Hou: Hvad så? Bliver det 3 mio. kr.? Der bliver enstemmigt ja. JB: Vi fremlægger om renoveringen til generalforsamlingen, så medlemmerne kan følge med hvad der sker i huset. DO: Det er også vigtigt at medlemmerne skal have kendskab til det millionlån, vi skal optage. KONKLUSION: Der er blevet enstemmigt ja til 3 mio. kr. Hou vil fremlægge det til mødet med Krydsrum den 25. marts. Medlemmerne skal orienteres om det til generalforsamlingen. Bestyrelsen skal have et nyt møde for at kunne godkende det nye budget og lån.
PUNKT 2: Flytning af sekretariatet JB: Vi skal også snakke om hvordan vi gør med flytningen af sekretariatet. Bliver det Cafe 17? DO: Hvad med IT-rummet på 1. sal? Hou: Det er ikke muligt, idet DDU skal flytte ind den 1. juni. Hou: Jeg og Bianca har kigget på de fremtidige udlejninger. Indtil videre bliver det ikke et stort problem hvis vi flytter til Cafe 17. Klubber, der plejer at benytte Cafe 17, kan flyttes til Festsalen. Man er nødt til at være fleksibel. Vi bor i Cafe 17 3 4 måneder afhængig af renoveringen. 4. sal skal tømmes i slutningen af marts. Til generalforsamlingen er der ikke muligt at benytte Cafe 17, kun Festsalen. Alle er enige. Man kan benytte gården mens Festsalen gøres klar til middag. Hou: Er alle enige om at sekretariatet flytter til Cafe 17? DO: Hvad med Absalon? Kan I ikke dele kontor med dem? MO: Der er slet ikke plads i Absalon. JB: Er det ok med medarbejderne at de flyttes til Cafe 17? Hou: Jeg skal have et møde med dem i morgen, men det er ikke et problem. De er fleksible. JB: Er der fundet frivillige til flytningen? Hou: Ja, AG sørger for det. Hou: Klubberne orienteres via mail og ansigt til ansigt. Vi skal undgå misforståelser. Vi begynder at orientere i næste uge. JB: Bestyrelsen skal også orienteres når der er sket noget nyt. LV: Jeg synes det hele lyder fornuftigt. Jeg har ingen indsigelser, men spekulerer bare på om vi var naive da vi troede renoveringen max kan koste 1,5 mio. kr.? Hou: Der er mange faktorer, vi ikke var klar over dengang. F.eks. byggeplads. LV: Husk at beboerne skal orienteres! Hou: Ib Knudsen har bidraget rigtig meget til projektet. Han har en stor viden omkring ejendommen, som er en stor hjælp for os. Han har gjort et stort og flot arbejde. KONKLUSION: Sekretariatet flyttes til Cafe 17. Klubberne bliver orienteret om det. PUNKT 3: 50.000 kr. fra en fond (sidepunkt) Hou: Vi har 50.000 kr. fra en fond. De kan bruges til udflugter for Brohusklubbens medlemmer. Vi kan gøre sådan, at vi giver 50.000 kr. til Brohusklubben for udflugter, så betaler medlemmerne et deltagergebyr, så får vi pengene ind igen. Så behøver vi ikke at aflevere 50.000 kr. tilbage til fonden. Så er der stadig penge i kassen. KONKLUSION: Bestyrelsen samtykker. Deltagergebyr kan tilbydes halv pris, dvs. 250 kr. PUNKT 4: Generalforsamling (sidepunkt) DO: Årsberetningen og regnskab vil blive uploades på hjemmesiden. JB: Hvad med festen? Det er vigtigt at vi informerer om festen på hjemmesiden. De mindre vigtige informationer kan komme undervejs. Alle er enige. JB: Æresmedlemmer skal også inviteres. Man bliver bedt om at gå ud på gården mens Festsalen gøres klar til middag og fest.
JB: Vi har også et forberedelsesmøde om generalforsamling den 1. april. Måske kan vi kombinere det med et ejendomsmøde? Hou: Nej, det kan ikke nås, så vi må finde en anden dato. DO: Jeg kan lave en side om renoveringen på hjemmesiden, så kan JuH opdatere med billeder og nyheder. KONKLUSION: Årsberetningen og div. Materialer uploades til på hjemmesiden og information om festen skal være klar. Der laves en ny side om renoveringen på hjemmesiden. Mødet ophævet kl. 18.21