Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 5. februar 2014. Kl. 17.00 Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Alle var mødt 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet 3 VS: Haderslev Stift - provstiudvalgskasserne, nye tillrettede revisionsprotokoller vedrørende ansvarsforhold, revisionens omfang og rapportering Sag: Revision og pwc (1027) Til underskrift. Godkendt og underskrevet VS: Haderslev Stift - provstiudvalgskasserne, nye tillrettede revisionsprotokoller vedrørende ansvarsforhold, revisionens omfang og rapportering 4 Beholdningseftersyn 2013 for kirkekasser og PUK Sag: Beholdningseftersyn (1275) Taget til efterretning Beholdningseftersyn 2013 for kirkekasser og PUK Revisionsprotokollat - beholdningseftersyn 2013 Skrydstrup kirkekasse Referat,05-02-2014 Side: 1
5 Forberedende budgetsamråd Afvikles onsdag den 19. marts 2014 kl. 19.00 i Vojens sognehus. Provstiudvalgets oplæg til den kirkelige ligning vil være, at menighedsrådene må forvente nul vækst også i de kommende år. På mødet vil der være indlæg fra personalekonsulent Jacob Lysemose, ligesom en konsulent fra VUC vil fortælle kort om menighedsrådenes mulighed for at tilbyde de ansatte efteruddannelse. Der vil også være en fortsat drøftelse af udviklingen omkring regnskabs og kasserer funktionen. 6 SV MR: Hoptrup sognehus, redskabs- og mandskabsbygning samt depoter - fornyet ansøgning Sag: Hoptrup - sognehus - redskabs- og mandskabsbygning (1092) - Hoptrup Sogn SV MR: Hoptrup sognehus, redskabs- og mandskabsbygning samt depoter - fornyet ansøgning SV fra ST: Hoptrup kirkes omgivelser -nyt sognehus - graverfaciliteter og redskabsrum Stiftet har i skrivelse af 14. januar 2014 formelt godkendt det indsendte projektforslag til nyt sognehus med graverfaciliteter og redskabsbygning ved Hoptrup kirke. Godkendelsen er anbefalet af provstiudvalget og konsulenterne. Den samlede pris for 1. etape er 2,66 mio kr. Heraf forventes et momsfradrag på 260.000 kr. Menighedsrådet kan finansiere 400.000 af kirkekassens egne henlagte midler. Provstiudvalget vil anbefale stiftet, at bevilge Hoptrup kirkekasse et lån på 2.000.000 kr. til formålet. Afdraget over 10 år med første afdrag december termin 2014. 7 Der kan ikke hjemtages til renter Sag: Centerområde ved Erlev Bjerge (1145) - Haderslev Vor Frue Domsogn Der kan ikke hjemtages til renter Provstiudvalgets formand og domprovsten havde holdt møde med menighedsrådets formand og kirkeværgen om de aktuelle økonomiske udfordringer for domsognets kirkekasse. Stiftet har tilkendegivet, at der ikke er lovhjemmel til at frigive stiftsmidler til finansiering af renteudgifter, idet der alene kan frigives til direkte anlægsinvesteringer og til afdrag på lån. Menighedsrådet mente dog at kunne finansiere renteudgiften på godt 300.000 af kirkekassens egne midler. Der er aktuelt dog andre anlægsudgifter som provstiudvalget skal være domsognet behjælpelig med finansieringen af. Referat,05-02-2014 Side: 2
8 VS: Rådgivningsaftale med Jørgen Toft Jessen - bemærkninger fra ST Sag: Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag (1200) - Sommersted Sogn Provstiudvalget forventer, at Sommersted menighedsråd indarbejder stiftets bemærkninger til rådgivningsaftalen med Jørgen Toft Jessen. VS: Rådgivningsaftale med Jørgen Toft Jessen - bemærkninger fra ST 9 Sommersted kirkehus - sv ST Sag: Sommersted sognehus og garage (1249) - Sommersted Sogn Sommersted kirkehus - sv ST Forud for mødet havde menighedsrådet og provstiudvalget besigtiget Sommersted kirkehus og den bagvedliggende garage. Der var enighed om, at kirkehuset skal sikres i tag og fag. Der er også enighed om, at dette indebærer en renovering af de to gavlpartier, hvis aktuelle udformning skæmmer bygningen. Menighedsrådet bør endvidere betale arkitekten for det hidtil udførte arbejde. Herefter bør menighedsrådet træffen en beslutning om, hvad der skal ske med garagebygningen, om denne skal istandsættes eller fornys. En beslutning om en fornyelse forudsætter dog, at dette er muligt i henhold til Exsner fredningen. Ønskes overetagen istandsat skal dette indgå i provstiets prioriteringsplan. 10 VS: Ansøgning om midler fra Udviklingspuljen fra Starup MR Sag: Udviklingspuljen 2014 (1262) VS: Ansøgning om midler fra Udviklingspuljen fra Starup MR Da ansøgningen allerede forelå før provstiudvalgets evaluering og stramning af reglerne for bevilling, blev ansøgningen behandlet som tilsvarende i 2013. Med baggrund i ovenstående bevilgede provstiudvalget de ansøgte kr. 5.000. SV: SV: SV: Ansøgning om midler fra Udviklingspuljen fra Starup MR 11 Ansøgning fra Fjelstrup MR til udviklingspuljen til konfirmandarrrangement Sag: Udviklingspuljen 2014 (1262) Ansøgningen blev - i henhold til de strammere kriterier - ikke imødekommet. Ansøgning fra Fjelstrup MR til udviklingspuljen til konfirmandarrrangement Referat,05-02-2014 Side: 3
12 Etablering af handicaptoilet - Ansøgning om 5% midler fra Bevtoft MR Sag: Etablering af handicaptoilet i kapelbygning - 5% midler (1266) - Bevtoft Sogn Provstiudvalget godkender, at der etableres handicaptoilet i det eksisterende kapelbygning ved Bevtoft kirke. Provstiudvalget bevilgede i den forbindelse kr. 89.625 af 5 % midlerne til formålet. Etablering af handicaptoilet - Ansøgning om 5% midler fra Bevtoft MR Der ansøges om 89.625 kr. af 5% midlerne Der er endvidere søgt om midler og fået tilsagn fra Tilgængelighedspuljen 2013-2014. 13 Istandsættelser af korpartiet i Hammelev kirke Sag: Korpartiet i Hammelev kirke (1271) - Hammelev Sogn Provstiudvalget afventer stiftets godkendelse. Provstiudvalget godkender, at menighedsrådet finansierer arbejderne ved kirkekassens egne midler til en forventet pris af 60.000 kr. plus moms. Istandsættelser af korpartiet i Hammelev kirke Sagen er udarbejdet af konservator. Sendt til godkendelse i stift og provsti. Skønnet pris 60.000 kr. ex. moms, som MR foreslår at tage af frie midler. 14 nyansat organist i Nustrup har ønske om flere organisttimer i provstiet Sag: Organist i Nustrup (1272) - Nustrup Sogn nyansat organist i Nustrup har ønske om flere organisttimer i provstiet 15 SV: Høflig forespørgsel fra Jegerup MR Sag: Jegerup kirkegård - beskadigede træer (1273) - Jegerup Sogn Arne Rubeck erklærede sig inhabil og deltog ikke i behandlingen af punktet. Provstiudvalget vil opfordre Nustrup og Skrydstrup menighedsråd til at inddrage Jakob Lysemose i fastlæggelse af rammerne for den påtænkte organiststilling. Provstiudvalget vil endvidere opfordre de to menighedsråd til at tage kontakt til Bevtoft menighedsråd for afklaring af muligheden for gensidig vikarforpligtelse for de to organiststillinger. Provstiudvalget tog behandlingen med formandens beslutning til efterretning. SV: Høflig forespørgsel fra Jegerup MR Formandsbeslutning til efterretning Referat,05-02-2014 Side: 4
16 SV: Præstegård - oplistning af ønsket renovering Sag: Præsteboligen Ribe Landevej 17 Haderslev (1280) - Gammel Haderslev Sogn SV: Præstegård - oplistning af ønsket renovering Provstiudvalget godkender, at menighedsrådet iværksætter de foreslåede istandsættelsesarbejder på præsteboligen i forbindelse med præsteskiftet. Der er en samlet tilbudspris på kr. 259.926,25. Provstiudvaget bevilger beløbet af 5 % midlerne. Dog er der allerede overført kr. 75.000 til kirkekassen i den samme sag. Derfor vil der nu blive opverført kr. 184.926,25. Tilbud på renovering af præstebolig 17 Forespørgsel fra Gl Ha MR Sag: Provstikontor (1281) Forespørgsel fra Gl Ha MR 18 Fredningssag nr. 53/2013: Ansøgning om opførelse af en plansilo ved Fole Kirke Sag: Fole kirkegård - ny lagerplads (1218) - Fole Sogn Provstiudvalget besigtigede de lokaler der nu vil blive tilbudt som provstikontor. Provstiudvalget accepterer at flytte til 2. sal, hvis man kan overtage dobbeltkontoret mod vest samt det næste kontor. Det er dog en forudsætning, at lokalerne er godkendt af brandmyndighederne og arbejdstilsynet til kontorbrug. Sidstnævnte især med henblik på adgangsforholdene. Provstiudvalget skal i den forbindelse anmode menighedsrådet undersøge muligheden af at forbedre adgangsforholdene med trappen op til og døren ind til 2. sal. Forud for mødet havde menighedsrådet og provstiudvalget besigtiget forholdene. Provstiudvalget afventer menighedsrådet indstilling i sagen. Fredningssag nr. 53/2013: Ansøgning om opførelse af en plansilo ved Fole Kirke Svarfrist for MR til Fredningsnævnet er 24.2.14. 19 Tilbud på Energimærkning på provstiets ejendomme Sag: Energimærkning (1279) Tilbud på Energimærkning på provstiets ejendomme Der skal være en fornyet energimærkning i 2015. Domprovsten kunne oplyse, at stiftets for øjeblikket arbejder med et samlet udbud af opgaven. Provstiudvalget opfordrer menighedsrådene til at afvente dette. VS: Vedr. fornyelse af energimærke - forespørgsel Vedsted MR 20 Eventuelt Flere provstiudvalgsmedlemmer efterlyste, at de vejledende honorarsatser blev sendt til menighedsrådene. Referat,05-02-2014 Side: 5
Orientering 21 Godkendelse af regnskabsoplysninger Sag: Offentliggørelse af regnskaber (1259) - Kirkeministeriet Godkendelse af regnskabsoplysninger 22 VS: Fremsendelse af anmodning til stifterne (LAM v. Steen Marqvard Rasmussen) Sag: Valg af medlemmer til provstiudvalg og stiftsråd (1122) - Kirkeministeriet VS: Fremsendelse af anmodning til stifterne (LAM v. Steen Marqvard Rasmussen) 23 SV: Information om den lovpligtige digitale postkasse på virk.dk Sag: Lovpligtige postkasser (1185) - Kirkeministeriet SV: Information om den lovpligtige digitale postkasse på virk.dk Information om den lovpligtige digitale postkasse på virk.dk 24 Kirkegårdstakster 2014 ekskl. moms for Hjerndrup Sag: Kirkegårdstakster 2014 (1228) Kirkegårdstakster 2014 ekskl. moms for Hjerndrup 25 Oksenvad kirke - reparation/flytning af klokkeanlæg - godkendelse fra ST Sag: Klokkeanlæg (1033) - Oksenvad Sogn Oksenvad kirke - reparation/flytning af klokkeanlæg - godkendelse fra ST Referat,05-02-2014 Side: 6
Orientering 26 Haderslev Kommune - Lokalplan 12-4 + tillæg 1-2013 - Teknisk anlæg ved Marbækvej og Jenningvej i Gram Sag: Lokalplaner 2013 - Kommune (1068) - Haderslev Stift Haderslev Kommune - Lokalplan 12-4 + tillæg 1-2013 - Teknisk anlæg ved Marbækvej og Jenningvej i Gram 27 SV: Personalekonsulent Jacob Lysemose: Overtagelse af Telefon i forbindelse med stillngsskifte Sag: Personalekonsulent - fælles (1111) - Haderslev Stift SV: Personalekonsulent Jacob Lysemose: Overtagelse af Telefon i forbindelse med stillngsskifte SV: Personalekonsulent Jacob Lysemose: Overtagelse af Telefon i forbindelse med stillngsskifte 28 Ny mail-adresse - Bibs Stark Jegerup Sag: Nye mail-adresser (1270) Ny mail-adresse - Bibs Stark Jegerup. 29 Kurser foråret 2014 - opfølgning Sag: Landsforeningen af MR (1251) Kurser foråret 2014 - opfølgning 30 SV: Kursus: Kristendom og livsanskuelser Sag: Kurser (1274) SV: Kursus: Kristendom og livsanskuelser Referat,05-02-2014 Side: 7