Notat Forvaltning: Økonomi Dato: J.nr.: Br.nr.: 3. januar 2011 Udfærdiget af: AlC Vedrørende: Visionspolitikker 2010 13 Proces og indhold Visionspolitikkernes rolle i Randersmodellen Byrådet vedtog i juni 2010 en vision for Randers frem mod 2017. Visionen har overskriften Vi vil mulighederne. For at få mere konkrete styringsværktøj, har byrådet besluttet, at der skal udarbejdes 13 visionspolitikker i den nuværende byrådsperiode. En visionspolitik skal med afsæt i visionerne konkretisere de politiske målsætninger og strategien for, hvordan byrådet vil nå målene i visionen. Visionspolitikkernes formål er også at være retningsgivende for beslutninger om indsatsområder, handlinger og prioriteringer indenfor det område, som visionspolitikken dækker og danner også grundlag for budgetmæssige prioriteringer. Visionspolitikkerne skal samtidigt fungere som byrådets kommunikationsplatform til borgerne og medvirke til, at forventninger til kommunens service og aktuelle målsætninger afstemmes. I figur 1 er visionspolitikkens rolle i Randersmodellen illustreret.
- 2 - Styringen Visionen Det lange sigt Visionspolitikken Det lidt kortere sigt Resultaterne Visionen Det lange sigt Figur 1 Politikken Det lidt kortere sigt Budgettet Bevilling Indsatsområde kvalitetsmål Budgettet Bevilling Indsatsområde Kvalitetsmål Aftalen Indsatsområder Resultater (bevilling/budget) Aftalen Indsatsområder Resultater (bevilling) Visionen og visionspolitikkerne er styrende for de årlige budgetter, som ud over en bevilling også fastlægger på hvilke områder, der planlægges en særlig indsats for at nå visionspolitikkens mål. Sammen med vedtagelsen af budgettet besluttes også, hvilke kvalitetsmål byrådet vil søge at opnå. Gennem aftaler med ca. 150 aftaleenheder udmøntes beslutninger om politiske mål, prioriteringer, indsatsområder og kvalitetsmål. Det er via aftaleenhederne at borgerne oplever det politiske serviceniveau. Pilene peger også den modsatte vej i styringsmodellen. Om visionspolitikkens mål nås, afhænger af de konkrete indsatser og resultater på aftaleenhederne. Byrådets beslutninger og arbejdet med visionspolitikker I sidste byrådsperiode blev der udarbejdet 19 visionspolitikker. I denne periode har byrådet besluttet at der skal udformes 13 politikker. Dette notat bygger på erfaringerne fra arbejdet med de 19 visionspolitikker og notatet indeholder et forslag til tidsplan, proces og opbygning af de kommende 13 visionspolitikker. Det har været et mål at 2. generation af visionspolitikkerne bliver mere ensartede i deres udformning og at der bliver en klar rød tråd mellem vision, mål, strategi og de efterfølgende indsatsområder. Derudover har det været et mål at tilrettelægge processerne så der opnås stort politisk ejerskab og bliver etableret et tværgående samarbejde om de tværgående politikker både politisk og administrativt. Forslag til indhold/struktur i en visionspolitik Der skal være en vis ensartethed i udformningen af en visionspolitik, som betyder at uanset hvilken visionspolitik læserne får fat i, er strukturen genkendelig og man ved, hvor man får svar
- 3 - på hvad. Selvom visionspolitikkerne er forskellige i deres indhold, består de alle af følgende afsnit: 1. Visionen udgangspunktet 2. Afgrænsning - hvad handler visionspolitikken om? 3. Status og udfordringer hvor står vi nu? 4. Mål hvorhen? 5. Strategi hvordan? 6. Opfølgning 7. vv Ad 1 Visionen - udgangspunktet Vision 2017 er udgangspunktet og indleder alle visionspolitikker. Det er dog kun de relevante dele af Vision 2017, som danner indledningen og samtidigt kan dele af Vision 2017 optræde i flere visionspolitikker. Afsnittet om visionen bag politikken udformes, så det er læsevenligt og sammenhængende, hvilket betyder at det ikke nødvendigvis er direkte afskrift af de relevante afsnit i visionen. Ad 2 Afgrænsning - hvad handler visionspolitikken om? Afsnit 2 fastlægger genstandsfeltet, dvs. afgrænser hvad den pågældende politik handler om og eventuelt også hvem den henvender sig til. Det kan være relevant i tilfælde, hvor politikken vedrører forhold og opgaver, som byrådet ikke alene har ansvaret for. Det vil også være i dette afsnit, at særlige temaer, fokusområder eller målgrupper indenfor visionspolitikkens område udpeges. Ad 3 Status og udfordringer hvor står vi nu? Efter at have beskrevet grundlaget for visionspolitikken gennem de politiske visioner, og fået afgrænset visionspolitikken, dvs. fastlagt hvad den handler om, præsenteres status for politikområdet i dette afsnit. Det skal ikke bestå af store mængder data og omfattende analyser det er der ikke plads til. Men afsnittet skal indeholde en beskrivelse af, hvor vi står og hvilke udfordringer, der er på det aktuelle politikområde og beskrivelsen baseres på indsigt og analyser. Ad 4 Mål hvorhen? I dette afsnit opstilles målene for politikområdet. Med udgangspunkt i den langsigtede vision (2017) og den aktuelle status og/eller udfordringer angives de mål på vejen mod visionen, som byrådet vil søge at nå i byrådsperioden. Målene kan både handle om særlige værdier, som byrådet gerne vil fremme, og resultater man vil opnå indenfor politikområdet. I nogle tilfælde vil det være nemt at opstille mål for resultaterne f.eks. så mange skal.., i andre tilfælde er det sværere. Men det er en god ide at gøre målene så konkrete, at det efterfølgende bliver muligt at vurdere, om målene er nået. Hvis de politiske mål består af særlige værdier, som skal fremmes, kan man f.eks. beskrive noget om, hvordan man efterfølgende kan observere om værdierne er fremmet.
- 4 - Ad 5. Strategi hvordan? En visionspolitik skal også beskæftige sig med, hvordan byrådet vil nå målene. Derfor fastlægges vejen til at nå de politiske mål samtidigt med politikken. En politik uden efterfølgende handling skaber ingen resultater, men det er modsat ikke hensigten at visionspolitikken skal være en handlings-/implementeringsplan. Visionspolitikkerne gælder for en byrådsperiode, men de konkrete indsatser og bevillinger fastsættes i forbindelse med budgettet, i forbindelse med indgåelse af aftaler eller ved konkrete beslutninger i byrådsperioden. Ad 6 Opfølgning I dette afsnit kan eventuelle beslutninger, om hvordan arbejdet med den pågældende visionspolitik skal foregå, findes. Det kan være f.eks. være aktuelt, hvis politikken udføres i samarbejde med andre organisationer eller offentlige myndigheder. Afsnittet kan også fastlægge kvalitetskrav, kvalitetssystemer eller beslutninger om, hvordan politikken evalueres. Forslag til processen I det følgende er beskrevet en model for, hvordan arbejdet med at udforme en visionspolitik kan tilrettelægges, når målet er at etablere: Stort politisk ejerskab til visionspolitikkerne Tværgående samarbejde om tværgående politikker Ensartet præg i udformning Processen er beskrevet i 7 faser - fra arbejdet med en visionspolitik sættes i gang til den vedtages i byrådet. Figur 2 faser fra start til vedtagelse Fastlægge forløbet Udarbejde debatoplæg Politisk drøftelse og fastlæggelse af overordnede linjer Udarbejde forslag til politik Godkende forslag Høring Vedtagelse Vedr. fase 1 - Fastlægge forløbet Før man kaster sig ud i forberedelserne, er det nødvendigt at udarbejde en plan for forløbet, og på denne måde sikre, at der er taget stilling til hvem, der har det primære ejerskab og ansvar for at udarbejde en politik, hvem der derudover skal involveres og hvordan. Der skal også fastlægges en tidsplan for arbejdet og der skal tages stilling til, hvordan høringsprocessen skal forløbe. En procesplan består både af en politisk og en administrativ del. Den politiske procesplan behandles i de fagudvalg, som skal medvirke til at udarbejde den pågældende visionspolitik. På
- 5 - den måde kommitter de involverede fagudvalg sig allerede på dette tidspunkt til at medvirke i processen. Vedr. den administrative procesplan henvises til afsnittet vedr. tværgående politikker. Vedr. fase 2 Udarbejde debatoplæg 2. trin i processen drejer sig om at udarbejde debatoplæg til politiske diskussioner om mål og strategi i visionspolitikken. Formålet med debatoplægget er at bibringe udvalgsmedlemmerne en passende indsigt i politikområdet og dets udfordringer, således at politikerne på grundlag af indsigt kan formulere de politiske mål for byrådsperioden, som de mener bedst kan bidrage til at nå byrådets vision og som ud fra de aktuelle handlemuligheder og udfordringer skal prioriteres. Tidlig inddragelse i processen er en vej til ejerskab for byrådets medlemmer. At inddrage politikerne i processen før der ligger et færdigt forslag til visionspolitisk vil give dem større mulighed for at udvælge og lægge de overordnede linjer at lægge sporene. Debatoplægget kan udformes af forvaltningerne, de faglige miljøer eller andre som kan bibringe udvalget (udvalgene) indsigt i områdets status og udfordringer og den nyeste viden og forskningsresultater. Debatoplæggene må også gerne skabe debat om mål og midler og pege på de faglige og politiske dilemmaer i området. Politikerne i processen Viden om genstandsfeltet Vedr. fase 3 - Politisk drøftelse og fastlæggelse af overordnede linjer På baggrund af debatoplægget foretages en politisk drøftelse af politikkens overordnede linjer. Det kan også være relevant at invitere forskellige parter til at deltage i debatten allerede på dette tidspunkt, det kan f.eks. være de 3 råd, samarbejdspartnere, interesseorganisationer eller? De politiske drøftelser på baggrund af oplæg(gene) skal munde ud i tilkendegivelser fra udvalgsmedlemmerne om hvilke politiske mål den kommende visionspolitik skal indeholde på de overordnede linjer. Det konkrete forslag til visionspolitik skal efterfølgende udarbejdes på dette grundlag.
- 6 - Nyeste viden Fagudvalg (ene) Første politiske tilkendegivelser om de politiske mål Fastlægge de overordnede linjer Status og udfordringer Resultater fra hidtidig indsats Dilemmaer Politisk og.. Danne grundlag for oplæg til visionspolitik Vedr. fase 4 Udarbejde forslag til politik På baggrund af tilkendegivelserne fra udvalget/udvalgenes drøftelser udarbejdes et forslag til visionspolitik. Det vil oftest ske i tværforvaltnings sammensatte arbejdsgrupper, men det kan også blive aktuelt at involvere andre interessenter i arbejdet. Der er stor metodefrihed i processen, og den kan derfor tilrettelægges ud fra hvad der er relevant for politikområdet. Vedr. fase 5 - Godkende forslag Når et forslag til visionspolitik er udarbejdet, behandles det i det fagudvalg, som er hovedansvarligt for den pågældende visionspolitik. Hvis flere fagudvalg har stor andel i en visionspolitik, kan det være relevant at behandle forslaget samtidigt i flere udvalg eller på et fælles møde mellem udvalgene (det vil fremgå af den politiske procesplan). Fagudvalget beslutter at sende forslaget i høring Vedr. fase 6 Høring Forslaget til visionspolitik skal nu i høring. Det er allerede fastlagt i den politiske procesplan, hvem der er høringsparter og hvordan høringsfasen skal gennemføres. Det afhænger af politikområdet, hvem der skal høres og hvem man vil høre. Formen kan også være forskellig fra politikområde til politikområde. Høringsfasen har 2 formål: Kommunikationsplatform dvs. at give politikerne mulighed for at fortælle borgere, virksomheder og organisationer om de politiske mål og indlede en dialog herom Indflydelsesadgang, dvs. at give borgere, virksomheder og organisationer mulighed for at øve indflydelse på beslutningerne Beslutningen, om hvilket omfang og hvilken form høringsfasen skal have, skal ses i sammenhæng med hvorledes den samlede proces er tilrettelagt. Har interessenterne været inddraget i de tidlige politiske drøftelser og/eller har de leveret bidrag til udformningsfasen? Skal høringen foregå skriftligt eller på møder? Skal de sociale medier inddrages i en høringsfase.
- 7 - Efter høringsfasen samles bidragene sammen, gennemgås og der tages stilling til hvilke argumenter, der giver anledning til at revidere forslaget til visionspolitik. Vedr. fase 7 Vedtagelse Beslutningsprocessen følger de sædvanlige kanaler og visionspolitikken godkendes endeligt i byrådet. Tværgående politikker Samtidigt med beslutningen om Vision 2017 traf Byrådet også beslutning om hvilke visionspolitikker, der skal udarbejdes i den nuværende byrådsperiode. De ses i nedenstående oversigt: Visionspolitikker 2010 13 Bosætningspolitik Uddannelse i bred forstand Frivillighedspolitik Mobilitetspolitik Politik for land- og byudvikling Sundhedspolitik Erhvervspolitik Fritid og idrætspolitik Børn og ungepolitik Kulturpolitik Ældrepolitik Politik for det fælles ansvar overfor borgere med særlige behov Klima, natur og miljøpolitik Ansvarligt udvalg ØU BS SU MT MT SÆ ØU KF BS KF SÆ SU MT Alle 13 politikker har tværgående karakter i den forstand, at politikken har betydning for aktiviteter indenfor flere udvalgsområder. Det kan illustreres med et eksempel: Fritid og idrætspolitikken har betydning for aktiviteter indenfor kultur og fritidsudvalget, men også indenfor miljø og teknik, børn og skole, sundhed og ældre samt socialudvalgets områder. Derfor er det en udfordring at tilrettelægge arbejdet med at udforme visionspolitikkerne, således at de fagudvalg, som har interesse i et politikområde, bliver inddraget ved udformningen og således, at der bliver helhed og overensstemmelse mellem politikområderne. Det tværgående ejerskab til visionspolitikkerne er også betydningsfuldt, når politikkerne efterfølgende skal udmøntes og implementeres. Men det er ikke hensigtsmæssigt at tilrettelægge udformningsprocesserne således at alle udvalg og forvaltninger skal inddrages i alt. I planlægningen af hvordan en politik skal udformes, må det derfor nøje afvejes, hvordan relevante udvalg/forvaltninger bidrager uden at der skal anvendes unødvendigt mange ressourcer på arbejdet. I ovenstående oversigt er der i højre kolonne angivet et forslag til hvilket udvalg, der skal udpeges som hovedansvarligt udvalg for politikken og for udformningen af den.
- 8 - Det ansvarlige udvalg har ansvaret for at udarbejde en procesplan, som fastlægger processen jf. afsnittet vedr. fase 1 fastlægge forløbet. Der er skal også udarbejdes en tilsvarende administrativ procesplan, som fastlægger forvaltningernes roller og opgaver. Den tværforvaltningsmæssige koordination sker også ved at den administrative procesplan godkendes i direktionen. Tværgående projektgruppe I hele forløbet koordineres arbejdet med at udforme visionspolitikkerne også i den tværgående projektgruppe. Den tværgående projektgruppes opgaver er at følge arbejdet med henblik på, at: Sikre ensartethed i udformningen Opsamle erfaringer og inspirere på tværs i organisationen Afklare uklarheder med hensyn til de fælles retningslinjer